信息管理系统提高图书档案管理的路径分析_迟丽华.pdf

034信息管理系统提高图书档案管理的路径分析迟丽华 潍坊医学院附属医院在信息化建设不断普及的今天，纸质资源的空间不断被压缩，再加上纸质资源的信息检索速度过慢，已然无法满足当前快节奏的生活方式和学习方式。如果求学者或读者急切地找寻资料，而传统纸质资源无法在第一时间满足其需求，将在一定程度上使图书馆的价值降低。现就信息管理系统提高图书档案管理的路径作简要分析。随着我国社会经济的快速发展，科学技术和信息技术在经济的推动下，得到了较大的提升。当今时代是数字化、网络化高速发展的时代，各领域、各机构、各组织都已经开始建立信息平台，利用互联网，加强领域、机构以及组织间的联系。在互联网广泛普及的今天，人们获取知识的途径不断增多。今天的人们不再局限于传统的纸质资料和文献；利用互联网，人们能够更加快速、全面地获取自己想要的知识，而在互联网与人们的生活逐渐变得密切的过程中，传统纸质文献的弊端愈加明显。图书馆是收藏各类书籍的重要场所，是学生、学者心向往之的求学之地，是丰富人们精神文化的重要基地。因此，在信息化的今天，要想充分发挥图书馆的作用和价值，就必须更新图书馆的信息管理系统，让图书馆实现现代化、信息化，从而更快地为读者提供更新、更全的知识。信息管理系统的现状在经济的推动下，我国社会已经基本实现了数字化、网络化发展。毫不夸张地说，对于当前我国的一些机构和组织而言，信息化建设已然成为其政策运行的基础条件。而在互联网广泛普及的今天，传统的文献储存方式，即纸质存储，其缺陷已然暴露无遗，不仅存储空间有限，还存在信息质量不佳、信息检索速度慢等问题，其已然无法适应当前快节奏的生活方式。图书馆资源丰富，曾凭借极大的信息存储量吸引了各个领域的人。然而，随着信息化建设的普及，互联网的作用逐渐被人们所认可。现如今，人们若想查询资料，只需要在互联网上输入关键词，便能快速找到自己想要的资料。而图书馆收藏的纸质资源，由于检索速度过慢，无法在第一时间为人们提供想要的资料，也就无法发挥图书馆的优势和价值。为此，在当前时代，图书馆必须认清时代的发展趋势和社会的需求，完善自身信息管理系统，结合现代技术，提高信息管理系统的质量，以期真正实现与时俱进，发挥图书馆的价值和作用。信息管理系统在图书档案管理中的重要性在图书档案管理中，应用信息管理系统能够让读者通过登录系统的方式，快速地查阅图书馆内的资料和信息，并进行阅读。同时，图书馆工作人员也能通过信息管理系统实现对信息的采编，以及对读者信息的管理。相较于传统的图书馆档案管理模式，应用信息管理系统能显著提升图书馆档案管理效率，从而最大程度地发挥图书馆的社会价值。信息管理系统的作用就是综合分析读者的需求，满足读者的需求，有效实现图书馆的业务目标。当前的图书馆管理系统中有大量的信息需要存储，这些信息不仅包括文献资料信息，还包括读者的相关信息，如读者的借阅信息、还书信息等。但是，这庞大的信息量对目前的管理系统而言，显然有些沉重，其无法有效实现对这些信息的存储和转化。当今社会的发展节奏非常快，在快节奏的生活中，人们已经没有足够的时间来等待书籍检索，再加上图书馆的书籍数量过于庞大。要想借阅一本图书，必然需要花费大量的时间，这显然有些得不偿失。此外，新增书籍的信息、书籍的购置以及书籍的摆放等信息，同样需要以数据的形式存储在管理系统中，这进一步增加了管理系统的负荷。为此，在当前的图书档案管理中，应用信息管理系统尤为重要。唯有如此，才能让图书馆正常运行，有序开展，才能发挥图书馆的【作者简介】迟丽华（1975），女，本科，馆员，研究方向：图书管理。035作用和价值，才能为读者带来便利，满足读者的需求。图书馆档案管理的基本内容图书馆的档案管理工作主要包括四个方面：设备档案管理、业务档案管理、人事档案管理以及政文档案管理。第一，设备档案管理，主要是管理图书馆的设备资料，包括设备维修、设备引进等信息，特别是在招标采购政策颁布后，所采购的设备信息都需要进行建档并保存。