数字化背景下企业档案创新管理研究_叶福玲.pdf

/181CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/181CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION2023 年 1 月第 26 卷第 2 期中 国 管 理 信 息 化China Management InformationizationJan.,2023Vol.26,No.2数字化背景下企业档案创新管理研究叶福玲（中国水利水电第四工程局有限公司档案管理中心，西宁 810007）摘 要在数字化技术的加持下，企业档案管理迎来创新机遇期，因此企业迫切需要寻求创新路径，打破传统档案管理的局限性，提升档案管理效能。管理创新是综合性、长期性的工作，企业需找准各大要素功能定位，积极探索档案创新管理的策略，逐步完善档案管理体系。基于此，文章结合数字化背景下的企业档案创新管理特征，深入分析企业档案创新管理相关要素，并从多个维度提出企业档案管理创新路径，以供参考。关键词档案管理；数字化技术；创新管理doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.02.059中图分类号G271；F272文献标识码A文章编号1673-0194（2023）02-0181-03 0引言在当前社会发展阶段，档案创新管理有着重要的现实意义，尤其是在数字化背景下，企业档案部门要重视档案创新管理。创新驱动发展，对企业档案管理工作同样适用。档案作为企业发展的重要资源，正在经历重要转型期，如档案形态电子化、档案管理数据化、档案透明信息化，这些变化极大冲击着传统档案管理模式，迫切需要企业创新档案管理方式、观念及制度，探索适应数字化背景的档案管理体系，下面将就此展开详述。1数字化背景下企业档案创新管理特征创新是管理的一大要素，在数字化背景下，档案创新管理呈现出新的特征，无论是创新方式、创新环境还是创新条件，均表现出与以往不同时期档案管理的差异。企业只有对此做到准确解读，才能找准当下档案创新管理路线，推动档案管理数字化转型1。企业档案创新管理具体特征如下：首先，在创新环境方面，当前数字化技术迅猛发展，突破了环节管理的局限性，为档案管理流程重构提供了技术条件，而且创新活动也不再是单一化或简单化的技术迭代与修复，更加趋向于管理创新上的协同与集合，这也使得档案管理创新环境更加复杂。其次，在创新条件方面，档案管理人员可对其进行相应的解读，以物联网、大数据为支撑，分析企业档案管理工作，利用数字化技术开展工作，拓展档案适用场景，以此来探索合适的档案创新管理路径。对于企业档案人员来说，只有主动适应数字化转型要求，突破传统档案管理创新思维，并具备一定数字技术应用能力，才能具备创新管理条件。最后，在创新方式方面，企业在以往档案创新管理中，大多采取的是单一创新路径，而在数字化发展趋势下，创新管理路径更加多元化。企业对创新模式进行系统性变革，形成了多要素、多方面的创新方式，而且还能突出重点路径。企业要高度强调数字化转型的重要性，重视档案管理创新与数字化技术应用。总而言之，新时期企业档案管理影响因素多，要想取得创新管理成效，就要全方位推进，进而取得预期创新管理效果。2企业档案创新管理相关要素在新的发展阶段，企业在数字化技术加持下发展迅速。而随着业务规模的扩大，企业档案数据量急剧增长，使得档案系统升级、档案安全存管、线上线下数据融合等问题更为突出，需加快实施档案管理数字化转型2。为尽快突破档案创新管理的困境，企业要对档案创新管理相关要素有充分的认识，并完善档案管理体系。企业档案创新管理相关要素具体涉及以下几点：一是技术要素，不仅是档案管理现代化的重要驱动力，也是档案创新管理的重要手段；二是观念要素，档案人员只有转变观念，形成全新的档案管理理念，才能为档案管理创新指明方向；三是制度因素，档案创新管理不能脱离制度制约，只有取得制度优势，企业才能提高档案管理效能；四是管理因素，作为档案管理的核心，是创新管理的主要突破口。