探讨同姓同名者人事档案精细管理的路径_逄煜.pdf

|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外25摘要：同姓同名者档案精细管理，是人事档案管理的重要方面。本文列举企业出现同姓同名人事档案问题的事实，分析存在问题的原因，叙述档案精细化管理的内涵，继而探寻同姓同名人事档案管理的接收、增量材料、转递手续、查借阅利用方法，以及提升档案人员素质、专业技能途径，以实现从源头把关。关键词：精细管理；错放；核实；严把；关口我国人口众多，出现一些同姓同名者实属难免。而在社会管理工作中，对这一现象必须引起重视，严防在一定范围或一定事项中因忽视对同姓同名者的精准认定而出现差错。笔者是一名退役军人，在职工人数有1万多人的大型国企综合档案室工作。我们这个企业集团的职工队伍中，重名者达50余人。多年来，我们对这些同姓同名者的人事档案管理一直用心加以了甄别，从而未出现过差错。但从去年我们在协助政府某部门核查比对青岛市的吕某与我单位与其同名的吕某的人事档案，纠错的处理过程及情况分析来看，对同姓同名者的人事档案管理必须用心对待、精细管理，从源头把关，以避免出错。现将以上所提及的查找过程情况公之于众：1 两个吕某N多的个人档案材料相互错放的事实和原因分析自2018年8月起，退役军人事务部先后下发退役军人和其他优抚对象信息工作方案关于进一步做好退役军人和其他优抚对象信息采集工作的通知等相关文件，对全国的退役军人和其他优抚对象进行信息采集工作。信息采集的主要内容包括退役军人和其他优抚对象的个人身份信息、政治面貌、兵役类别、基本生活状况等项目，其中涵盖户籍、救助、社保、医疗、住房、抚恤优待、服役及安置情况等多项基础信息和照片。退役军人吕某因暂时处于失业状态，其个人档案存放于青岛市就业服务中心。2020年下半年，在开展青岛市退役军人和其他优抚对象信息采集工作时，吕某持从其个人档案中复制的应征公民入伍登记表和义务兵退出现役登记表前往所在街道办事处登记个人信息，街道办事处工作人员发现吕某所持的两份表格与其实际情况不符，即表内登记的“吕某”的有关信息与现场的这个“吕某”相对照，明显不是同一个人。之后，吕某又回到青岛市就业服务中心，查找自己的档案中为何存有与探讨同姓同名者人事档案精细管理的路径文/逄煜其本人不符的材料，并表达不满。为此，青岛市就业服务中心的工作人员开始查找吕某档案材料信息与其本人情况不符的原因。经调查核实，全市同姓同名的吕某共有16人；再经详细筛选比对，发现现在青岛城运控股交运集团某基层单位工作的在职职工吕某与失业的吕某不仅同姓同名，而且都是退伍军人。进一步查阅研判交运集团吕某（以下失业人员吕某简称吕某，交运集团的吕某简称吕某）的个人档案，发现其中的退役鉴定表、走访表、奖励登记表、军衔报告表等14件档案材料均与其本人（吕某）的情况不符，即：这14件档案材料好像是吕某的。据此，再比对研判吕某存放于再就业服务中心的个人档案，发现其中的职工登记表、入团志愿书、入伍批准书、体格检查表等12件档案材料都与吕某的情况不符，而恰恰与吕某的情况相吻合。这样，青岛市再就业服务中心的工作人员与交运集团综合档案室的工作人员共同对两个吕某的个人档案材料现场进行了比对与核实。通过严肃认真地调查落实与研判，于2021年3月，将原错放于吕某档案中的14件原始档案材料，改放于吕某的个人档案之中；同理，又将原错放于吕某档案中的12件原始档案，改放于了吕某的个人档案中。至此，同姓同名的两个吕某的个人档案中N多相互错放的档案材料回归到了正确的位置，双方分别到各自辖区的街道办事处办理了退伍军人信息采集登记工作。由于市就业服务中心和交运集团工作人员的积极协调和认真核查，多年来长期存在的两个吕某个人档案中若干材料相互错误置放的问题得到了纠正，消除了后患。那么，两个同姓同名的吕某的个人档案怎么会出现20多件原始档案材料相互错放的失误呢？