事业单位实现档案数字化管理的有效策略_刘阿楠.pdf

1862023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE事业单位实现档案数字化管理的有效策略刘阿楠（哈尔滨市第三社会福利院，哈尔滨 150000）摘要：本文主要探析事业单位档案数字化建设工作的现状和档案数字化改革的要点。论述了我国事业单位档案管理数字化建设的进程较慢，存在着由于人力、物力和政策方面原因造成的阻碍，提出加快档案数字化管理改革的有效策略，以期为事业单位档案管理数字化发展提供借鉴参考。关键词：事业单位；档案管理；数字化事业单位档案的构成较为复杂，不仅有大量的纸质档案，还有在新技术背景下生成的数字化档案。新时代，为了更好发挥事业单位的公共服务职能，突破传统档案管理方式方法的限制，要大力普及推广数字化信息技术手段，以规范化、标准化和创新化方式解决档案数字化工作过程中存在的问题。一、事业单位档案数字化管理的必要性（一）社会的现实需求目前，全社会的信息化发展水平越来越高。作为公共服务体系的重要组成部分，事业单位需要深化信息化改革，基于公众的现实需求转变服务方式，着力搭建自动化、智能化和科学化的服务新平台。快速发展的信息化环境推动了事业单位档案管理的信息化。一方面，各种信息以数字信息形式存在，纸质档案与电子档案处在同等重要的地位，且电子档案的实用价值更高，更为人民群众所认可，要求事业单位必须提高数字化档案的管理水平。另一方面，加快实现事业单位档案管理的数字化，构建数字化的档案共享体系，才能满足各方面的档案信息使用需求，进一步减轻事业单位档案管理的压力。时代的发展、技术的进步、工作的需要推动了档案管理数字化进程。（二）效率的必要保障在事业单位服务日益具有规范化、标准化和公益化的趋势下，事业单位面临着海量数据信息，只有全面实施数字化档案管理，搭建智能化的档案信息处理平台，才能解决档案管理人员不足、档案数据信息量大和档案使用需求越发频繁的问题。实现档案管理的数字化，能够解决传统纸质档案管理的弊端，提高事业单位运转效率，减少档案运行的风险，形成更加完善的档案信息获取和传输系统，保持与上级单位和基层群众的广泛衔接，更好地为社会提供优质的服务，从而满足各方面的档案使用需要，展现事业单位档案价值。（三）保证档案的安全事业单位档案记录着大量公共服务信息，这些信息不仅对基层人民群众办事有极大影响，而且还是某一领域的重要凭证依据，对于制定社会经济发展政策，优化公共资源配置方法，推动社会经济改革有着重要影响。传统的档案供给方式效率低，档案在使用过程中易损毁，而且查询速度慢。实现档案管理的数字化，可以有效降低原始档案的损毁风险，进一步在可靠的环境下保护档案，不仅有利于保证档案的精准性，减少人为操作的失误，而且极大保证了档案安全。二、实现档案数字化管理的主要任务（一）档案数据采集档案数字化管理需要对各种纸质档案、图片、视频或音频信息进行全面的采集，这里需要用到专业的信息提取设备，发挥数字编码和数字信号技术的作用。一方面，要完成纸质文献的数字化工作，对记载档案的原始载体进行信息化处理，通过计算机、扫描仪、语音输出等多媒体技术对原始档案文件进行处理。另一方面，还要对办公系统、公共服务系统或其他系统中流转的文件等进行收集整理，在进行电子档案科学化存储的同时，保证实时获得有价值的档案信息，形成较为完整的档案数据库，以满足档案数据信息使用共享需求。（二）档案安全控制数字化档案的存储与安全防护是档案管理的重中之重。在事业单位档案管理体系更加开放、档案数据存储与传输容易泄密、外部风险隐患增加的背景下，事业单位要加强档案安全控制。积极加强数字化档案的安全管理工作。具体包括加强档案存储1872023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE系统的建设，做好数字档案的异地备份工作，构建较为安全的网络传输体系，引进身份验证、数字加密、电子签章等技术，经常性修补档案管理系统漏洞，从而实现档案数字化管理的整体安全。