第二，业务档案管理，主要是在开展日常业务的过程中，图书馆各部门所形成的一些资料，其涉及的内容主要包括研究材料、汇报材料、工作开展材料以及工作数据信息等。第三，人事档案管理，主要包括图书馆员工资料、图书馆用户资料。其中，员工资料主要包括职称考评、员工基本信息、员工岗位配置以及员工岗位变动等；用户资料主要包括用户基本信息、用户借阅图书信息等。第四，政文档案管理，主要包括工作日志、图书馆规章制度、工作计划、年度总结报告、会议记录、党政文件以及内部研讨资料等。政文档案类的资料收集难度大，导致收集的资料不够全面，且较为零散。信息管理系统的应用价值技术价值图书馆日常运行过程中的关键就是信息管理技术。良好的管理技术，不仅能够确保图书馆正常运行，还能为读者提供良好的服务平台，让读者有效地使用图书资源，同时拉近图书管理员和读者间的关系，有效实现信息共享，高效处理。相较于传统管理技术，信息管理系统运行流畅且快速，其极大地提升了信息的传输速度，能有效满足当代读者对信息获取的需求，满足读者对信息检索速度的要求。管理价值在图书馆管理过程中，应用信息管理系统能大幅提升其服务质量和服务水准。在图书馆内，占据大量储存空间的是印刷版的纸质文献，这些文献的日常维护，需要管理员运用手工操作进行管理，不仅管理工序复杂，服务工序也很烦琐。而且目前对这些文献的管理较为杂乱，不仅无法提高管理信息的准确性，还无法达成信息共享，严重浪费了这些文献的价值，同时也影响了图书馆效益的增长，降低了图书馆的服务水平和社会地位。而利用信息管理系统，能对图书馆的业务流程进行优化，同时实现纸质文献数字化，更有利于发挥这些文献的价值，进一步提升信息资源的利用率，增强图书馆的市场竞争力。决策价值在图书馆的管理中，应用信息管理系统能有效提升其决策水平。随着社会的快速发展，社会环境的变化日新月异，在这种环境下，为了确保图书馆内外信息获取的准确性，图书馆领导人员必须确保决策的准确性和可行性，使每一项决策都有依据。而信息管理系统的支持，能让管理者有效获取内部和外部的信息，为领导层的决策提供实际依据，同时在决策下达后及时反馈实行信息，便于领导层第一时间调整决策方案。此外，在半结构化和非结构化的问题上，信息管理系统的应用能够为高层管理人员提供相关分析信息，让高层管理人员通过定量分析，得出综合性信息。总之，信息管理系统的作用就是收集信息、处理信息、分析信息，为管理层的决策和管理提供科学、准确的依据。图书档案管理中存在的问题缺乏健全的信息系统在建设信息系统的过程中，部分图书馆并未根据自身实际情况，建立相应的管理制度，导致在收集档案资料、整理档案资料的过程中，缺乏科学的指导，造成了资料收集不全、资料类型不清、资料查找困难、资料存档时间模糊等问题。这不仅严重影响了图书馆的档案管理工作，更影响了信息系统的使用。在信息时代的背景下，传统纸质资源已经无法满足读者的需求，在信息化的过程中，若信息系统不健全，将严重影响读者的服务体验，不利于图书馆建立良好的社会形象。服务层次过低目前，大多数图书馆只能满足材料收集、资料存档的档案信息服务工作，同时，只能为读者提供一些基础的阅览服务、查询服务以及咨询服务等，无法提供资源共享、快速查询等服务，无法让读者享受到良好的用户体验。在信息化建设广泛普及的今天，图书馆要想提升自身市场竞争力，发挥自身社会价值，就必须与时俱进，紧跟时代发展进程，完成信息化建设，优化信息管理工作，提升图书馆整体服务质量，同时充分满足用户的需求，让用户能够利用网络平台，实现资源共享、专题服务等。信息资源利用率不高信息管理系统具有快捷、高效等特点，不仅能提高图书馆信息资源的收集效率，还能提升其管理效率，真正实现信息共享。但是目前，不少图书馆的信息系统尚未更新，仍在沿用传统信息技术，对互联网上的信息资料利用率较低，导致其工作效率始终较低，也无法促进图书馆实现现代化发展。除此之外，虽然有些图书馆配备了信息管理系统，但是由于管理人员的能力不足，难以将其作用充分发挥出来，导致图书馆仍在沿用过去的036管理模式，造成了信息资源的浪费。