水利水电工程档案信息化建设问题及策略研究_方莉.pdf

1282023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS水利水电工程档案信息化建设问题及策略研究方莉（遵义市水利水电勘测设计研究院有限责任公司，贵州 遵义 563100）摘要：本文基于对水利水电工程档案管理实践认识，总结档案信息化建设存在的问题，并提出策略建议，为同类企业水利水电工程档案信息化建设实践提供参考。关键词：水利水电工程档案；信息化建设；有效策略改革开放以来，我国经济得到了高速发展，大数据、云计算、互联网等新兴技术对各行各业的影响日益加大，传统的水利水电工程档案管理工作已无法适应新时代的需求。国家档案局“存量数字化、增量电子化”信息化战略的提出与实施，促使相关部门加紧信息化工作的布局与实施，使各行各业共享信息化带来的红利。水利水电行业也不例外，需要加快研究新兴技术融入到水利水电工程档案收集、整理、管理、传输等全过程管理之中。水利水电工程档案作为水利水电工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是水利水电工程建设与管理工作的重要组成部分，不但对工程建设起到客观记录的作用，而且为后期改建、扩建提供技术支撑，也为展现水利水电工程的原貌提供了完整详实的历史记录。因此，加强对水利水电工程档案信息化建设的研究，提升其工程档案的信息化收集、整理、管理、利用，是水利水电工程项目档案管理者需要重点研究的课题。一、水利水电工程档案信息化建设的意义（一）提高水利水电工程档案管理效率随着信息技术的飞速发展，电子文件成了信息记录、传输、交换、利用与共享的主要载体，也是各单位办公系统与其他业务系统产生的重要内容，这为各单位实现单套制归档提供了资源保障。目前，水利水电工程档案包含的信息日益丰富，分类也日益细化，传统的纸质文件归档给档案工作带来了极大的负担。例如，水利水电工程项目档案的采购资料、招投标资料、各阶段设计及施工图基本采用计算机设计，并形成纸质文件形式输出归档，进而归档后又通过信息化手段转化为电子文件存储于档案系统中，期间造成了大量人力、物力资源的浪费。但通过计算机软件自动完成对档案进行分类、组合、编号等工作程序，既节省了大量时间，又减少了错误率。同时，还可以解决传统档案管理的防尘、防虫等难题。信息化后通过计算机为查档人进行快速准确检索，有效浏览档案内各类文件资料，通过网络技术实现快速异地查阅特定档案资料。因此，加速水利水电工程档案的信息化建设与管理，实现工程项目档案管理系统与其他业务系统互联互通，不仅能转变传统档案“收、藏、管、用”的模式，也可大大提高水利水电档案的管理水平，提升服务效率。（二）促进水利水电工程的良性健康发展水利水电工程档案在水利水电事业的发展中占据着重要地位，如果没有完整的水利水电工程档案，或是对档案管理不够重视，或管理不当，将导致档案的价值和作用得不到完整体现，势必会影响水利水电工程完工运行。工程档案通常是以书面的形式进行项目的监督和管理工作，主要体现在建设前期项目建议书、可行性研究、土地预审文件、环保部门审批文件等各类文件的批复，施工过程中形成的施工记录、质量检查记录、隐蔽工程验收记录以及竣工验收时形成的文件。同时形成的工程档案是工程建设经验的积累，为将来水利水电工程建设发展起到借鉴作用。因此，水利水电工程档案的信息化建设是档案管理工作发展的应有之义，不仅是紧跟时代优化创新，还是水利水电事业良性健康发展的基础保障。（三）促进信息间互联互通互享加强各个单位水利水电工程档案的信息化，对促进整个行业及社会信息化水平，实现水利水电单位间的工程档案数据互联、互享、互通有着重要的1292023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛意义。目前，各省市都在加紧布局信息中心或者大数据中心建设，水利水电工程档案的信息化是整个省市信息化建设的题中之义，其信息化建设水平的高低直接影响整个省市信息化建设的水平。