浅谈大数据时代自然资源档案保管与保护_马卓敏.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S173业务研究Business Study浅谈大数据时代自然资源档案保管与保护马卓敏（山东省自然资源资料档案馆，济南 250013）摘要：做好自然资源档案保管与保护，关系着国家的国土资源安全、维护人民群众的合法权益，是自然资源档案管理的目的，也是国家自然资源管理工作的内容之一。在大数据平台飞速发展的今天，就如何借助信息化技术开展自然资源档案保管与保护的研究，为提升自然资源档案的工作质量提供了应对策略。关键词：大数据；自然资源档案；保管与保护自然资源的存在是为人类的生存和生活提供了各种可能，但是随时经济社会的发展，有些不可再生的资源，如化工燃料、矿石资源、森林林木等存量日渐减少。开展自然资源档案工作，就是为了更好的掌握国家的自然资源的状况，合理的开发、利用不可再生资源，大力推进可再生资源和可更新资源的开发利用，为社会经济建设的可持续发展保驾护航。做好自然资源档案管理为社会经济的发展提供数据依据，为国家自然资源基本管理活动提供保障基础。一、自然资源档案保管与保护的现状自然资源档案是国家自然资源部及其相关职能部门在对自然资源进行保护、发掘的过程中所形成的一系列具有保存价值的档案材料，通过收集整理、审核后归档入库保管，为后续的自然资源的开发、利用，以及相关资源的可持续发展提供参考依据。然而，现有的自然资源档案保管与保护成效与单位的自然资源档案管理水平、能力成正比关系，充分开发、利用自然资源档案数据信息可以为后续的自然资源项目开发、利用提供有效的参考数据，从而推动项目顺利的进行。从整体上看，很多单位都非常重视自然资源档案管理与保护，并为相关工作开展制定了相关制度机制，主动引进信息技术，积极推进自然资源档案信息化建设。但同时也深刻的认识到一些问题，有的单位领导档案意识不足，对自然资源档案工作重视度不够，导致自然资源档案管理工作处于被动、落后的状态，无法适应自然资源开发、利用等管理工作的需要。有的单位自然资源档案管理工作，就是一个简单的原始资料的被动收集、保存工作，没有做好档案管理工作中的主动收集和审核工作。有的单位依然依赖原有的单一的传统档案管理手段进行自然资源档案管理，导致档案资料的利用效率不高，档案管理工作的质量得不到保证，档案管理人员的工作重复、繁琐、负担重，档案材料的保存价值得不到实现，自然资源的档案管理工作也变得毫无意义。二、自然资源档案保管与保护的特点大数据时代背景下，对单位自然资源档案管理提出了新的要求。与其他档案管理不同，自然资源档案保管与保护有其自身特点。一方面，自然资源档案信息时间跨度大，对档案收集和档案管理工作提出了较高要求，在档案信息收集和管理方面需要扩大范围。另一方面，自然资源档案信息具有保密性，部分档案信息涉及到国家能源安全，要完善和创新自然资源档案管理手段和方式，充分认识到自然资源档案信息变化快、时效性强的特征。（一）保管信息的时间跨度长自然资源档案保管与保护的时效性体现在一个项目从项目开始准备立项开始，档案管理的工作就同时启动了，一直到整个项目的建设全部结束之后还会持续一段时间。直到所有的档案材料的收集完整、整理清晰，档案信息的内容审核无误，归档入库后，整个档案的前期工作才全部结束。而自然资源档案保管与保护的数据信息就包含整个项目进行过程中，所产生的所有档案材料，在一些大型的自然资源项目，如石油、矿产、新生能源的开发、利用，前前后后涉及的时间可能五年、十年、二十年，甚至更长时间，会耗费档案管理人员大量的时间、精力，工作2022 年 第 6 期黑龙江档案174业务研究Business Study负担压力大。（二）档案信息的保密自然资源档案涉及的内容大都关系到国家安全、能源安全问题。因此，在进行自然资源档案保管与保护工作的时候，一定要注意档案的保密工作。一个是档案保管环境的保密，一个是档案查询流程的保密，要定期检查、关注，避免档案资料出现损毁的情况。