各元素相互依赖、相互制约，“技术”是创新管理的主要驱动力，“观收稿日期2022-07-24182/CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION信息管理念”指引档案管理创新方向，“管理”是创新实现基本要求，“制度”是管理实施的重要支撑，企业需从整体角度加以对待。3数字化背景下企业档案管理创新路径要想提高档案创新管理成效，企业需积极构建档案管理创新体系。企业在档案管理创新过程中仍有不少制约因素存在，如创新观念、企业背景、技术手段、人才储备、制度流程等，给档案管理创新带来挑战。因此，企业需从多维度去搭建创新体系，主要涉及技术、制度、管理及观念等，深入挖掘不同维度下的创新路径，最终形成适应企业发展的档案管理创新体系，具体创新路径如下。3.1树立绿色管理的观念对企业档案管理而言，要想完善管理体系，首先要从观念创新做起，要突出数字化时代特征，充分体现档案管理要求。而绿色管理创新理念的提出，更是在数字化背景下，对五大发展理念的深刻解读，企业档案创新管理可从中获取灵感，主张档案管理的集约化，主动适应数字化转型趋势，借助新兴技术手段，深度挖掘档案利用价值3。绿色档案管理观念的提出，符合新时代社会价值追求，相较于传统档案管理理念，其更加注重档案综合效益的提升，突出企业档案管理的社会、环境、经济效益。为更好地实施绿色管理，企业应当从多方面入手，落实档案绿色管理理念，具体内容如下。一是建立档案数据库，保障数字档案收集环保化。企业首先需解决档案收集问题，要贯彻落实绿色管理要求，改变传统档案收集的途径，拓宽档案收集渠道，切实完善档案收集工作制度。在档案收集手段上，可利用数字化、网络化优势，借助在线、智能手段，实现企业档案自动收集；在档案收集途径上，也可利用先进技术，如大数据技术等，解决档案收集途径费时耗能的问题；在档案收集监控评估上，需要从绿色理念出发，将环保、高效作为档案收集目标，并对其实施高效管控。经实践证明，在数字档案收集转化过程中，企业通过合理运用绿色理念，不仅可使档案收集更加高效，而且可缓解海量数字档案压力，还能消除信息污染泛滥的隐患，使收集过程更加高效环保。二是提高档案保管能效。在数字化背景下，作为档案管理的重要环节，档案保管的环境及方式也有所变化，企业要充分体现档案绿色管理理念。数字化背景下档案保管所展现的优势主要在于档案形态的信息化转变，这也是绿色保管的基本特征。相较于常规纸质档案，企业档案的数字化存储，不仅解决了存储空间占用大的难题，更具有管理提效、成本节约的优势，能减少档案对自然纸质资源的依赖。同时，数字档案的普及与发展，不仅能保障档案长期存储能力，还能突出数字档案迁移、备份便利性等优势，极大提高了企业档案保管整体能效。此外，在档案保管环境方面，应融入绿色、环保、生态要素，以更为严格的要求，推动档案保管环境建设。三是强化档案资源开发与共享。如何以更环保、更节约的方式实现企业档案资源的合理开发，成为企业档案创新管理的重要课题。因此，企业要着重解决常见的“高碳”问题，弥补传统档案低效利用的弊端，实现档案资源综合利用效益提升。为推动档案资源高效开发利用，企业需搭建档案管理信息化平台，并赋予其基本的高效、低碳等属性，从而挖掘企业档案资源可用价值，又能在信息技术加持下，实现企业档案资源整合、共享。企业通过将档案资源向特定人群开放，并不断丰富平台功能，如在线查阅、检索等，可有效破解传统档案利用的困局4。3.2重视人才驱动的管理创新档案管理创新的主体是人，只有创新档案人员管理机制，档案管理创新体系的基础才能更加牢固。之所以要重视人员管理创新，主要是因为企业档案创新管理成果的落地实施，最终要依靠档案人员实现，尤其是在数字化转型过程中，档案管理技术、理念的创新，离不开众多档案人员的努力。而现实情况是，多数企业档案管理模式落后，也不重视档案人员的培养和能力提升，这样不能为档案创新管理提供助力，甚至阻碍档案管理数字化进程。当前，绝对管控模式不再适用，档案管理工作要与时代接轨。