信息化建设好的单位，在水利水电工程档案利用过程中可大大减轻纸质档案利用频率，减轻利用过程中对纸质档案的伤害，延长纸质档案的使用寿命。同时，档案信息化为后期档案资源开发提供了极大便利，尤其是开展网络编研。例如，利用水利水电工程档案进行网上专题展览，形成水利水电工程项目简介、专题介绍、汇编资料等通用性编研成果，便可直接利用档案信息化之成果。二、水利水电工程档案信息化建设存在的问题（一）重视程度不够水利水电工程档案信息化建设是一项系统工程，包含诸多内容。如档案信息化建设标准及规范的出台、资源体系建设的内容与标准、档案管理系统功能的确定及各模块参数的设计等，内容的庞大与复杂需要单位统筹规划，制定短期、中期、长期目标，分步骤、分阶段实施。例如，我公司水利水电工程档案信息化建设尚处于起步阶段，水利水电工程档案信息化建设在公司重生产轻管理的理念下并未引起足够重视。随着云计算、大数据、互联网等技术的快速发展对各行各业的渗透，如电子发票入账、数字签章等新事物的出现，使档案信息化建设显得更为迫切。目前，档案管理由于人员结构的局限，主要还是侧重于保管，对信息化建设的主动思考与研究不足，还处于被动跟随时代变革的摸索前行之中。而管理者受相关专业知识的约束及对加强信息化建设的客观意愿不强，导致档案信息化建设的必要性及紧迫性存在理解上的偏差，一定程度上延缓了公司水利水电工程档案信息化建设的步伐。（二）资金与设备投入不够档案信息化的建设无论从硬件还是软件都需要耗费大量的资金，如购置档案管理系统、服务器、交换机、监控设备、计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、空调、碎纸机、移动硬盘、光盘等。目前，档案管理主要依托整体性的单位办公管理系统及数字化存储系统，每年单位对档案事业的投入仅用于日常开销，存量档案的数字化扫描主要是依靠档案管理人员抽空自行扫描制作，难以满足新增档案及额外基础设施添置的需要，如购置专用服务器、档案系统二次开发等。巧妇难为无米之炊，没有充足的经费保障，档案信息化建设将无法得到有效开展。因此，资金投入不足成为制约档案信息化建设的一个重要因素，影响水利水电工程档案信息化建设的进程。（三）信息化人才缺乏水利水电工程档案信息化建设对档案人才有着更高的要求，既需要档案学知识，又需要懂工程专业知识，同时还需要懂信息技术知识，如建立档案网站、微信公众号、档案管理系统的管理与维护等。多数单位为节省开支，指派从事水利水电工程档案工作的管理人员，大多是非档案学专业、非计算机专业，且年龄偏大。例如，我公司档案管理人员对工程专业知识及信息技术知之甚少，导致在水利水电工程档案管理的信息化建设进程中困难重重。偶尔会有年轻人员暂时调整负责水利水电工程档案的整理工作，虽然在新技术应用方面掌握较快，但身兼数职，精力有限，因缺乏系统的档案学知识，也难以保证档案管理的质量，致使水利水电工程档案管理工作经常面临档案人员不懂工程专业知识，工程技术人员不了解档案管理相关规定，信息技术人才不懂档案与工程专业知识的三难局面。复合型人才的缺乏使得水利水电工程档案管理难以跟上时代的步伐，亦使档案信息化建设工作难以有效开展。（四）管理制度缺乏相对于其他行业的档案管理工作，水利水电工程档案管理工作的开展相对较晚，相关管理制度的出台也较为滞后，目前尚未形成完整的、系统的管理制度体系。随着科技档案“四同时”管理制度的实施，将档案验收纳入水利水电工程竣工验收考核指标之后，在一定程度上保障了档案收集工作。然而管理制度的长时间缺位导致水利水电工程档案管理的相关部门和人员缺乏一定的约束机制，档案工作在开展时缺乏切实可行的依据，各部门之间容易出现权责不清、管理界限不明等问题，最终导致内部运行机制不畅。目前，国家档案局发布了数字档案室建设指南纸质档案数字化规范录音录像档案数字化规范数字档案 COM 和 COLD 技术规范等，省内也出台了相应的关于档案信息化建设的相关操作规程。但各单位在推进工程档案信息化建设过程中，难免会出现数据格式不统一、标准不统一的情况，进而影响整个行业水利水电工程档案数字资源的互联、互通、互享。