浅谈网络环境下如何做好档案利用服务_陈日英.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S191业务研究Business Study浅谈网络环境下如何做好档案利用服务陈日英（辽宁省北票市医疗保障事务服务中心，辽宁 北票 122199）摘要：信息技术的迅猛发展转变了档案利用方式，为档案信息利用提供了发展新契机。加强档案管理平台的建设工作，普及新的档案利用方法，构建完善的档案服务体系，可以更好转变档案利用方式，发挥档案信息资源的实用价值。本文主要分析影响档案利用的因素，以及提高档案利用有效性的具体方法，着力夯实档案管理工作基础，从而推动我国档案服务工作不断创新发展。关键词：档案利用；影响因素；优化措施档案利用是档案管理的出发点，是体现档案价值的基本方式。网络环境下的档案利用更具有复杂性，转变了传统的档案管理流程，赋予了档案工作新理念。在网络环境下应当优化档案资源、利用者、管理者与环境之间的相互关系，积极构建完善的档案管理工作体系，达到提升档案管理工作质量的目标。一、网络环境下档案利用行为的主要特点（一）档案利用需求的客观性档案利用需求具有一定的客观性，这种需求来源于社会生产生活实践当中，不是用户主观创造的需求，是社会生活生产决定的。档案利用由档案的特点所决定，人们保存档案的主要目的是为各种社会活动提供原始凭证，方便人们享受档案信息服务。档案利用强调构建档案管理部门与用户之间的桥梁，把档案与人们的实际生活联系起来，通过档案解决用户的实际问题。档案利用需求主要由行政需求、业务需求、文化需求、法律需求和科研需求等构成。档案利用的客观性要求档案管理者正确对待档案管理工作规律，真正以用户为中心开展档案管理实践，积极提供更加可靠、方便、优质的查询渠道等。（二）档案利用需求的潜在性档案利用需求有时是潜在的。受主客观因素的影响，有些潜在的需求在一定条件下可以成为客观的需求并转变为档案利用的行为。档案利用受到多方面因素的制约，有时因为客观检索条件不具备，制约了用户查询某些档案的需求。随着“互联网+“档案管理体系的建成，档案信息资源的数量与质量有了质的提高，档案共享开放体系的建成在极大程度上催生了更加广泛的档案利用需求，一些用户在掌握了先进的档案检索技术以后，尝试着批量化检索档案，使得档案潜在价值得到进一步的开发，同时也使得档案用户萌生了对档案的新需求。（三）档案利用需求的盲目性档案信息浩如烟海，档案利用来源于生活实际需要。虽然用户的档案信息获取需求是明确的，但是在实际利用时面临具体问题。有些用户并不能清晰的描述自己需要的档案，档案用户利用档案时有一定的盲目性。档案馆在服务用户查询档案时经常可以发现某些用户的查询需求不明确，这给档案管理工作带来了极大的麻烦。档案利用需求存在盲目性的主要原因是档案信息不对称，档案用户的身份、受教育程度的不确定性是巨大的，因此给档案利用带来了一定阻碍，需要档案人员与用户保持必要的沟通，在了解其需求的基础上提供档案服务。（四）档案需求增长的阶段性档案利用需求的增长有阶段性特征。阶段性是指某一时期用户以查阅某一类档案为主。从总体上看，档案利用行为不以线性增长方式呈现，而是在发展过程中有一定的波动，并且呈现阶段性增长的态势。档案利用工作的阶段性增长是由档案馆开放范围所决定的。当档案馆决定对某一时期的历史档案解密时，或档案馆提高开放性后，都可能引发阶段性的增长。档案利用阶段性增长与用户的阶段性需求有关，无论是出于学术研究，或者各种各样的公私事宜，这种需求变化是客观存在的。随着档案管理环境的改善，这种需求的阶段性增长也会有所改变。总体上看，档案利用需求有阶段性周期性增长的特征。二、网络环境下影响档案利用行为的因素（一）资源因素影响档案利用工作的基础因素是资源因素，没有丰富的档案资源是难以发挥网络化档案管理系统2022 年 第 6 期黑龙江档案192业务研究Business Study作用的。一方面，我国近年来数字化档案资源数量得到较大增长，大量纸质档案进行了电子化录入。