人才档案库建设研究_杨洪俏.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案16理论探讨Theoretical Discussion人才档案库建设研究杨洪俏（新泰市公共就业和人才服务中心，山东 新泰 271200）摘要：为解决人才信息分散、求职人员与用人单位信息不匹配问题，本文以新泰市公共就业和人才服务中心实际工作经验为基础，对建设人才档案库等问题进行研究，说明了建设该类档案库的重要意义，并且重点分析了人才档案库建设中可行性应用策略。关键词：人才档案库；信息管理；人力资源公共就业和人才服务中心是重要的公共服务部门，致力于为人才和用人单位拓宽对接途径，帮助人才争取优质工作机会，同时可促进企业快速找到岗位所需人才。人才档案库的核心职能是收集、整理和规范化管理人才信息，为适应新形势下人才发展需要，提高公共服务水平，服务中心应积极开展人才库建设。我国属于人口大国，人才就业问题一直是当前最为棘手的问题，需要建立相应的人才档案库为人才就业问题提供帮助，以此促进我国人才流动，使人才在相应的岗位中发挥出重要作用，以此带动我国经济的发展。一、建设人才档案库的必要性人才档案库建设的核心目的是通过整理档案和建设信息库方式，对人才信息进行系统化规范化管理。档案库建设完成后，可根据人才使用需求随时从档案库中筛选符合要求的人才，提高岗位与人才对接速度和适配度，帮助用人单位高质量筛选所需人才，帮助人才高效率筛选就业机会，促进人才就业，缓解待业人才就职压力，减轻企业招聘负担，促进社会稳定和经济建设高水平推进。调查显示，困扰求职者的难题是求职者必须从海量招聘广告中筛选出与个人专业能力匹配度高的就业机会，企业则面临着人才供应缺口。如何实现人才市场中供求双方顺利对接，利用储备人才弥补用工人才缺口，是就业管理部门需要积极应对的问题。公共就业和人才服务中心致力于为企事业单位等输送所需人才，同时为待业人才提供优质就业机会，在人才空缺岗位和待岗人员之间构建高质量连接桥梁，是服务中心的主要职能。通过人才档案库建档，应用信息技术手段管理庞大的人才资料，对促进就业、促进行业高效运转有重要意义。当前对于很多企业而言，内部人才梯队建设需要经过多个流程，从内部挖掘到培养人才再到中层管理人员，需要很长时间的过渡。企业在内部招聘的过程中，需要构建相应的信息档案库，让企业可以通过信息档案库内容选择是否提拔此员工，企业内部的档案库建立也是一种桥梁的搭建，更为人才提供了升职加薪的机会，也促进了企业发展。人才档案库对于企业和人才招聘工作而言，为企业的人才信息搜索提供了帮助，也为人才提供了更为明朗的就业方向。基于此，人才档案的建设更具有优势，需要得到各大企业的重视，并且还应该结合实际需求进行设置，确保人才档案库能够以数据为基础，提高整体说服力，迅速为企业管理人员或者应聘人员提供信息资源，扩充整体发展空间。二、当前人才信息管理缺陷人才信息管理服务研究显示，当前人才工作主要问题是社会经济持续发展，人才信息管理机制未能同步改进，管理模式滞后。在常规管理中，信息库信息资源不全面，对人才信息调查存在局限性。在人才构成方面，传统档案信息管理中的人才构成不科学，初级人才占比过高，而高级人才储备不足，在传统人才库管理中未形成有效解决方案，高级人才缺失对地区经济发展存在消极影响。传统档案库在系统化建设方面存在不足，档案库未进行科学的框架规划，管理粗糙。各地人才档案库管理模式相似度较高，缺少特色档案管理模块。在信息交流方面，未形成有效的共享模式，导致信息利用率较低。管理理念方面存在服务意识较低问题，缺少主动服务意识。管理人员应积极调查毕业生等待业群体实际需要，加强主动服务，促进人才培养战略落实。在发展理念方面，应目光长远，树立远期发展2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S17理论探讨Theoretical Discussion目标。在档案信息管理中，与相关部门合作较少，同时缺少配套政策支持。