这倒逼相关部门要加紧相关制度规范的建设，从而为水利水电工1302023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS程档案的信息化提供良好的制度保障。三、加强水利水电工程档案信息化建设的有效策略（一）强化档案信息化建设意识应从意识层面出发，培养相关人员的信息化意识。改变传统的观念，强化档案信息化管理意识，注重相关工作人员的培养，定期学习水利工程档案信息化管理知识，营造良好的氛围和环境。这样才能真正落实信息化档案管理工作，为水利水电事业营造良好的发展环境。例如，贵州省档案事业十四五发展规划，明确提出发展原则、主要目标、发展任务无不要求档案信息化。坚持信息化带动发展档案事业，加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。各单位尤其是档案意识不强的单位，更应该加强对相关文件精神的学习，带动本单位档案工作不断向前发展。例如，每年的国际档案日，档案部门可通过开展水利水电工程档案展览、座谈会等活动，营造工程档案信息化管理的工作氛围，强化档案工作者在信息化及档案管理方面的理念，并引起管理机构负责人的重视。（二）加大档案信息化建设的资金投入档案信息化建设是一个项系统工程，需要分阶段稳步实施。从前期档案管理信息系统的采购、信息化加工设备的购置到后期档案信息化服务外包、系统二次开发、档案系统与其他业务系统对接、在线归档实施、档案信息利用服务等，各个阶段都需要大量的资金投入才能使整个信息化过程得以顺利推进。在未来，数字档案馆建设会成为趋势。现阶段，水利水电工程档案的信息化也是未来数字档案馆建设的基础，在前期建设过程中应考虑后期发展目标所需的经费，分计划、分阶段统筹考虑。因此，在单位内部推进档案信息化，需要分阶段逐步争取单位领导的支持，争取高层及财务部门对信息化建设的不断投入。有了强大且充足的投入，水利水电工程档案信息化建设才有坚实的物质保障。（三）强化档案人才培养人才储备是各项工作得以开展的有力支撑，水利水电工作档案信息化过程中面临的人才问题，可以通过引进来与走出去相结合的方法加以培养改善。针对工程技术人员不懂档案管理相关规定，可以邀请档案专家开展档案管理专题培训，了解档案管理学相关的基础知识。档案管理人员应积极帮助对档案管理不够熟悉的同志，使其尽快适应档案管理工作。对于信息化人才缺乏，单位通过校招、社招录用计算机专业方面的人才，录用后再通过培训方式弥补档案管理知识、工程技术知识不足的短板。通过合理配置、合理利用，留好用好人才。同时，单位应通过人事制度调动激发人员的积极性，尤其是各项目档案管理人员，他们大多身兼数职、精力有限，应通过人事制度激励员工将更多的时间、精力与热情投入到档案工作中。有了人力支撑，档案工作发展才有保障。（四）健全档案管理制度管理制度的规范与完善是档案信息化有序、健康发展的制度保障。随着档案信息化工作的不断推进，管理制度的缺位给水利水电工程档案信息化工作带来的限制和隐患已经不容忽视。因此，亟需建立一套完整的管理制度框架体系,通过制度的规范和引导将水利水电工程档案信息化建设工作不断规范化、制度化、标准化。建设水利水电工程档案信息化管理制度时，需要以国家及行业已有的规范标准为依据，制定具体可行的管理制度。例如，水利水电工程档案信息化操作规范、工程档案信息化服务外包规范、水利水电工程档案系统安全管理规范等。此外,为提升水利水电工程档案信息化建设速度，需要将档案管理制度构建列入水利水电工程建设工作之中，借此加大信息化机制建设力度，使档案信息化建设及时跟上工程信息化的脚步，使档案管理人员在工作中能够有章可循、有据可依。水利水电工程档案的信息化建设需要增强信息化建设意识，做好顶层设计、统筹规划，分阶段、分目标逐步开展，争取资金、人力、物力上的切实投入，加大档案人才的培养力度，提升档案人员的综合素质，制定细化的标准规范。档案部门还要加强同其他部门、其他单位、服务外包公司及软件供应商的协同沟通，结合自身的实际情况采取切实可行的措施。从意识、制度、资金和人才等方面着手，不断提升水利水电工程档案管理信息化建设的质量和水平，推动水利工程建设持续健康发展。参