因此，企业要主动应对数字化转型挑战，落实档案人员培训赋能策略，既要赋“技”能，更要赋“心”能，全方位提升档案人员综合素养，从而更好地满足数字化时代档案创新管理要求。重视员工赋能工作，首先要赋“技”能，结合数字化档案管理要求，利用技能培训方式，使档案人员适应新的工作场景5。档案管理信息化趋势明显，档案人员需要找准岗位定位，企业也需提供技术培训支持，目的是使其掌握数字化技术应用能力，以满足当前档案管理需求。正因如此，企业要主动作为，开发数字化档案管理培训课程，结合档案部门运作及发展需要，针对性地开展员工赋能培训。在档案数字化培训中，要突出其实践性特点，将数字化技术与档案管理相融合，帮助档案人员打开思维，同时也可开设在线培训课程。档案管理培训对象涉及范围较广，常见的有射频识别技术（RadioFrequencyIdentification，RFID）、办公自动化（OfficeAutomation，OA）系统、档案管理系统等的/183CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 信息管理应用6。档案人员只有打牢技术基础，并逐步向复合型人才转变，才能深入开展档案创新管理工作。其次，要注重赋“心”能。激发档案人员内在的创新动力，也是培训赋能的重要目的。企业通过培训赋予档案人员自主感，可使技能培训事半功倍。档案创新管理的实施，需发挥档案人员的主观能动性，其中关键是要通过培训使档案人员实现意识转型，消除档案创新管理的意识阻碍。基于此，企业要突破传统培训机制的局限性，既要丰富档案培训内容，又要创新档案管理培训方式，如开展知识讲座、打造交流平台等，避免培训方式过于单一。在培训赋能的过程中，要着重强化档案人员管理创新意识，并挖掘数字档案前沿内容，使档案人员掌握先进技术、观念，增强其档案创新管理的综合实力。3.3加强档案管理技术创新在档案创新管理诸多要素中，档案管理技术创新是关键所在，也是创新体系的重要支撑。面对数字化发展趋势，技术创新成为现代档案管理创新的重要驱动力，受到众多企业的广泛关注。也正是由于数字化技术渗透，企业档案管理工作受到极大冲击，使得技术发展与传统管理模式产生冲突，档案管理传统模式劣势凸显。总的来说，技术已成为企业档案管理新的创新驱动引擎7，尤其是数字化领域的前沿技术，主要有物联网、区块链等。此外，随着档案载体的多样化，技术创新重点也有所偏移，更加倾向于数字化档案方向。基于此，企业要重视技术创新，将先进的数字化技术应用到档案管理中，推动档案管理数字化转型。3.4推动一体化流程创新在数字化背景下，档案形态电子化、档案管理数据化、档案信息透明化，已成为企业档案管理的基本特征，正因如此，常规档案管理流程不再适用，流程作为档案创新管理的要素，已成为重要的改革方向。随着档案资料信息数字化趋势的日益明显，档案管理业务流程发生转变，各类业务向着“线上”转移，“平台”成为企业档案管理的新场所8。传统档案管理流程较为简单，通常是以串行式为主，而数字化时期的流程创新，主要偏向于一体化流程。数字信息技术的引入，逐步改变着企业档案管理工作，甚至是档案管理的整个流程。在数字化转型之前，纸质档案管理流程相对固定，不同岗位及业务节点也相对独立，串行式档案管理流程基本成熟，相应制度体系也相对完善。但该模式也存有弊端，档案管理过程割裂，前后环节衔接要求高，串行式流程协调性差，往往很难保证管理效率，甚至出现某环节堵塞的情况，严重影响档案管理质量。在数字化转型过程中，创新一体化流程就是要实现企业各系统的整合，使档案人员及时获取档案信息，其他人员方便利用档案资源。档案人员可充分利用系统整合优势，科学重组整个档案管理流程，有效弥补传统流程的不足。一体化流程模式下，档案与文件是主要管理对象，对其实施全生命周期连续性管理，并依托系统采取前端控制，实现档案管理的高效连续。固有串行式流程的改变，代表着档案管理推陈出新，主动适应数字化发展趋势，积极构建数字档案新的管理流程。随着一体化流程的应用，档案业务无须考虑环节前后顺序，而是通过多种逻辑结构，如闭环、辐射等，实现任意节点的