新时期农机档案规范化管理研究_马静.pdf

|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外22摘 要：近年来，随着农机购置补贴政策的实施，以及为满足农业生产产业化、规模化不断提升的现实需要，我国农机装备水平呈现出较大幅度增长态势，由此产生了大量的农机档案。本文从专业性、政策性和数字化等方面，详细阐述了新时期农机档案呈现出的新特征，并进一步探讨了做好农机档案管理工作的现实意义。最后，以规范化为视角，从收集、分类、整理、机制等方面，提出了做好新时期农机档案规范化管理具体策略，具有参考意义。关键词：农机档案；档案规范化近年来，随着农机购置补贴政策的实施，以及为满足农业生产的产业化、规模化不断提升的现实需要，农业机械化生产已经融入到农业生产的全过程、各环节，我国农机装备水平呈现出较大幅度增长态势。截至2021年底，我国农业生产耕种收综合机械化率已达到72.03%，农业机械保有量为2.06亿台，同比增长1%，农业机械总动力达到107768.02万千瓦，同比增长了2%。农业机械数量的持续增加，也为农机科学化管理提出了新的更高要求。在网络化、数字化时代，农业机械档案管理重要性愈发显现，农机档案信息化管理与农机化生产、管理越来越紧密。通过计算机信息技术、网络技术的应用，实现农机档案数字化管理，为农机档案大数据分析、信息存储和智能信息处理提供有力技术支撑1。济宁市任城区下辖2个镇，13个街道和一个省级经济开发区。任城区农业农村局下设任城区农业技术推广中心、科技教育科等。一直以来都十分重视农机档案管理工作。目前，共有各类档案364卷，其中，文书档案208卷、专业档案139卷、基建档案6卷、实物档案2卷、声像档案9卷。农业机械化档案主要包括：拖拉机档案26本，农机惠农项目档案6册，农机建筑工程档案4套，等等。加强新时期农机档案规范化管理，为农机业务发展提供有力支撑，也为农机领域纠纷解决提供重要依据。1 新时期农机档案工作的新特征1.1农机档案工作的行业性农机档案包括农机监理类档案、农机补贴类档案、农机注册登记类档案等，每一类档案信息量大、资源丰富。以拖拉机注册登记类档案为例，包括购机发票，拖拉机所有人身份证或户籍证明、发动机号、车架号，交强险保险单等。以农机补贴档案为例，包括农机购置补贴政策、计划指标、工作方案，补贴公示及相关图片，农机购置补贴中标企业申报拨款报告、购机者清册、补贴汇总表。农机档案涵盖了农机从其生产、销售到使用等各个环节的档案资料，每一套农机档案资料均内容丰富2。1.2农机档案工作的政策性农业是我国的第一产业，农业机械化发展是农业发展的重要组成部分，直接影响着区域农业发展水平，以及农业现代化进程。通过农机档案信息的整理、分析，能够直接体现出时代政策特点和发展脉络。2021年农业农村部、财政部联合印发了20212023年农机购置补贴实施指导意见。该意见对补贴范围做出调整，新一轮农机补贴由之前的15大类42个小类137个品目扩展至15大类44个小类172个品目。补贴的标准突出“有升有降”，提高重点区域重点农机类型的补贴比例。农机档案详细记录了政府在不同时期给予“三农”的扶持政策和内容，也体现了农机档案突出的时代特色，是研究支农惠农政策的重要组成部分3。1.3农机档案的数字化1.3.1农机档案管理精度更高。数字化技术条件下，农机从其出厂、销售到使用，其档案信息录入、收集均可依托出厂信息和购机者个人信息快速实现，有效避免信息遗漏或差错。1.3.2农机档案管理流程更优。信息技术的应用，使农机信息录入流程从传统的手工录入，转向智能录入和管理，实现农机档案管理模式由“被动”向“主动”升级，借助手机APP、小程序，方便农机档案资源的信息查询。1.3.3农机档案管理效果更好。在信息技术的支持下，使农机档案管理部门与农机推广人员、农机销售者，以及其他农业相关部门之间的沟通联系更加顺畅，进一步促进了农机档案资源的社会化共享共用。通过农机档案信息数据分析，进一步优化农机应用和农业生产布局，有利于农机档案价值的发挥4。2 农机档案管理意义2.1农机工作的依据农机工作包括农机推广、农机应用、农机监理、农机补贴一系列工作，做好农机档案管理工作，能够从源头上进一步规范农机工作方式、管理行为，也是做好农机工作的重要现实依据5。以农机监理档案为例，拖拉 新时期农机档案规范化管理研究文/马静|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外23机、收割机注册登记；农机驾驶员考核证件发放；农机检审验均需要建立在农机监理档案梳理、汇总之上，并根据相关数据分析，部署新一年农机指标任务、开展业务指导、设置培训内容。2.2为民服务的工具农机工作与基层群众紧密相连，关系着农机用户的切身利益，做好农机档案管理，也是实现为民服务的具体体现。以农机补贴档案为例，农机补贴是政府支持农业现代化的实际举措，做好农机中标企业拨款申报、农机补贴发放、投诉受理、农机补贴汇总，为农机补贴的申领、发放提供经验参考6。