互联网快速发展时代，积累了海量数字档案信息资源，社会的数字化档案需求也急剧增长，各式各样的档案信息挖掘和整理成为常态。另一方面，档案资源的质量得到充分的保证，数字化档案资源的类型日渐丰富，不少档案得到规范化建设。但我国数字化档案的整体质量水平仍有待提高，数字化档案类型相对单一，涉及的范围有限，很多部门、行业还未能高度重视数字化档案管理，影响了后续档案开发利用。（二）管理者因素现代档案管理具有专业化的特征，档案管理人员的因素在很大程度上影响了档案利用的效能。例如，从事档案管理人员是否掌握更加先进的信息技术手段，是否具有创新服务的意识，是否与档案利用行为有密切的关联，这些都影响档案利用的水平。档案管理者的理念也影响档案利用行为，随着人们的档案使用需求越发复杂，档案管理人员是否具备一定的信息意识、是否能够深刻的领会档案使用需求、是否能够与用户保持必要的沟通，都决定了档案利用的质量。信息化环境下，需要建立更加多元、智能和个性化的档案服务窗口，提高档案服务的交互性，进一步满足个性化时代的档案利用需求。（三）利用者因素档案利用行为的主要参与者是档案利用者，档案信息利用一定程度上取决于档案利用者的信息素养。网络环境下，人们已经掌握了一定的信息检索和筛选能力，人们的档案利用意识有了很大的提升。档案利用者的意识对档案管理产生直接影响，只有用户清晰的描述需求，产生多样的需求，才能推动档案管理工作的多元化，才能使得档案管理部门更加关注和理解用户的实际需要，从而提高档案服务的有效性。网络环境对档案利用行为的要求有一定的门槛，需要档案利用者具备一定的匹配信息能力。档案用者必须熟悉网络化信息检索模式，能够将零散的档案主动整合起来，从而推动智能化的计算机提供更多相关档案信息。（四）环境因素信息技术环境给档案利用提供了极大的便利，同时也带来了一定的安全隐患。新时代网络环境更有复杂性，档案利用者需要在安全的环境下开展档案利用活动，也要求档案馆构建档案安全控制机制，加强档案服务过程的监管，防止档案数据信息的网络风险。但是，我国目前还缺乏必要的档案管理工作规范，网络环境的监管不到位，信息化环境建设的标准不统一，一些违规或高风险的网络端档案利用行为未能得到及时制止。我国还缺乏互联网环境下档案利用的评价机制，往往未能双向指出具体的问题，不利于档案供给者与利用者进行深度反省。未来，还要在创新档案利用服务方式方面进一步下功夫，重视不断提高自身的信息研判能力，以先进的信息技术提高档案利用的水平。三、网络环境下创新档案利用服务的着眼点（一）更新档案利用理念为了提高档案利用行为的整体质量，要进一步推动更新档案利用者的理念，提升档案部门的履职责任意识。例如，构建以人为本的互联网+档案服务体系，简化档案服务流程，缩短档案服务时间，提高档案服务主动性，采用精细化的档案管理工作方式。不断提高档案服务业务水平，进一步扩大档案服务范围，主动转变档案服务角色职能，搭建远程档案服务平台，提供个性化的档案检索服务等。新时代的档案利用还要具有“共赢”思维，档案管理部门不仅要开发个性化的档案网络服务平台，基于先进的网络信息技术了解用户的档案需求，还要分析用户需求的潜在变化趋势，从而不断优化档案服务业务流程。档案利用者也要遵守相关法规，进一步优化和改进自己的档案检索行为，以自主查询、供需互动来满足档案利用需求，及时向档案利用方提供一些检索信息，响应档案管理方的管理要求，从而实现双方共赢的利用效果。（二）加强档案利用宣传为了优化档案利用氛围，实现各种资源的深度整合，还要不断加强档案利用的宣传工作。例如，强化档案服务的社会属性，普及档案法，引导广大群众和干部支持档案管理工作。提高档案管理员的意识，不断加强档案管理人员的职业道德建设，端正档案管理工作态度。还要不断优化档案利用者的思想观念，重视及时解答用户的疑惑，做好解释说明工作，从而取得用户的支持与理解。新时代档案利用宣传应当具有信息化特征，注重以网络端方式进行全面宣传，重点展示档案利用的方式方法，不断拓展档案利用者的视野与思路，夯实档案利用实践的基础，基于良好的双向沟通解决档案利用过程中的一些问题。