提升事业单位档案信息化建设的方法策略_成博.pdf

952023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛提升事业单位档案信息化建设的方法策略成博（吕梁市规划和自然资源局，山西 吕梁 033000）摘要：为了推动事业单位档案信息化建设，需要明确事业单位档案信息化工作的现状，把握信息化工作任务核心与具体工作步骤，深度总结档案信息化存在的障碍，基于科学化、标准化、规范化、创新化的思维加快档案信息化建设进程，满足档案信息化管理需要。本文主要总结提高事业单位档案信息化建设质量水平的方法策略。关键词：事业单位；档案信息化建设；优化措施档案信息化是发挥事业单位档案资源实用价值，完善档案信息资源的管理体系，提高档案服务效能的重要手段。档案信息化建设要具有系统化与科学化思维，把握档案技术的发展趋势，明确档案信息化的阶段任务，合理使用有限的资金，优化具体的责任分工，不断提高档案信息化建设效能，充分展示档案信息资源的价值，形成良好的档案信息化建设氛围，推动相关工作科学有序进行。一、事业单位档案信息化工作的基本理念事业单位档案信息化工作以档案信息的共享服务为出发点，是适应档案信息化建设工作的整体规划，提高档案事业发展水平的重要工作。档案信息化以基础设施建设为支撑点，以信息化档案资源建设为核心，强调提高档案资源的利用率。档案信息化建设工作还以组建专业技术人才队伍为保障，依托技术创新实现档案资源的深度挖掘。包括加快档案数字化的进程，适用新型的档案信息化标准、制度规范和评估机制，着力消除档案管理中的明显漏洞，降低档案维护成本，满足人民群众对公共档案使用需求，推动档案管理向大数据、云存储和智能化方向发展。总之，事业单位档案信息化工作内涵更加广泛，需要基于先进的理念对档案进行深度挖掘，最终实现推动事业单位实现深化改革目标。二、事业单位档案信息化的目标和主要任务（一）档案信息化的目标档案信息化的主要目标是挖掘和使用事业单位的档案信息资源，发挥档案资源在事业单位决策作用，提升公共服务质量，优化国家公共领域政策，满足人民群众对公共档案获取需求。具体来说，需要相关职能部门围绕档案信息化规划加快基础建设，积极申请档案信息化经费，依托财政支持稳步推动现有档案的数字化建设。构建先进的档案管理系统，从技术设备上进行全面革新，实现档案的自动化收集。开发专业的档案数据库，基于数据库实现档案的数字化管理。实现档案技术人才的整合，由多渠道配齐配强档案管理队伍，基于档案信息技术的需要加强相关技术普及，提高档案信息系统使用的广泛性。未来，还要以档案信息资源建设为中心，建立专业化、智能化、标准化的档案信息共享的平台，提高档案信息资源实时互动水平，依托该平台满足各方面对事业单位档案信息的使用需求，全面提高档案利用效率，符合社会的发展需求，在大力开发特色档案的基础上建成事业单位档案品牌。（二）档案信息化的任务档案信息化是一项持续化、科学化、专业化较强的工作，需要按照实际情况拟定阶段性的工作重点。就目前情况来看，事业单位档案信息化建设任重而道远，做到将夯实基础与跨越式发展同步进行。首先，事业单位档案信息化应当贯彻国家有关政策和上级主管部门的具体要求，拟定档案信息化工作的总体规划，明确阶段性的工作重点。其次，事业单位档案信息化应当具有常态化思维，能够积极普及档案法规，形成各方面相互配合的机制，明确阶段性的档案信息化建设工作责任分工，发挥好上级部门与专业技术单位的监督指导作用，从而促进档案信息化具体任务的有效落实。新时代的档案信息化建设的重点一般放在纸质档案的数字化上，重点建成档案数据信息的备份基地，着力增强档案数字信息交互性，借助智能化的设备进行档案自动化管理，从而在信息化建设中发挥档案的应用价值，不断展示出档案信息化的积极作用。三、事业单位档案信息化建设存在的障碍（一）硬件设备的障碍目前，事业单位用于档案信息化改革的经费有962023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS限，上级财政部门给予的经费支持不足。