新形势下人力资源档案开发与利用策略_刘佳.pdf

|兰台纵横|2023.2 下兰台内外72摘要：伴随中国式现代化道路的深入推进，经济社会的转型升级，社会对于不同类型人才的需求发生变化。新形势下人力资源档案开发具有重要的战略意义。为增强人力资源档案开发的系统性和利用的高效性，应明确人力资源档案管理原则，从前端增强档案管理的规范性。同时推进人力资源档案信息化建设，建设专门的人力资源档案数据库，保障档案资源的高效利用。关键词：人力资源档案；开发；有效利用；信息化；规范管理当前国际形势复杂，竞争更加激烈，人才竞争是国家竞争的一个重要方面，要想提升综合国力，就要优化人才队伍结构，全面提升人才队伍质量。人力资源档案开发与利用是一项复杂的系统工程，这就要求各单位要明确人力资源档案开发与利用重点，积极引进现代信息技术，实现大数据、云计算、人工智能等技术与人力资源档案管理、开发与利用各个环节的深度融合，更好地发挥人力资源档案信息的特殊价值和作用。基于此，应将人力资源档案开发与利用相关问题以及优化策略作为一项重要课题加以研究。1 新形势下人力资源档案开发与利用的特殊意义1.1科学开发人力资源档案，为就业指明方向随着我国经济体制改革的不断推进，人才市场发生变化，人才需求也越来越多元化。人才市场的流动加速了人力资源的流动。无论是经济社会发展，还是企事业单位用人，都需要重视人才，重视人力资源工作。在企事业单位人才招聘过程中，面谈之前需要查看人才档案信息，掌握人才的工作经历、工作成绩、社会关系、技能水平和学历水平等1。这些人力资源档案是人才求职的“敲门砖”，是企事业单位招聘人才的重要参考。因此，有必要对人力资源档案进行开发和利用，有助于帮助就业人员迅速就业，同时也为企事业单位招聘提供便利。档案管理部门在人力资源档案管理过程中要始终坚持“就业服务”原则，充分认识到人力资源档案管理对于维护社会稳定，缓解就业压力的现实作用，既要对人力资源档案进行合理开发和利用，也要切实保护人力资源档案信息安全，为就业市场提供丰富人力资源，为就业人员指明方向。1.2高效利用人力资源档案，助力人才队伍建设经济快速发展的同时也形成了更为完善的市场经济体制，为进一步提升我国经济发展质量，国家正在推进产业结构升级，而产业转型升级对市场人力资源会产生直接影响，同时对人才能力和素质提出了更高要求。虽然我国正在积极推进高等教育改革，但由于受到历史原因和制度机制限制，在教育改革过程中，对人才培养往往要落后于经济社会发展。这种滞后性造成了高校人才输送与市场需求难以实现自主匹配，这时就需要利用人力资源档案，根据档案资料具体情况帮助高校人才寻找到合适岗位，有效解决人才供需矛盾问题。同时，现阶段我国也对人力资源市场进行了大刀阔斧改革。人力资源只有充分流动起来，才能够发挥人才的特有优势。新形势下，有必要给予人力资源档案管理工作足够重视，根据人力资源变化情况出台有效措施，使人力资源得到合理配置。“十四五”期间，我国在经济发展方面矛盾依然突出，这就更需要对人力资源档案进行合理开发和利用，发挥好人才在经济社会发展方面的特殊作用2。在推进人力资源档案开发与管理过程中，要将“市场化”原则落到实处。档案管理部门在人力资源档案开发和利用过程中要主动引进现代信息技术，对人力资源档案蕴含的价值进行深度挖掘，为人才使用和人力资源决策提供可靠依据。2 新形势下人力资源档案开发与利用现状2.1人力资源档案开发规范性不强人力资源档案开发是一项系统工程，在开发过程中一定要严格遵循相关制度机制和技术标准，如果随意开发和利用人力资源档案，不仅可能造成人力资源档案信息流失，甚至可能会影响人力资源的合理配置和利用。人力资源档案并不是静止不动的，随着人力资源档案，当事人工作环境变化、岗位变化和职务变迁，相应地会形成新的人力资源档案，需要对这些人力资源档案进行补充和完善，进一步延展人力资源档案范围，丰富人力资源档案开发资源3。