在工作过程中，我们发现，原来两个吕某的档案中共有6处相同之处：一是两人参军前后同属青岛市街道办事处；二是两人同年出生；三是两人同年同月同日参军入伍；四是两人同年同月同日退出现役；五是两人复员后同时分配到青岛车辆厂工作（两人不在一个车间，也不相识）；六是两人各自的母亲均姓孙，并且她们还都曾在青岛卷尺厂工作。同姓同名的两人，相互间有着多处相同或相似的信息，这种现象实属罕见、也真巧合。据此，我们分析认为，两个吕某的职工档案中之所以出现上述错放的问题，可能是当年的所在街道办事处的工作|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外26人员在工作中有所疏忽所致。2 档案精细化管理的内涵精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家企业管理的一种理念，它是社会分工精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。根据笔者理解，档案精细化管理主要应包括以下内容：一是精细化规划。主要包括档案材料的收集整理、分类、编号、查借阅等工作的整体谋划。随着信息化的发展，档案工作精细化规划考虑的细节越来越多、越来越细，以至于每个节点、每个过程都明确、具体，以获得档案利用更便捷、更高效。二是精细化解剖。将档案管理中存在的内容，多层次展现、多角度展示，体现社会分工的精和细，体现服务质量的精和细。也就是，将档案内容逐一分解为具体的数字和程序，使每个档案都有个性，看得见、摸得着。三是精细化操作。精细化管理是相对于粗放型管理而言。档案管理精细化操作，是指档案从进入到档案室开始，每个环节的运作。精是指精益求精，是一种态度，一种文化；细是指细致、细节，能细则细的一个工作单元，要求每一项操作都致微致小。四是精细化管控。档案精细化管控，是指档案登记、查、借、阅全过程标准化、规范化、专业化的管理和控制。3 对同姓同名者的职工档案精细化管理方法虽然以上这件事的处理工作已经结束了，但通过对这一案例的原因分析，笔者认为，如果不能从这一案例中发现存在问题的原因，并强化管控措施，这类问题还可能再发生。因此，职工档案管理工作中，对同姓同名者要格外关注、特别用心辨析识别，这是减少工作出现差错的必须。根据笔者多年的工作经验，为力避同姓同名者的职工档案在管理上出错，应把功夫下在预防预控上，重点把好六个关口：3.1严把职工档案接收的源头关职工档案接收时，一旦发现出现同姓同名者，在登记时，就应当进行恰当的区分。如，可以从案卷题名、性别、年龄、工号、身份证号、工作单位、工作岗位、进入本系统时间等方面加以标注。其中，“工号”和“身份证号”两者分别作为唯一条件，均可以采用。但身份证号的位数较多，不太容易被记住，最快捷、准确的方法是采用“工号”来标注，这个“唯一”简单易记，适用于HRP人力资源管理系统、数字档案管理系统及各类表格，能达到快速检索的目的。如果是新增人员与老职工出现同姓同名者，除满足唯一条件外，应在“案卷题名”中加以区分，如果是两名同姓同名者，同性可用大小、异性可用男女区分，即“*职工档案（大）（小）”，三名以上同姓同名者，可用ABCD或123区分，即“*职工档案（A）（B）”，在“进入本系统时间”处标注进现工作单位时间，作为辅助项参考。像上述两位同姓同名的吕某，过去由于参加工作的经历较长，变换的单位较频繁，因此最初在职工档案接收、整理等各个环节，或多或少会出现一些问题，容易出错。若忽视了对同姓同姓者档案的识别区分，管理就会从源头上出现盲区。这种情形下，即便有多个档案工作人员同时或先后经手管理，也不太容易发现存在的隐患或发生的问题。加之早期没有计算机设备管理的年代，处于原始的手写目录和手工检索，后来虽说运用了计算机操作，使用execl表格作案卷目录，但同姓同名者的识别问题仍然没有得到解决，以至于缺失、错放以及“人档分离”等现象时而发生。现在使用HRP人力资源管理系统和数字档案管理系统来管理职工档案时，可以通过“工号”“身份证号”检索，快速查找到多个同姓同名者，对接收、整理、著录、原文挂接、转递及移交等各个环节出现的问题及时加以改正。