信息档案归档后，后续更新不及时也是常见问题。在管理人员方面，部分人员对档案库建设缺少专业知识，人手有限，责任划分不明，也影响相关工作顺利开展。三、建设人才档案库的可行性策略（一）加强基础调研在建设人才库之前，必须广泛全面地采集人才信息。人才库建设耗时较长，在建设过程中需要完善基础性信息。应对人才基础信息、专业能力信息进行调查，根据服务目标明确人才库建设标准，然后根据相关标准对人才信息入库和出库进行管理。对人才库中人才信息进行统筹管理，有序增加入库信息。针对信息已经入库的人才，积极开展技能培训管理等，对档案库内人才进行质量监控。以全市为调查范围，制定长期发展战略，全面调研分析本市人才储备情况，明确所需人才库类型，确定人才库主要模块，根据人才专业技能、综合素质等进行人才分层。此外，服务中心应与相关部门积极协作，完善人才信息采集，利用全面、真实的人才信息奠定人才库建设基础。在调查过程中，对本市重点企业开展走访调研，实地了解人才需求和人才供应缺口。通过综合数据分析了解人才流动趋势，从而完善人才库基础信息。整合相关信息后，利用数据分析手段定位人才短板，分析人才储备优势，总结调研报告，以此报告为指导开展后续人才库建设工作。（二）实施人才分级在人才库建设中，应围绕建设目标开展具体工作，始终围绕服务人才、培养人才、供应人才的核心目标，积极提升公共服务质量。从人才分层角度而言，人才库中的人才可分为基础人才和高级人才。在基础人才层级中，对人才的要求是具备劳动能力，可通过劳动创造对社会发展有益的成果，该类人才具有相关工作素质，是人才库中的基础构成部分，从数量上而言占比较高。该类人才在市场中实际需求较大，对口岗位通常对职业技能要求相对较低。在面向此类人才提供服务时，不仅应积极推进就业，同时应鼓励、引导和帮助其深化和提升专业素质与专业技能，促进人才升级，争取逐渐缩小基础人才层级基数，提升高级人才占比，对人才储备整体结构进行优化。针对人才库基础层级信息，应加强宏观分析，根据人才实际发展需求开展文化水平提升与专业技能培训等工作。高层级人才在信息库中占比较小，但是具有显著影响力。该类人才通常在技术水平、工作经验等方面具有显著优势，可对企业发展甚至行业发展产生一定影响力。在建设高层级人才信息模块时，筛选条件包括技能等级、学历、综合素质等。根据不同类型人才特点和职业发展预期、就业需求等科学划分层级，实施规范管理。（三）逐层创建模块社会经济发展必须依靠人才为推动力，人才档案库不仅是对人才信息进行高质量管理的专业信息库，而且是服务于人才就业的重要工具。在建设人才库时，应分析社会发展实际，根据市场需求完善档案库结构与应用功能。可借鉴成功案例，根据本市情况进行个性化改革。在创建时，应明确服务对象，在信息库构建中凸显主次逻辑关系。在人才库初期建设时，主要采集录入高校毕业生待业人员信息，包括应届毕业生与往届毕业生。基础构建完成后，进行用人单位用人需求调查，该部分信息采集应包括企业当前记录在案的人才，还应包括单位紧缺人才。上述部分完成后，与相关人才市场进行合作，了解用人单位人才缺口。完成上述工作后，建设特色档案库。例如，残疾人就业信息模块、党员人才信息模块等。通过特色模块建设，完善人才库整体应用功能。（四）促进信息共享传统的档案管理工作以纸质为基础，此类档案管理方式对于保存工作而言不具备优势，同时也占据了大量的空间，是一种资源浪费的表现。因此，结合现代化技术的支持，我们应该建立以信息化内容为基础的档案管理模式，促进信息共享目标的实现。信息化档案建设便捷了查询工作和保存工作，也减少了档案丢失的概率，符合当前我国社会快速发展的需求。完善人才服务是人才库创建的基础目标，服务中心应持续改善服务质量。对人才进行统一管理，有助于打破人力资源壁垒，促进人才信息交流，加强人力资源与人才需求方即用工单位对接互动。在创建人才库时，服务中心联合国有企业单位、教育部门和相关组织部门积极交流，要促进信息共享与人才库建设互助，力求构建全方位的人力资源网络，增强人才服务水平。