提升基层单位档案科学管理水平的途径分析_姜玲.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案148兰台论坛Lantai BBS提升基层单位档案科学管理水平的途径分析姜玲（山西省隰县档案馆，山西 临汾 041399）摘要：本文对基层单位档案管理的内涵进行了简要介绍，分析了提升基层档案科学管理水平的积极意义，研究了目前档案管理中普遍存在的管理体系不完善、人员综合素养不高、信息化发展水平低等问题，并尝试为加强基层档案法规制度建设、落实基层单位档案基础设施建设、完善档案管理制度、加强管理人员队伍培养和管理、优化档案信息化管理模式等方面，提升基层单位档案科学管理水平的策略加以探讨。关键词：基层单位；档案管理；有效途径一直以来，基层单位档案管理都是我国档案工作中的基础和重要组成部分。只有充分保障基层档案管理质量与效率，才能为我国档案事业的良好持续发展提供必要支持。基层单位档案往往具有内容繁琐的特征，而且随着国民经济的发展与时代的进步，基层单位档案管理的对象也在不断增加，管理难度进一步加大，需要积极探索提高档案科学管理水平的途径。一、基层单位档案管理概述（一）基层单位档案管理的内涵总体来看，基层单位档案管理主要可以划分为以下四部分。第一，档案收集。对档案资料进行收集是基层单位开展档案管理工作的基础，需要由工作人员按照相关规范对符合要求与规范的资料进行收集。同时，检查资料的规格、页数以及签章情况等。如果存在档案资料不符合规范的情况，需要重新进行收集与处理。在此基础上，工作人员需要对档案资料进行清理，并按照不同类别对档案资料进行统一签收、登记和管理。第二，档案整理。基层单位档案类型较多、内容较为复杂，不过基本上可划分为人事档案、文书档案以及业务档案三部分，需要分门别类地进行规范整理。人事档案的整理需要以地方政府规定的编制标准为基础，按照既定要求和规范进行统一编制与整理。文书档案的整理则需要根据目前的统一标准，着重从时间、类别等方面出发并加以整理。业务档案的整理则需要根据基层单位自身实际情况，从业务工作实施与管理层面出发，以业务内容、管理特点等作为档案整理的重要依据。第三，档案保管。档案保管是基层单位档案管理的基础，直接关系到档案本身价值是否能得到充分凸显和利用。随着信息化时代的发展，当前基层档案管理主要包含纸质档案管理与电子档案管理两大部分，需要采取不同的管理策略与措施来保障管理实效。纸质档案的保管应当建设专门的档案室，做好防潮、防火、防尘、防虫等工作，同时完善相应的保管制度，以免纸质档案在保管过程中因人为原因而出现损伤、破坏、丢失等情况。而电子档案的保管则需要建设数据库，完善相应的信息化系统，保障数据库的安全性与稳定性，适当开放档案权限，加强数据安全防护。第四，档案利用。基层单位档案包含大量内容，其中不乏各种有价值的数据和信息，基层档案的利用除了最基本的基础价值利用之外，还包含深层价值利用。基础价值利用是指能够直观地通过档案数据与信息所获取的价值，如记录历史数据、为开展相关业务活动提供依据等，主要体现在档案数据本身的记录性上。而深层价值利用则是借助现代信息技术，尤其是云计算技术、大数据技术等，对深藏于档案信息之中的数据内容等进行综合化、深层次的挖掘，借助技术工具实现对海量档案信息的有效处理，进而从中挖掘出更为抽象且难以被发现的价值，并为相关工作、活动、决策等提供重要支持。（二）提升基层单位档案科学管理水平的意义在新时代背景下，提升基层单位档案科学管理水平具有重大意义。首先，全面改善传统档案管理模式中存在的缺陷和问题。各基层单位在档案管理中存在各种问题，如档案管理制度不规范、档案内容复杂、档案管理程序不健全、管理人才缺失、管理理念滞后、对档案的保管和利用不到位等，严重影响基层单位职能作用的发挥以及档案价值的发挥。