但当前在人力资源档案开发过程中对人力资源档案信息收集不够全面，还有部分人员在人力资源档案原始材料形成过程中为了获取个人利益，造成了人力资源档案信息失真问题，不仅难以保证人力资源档案的原始性，甚至会影响其他人事安排，可见当前新形势下人力资源档案开发与利用策略文/刘佳|兰台纵横|2023.2 下兰台内外73在人力资源档案开发过程中规范性的重要意义。但当前部分单位对人力资源档案开发明显重视程度不足，相应制度机制并不完善，档案管理人员在制度机制落实过程中还存在主观化、随意化问题，对人力资源档案开发没有侧重点，所形成的成果难以真正反映工作成绩。2.2人力资源档案利用价值发挥不充分人力资源档案开发与利用，最终目的是为人事安排和人才使用提供档案信息支持。但当前部分单位在人力资源档案利用过程中由于前期把关不严，原始档案资料信息不全，难以保证人力资源档案的真实性和合法性，也就无法准确反映人力资源档案当事人的实际工作情况。即使对这些人力资源档案进行开发利用，价值也较低。人力资源档案是当事人工作经历、学习经历、政治经历的真实写照。如果在人力资源档案利用过程中，只片面地相信档案内容，不对重要信息进行核实，也就无法保证人力资源档案的真实性，相应地也就无法为岗位调动、提拔重用提供依据。同时在人力资源档案利用过程中，并没有主动地与现代信息技术进行结合，相应人力资源档案开发也只能停留在表层阶段，无法结合岗位需求提炼出真正有价值的人力资源档案信息，在一定程度上弱化了人力资源档案的利用价值。迈入新发展阶段，人才对于经济社会发展和创业创新型社会建设都起着至关重要作用，在人力资源档案利用与开发过程中如果没有意识到其现实价值，可能会忽略对人力资源档案进行开发和利用，进而影响人力资源开发与利用目标实现。2.3人力资源档案统一化管理程度不高新形势下，无论是出于时代发展要求，还是人力资源档案管理现实需要，档案管理部门应重视人力资源档案的统一化管理。从现实情况看，目前在人力资源统一化管理过程中还存在着主观重视程度不足、制度机制建设落后、缺少统一管理标准等现实问题。相应出现了人力资源档案“信息孤岛”问题，无法实现跨行业、跨部门、跨地区调档。即使实现了人力资源档案网络共享，也因为技术端口不统一、数据不兼容问题，无法实现人力资源档案信息的全面共享和系统开发。另一方面，在制度机制建设方面还存在着滞后问题。人力资源档案统一化管理需要完善的制度机制作为保障。但目前部分单位在人力资源档案统一化管理过程中对制度机制重视程度不足，所使用的制度机制年代较为久远，难以契合信息化背景下人力资源档案统一化管理的现实诉求。因此，在推进人力资源档案开发和利用过程中要将制度机制创新作为重要方面，通过制度机制创新引领人力资源档案管理模式创新。3 基于问题导向的人力资源档案开发与利用策略3.1明确人力资源档案管理原则，增强开发利用的“规范性”3.1.1增强人力资源档案开发和利用的前瞻性。人力资源开发与利用要建立在信息化时代背景下，立足于当前经济社会发展现实需求，实现人力资源档案开发与市场需求和其他主体需求的有机结合。在推进人力资源档案管理过程中要为信息化建设留足空间。特别是在基础设施建设方面要“向前看”。3.1.2将人力资源档案信息采集、开发与利用放在同等重要位置4。人力资源信息开发和利用需要大量的真实的人力资源档案信息作为保障，因此在人力资源档案信息开发之前，一定要做好人力资源档案信息的采集、分类和整理工作，通过对相关人力资源档案信息核实，确保人力资源档案信息的真实性、完整性和原始性，为后续人力资源档案信息开发和利用创造有利条件。3.1.3实现现代信息技术与人力资源档案管理的深度融合。人力资源档案开发与利用如果仍然沿用人工传统模式，所提炼出来的人力资源档案信息价值会十分有限。这时就需要借助大数据、云计算、人工智能等技术提升人力资源档案管理质量，为人力资源档案利用开发提供全面的技术支撑，结合不同需求提炼出有价值的档案信息，更好地服务人力资源配置工作。3.1.4重视人力资源档案信息安全管理。