与此同时，应用信息技术运营人才库，专业培养档案管理人员，了解人才需要和人力资源调配模式、市场对人才需求变化等，深入研究人才调配课题，对人才库信息开展精益化管理。对特色人才库进行实名制管理。定期更新登记信息，完善信息造册，科学编制系统目录。对于参与职业培训、学历升级的人才，应及时更新和完善档案库内信息。2022 年 第 6 期黑龙江档案18理论探讨Theoretical Discussion（五）增强服务意识人才档案库的主要职能是提供人才相关的公共服务。档案建设管理人员应明确服务要求，提升服务意识，以促进民生发展为历史使命，能动性开展档案库建设管理工作。人才信息库具有公益性和基础性特点，其服务对象面向社会，服务对象构成复杂且数量众多。在数据采集中，应包括人才基础信息和工作履历信息，还应涵盖学历信息等。人才档案库为公益性质，不会创造直接的经济效益，但在实际应用中可切实促进人才就业，对减少待业人群、促进社会稳定有积极意义。广大高校毕业生、社会待业人员通过人才库经营获取学习机会，用人单位也可在服务中心人才库帮助下快速获取人才支持。为此，人才档案库经营中应明确服务目标，提高服务质量要求，全面践行服务宗旨，为人才提供更优质服务。（六）设立长远目标应对档案库工作进行长远规划，根据实际工作情况制定发展细则。在建设人才库时，不仅要进行常规人才库建设和完善，而且要对冷门人才信息进行建设完善。应积极推进人才信息采集，促使人才工作履历透明化。清除华而不实的工作内容，强调工作实效性，保证人才相关政策切实执行，在人才资源调配中构建良性循环，利用人才库推动人才服务全面升级。在档案库发展中，政府应采取配套支持政策。人才库建设是长期工作，目标规划实施中设定长期目标，积极开展就业资源、人才资源整合，联合各部门促进多部门协作，全面推进人才库建设。在建设和应用人才库过程中，结合定编定岗政策对专业人才人尽其才，推动人才就业工作。人才库建设后，对信息实施动态管理，定期更新人才库信息，做好信息库维护。（七）加强队伍建设档案库的管理人员是档案管理工作中的核心人员，很多工作都与档案管理人员有直接关系，档案管理人员自身能力决定了整体工作的效率和质量。因此，对档案管理人员进行培训是必然选择，也是提升管理效率的关键因素。档案管理人员在管理工作中肩负着档案的安全保密责任，相关人员需要紧跟时代发展变化，尽可能快速地改变自身观念，顺应档案发展实际需求。同时应尽可能提高各个部门之间的沟通交流，及时解决档案管理过程中发生的问题，确保档案管理工作能够有效进行。队伍建设内容具体如下：应对人才库管理人员进行专业培训，提高信息技术水平，对信息库进行技术化管理。在人事管理方面，人员调动时做好工作交接，保证信息库管理持续性，避免信息缺失或断档。应在信息库管理中明确责任制，对管理人员和办事人员进行明确分工，实施追责制度，提高人才信息管理工作能动性。积极开展精细化人才管理政策，促进人才培养和选拔，执行严格管理制度。与此同时，应加强领导主体责任落实，根据人才库建设战略目标逐步推进阶段性目标。（八）构建人才档案库管理制度当前我国人才档案库管理手段呈现出了多样化的特点，管理方式的增多给管理工作带来了不统一的现象，在此过程中需要调整管理方向，确保管理工作的质量和效率。由于每一种管理方式自身都具备优缺点，因此在管理过程中需要根据当前社会高效发展的需求，综合选择管理方式，提升整体管理质量，确保管理工作的效率，为档案事业发展提供保障。无论是任何档案管理方式都需要严格确保档案的安全管理，其中个人隐私问题较为重要。如果在档案管理过程中安全问题不能被保障，后续就会有较大概率出现信息泄露的问题，对于人才的信息安全具有较大影响。因此，各类别档案需要设定相应的保密管理制度，以此增加管理工作的强度，提升管理水平。管理人员还应该认真收集档案管理资料，确保档案管理资料准确性和可用性，降低档案信息出现滞后问题。只有完善档案库的管理制度，才能确保档案信息的有效补给，为人才培养工作提供信息资源，促进人才的发展，提高工作的便利性。人才档案