（三）推动档案管理现代化档案管理现代化是解决档案利用矛盾，提高档案服务效能，夯实档案管理基础的重要战略。当前还要加强档案信息技术的建设工作，基于必要的资2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S193业务研究Business Study金支持进购实用性更强的档案设施设备。档案管理应逐步采用现代化的技术手段，重视以现代信息技术提高档案管理工作的效能，不断简化档案管理工作的流程，提高档案利用者的响应速度与检索效率，及时提供高质量的档案信息服务。档案利用现代化应具备创新思维，能够借助第三方的力量构建新型的档案管理平台，既保证平台的稳定性，又能根据时代的需要对平台进行持续升级，积极完善档案信息的供给机制，在降低档案利用成本中体现档案技术发展价值。四、网络环境下加强档案利用服务的有效措施（一）夯实档案资源管理基础档案资源是档案利用的前提，高度重视加强档案资源管理，创新档案资源管理方式，以信息化环境构建完善的档案资源管理体系，才能更好解决档案利用与供给之间的矛盾。为此，应当大力丰富档案资源来源，拓展档案信息来源渠道，基于智能化、实时化和个性化的软件收集档案信息。新时代的档案收集不仅由专业机构完成，而且还要重视广泛收集碎片化信息，允许基层群众参与到档案收集工作当中，着力以更丰富的档案类型来满足更广泛的档案使用需求。在拓展档案收集渠道的同时应当加强档案审核，重点解决档案良莠不齐的问题。一方面，档案管理人员应当花费更多的精力用于档案信息的排查整理，积极开展档案编目工作，以标准化的方式对收集的多元化信息进行全面整理。另一方面，更新档案检索目录，加强关键信息的录入，完成档案标识索引工作，从而满足档案利用者的检索需求。网络环境下还要优化档案信息结构，明确各方面的责任分工，促进基层单位和部门积极参与到档案收集工作当中，合理下放档案信息管理权限，在有效的广泛参与机制中提高档案供给的效能。（二）提高档案管理人员的专业素养网络化环境下的档案管理工作建立了全面的档案管理模式，强调以计算机和网络信息技术来构建新型档案运转体系，这对档案管理人员的专业素质和思想理念提出了新的挑战。为此，应当突破档案管理人员的思想束缚，大力加强档案管理人员的专业技术教育培训工作。例如，提升档案管理人员的服务意识，让档案管理人员树立与用户主动沟通的意识，以有效的方式引导用户精准表达对档案信息的使用需求，从而提高档案管理的效率。大力营建档案服务窗口，主动搭建与用户在线沟通的桥梁，通过一系列的 APP、网站、微信平台保持与档案用户之间的紧密联系。网络时代的档案利用服务应当以提升便利性为己任，重视梳理档案利用者的需求，针对用户的需求提供个性化的档案服务，不断改进现有的服务平台，主动提高档案服务的实时性，加强档案利用的反馈沟通，梳理档案管理存在的主要问题，从而提高档案服务的效能。档案管理者还要加大档案利用宣传力度，抓住档案馆品牌建设机遇，主动进行宣传展示，以必要手段实现档案实时共享，并总结档案利用新话题，从而实现档案部门与用户的有效沟通。（三）转变档案利用者的理念档案利用者的有效参与能够提高档案服务效能，降低档案管理成本，防控档案运行风险。网络环境升级了档案服务方式，提供了更加智能化的检索平台，使用了新型的档案检索语言，但是对档案利用者的信息素养也提出一定要求。新检索环境下需要档案利用者提高信息意识，熟悉搜索引擎的使用方法。为此，档案管理部门应当加强档案利用系统的演示，积极普及相关的操作方法，以经典案例实现对档案利用者的全面引导。新环境下还要加强档案利用法规的普及，加强对档案利用行为的监督引导，防止违规使用档案管理系统带来的风险隐患。档案利用者应当及时反馈档案利用情况，提出自身存在问题，并加强与档案管理部门的沟通，这样才能在必要的辅助沟通中提高档案利用的水平。（四）加强档案运行环境防控新时代应主动开展档案管理防控体系