人力资源档案信息与当事人切身利益紧密相关，如果对重要的人事档案信息没有进行安全管理，可能会出现信息泄密问题，轻则影响当事人合法权益，重则影响经济社会稳定。因此，有必要加强人力资源团信息安全管理，除了要注重系统安全防范之外，还要定期杀毒、做好数据备份、做好身份验证，防止外病毒感染和黑客攻击影响人力资源档案信息的原始性。3.2推进人力资源档案信息化建设，增强开发利用的“有用性”人力资源档案信息只有得到合理开发和利用，才能够被其他主体所使用，才能够体现其价值。这就要求在推进人力资源档案过程中要将有用性作为重要实现目标。首先，加强人力资源档案信息化建设，重视人力资源档案信息的高效整合，要建立自上而下的人力资源档|兰台纵横|2023.2 下兰台内外74案管理体系，按照“统一领导，分级管理”原则，做好人力资源档案基础性信息采集工作，利用现代信息技术将本单位的人力资源档案信息进行系统整合，并与本地区的人力资源档案管理部门取得联系，实现区域性人力资源档案信息的高效共享5。其次，加大人力资源档案信息化建设投入。夯实人力资源档案信息化基础，提供必要的硬件设施和软件系统，包含计算机、扫描仪、照相机、复印机、人力资源管理系统，等等。只有夯实好基础，相关工作人员才能够将更多的先进技术与人力资源档案管理工作深度融合。同时在软件系统开发方面要有一定的前瞻性，这种前瞻性既要体现在顶层设计层面，充分考量未来人力资源档案信息化建设的趋向。同时还要完善人力资源档案信息平台建设，留足必要端口和空间，为后续更为先进的技术手段引入提供保障。再次，加大对人力资源档案管理人才队伍建设。人力资源档案管理人员素质高低会直接影响人力资源档案信息开发质量。因此，应将人力资源档案管理人才队伍建设作为重要方面，定期组织人力资源档案管理人员培训，加强与兄弟单位交流，进一步提升人力资源档案管理人才的综合素质。同时要重视信息素养培育，充分认识到人力资源档案管理信息化建设的未来趋向，掌握大数据、云计算、人工智能技术，更好地服务人力资源档案管理信息化建设。3.3建设人力资源档案管理数据库，增强开发利用的“统一性”人力资源档案管理工作是一项复杂的系统工程，在推进人力资源档案开发和利用过程中应主动引进现代信息技术，搭建人力资源档案数据库，创新人力资源档案管理模式，形成多部门共同参与的诚信服务平台，切实保障人力资源档案信息的原始性。3.3.1搭建人力资源档案数据库。信息时代背景下，要想全面、准确、翔实地推进人力资源档案工作，就必须将数据库建设作为重点，将人力资源档案涉及的职称任免、个人履历、政治素养、社会关系、学历变化等相关信息全面地纳入到人力资源档案数据库之中，并对重要的人力资源档案数据进行核实，确保数据库所存储的人力资源档案信息的完整性和真实性。同时通过人力资源档案数据库建设，也能够为后续人力资源档案传输、查询、预约、开发、利用提供扎实的数据库保障。3.3.2创新人力资源档案管理模式。当前，各地对人才需求越来越多样化，这也客观上加速了人才流动。相应地，在人力资源档案管理过程中也应该契合人才流动需要，积极推进人力资源档案信息化建设，改变传统的人工管理模式，充分利用大数据、云计算、人工智能等技术优势，打破人力资源档案在部门、行业和区域内的流通制度机制障碍，建立更为灵活的人力资源档案服务平台，实现人力资源档案的高效共享，更好地发挥人力资源档案的特殊作用。3.3.3形成人力资源档案管理统一标准。当前之所以人力资源档案信息存在着“数据孤岛”，难以对其进行合理开发和利用，就在于没有形成统一标准，人力资源档案信息难以实现区域性、行业性共享。因此，有必要由政府牵头，档案管理部门和人力资源管理部门共同参与，制定区域性人力资源档案管理统一技术标准，为人力资源档案信息开发利用和共享提供标准保障。总之，在推进人力资源档案开发与利用过程中，一方面，要从时代背景出发，充分认识到当前国家经济社会发展形势，紧跟时代发展潮流，对人力资源档案管理模式、档案管理内容、档案管理手段进行优化和创新，使人力资源档案管理工作更加契合时代发展需求。另一方面，在人力资源档