在时间紧、任务重、工作头绪多的现实下凸显了技术设备的不足。有的事业单位自身也没能充分认识持续更新技术设备对于档案信息化的重要性。还有些事业单位在档案信息化建设时倾向于一步到位，未能根据实际情况制定合理的工作方案。由于技术设备更新速度慢，一些重点设备的引进不足，缺乏设备租赁或借用的思路，使得事业单位档案信息化仅集中于某一领域，有些设备配置不足，有些设备存在超期使用的现象，或存在设备闲置的情况，未能有效形成档案信息化设备体系，整体上不利于体现信息化档案的实用价值。（二）资源质量的障碍事业单位的档案信息类型多样，档案资源相对丰富，这与我国事业单位建设时间普遍较长和长期积累历史档案分不开。但是，事业单位目前缺乏优质的信息化档案资源，尤其缺乏特色信息化档案，一些珍贵的业务档案仍以纸质文献的形式出现，未能以专业技术手段完成档案数字化制作工作。很多事业单位档案信息化水平不足，信息化档案资源精细化的建设水平较低，一些重要的数据、图片或视频无法实现网络化供给。还有很多档案存在数字化水平质量不高，数字化建设程度较为粗糙，档案存储随意，档案信息资源管理较为混乱的情况。由于缺乏专业的数据库，缺乏先进的管控标准，使得一些数字化的档案资源难以发挥应用价值，无法有效在“互联网+”环境下实现档案的广泛共享。（三）安全保障的障碍安全风险是基层事业单位进行档案信息化建设时面临的最大风险。由于缺乏相关的软硬件设备和人才支持，在档案信息化过程中难以有效发现和消除来自网络的漏洞，使得一些重要档案信息安全风险被放大，容易出发突发安全事件。一方面，事业单位人员对档案信息建设的安全防控意识有待提高，有时未能加强档案信息资源的实时化控制，一些人员的不当操作可能导致档案信息风险，严重的还会造成档案篡改或损毁。另一方面，事业单位当下运用的档案管理系统身份识别能力不足，无法有效划分使用权限，使得一些用户可以轻易获得机密档案或重要档案信息资源，造成了一些档案信息的外流，严重影响了档案安全，并且为档案系统的安全埋下了隐患。因此，档案安全问题已经成为制约档案信息化进程的主要障碍，还需要事业单位加以重视并优化。（四）人员素质的障碍事业单位缺乏专业的档案信息技术人才，现有人员不熟悉档案信息化的管理方法，缺乏档案信息化的整体意识，随意的操作方式严重地增加了档案安全隐患。目前，事业单位普遍缺乏档案信息技术领域的高端人才，未能组织人才配置全面、均衡和有创新力的团队。例如，有些事业单位受到人员编制的限制，不能持续引进更高级别的档案技术人才，档案人才建设处于相对滞后的境地。还有的事业单位缺乏对档案员的培训意识，不能提升现有档案员的信息技术素养，无法使现有档案员适应信息化改革需要，影响了档案信息化的效能。人员素质低下，档案信息化氛围不浓厚，缺乏必要的法律意识和技术常识，使得档案信息化的进程较慢，档案信息化过程付出了高昂成本。（五）监督控制的保障加强档案信息化的监督控制，及时评估档案信息化的情况，确定档案信息化阶段性要点，可以有效控制档案信息化工作质量和进程。但是，一些事业单位领导更关注档案信息化速度，未能关注档案信息化质量，没能针对性解决档案信息化进程中的有关标准、监督、控制方面的问题，未能及时发挥第三方的技术评估作用，不能组织技术团队对档案信息化的制度进行修订。档案信息化绩效考评的使用不足也不利于及时分析和找出档案信息化工作的短板。由于缺少必要的监督评估，相关方仅注重档案信息化成果，未能注重档案信息化建设的过程，未能形成良好的互动沟通机制，不利于消除档案信息化的隐患。四、加快事业单位档案信息化建设的策略（一）强化信息化基础建设相关部门需要总结档案管理信息化建设的经验，尤其要重视参照国外相关机构和我国现阶段的主流技术拟定档案管理信息化建设的基本方案，在工作中把持续更新档案信息技术设备作为重点，重点补强档案数据信息自动化存储设备，开发专业的档案共享系统，从保证档案信息安全角度对档案信息化环境进行建设。