文书档案规范化管理研究_张霞.pdf

|兰台纵横|2023.2 下兰台内外51摘 要：文书档案规范化管理是实现文书档案管理标准化的重要体现，也是提升文书档案管理质量和水平的内在要求。文书档案规范化管理，体现在组织、流程及制度的规范化方面，也展现了文书档案管理的统一性、效率性和高质量。本文在探讨了文书档案管理意义和内容的基础上，分析了文书档案不规范的原因，并提出了文书档案规范管理的具体举措，在提升文书档案管理规范性方面进行了有益探索，具有积极的现实借鉴意义和价值。关键词：规范化；文书档案；档案管理“规范化”是指明文规定或约定俗成的标准，并按照既定标准、规范的要求进行操作，使某一行为或活动达到或超越规定。具体到文书档案规范化管理而言，就是指文书档案管理活动按照既定的标准、规范要求，使其符合或超越既定规定1。近年来，国家档案局陆续颁布和出台一系列标准和规范，如文书类电子档案检测一般要求缩微胶片数字化技术规范归档文件整理规则纸质归档文件装订规范，为文书档案规范化管理提供可靠保障，也进一步提升文书档案规范化管理水平。1 文书档案规范化管理意义文书档案管理从其文书形成到档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计，既要遵照文书规律和要求，也要执行国家档案管理方面的法律法规。遵循行业管理规范，使其每一个环节都能做到规范管理，实现文书档案管理水平和质量的整体提升2。1.1实现文书档案管理统一规范化与标准化相生相伴，二者互为一体，规范化离不开标准，标准是规范化实现的重要保障。推动文书档案规范化管理，一方面，需要建立健全文书档案管理法规、标准和规范；另一方面，健全的标准制度的建立，又会促使文书档案管理更加规范，让文书档案收集、整理、鉴定等每一个环节之间协同更加顺畅，管理更加规范，也使得文书档案管理更趋统一。文书档案案卷需要严格执行文书档案案卷格式，包括案卷卷皮格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分排列格式，均做出了统一规定和要求3。1.2提升文书档案管理效率随着信息技术的快速发展，办公OA系统的应用，电子文书档案越来越多，信息软件系统广泛应用于文书档案管理，极大地提升了文书档案管理的信息化水平。通过电子文书档案的规范管理，使档案管理过程中的各环节协同工作，进一步提升档案管理信息系统运行效率。电子文件归档与电子档案管理规范统一了电子文件及其元数据的归档范围，明确电子文件归档程序及要求，归档的时间与归档方式，以及电子档案元数据的维护、处置、转移及迁移等等，通过文书档案的系列规范化管理，显著提升档案管理效率。1.3保障文书档案管理质量文书档案规范化管理的结果是其标准化，标准化也进一步促进档案管理的标准化。文书档案规范管理，要求文书档案管理各环节遵守统一的标准，按照统一的标准和要求进行管理和操作，形成同一质量标准。显然，有利于保障文书档案管理质量。根据纸质归档文件装订规范，纸质文书档案规范装订需要坚持稳定性、最小影响性、一致性、安全简便的原则，明确类型A、B、C、D、E五类的装订方式，并对棉纱线、不锈钢钉、书钉、不锈钢夹、浆糊、封套等装订材料均做出统一的规定和要求。据此规范进行装订，确保了纸质文书档案装订整体质量5。2 文书档案规范化管理内容2.1组织规范化文书档案具有较强的行业性、专业性特点，因此，文书档案规范化管理，首先应确保由专门的机构及人员负责。文书档案管理主体应是机关、单位、企事业单位行政主管部门、档案管理部门及人员具体负担。还需要厘清主体责任范围。具体来说，就是要求文书档案管理组织建立规范的组织架构、设立职责明确的文书档案管理岗位，规定规范文书档案管理具体由谁来落实。2.2流程规范化所谓流程规范化，就是指文书档案管理的流程范式要统一和规范。确定规范的文书档案管理流程，以及每一流程的具体步骤和内容。以文书档案归档为例，包括文件材料的收集、判断文件材料是否归档、归档文件的分类和归档文件的排列等四个流程，每一流程又包括相应的内容和要求。