新时代的档案安全控制应当注重技术革新，能够以新的安全防护手段应对各种应用中的问题，在保证档案安全的基础上构建更加科学的档案运转体系。（三）档案共享利用新时代的档案管理必须具备异地档案传输的能力，强调基于智能化的环境满足用户的档案使用需求。事业单位需要根据当前档案信息共享服务的现实需要，加强档案服务网站或 APP 的建设工作，满足用户登录获取信息的需要，突破档案的地域、时间与空间的限制，为社会公众提供更加便捷化的档案服务。档案管理人员还要根据不同用户的个性化需要提供针对性的档案信息供给服务，能够为用户制定特色化的档案服务方案，根据用户的请求及时提供档案服务，保持与用户的实时对接，从而达到提高用户使用数字档案效能的目标。三、档案数字化管理的必要条件（一）统一的管理标准实现事业单位档案的数字化建设，构建统一的档案管理系统，满足各方面的档案数据信息使用需要，必须优化软硬件配置，按照行业统一的技术模式、本件格式与管理标准开展档案数字化工作，保证档案管理工作符合国家的相应标准，并倡导与国际标准接轨。为此，我国基层事业单位档案管理工作要重视学习或借鉴他人的经验，能够根据实际情况与未来趋势修订相关的标准，在标准统一的基础上保证档案信息的安全，确保后期的档案数据维护，消除因标准不统一带来的各种隐患，奠定档案科学化建设的基础。（二）完善的管理制度为了更好应对档案管理风险，保持档案数字化工作的秩序，加快档案数字化的进程，减少数字化建设中的风险，还要修订符合事业单位及各方面需要的档案管理工作制度规范。能够把行业标准融入到制度规范当中，出台一系列指导档案员和用户的规章制度，规范具体的数字化档案建设工作的操作程序，形成完善的档案管理保护体系，明确各方面的责任分工，从而加速档案数字化工作进程，保证数字档案管理高效运转，为档案信息的高度共享奠定良好基础。（三）必要的设施设备新时代档案管理工作具有数字化、智能化、网络化的特征，强调以数字档案为基础，运用大数据与云存储技术对档案进行处置，从而挖掘档案中的潜在信息。为了应对更加复杂的档案管理工作需要，事业单位必须配置必要的档案管理设施设备，保持档案管理设备的持续更新，开发功能更加完善的档案管理系统，有效应对档案信息化建设的风险，全面提高档案数字化工作的效能，基于有效的设备消除档案数字化风险隐患，发挥档案信息实用价值。四、档案数字化管理存在的现实困境（一）技术人才匮乏的问题目前，基层事业单位人员编制数量有限，档案专业技术人才配置相比其他专业技术人才数量严重不足。虽然事业单位认识到加大档案技术设备投入的重要性，但是未能高度重视引进档案技术人才。一方面，基层事业单位对档案技术人才的吸引力不高，工作任务相对繁重，因此影响了对高端档案技术人才的吸引力。另一方面，基层事业单位档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员的素养水平总体不高，有些工作人员的年龄偏大，不掌握新的档案管理技术方法，操作设备设施的能力生疏，而且有些人员工作积极性低，安于现状，不能积极更新技术手段。这在很大程度上拖慢了档案数字化改革的进程，不能满足事业单位档案管理改革的现实需要。（二）安全监管不足的问题档案数字化是档案管理的必然趋势，需要事业单位加快赶上档案数字化的时代步伐。为此，很多事业单位以各种策略、方案或思路开展了档案数字化建设工作，同时也使得事业单位的一些档案面临较大的安全隐患。例如，事业单位聘请的外包服务单位的水平相对较低，数字化外包工作不力，服务企业临时招聘人员影响了档案数字化的质量。还有的事业单位专职档案员缺乏信息安全意识，未能及时梳理系统中的安全风险，常因操作不当对系统造成影响，导致数字化档案不符合实际需要，档案信息录入不规范，形成潜在的风险。风险防范意识不高，风险控制能力不强，风险隐患长期存在问题影响了事业单位档案管理的整体水平，给档案数字化后的共享应用带来了较大的风险。（三）管理模式滞后的问题目前，事业单位档案管理工作模式相对单一，传统的事业单位运行模式不适应档案管理工作的需要。一方面，兼职档案员数量较多，档案员往往身兼数职，影响了档案数字化的水平，基层收集上报的档案质量低，或者存在档案上传速度较慢的问题。