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S149兰台论坛Lantai BBS而积极推动基层单位档案科学管理水平的提升，则能够以科学、先进的管理理念为基础，针对档案管理实践中存在的问题，通过合理的策略与措施加以改善，进而提高管理质量与效率，在保障基层单位职能作用有效发挥的同时对档案本身的价值进行深度挖掘与充分利用。其次，推动基层单位的良好持续发展。在时代快速发展、社会不断进步的大背景下，基层单位也需要顺应局势，积极创新并探索科学合理的发展路径。而提升档案科学管理水平，往往需要借助现代化管理技术、理念、方法等。将信息技术、先进管理理念等融为一体运用到基层档案管理工作中，能够为基层单位的发展注入新活力，提供新支持，促进单位的良好可持续发展。最后，增强档案管理的安全性。新时代背景下，现代信息技术为基层单位档案管理提供了多方面的支持，有利于管理质量与效率的同步提升。然而信息化时代也给档案管理带来了新的挑战与问题，其中最显著的一点便是安全隐患增加。通过提升档案科学管理水平，能够针对信息化时代档案管理面临的安全威胁和风险，针对性地加强防护与管控，从而增强管理工作的安全性。二、基层单位档案管理面临的问题（一）管理体系不完善基层单位档案管理体系不完善主要表现为管理权责划分不明确、管理制度不健全、管理程序不规范等。基层单位档案管理涉及诸多内容，相应的管理难度较大，需要在明确相应原则的前提下才能保障管理实效。而管理制度的缺失，则会导致管理工作的开展缺乏科学依据与有力保障，相应的管理质量难保证，很容易出现标题欠缺、序号不足、目录缺失等问题。至于管理程序的不规范，则意味着档案管理过程中缺乏标准化要求，管理过程很容易受管理人员的主观意愿所影响，管理规范性无法充分保障。（二）管理人员综合素养不高当前，基层单位档案管理人员综合素养较低，难以完全胜任管理工作。一方面，管理人员数量较少，而档案管理工作较为繁琐且内容量极大，存在明显的人手不足问题；另一方面，管理人员在专业知识、专业技能、工作经验、信息素养、政策与制度掌握情况等方面难以完全满足标准，进而影响他们的工作质量与效率。（三）数字化、信息化、智能化水平低进入信息化时代，基层单位档案管理也逐渐朝着信息化方向发展。不过由于资金投入不足、硬件建设不到位、软件选择与系统搭建不合理、更新速度慢、信息化管理功能不够丰富、档案检索工具选用不当等原因，导致基层档案数字化信息化、智能化水平并不高，需要尽快加以改善。而且信息化水平低，还会导致相应的档案资料可利用价值难以被充分利用，尤其是大数据、云计算等技术的利用不到位，会导致档案利用只能停留在基础价值利用层面，很难深层次地对其中蕴含的抽象化信息等进行充分挖掘与利用。三、提升基层单位档案科学管理水平的有效途径（一）加强基层档案法规制度建设以完善的法律法规体系支持基层档案管理工作的开展，是推动档案管理标准化、科学化发展的基础和要点所在。相关法律法规和政策制度既能为档案管理提供必要的依据，也能带来强有力的法律保障，有效避免因各种人为原因而出现的档案管理问题，尤其是在违规乃至违法操作方面。以中华人民共和国档案法为基础，着重关注该法律在近年来的修订情况，把握其修订发展趋势，地方政府和相关职能部门应当以其为基准，结合本地实际情况出台相关政策与制度，并推动档案管理规章制度在基层的全方位、全员覆盖，系统化地组织基层单位人员尤其是档案管理人员学习行政执法、档案法律法规相关知识。同时，加强对执法人员的队伍建设，真正贯彻依法行政、依法管党的基本理念，为基层档案科学管理水平的提升提供必要的法律支持。（二）落实档案基础设施建设基层单位档案管理需要相应的基础设施作为必要支持。不管是传统的纸质档案管理，还是信息化背景下的数字档案管理，都离不开对应基础设施的支撑。地方政府与相关部门应当根据国家相关规范以及地方实际情况，完善基层档案管理的基础设施标准与要求，投入足够资金，制定合理规划，积极推动相应的基础设施建设工作落实。建设专门的档案馆库，对档案管库的占地面积加以确定，配备齐全的设施设备。将档案库房和办公用房、阅览室等分开，对档案库房的防火、防潮、防暑、防尘等工作加以落实，并安排专人进行管理。