归档文件的分类，首先需要确定分类方法，确定分类方案，并要做到文档分类的科学、适用，保持相对稳定，在此基础上制定本单位文书档案保管期限表。文书档案规范化管理研究文/张 霞|兰台纵横|2023.2 下兰台内外522.3制度规范化制度规范化是关于文书档案规范化管理过程中各岗位具体工作的操作程序、步骤、规程、指南的标准化，规定文书档案管理具体怎么做。目前，关于文书档案管理方面的法规和办法，包括档案法档案法实施办法机关档案工作条例党政机关电子公文归档规范文书档案案卷格式电子文件归档与电子档案管理规范政务服务事项电子文件归档规范纸质归档文件装订规范文书类电子文件元数据方案归档文件整理规则，以及机关企事业单位结合自身实际出台的相应的档案管理规章制度，这些规范的规章制度是文书档案规范化管理的重要保障6。3 文书档案规范化管理影响因素3.1认识上差异从事档案管理、一线档案工作，以及文书处理等工作的人员，在思想上对相关的规章制度和要求认识不统一、不一致是导致文书档案管理不规范的重要因素。文书档案的显著特点便是前端的文书处理与末端的文书档案之间存在着紧密联系且相互制约的关系。由于文书工作者缺少档案意识，每月从文件规范化和后期档案管理的质量考虑，重视前端的文件拟稿、运转，后端的档案要求未有效落实落地，在归档整理时单纯按照文书档案的文号进行排序，而没有按照档案及文件内在价值等，导致文书档案管理不规范。3.2体制上局限现行文书运行过程中，文件处理与档案管理分属两个不同的工作范畴，在要求、标准等方面完全不同却又紧密联系。在公文管理与档案管理的相关体制机制上存在相应的联系性规定和要求，以及规范性标准，使得文书档案管理出现不规范问题。公文处理主要依据党政机关公文处理工作条例，明确了公文种类、公文格式、行文规则、公文办理等流程步骤，而以文书档案管理则主要根据档案法等规定。以电子文书档案管理为例，其主要依据党政机关电子公文归档规范档案分类标引规则等，管理过程包括文件收集、文件整理、文件移交、档案接收四个环节，以及捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测等十二个步骤。公文处理与文书档案管理之间缺少标准化衔接，存在工作体制上的限制。因此，突破公文与文书档案管理工作体制上的限制，根据文件运行整体过程的必然联系而形成比较统一的操作规范，应是公文工作部门与文书档案管理部门共同的要求7。|兰台纵横|2023.2 下兰台内外533.3制度上不足文书处理渗透于不同部门不同职能活动中，涉及部门工作的各个方面，既有纵向的上下级间的联系，也有横向的部门之间的联系，在文书处理过程中由于个体素质的差异性，这些因素的存在都需要在实际执行过程中制定出台一套规范性、可操作性强的标准和规范，使其融合于机关、部门的岗位之中。但在文书及其档案处理过程中主要依靠国家行政机关公文处理办法这一标准和规定，但对于其他部门或行业的文书约束性较弱，影响了文书处理的质量和水平，进而影响到文书档案规范处理。从部门内部规章制度的制定来看，岗位职责不清、工作流程不规范，都会影响到文书档案规范化管理。4 文书档案规范化管理措施4.1提高文书档案规范化管理的认识机关企事业单位行政管理部门及其从事文书工作、文书档案管理工作者要在思想上高度重视文书档案规范化管理，坚持文书档案“全生命”周期管理理念，把文书档案规范化管理纳入各项工作考核的重要内容，将文书档案规范化管理水平作为评价文书档案工作成果的重要指标。此外，管理人员还要加强文书档案规范化管理重要性宣传，引导从事文书及文书档案管理工作者进一步增强规范性认识，自觉学习文书档案规范化管理的相关标准、要求等方面的知识，自觉按照档案法政务服务事项电子文件归档规范纸质归档文件装订规范要求，作为做好文书档案管理工作的自觉行动。4.2健全文书档案规范化管理组织制度根据现有档案法、档案管理条例对文书档案规范化管理的相关规定和要求，以及机关、企事业单位的实际，建立健全符合自身管理实际的文书档案规范化管理制度。重点需要关注两点：一是细化文书档案规范化管理内容。