因此，针对同姓同名者的档案管理，从源头上精准施策，是严防出错的首要措施。3.2严把人事档案增量材料的鉴别关向人事档案中添加新增纸质材料时，对同姓同名者的增量材料要尤其注意。即，凡是向重名者的人事档案放入新材料时，在使用工号登录的同时，还要对其出生年月、性别、身份证号等字段进行鉴别；新增的纸质材料一定要在精准识别所属者并正确分类后，再按类件号顺序存放于原始纸质档案卷宗之中，并还须与电子档案相一致。如果在鉴别过程中，发现还缺少其他类别的档案材料，应先列出缺少目录明细，积极主动联系人力资源部门，与材料出具单位和部门进行相匹配的对接，补全人事档案中缺少部分，使增量材料真实有效、齐全完整。当综合档案室接收增量材料时，首先看的是材料的基本信息，如果发现信息一致，要在这个管理环节防微杜渐，严防把同姓同名者的原始材料错放。3.3严把人事档案转递手续的出口关因职工离职或退休等相关业务办理职工档案转递手续时，对档案转递前的“出口关”进行严格审核尤为重要。这个环节中，对拟转递的人事档案，凡属同姓同名者的，要格外用心辨析，认真对照纸质档案和电子档案，逐条逐项地严细审核把关，确保拟转递的人事档案与其本人相符而与其他重名者无关。因为如果转递出去的人事档案是同姓同名的另一人的，无论是当时发现，|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外27还是今后遇到问题再发现，都是严重的过错，甚至还可能给组织或本人造成不良的影响或经济损失。因此，人事档案在流出本单位时，就要严防把同姓同名者的档案弄混淆。这样严细认真地去做，才能避免档案转递移出本单位时出现不应有的过错。3.4严把人事档案的借阅利用关在调阅人事档案时，如果调阅的是同姓同名者的人事档案，应特别引起重视。首先要经过档案借阅利用审批、人事档案出入库登记、档案移出移进登记和档案借阅利用效果登记等台账，对档号、借阅人、借阅内容、借阅部门负责人、档案部门负责人、出库时间、出库内容、出库人、入库时间、入库人、移进时间、移进内容、移进人、移出时间、移出内容、移出人、利用效果逐项逐条登记以外，还需在备注一栏加注“同姓同名”的标识，并在系统中标注同样的对应标识，做到档案借阅有记录、档案归有记录、档案出入库有记录、档案移出移进等记录，借阅人和经办人都需要签字确认。通过层层地登记和严格规范地管理，严防因为借阅的是同姓同名者的人事档案，而在借阅方面发生错误。并且一旦发现问题，可通过上述台账，在最短时间查找到流转轨迹，以便及时地纠正错误。3.5严把档案管理工作人员的职业素养关要从提高档案管理工作人员的思想政治水平，坚定政治立场，树立高度的法制意识和正确的事业观、价值观，养成良好的保密习惯，具备全心全意为企业服务的精神，是否能够切实为企业各项工作服好务，为企业决策当好参谋的重要保障等方面，加强档案管理人员的教育和培养，以档案管理工作人员应具备的职业思想、职业道德、职业技能、职业作风、职业纪律为内在要求，不断提升档案管理人员的综合素养，与新时代档案管理工作高质量发展的新任务相适应。档案管理人员要以良好的思想、严实的作风履行自己的工作职责，抱着对组织负责、对职工负责的强烈责任心去认真对待每一份人事档案，积极做好职工档案接收、整理、著录、扫描、原文挂接、归档、利用、统计、编研、鉴定等各节点的全生命周期的管理。3.6严把档案管理工作人员的专业技能关在按工作标准、工作流程从事人事档案管理工作时，应对同姓同名者的档案管理方面格外用心、严细管控，严防在自己经手的工作中对同姓同名者的档案管理出现过错。例如：(1)每天记录工作日志的时候，除按照六大条的模式记录一天工作过程中的工作量、出现的问题、改进的措施和方法、工作创新点和完成情况以外，第七条单列一段，将当天遇有同姓同名者的职工档案出入库、查借阅、移入移出等业务情况的办理过程逐条进行记录，一目了然，一旦发现问题，立即处理，使工作更加完善，把出错的点消灭到萌芽之中。(2)可在同姓同名者的职工档案纸质卷皮的右上角用“TT”作标识，以便在今后的职工档案日常管理和其他管理人员借阅利用档案时，从接触到这套职工