根据实际需要配置好相应的软硬件设施，确保计算机、光盘、磁盘乃至服务器等配置齐全，选择合适的专业化管理系统与软件，有效支持基层档案管理工作的良好开展。（三）完善档案管理制度基层单位档案管理制度的完善，需要从多个层面落实。首先，明确管理权责的划分。根据实际情况对基层档案管理的权利、责任等进行明确划分，将具体责任落实到具体的岗位乃至人头上，同时完善相应的奖惩制度，严格要求相关人员按照制度规2022 年 第 6 期黑龙江档案150兰台论坛Lantai BBS范做好本职工作，落实自身的责任。这样能有效避免档案管理中出现权责混乱、权力冲突、互相推诿责任等情况。其次，优化档案形成的管理制度。档案的形成主要包含档案收集、整理以及保管三个环节，每一个环节都直接关系到档案本身的质量，自然也会影响后续的档案管理与利用。因此，要通过科学合理的制度，对相应的程序、操作等加以规范。就档案收集而言，需要以国家相关法律法规为基础，严格把关对资料的来源、类型、信息真实性与可靠性等进行严格审核。但凡达不到收集要求的档案，需要采取相关措施加以处理，直到其达到要求后方可进行有效收集积极推动具有地方特色的档案资料纳入接收范围，加快本地重要人物档案库、风土人情档案库、民俗文化档案库的建设进程，进一步细化和规范档案收集工作。就档案的整理而言，需要对具体的整理流程加以规范，制定科学可行的档案分类、组合、排列、编号相关制度，并对档案的价值存储期限、档案整理标准、档案资料处理等重要内容加以规范，尽可能保障档案整理工作的有序性和有效性。就档案保管而言需要对使用指定的档案盒、标签粘贴、目录制定、特殊档案盒侧面标记、档案分类保管、档案防火与防湿等加以规范。这样既能保障档案的安全，也能为档案的查找使用提供支持。最后。完善档案的管理制度，广泛覆盖档案保密、档案利用、档案鉴定销毁、档案统计移交、档案管理人员离岗清点等内容。其中，档案保密制度应当以档案法和保密法为基础，确保档案材料安全，不能丢失和遗漏重点，加强对绝密、机密档案资料的管理。严格按照相应的权限审批制度落实查阅和借阅工作，档案人员不得向外泄露机密档案资料，更不得随意携带档案材料离开档案库管。但档案的利用相关制度则主要围绕档案查阅、借阅以及审批等规范相关活动，要求所有人员爱护档案材料，不得随意涂改、拆散、撕毁、折叠、勾画、抽取档案中的材料，并按时将借阅的档案进行归还。如需复制档案材料，必须经过相关领导批准。档案鉴定销毁制度则着重围绕鉴定工作与销毁工作开展。对不具备归档和存查价值的文件材料进行销毁，其中，档案鉴定需要由专门的档案鉴定小组落实，着重对档案的保管期限加以鉴定。档案统计移交制度则着重围绕统计台账、档案移交等进行规范。统计台账的建立一定要做到真实、可靠，并且需要根据实际情况划分为多个类型。而档案移交工作的开展则需要按照相关规定进行操作，保障移交双方的有效对接，确保移交手续办理齐全且相关依据齐备，避免出现材料不齐、档案遗失等情况。档案管理人员离岗清点制度则是对档案工作管理人员离开工作岗位的相关活动进行规范，需要对所有档案进行清点和交接，而且交接时间与地点均需要进行严格规范。在交接时需要按照相关要求清点数目，确保归档材料的完整性、准确性与系统性，填写好档案移交清单、档案文件交接目录等，并且在认真核对后方可完成交接。（四）加强管理人员队伍培养和管理基层单位需要积极落实档案管理人员队伍培养和管理工作，全面提高管理人员综合素养，有效避免和减少人为失误所导致的档案管理问题。对档案管理人员的专业能力、法律法规和章程制度的了解情况、信息素养、职业道德等提出明确要求，进而指导相应的人员招聘、考核、培养等工作的开展。基于实际情况，合理组织档案管理人员参加专业培训，安排经验丰富的专业人员到基层进行工作指导，逐步提高档案工作人员的综合素养，确保在岗的管理人员能够完全满足实际工作需求。加强人员管理，落实绩效考核工作，构建随机抽查监督机制，要求档案管理人员严格按照规范与相关法律进行操作。及时对档案管理问题进行追责处理，尤其要对人为失误或错误所导致的问题进行严