根据单位自身实际，详细规定文书档案收集、整理的范畴，明确文书档案管理的具体要求，确定每一个环节步骤的程序内容和要求。二是要健全文书档案规范化管理制度。根据国家档案局发布的相关文书档案规范管理的法律、法规和规章制度，结合自身实际，立足岗位特色，进一步健全本单位的文书档案规范化管理的具体细则、标准。如，文书档案规范化分类、保管期限的规范化划分等8。4.2完善文书档案规范化管理业务规范根据机关、企事业单位实际，制定如下业务规范：首先是要制定文书业务工作规范。从文书归档工作流程规范、网络归档工作流程规范等方面，详细制定立档单位的文书档案工作规范。其次是要制定文书档案业务管理规范。从文书档案归档流程到借阅/归还文书档案管理规范等。再次是建立预立卷制度。随着办公自动化在行政管理领域的深度应用，电子档案的数量和规模越来越大，单轨制管理模式下，需要做好电子文书档案的规范化管理。建立预立卷制度，可使电子文书档案及时规范归档。最后是要建立规范台账。为切实有效提升文书档案规范化管理水平，立足单位实际，建立单位文书档案工作规范量化检查表、交接文书档案登记表、入库登记表、文书档案销毁登记表等等，通过相应台账的建立，及时发现文书档案规范化管理存在的短板不足，并进行相应的补缺补差，做到发现问题及时解决。4.3构建文书档案规范化管理信息基础新时代背景下，随着互联网技术、大数据技术等信息技术手段的运用，机关、企事业文书档案电子文书档案越来越多。为此，要不断提升文书档案管理信息化整体水平。利用档案信息化来保障和提升文书档案规范化管理水平。提升文书档案规范化管理信息化技术基础工作，将信息技术融入到文书档案管理中。借助现代信息技术对文书档案资料进行分类存储、分类管理，提升文书档案检索效率。此外，还要利用数字技术，将馆藏纸质文书档案数字化，构建文书档案公共服务层、核心业务层和后台数据层三层管理体系。其中，公共服务层包括文书档案前台应用、后台规范管理和整理；核心业务层包括文书档案统一组织结构、分析结构和编码结构等内容；后台数据层则包括文书档案综合数据库、数据引擎服务等，并利用现代信息技术将文书档案管理与单位其他行政管理业务联系起来，实现任务对接，规范化管理9。4.4提升文书档案规范化管理能力水平文书档案管理规范化需要一支高素质的管理队伍。除了思想上要高度重视文书档案规范化管理外，还需要具体从事文书档案管理人员具备过硬的文书档案规范化管理素能、职业素养、道德品质。需要对从事文书档案管理人员进行规范化业务培训，将文书工作者与档案工作者进行同堂培训，充分认识文书与档案之间的关系，从源头提升文书档案规范化管理质量和水平。一方面，要加强文书业务及档案专业知识的培训，不断提升文书档案整理能力和水平。另一方面，要加强信息技术的学习，提升文书档案从业者信息技术水平，锻造一支复合型人才队伍。根据单位的实际需要，组织文书档案管理者赴先进地区参观学习，汲取先进经验。也可通过邀请业务专家来单位授课、举办业务知识竞赛，开展岗位练兵，切实增强文书档案管理人员的综合业务能力，不断提升其规范化管理的能力和水平。（下接56页）|兰台纵横|2023.2 下兰台内外56围绕文书档案生成、管理、利用、开发等重要环节制定严密的监控管理措施，切实保障文书档案信息安全。3.2.2充分利用现代信息技术，确保文书档案信息安全。一方面，通过大数据技术运用，能够对海量的文书档案信息进行有针对性的识别，将那些有用的信息提炼出来并转化成为可识别知识，将一些虚假信息剔除，确保文书档案信息的真实性、完整性。另一方面，通过区块链等技术应用能够确保文书档案信息不被篡改，同时在区块链的文书档案信息还能够实现多个节点存储，避免因文书档案集中管理被黑客攻破或感染病毒风险，进一步提升文书档案信息的安全属性5。3.3完善文书档案外部监督机制，降低档案安全风险3.3.1成立专门的文书档案安全保密监督机构。单位在文书档案安全保密管理工作开展过程中，如果仅依靠档案管理部门和工作人员的自觉性，难免会出现各种风险。因此，有必要通过强化外部监督等手段，进一步激