另一方面，基层部门领导对档案管理的重视程度不够，缺乏良好的档案信息化工作意识，导致档案改革进程较慢，新的技术与理念在基层推广不足。目前，事业单位仅依靠内设机构进行档案管理，档案管理技术水平相对有限，工作运转效率整体不高，1882023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE难以满足档案高度共享的现实需要，还需要构建良好的档案信息管理工作氛围，发挥各方面的积极促进作用。（四）法规制度建设的问题随着事业单位档案工作开放性的提高，各方面将以主体姿态参与到事业单位档案管理建设当中。为了保证档案信息不外泄，档案资源得以安全有序流转，要加强档案管理法规制度建设，以统一的规章制度约束各方面的档案管理行为。但是，事业单位制定的规章制度对外部部门和用户的制约力度不强，缺乏对服务对象的有力影响，因此不利于进一步解决档案管理系统的漏洞隐患。当前制度和相关文件对事业单位在档案数字化管理中的责任义务规定的不明确，存在着技术、流程、运行方面的标准不统一问题。因此，需要加强规章制度的修订，以法制化的思维解决具体的问题，提高档案数字化工作的效能。五、加快档案数字化管理的有效策略（一）加强技术设备投入为了提升事业单位档案信息安全性，保证档案管理数字化的质量，需要加大对档案管理的资金投入，逐步对档案管理设备进行优化。为此，事业单位要积极申请财政资金的支持，做好档案管理设备设施更新的长远规划与近期的预算申报工作，及时申请必要的设施设备，以满足档案管理数字化改革的需要。认真分析当前事业单位档案管理现状，明确阶段性的工作重点与难点，同时做好相关设备的保养工作，以提高资金的利用率，保证档案数字化的持续有序进行。为了弥补档案管理软硬件技术不足的问题，要在明确档案数字化建设总体规划的基础上发挥第三方支持机构作用，以招标采购或技术服务购买的方式获得第三方支持，在专业档案管理机构的支持下开展相关改革工作，从而全面提高档案数字化建设的效能，为档案数字化提供充分的保障。必要时由第三方为事业单位开发档案管理系统提供具体的系统维护服务，并代为培养专业技术人才，达到促进事业单位档案管理更新换代效果。（二）打造高水平的队伍高水平的档案管理队伍对于提高档案管理质量，发挥数字化档案信息的实用价值，实现事业单位档案管理方式方法的创新意义重大。在事业单位加快转型的背景下，要积极打造一支专业化、规范化和标准化的档案管理工作队伍。应当大力引进档案管专业技术领军人才，通过行业内部调转或特殊人才引进的方式获得人才。加强现有档案技术人员的培训，围绕档案管理工作重点进行专业知识的普及工作，不断拓展和延伸档案管理数字化的培训内容，使现有档案员掌握数字化档案管理的实用技术。应当不断加强岗位职责界定，有效调动档案管理人员的积极性，明确具体的档案管理工作责任分工，细化对档案员的具体要求。通过必要的绩效激励改革激发档案管理工作的活力，给予档案员必要的上升空间，这样才能更好地落实档案管理工作的整体任务要求，全面强化基层的档案管理意识，真正打造一支专业的档案管理工作团队。（三）转变档案管理方式为了适应未来档案管理工作的需要，全面体现事业单位档案信息的实用价值，还要转变档案管理工作方式，着力采用标准化、规范化、一体化和创新化的档案管理工作模式。首先，推广质量管理模式。围绕事业单位档案编研命题，及时抽调相关人员开展具体的档案管理工作，划定档案数字化建设的时间要求，明确具体的责任分工与监管机制，以分层化和协作化的方式提高档案数字化效率，保证档案数字化工作达到阶段性成果，加快档案数字化的进程。其次，采用全方位管理的模式。基于严格的档案管理工作制度要求明确具体的责任，从电子化管理系统着眼，大力构建全员参与的工作机制，及时传递档案管理工作信息，促进各方面给予广泛支持。事业单位要保持外部机构的紧密联系，认真梳理档案管理的漏洞，按照 PDCA 循环的方式解决档案管理中的具体问题，实现对档案管理质量进行优化。未来，应当把标准化、规范化、制度化的方式融入到档案管理