在进行档案数据信息利用的时候借阅、查询流程是否符合规定，不能超出工作业务范围查询档案信息，以免造成档案数据信息泄露，从而给国家和人民带来不必要的损害。在大数据时代下，在涉及国家能源信息、国土安全问题等的档案信息数据，不可通过网络进行传递档案信息内容，要时刻完善网络信息技术，保障自然资源档案信息化建设顺利开展。（三）收集内容涉及的范围广随着生态文明建设大力开展，创新性的推出了种类丰富的自然资源保护区，自然资源档案涉及项目的分类内容就相应增多，再加上有些项目时间跨度长，更是增加了档案材料的收集难度。档案管理人员在进行档案原始材料收集移交工作的时候，要加强对各项目档案材料收集范围和内容的界定进行指导，发现问题及时督促、指导整改，提高档案材料的收集质量，使档案材料的完整性、真实性和有效性得到保证，从而进一步提高了档案材料的保存价值和利用价值，为社会经济的发展提供实时依据。（四）自然资源档案信息变化快，时效性强全球的自然资源还有很多未知的新的物种在逐渐被人类所发现、了解，也有一些自然资源曾经因为各种原因消失了，但最近又回到了社会大众的视线中，这些情况都说明了地球上的自然资源随着生存环境的变化而变化，自然资源档案管理部门要时刻关注自然资源的环境变化及其它相关信息，及时更新自然资源信息，增加或更改相关内容，以保证自然资源档案数据信息的时效性和真实性。三、自然资源档案保管与保护存在的问题当前部分单位在自然资源档案管理过程中还存在着原始档案收集时间过长，档案资料收集不全的问题。在推进自然资源档案保管与保护现代化进程中，现代信息技术运用相对较少，档案管理手段方法落后，档案信息资源利用被动，档案管理人员档案意识、主动服务意识和保密意识缺乏，在一定程度上影响了自然资源档案保护、利用和开发。（一）档案管理人员档案意识缺乏，落实档案管理制度不到位随着档案信息化、数字化建设的开展，自然资源档案管理工作人员不仅要具备档案管理专业的相关知识结构，还要具备一定的自然资源相关的专业理论以及一定的信息安全防护技术的实践技能。但在很多单位档案工作长期处于不受重视的地位，导致档案专业技术人才的稀缺。有的档案管理人员缺乏专业的理论知识、欠缺职业道德素养、不严格执行档案管理制度、专业上不严谨，导致档案管理制度流于形式，落实不到位。有的甚至不严格遵守档案管理制度的保密制度，存在档案信息泄露的风险，给单位和国家带来难以预料的影响。（二）档案原始材料的收集时间长，容易导致档案材料的缺失由于自然资源项目开发、利用的时间较长，牵制了档案管理人员大量的时间和精力去跟踪管理档案材料的收集，对于档案管理者来说，容易产生懈怠情绪。而且在同一时期，可能是多个项目先后进行，如果档案管理人员没有进行科学、合理的安排，那么在同时进行多个项目的档案收集时，就容易出现档案材料收集混乱，档案信息收集不完整、不全面，从而影响了档案信息作用的发挥。（三）档案管理手段、方法落后，档案材料的利用方式被动自然资源档案管理人员在开展档案管理工作的时候，只是被动的将各项目移交的原始档案材料收集起来，简单的进行了档案材料整合归档、入库。在各项目组整理原始档案材料时，未给予及时的技术指导，未进行全过程、全方位的监督。在档案移交后也没有进行必要归档整理、内容审核，只是简单的完成档案数量的清点后便归档入库。现有的自然档案管理手段和方式单一、落后，档案信息化技术滞后，没有及时更新、提高安全防护技术，无法高效率的开展档案查询和利用工作，无法为档案使用者提供真实、有效的参考数据。（四）开展自然资源档案信息化建设，不注重信息安全技术问题自然资源档案信息化系统保存有大量涉及国家国土安全、自然资源规划发展的详细信息，单位对档案工作的不重视，档案意识不足，自然资源档案信息化系统技术落后，没有及时关注更新和提升档案信息化技术的安全防护，让自然资源档案管理信2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S175业务研究Business Study息技术系统存在很大的风险和隐患，增大自然资源档案机密信息泄露的概率。