信息管理系统提高图书档案管理的有效路径优化档案检索在系统开发的过程中，为了确保系统的有效性，在设计时应尽可能采用一些成熟的技术进行开发。图书馆在开发档案信息检索系统的过程中，可以采用一些成熟的技术进行设计，如数据库、局域网、html、ASP以及Web等，以及一些大众型的浏览器，再借助B/S方式连接主服务器，实现信息浏览和请求，如此一来，便能让图书管理员更加全面、有效地掌握图书馆内的全部信息。提升用户体验在信息管理系统中，设计用户使用界面，让用户能够通过专属界面实现信息查询、信息收集等，不仅能使系统更加人性化，还有利于管理者对用户信息进行管理。在主界面的设计中，可采用Visual foxpro 6.0中的菜单实现法，建立主界面，这种主界面的操作和Windows类似。在输入界面的设计中，可设计两个选项，即图书馆管理选项和用户使用选项，并在选项内设计对应的表单，表单中每一个选项都会有相应的输入口，能够让用户或者管理员进入后，快速实现信息查询或者信息录入，同时，在页面内添加保存功能，能够存储已录入信息，或者记忆用户或管理员的当前操作，便于下次进入后，能直接进入上一次操作的位置。在设计借阅界面时，可以根据用户需求，设置图书借阅功能。在借阅页面，添加用户表单，用户在输入借书证号后，可显示用户的相关信息，用户在确认信息无误后，便可进入图书借阅页面，直接输入需要借阅的图书编号，然后就能直接找到该图书的相关信息，用户再次确认后，系统将罗列出用户借书证号、图书编号、图书借出时间、用户还书时间等信息，用户确认后，即可借阅图书，同时借阅记录将被保存。在查询界面的设计中，可以设计两个选项，分别对应图书管理员和用户，在查询图书时，可根据图书编号、书名、作者三个关键词进行图书查询，在查询到图书后，会自动显示图书的基本信息，包括图书编号、是否借出、书名、作者、出版社、市场单价等。提高管理质量在信息管理系统中，信息管理的内容主要包括信息同步、添加信息、修改信息以及信息删除等。在其中能够对档案信息进行计划、发布、查询以及录入。同时，借助扫描仪，能够将纸质资料存入信息管理系统中，可以采用文字保存或图片保存的方式，对资料进行数字化处理和保存，从而形成电子档案。在之后的修改、添加和删除过程中，能够有效更新其资料，从而极大地优化了管理效果，提升了管理人员的工作效率。信息查询功能，可由检索功能实现；信息发布功能，可采用HTML形式发布，让其能够通过网络进行访问；办公计划功能，是信息管理系统专门为管理者设计的功能，便于管理者对档案信息进行管理和计划，同时还能提示管理事项，便于管理者按照提示内容进行有序管理，从而提升管理质量。综上所述，随着社会经济的快速发展，信息化建设的普及，图书档案管理的水平有待提升，而信息管理系统的应用，不仅能够提升图书馆对档案信息的管理水平，还能为读者提供更加便利的信息服务。在信息时代下，互联网和人们的生活紧密联系在一起，人们对信息的获取要求越来越高。虽然互联网上的信息较多，但是过于零碎，且全面性不强。而要想提升信息的准确性和全面性，就必须依靠图书馆。但是，图书馆传统的管理模式下，信息检索速度过慢，读者通常需要花费大量的时间等候，这和当代快节奏的生活方式相矛盾。因此，为了满足人们对信息的需求，图书馆必须更新管理方式，积极应用信息管理系统，提升管理质量，为人们提供便捷的渠道来获取信息，从而满足人们对信息的需求。参考文献1李晓蕾.信息管理系统有效提高图书档案管理的策略J.信息记录材料,2021,22(02):147-148.2侯莉.论信息管理系统有效提高图书档案管理的路径分析J.兰台内外,2020(22):16-18.3张鲁政.信息管理系统有效提高图书档案管理的策略J.卷宗,2019(28):96.4朱朝晖.信息管理系统有效提高图书档案管理的路径初探J.神州,2017(20):208.5陈形伦.新时期做好医院图书馆信息管理系统的创新研究J.黑龙江档案,2021(04):422-423.