拟定具体的档案设备更新计划，持续增加档案信息技术设备更新的资金支持，做好具体的预算申报工作，依托财政资金加强档案管理局域网建设，积极推动档案电子信息系统与政务系统的衔接，为事业单位搭建综合性的电子档案管理平台，并且围绕档案信息的共享使用需求促进技术手段的全面更新。未来，档案信息化建设应当瞄准大数据，注重从云角度进行档案技术升级，夯实档案管理的硬件，不断体现档案信息的开发价值，借助信息技术手段实现对档案资源的深入挖掘，满足各方面的档案实用需求。（二）推动档案资源数字化首先，加强档案信息数据库的建设工作，开发972023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛更高层级的档案信息检索目录出发，对现有档案卷级目录进行数字化管理，从而为进一步实现高效、全覆盖和精准化的档案检索奠定良好的基础。其次，加快档案数字化的进程，围绕档案信息资源的使用需求分阶段、分类别和分部门推动档案数字化，发挥各方面人员在档案数字化中的积极作用，重点做到珍贵档案和濒危易损档案的率先数字化。开展好档案数字化的试点工作，选定事业单位某部门进行档案数字化试点，积累适用本行业、本单位和本系统的档案数字化工作经验。最后，设定档案数字化工作绩效考评标准，包括年度、季度和月度工作量，保证档案数字化按照既定要求进行。事业单位还要加强档案信息中心建设工作，发挥档案信息中心在档案数字化中的统筹指导作用，依托档案信息中心进一步加强档案数字化归档，合理优化配置相关技术资源，指导各部门提高档案数字化工作水平，有效解决档案数字化中的问题，实现档案数字化高效进行。（三）加强安全保障建设事业单位应当整合力量加强档案信息的安全保障体系建设工作，重点完善档案信息化的工作制度，出台具体的档案信息化管理操作程序。针对事业单位档案信息化运行的状态，典型案例和阶段性工作阶段进行综合部署。各级档案部门应当加强对档案管理系统标准化建设，确保档案数据信息的安全，保证档案真实有效。例如，积极加强内外部网络的建设，大力实现档案的分类管理，包括加强档案访问用户的身份验证，实现对档案的异地备份和有效核对，发挥密钥管理的积极作用。着力提高全员档案信息安全意识，加强网上信息的检查核验工作，防止出现档案信息泄密事件。档案管理部门还要及时梳理档案使用信息，运用大数据技术对档案信息流进行全过程监控，及时捕捉并防控潜在的风险因素。新时代应当加强档案信息网络安全建设的宣传工作，形成良好的档案安全防控氛围，针对性消除各种隐患。必要时发挥第三方的技术监督与评估指导作用，准确预判档案信息化的风险，依托专业机构消除安全风险方面的隐患。（四）建立档案人才队伍首先，大力引进具有档案信息技术背景和事业单位行业背景的档案人才，增强档案信息技术岗位编制，组建档案管理技术团队，提高档案管理的专业性。其次，尝试通过人才交流、内部选调、公开招考或特殊人才引进的方式延揽专业人才，拓展人才引进的路径，必要时可以通过档案建设项目引进人才，发挥第三方技术机构人才的积极作用，解决档案管理人才不足的问题。未来，还要加强档案管理技术智能的培训和工作成果普及，不断扩大档案信息化技术的普及范围，围绕重大工程项目和上级机关出台的档案管理要求组织开展相关技术技能培训活动，强化档案信息化建设氛围，促进各方面积极参与档案信息化管理实践，夯实档案信息化工作的组织基础。同时，还要激发档案管理人员的活力，注重通过一系列的绩效考评激发现有档案员的改革活力，从而推动事业单位档案管理工作持续创新，推动档案信息化的不断进步。（五）强化档案管理监督档案管理信息化应当纳入事业单位监督控制体系，依托技术监督、上级考评和绩效分析等手段指出档案信息化建设的问题，切实降低档案信息化工作的成本。首先，加强档案信息化的组织领导与日常管控。确立各级人员和部门的责任使命，切实发挥各极领导在档案信息化中的督促作用，由专职领导及时过问档案信息化建设工作存在的主要障碍，并且督促各部门落实好相关工作任务。其次，形成完善的绩效考评体系。对档案信息化工作进程进行考评，指出档案信息化的漏洞，推动相关工作的有效整改落实。第三，广泛征求信息化档案资源使用方的意见建议，建立完善的信息反馈机制，从而找出档案信息