虽然有的单位早已开展了档案信息化建设，但档案信息化技术运用未能全方位的融入到自然资源档案管理的全过程，档案管理手段和方法依然滞后，减轻档案管理人员的工作负担、提升查询、利用的工作效率也就无从谈起。四、加强自然资源档案保管与保护的应对策略大数据时代，信息技术不断地更新发展，为自然资源档案信息化技术管理提出了新的挑战和发展方向，传统档案管理方法和手段已经无法满足现代化社会需求，改变新的档案管理手段和方案，推行档案信息化建设已迫在眉睫。（一）线上保护1.加强网络信息技术安全性问题。加强自然资源档案信息化建设安全防护，是档案系统信息化建设排在首位的重要工作。要开展自然资源档案信息化系统建设，离不开计算机网络信息技术。随着社会的不断发展，计算机网络信息技术也在日新月异的更新换代升级，要维护好自然资源档案系统的稳定运行，保证自然资源档案管理工作的顺利开展，就必须要时刻关注自然资源档案信息系统网络信息技术安全防护问题。采用安全可靠的网络和值得信赖的档案系统软件，24 小时不间断的对档案系统的网络安全风险监测及预警机制进行完善，定期对档案系统开展漏洞修复与安全渗透测试维护，以全面降低信息泄露的风险，使自然资源档案信息化建设能真正的提升自然资源档案的保存价值和利用价值。2.严格遵循、不断完善档案信息系统管理制度。大数据时代下，自然资源档案管理工作应以自然资源部分发展的实际需要为基础，对数量庞大的档案信息数据进行全方面全过程的收集整理、审核内容、分类归档和查询利用。以大数据技术为依托完成对自然资源档案管理系统的建立和完善，自动地、高效地对自然资源档案数据信息进行整合、分类、保存、保护，在档案数据信息资源库中进行有关键价值信息的搜索和筛选，满足用户档案数据信息快速查询的需求。同时，减轻自然档案管理人员的工作压力，全面提升自然自然档案管理工作的效率，为单位提供高质量档案信息数据的查询服务，提升档案数据信息的有效性价值。（二）线下保管1.完善档案管理制度。自然资源档案管理工作制定的各项规章制度具有强制性、具体性和规范性，能有效的推动档案管理工作规范、有效开展，确保档案管理工作稳定运行、高效管理的关键性前提。在大数据时代，档案管理数字化建设也依然需要完善的规章制度作为运转手段为电子档案的收集和移交提供保障。虽然在推进自然资源档案信息化建设，但是线下传统的纸质档案管理工作也不能丢下。传统的纸质档案为电子档案的数据信息提供了备份，电子文件和纸质文件相辅相成，让自然资源档案的保存和保护，形式手段更加多样化，内容更加立体化、形象化，使档案利用起来更加的便捷。因此，无论是文书档案的归档接收管理制度、文书档案分类细则，还是电子档案归档制度、电子文件移交制度、网络安全保密制度和电子档案检定制度以及自然资源档案的查（借）阅制度等，都是为自然资源档案的保存与保护保驾护航，使自然资源档案工作变得更加有意义。2.提升档案管理人员的综合素质。自然资源档案管理工作的关键在于人，加强档案管理人员的档案管理水平和综合素质能力，是提高档案管理工作的提前条件和必要条件。用人单位要积极开展各种档案系列、计算机网络信息化专业的讲座、培训，为人才能力的培养提供基础保障。同时，要积极推进档案综合性、复合型人才队伍的建设和培养，更好的完成自然资源档案的保管和保护工作。自然资源档案管理工作的目的是为工作提供数据参考和事实依据，对于自然资源的科学管理、合理配置具有重要意义，大数据时代的发展为自然资源档案管理提供了新的发展机遇，也面临不少困难和挑战。而做好自然资源档案的保管与保护，就是为档案的查询和利用提供基础保障，从而提高自然资源档案的使用率，提高其保存价值和利用价值。参考文献 1 李妍花.自然资源档案数字化建设策略探究 J.城建档案,2021(06).2 汤沛淳.基于大数据时代下的自然资源部门档案管理创新 J.兰台内外,2021(13).3 袁绍晚.大数据行动下的国土规划档案信息化建设思考J.城建档案,2017(07