在实际工作中农机年检、上户，农机驾驶证发放，都需要农机监理档案。通过查阅农机监理档案，为农户上户、补办证件提供便利。2.3安全教育的素材据公安部门通报，2022年上半年拖拉机事故156起、死亡18人，受伤59人。联合收割机事故148起，死亡7人，受伤46人。安全形势依然较为严峻。为此，每年政府都会组织农机安全教育宣传。通过农机档案的整理、编研，为农机安全警示教育、农机安全宣传提供宝贵而真实的材料。通过调阅农机监理档案，分析农机安全易发、多发领域、环节，提高农机安全教育的针对性、实效性7。经过查阅农机监理档案，排查拖拉机、收割机等各类农机安全隐患，为消除安全隐患提供第一手资料。2.4解决纠纷的凭据农机档案涵盖了农机购置补贴档案、农机监理档案、农机监督档案等类型。其中，农机监理档案主要是农机日常监理工作中形成的，具有保存价值的文字、图片和视音频资料；农机监督档案则主要包括农机登记、检验、转籍、变更，以及农机手考核、制证登记、农机违规操作记载及处理等；农机补贴档案则是由农机部门进行农机推广过程中落实的相关政策补贴，并在此过程中形成的具有保存价值的信息资料8。通过查询农机档案，为农机补贴纠纷、安全责任认定等提供重要凭据，有利于因农机购置、使用过程中的纠纷解决。3 农机档案管理对策基于规范化3.1规范农机档案收集3.1.1提高规范收集意识。组织档案管理人员加强对档案法、农机档案相关业务知识的学习，提高其规范收集的意识和能力。利用现代信息技术，由农机管理部门人员进行现场演练、讲解，做好农机档案收集的指导和培训，把握农机档案收集的标准、要求、范围。3.1.2建立档案收集专班。成立由农机业务人员、档案管理人员等组成农机档案收集工作专班，实行专人负责，加强对农机档案收集工作的领导和具体实施。3.1.3探索规范收集方法。掌握科学规范高效的农机档案收集方法，能够保证农机档案资料收集的及时性、完整性。采取同步资料收集与日常登记相结合，建立农机资料登记制度，密切农机档案管理部门与农机监理、农机安全宣传教育、农机补贴等工作间的联系。为此，办公室负责做好农机政策方面的来文登记；农机监理部门则按照“一车一档、一证一档、一户一档”的标准，及时做好涉及农机监理过程中的资料登记，并及时进行整理。3.1.4规范履行档案收集手续。重点从清点和立据两个方面严格履行农机档案收集各项手续。清点：是指农机档案室根据年度案卷目录清点定期卷、永久卷，并进行质量检查、验收，实行一卷一清点，重点要核对案卷标题是否规范、正确。立据：要求农机档案接收部门根据收集到的农机档案，及时进行收据开具，并保留存根。3.1.5依托技术创新拓宽收集渠道。利用计算机信息技术、网络技术，积极开发专门的农机档案管理系统，借助高性能服务器、宽带网络，推动“数字化农机文档一体化管理系统”应用，切实提高农机档案管理质量和效率。3.1.6分类别针对性做好收集。针对不同类型农机档案，采取不同的收集方式。在农机补贴办理同时与农户协商办理上户，便于农机上户档案收集，提高档案收集效率。农机年检档案收集，可结合农机上户人员档案信息，在农闲时，与年检员一道深入乡镇集中开展年检的同时，做好农机年检档案收集9。3.2规范农机档案分类3.2.1农机购置补贴类。涉及该领域的档案管理，主要有农机补贴资金应用管理条例、农机补贴方案、农机购置补贴主体信息，农机设备购买发票等信息资料。还包括农机购置补贴申报记录、购买账目总表、购置合同，都是农机补贴档案收集、整理的重要范畴。3.2.2农机监理类。规范农机监理档案收集、整理、归档的质量和水平，就需要做到：一致性。农机档案与农机驾驶员档案一致性，农机驾驶员对其农机进行登记时，应保证其驾驶证号准确无误。还要做到农机机动车档案、驾驶员档案和事故档案三者编号、编目的一致性，以做到人、车、事故档案归为统一类别。要以不同地区的不同代号进行编号编排。单套制。随着计算机信息技术的应用，电子农机档案数量和规模呈现出快速增长态势，借助电子化信息整合渠道，将农机档案信息进行电子化输入，构建单轨制农机电子档案管理体系，并对其进行统一信息登记、归档，提高农机档案管理效率10。还可以分为农机类、执法类和其他类（见表1）。|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外243.3规范农机档案整理3.3.1规范设置卷内文件目录。农机档案卷内文件目录应制成表格形式，栏目设置有件号、题名、起止页号、备注。件号题名以流水号顺序进行顺编；题名则以农机购置补贴类、监理类等实际发生的主题进行命名，如“农机补贴名册”；起止页号，则是认真填写每一份农机档案所在的具体位置，前后文件编号要一致。若未装订在册的农机档案资料，应填“另附”。备考表设置应包括农机档案具体立卷时间、立卷人、检查人，并按照相应要求做好内容填写。例如，检查人由农机推广中心或农业农村局档案管理人员签名或盖章。农机档案档号格式：全宗号档案类别代码年度保管期限案卷号。3.3.2规范案卷封面设置。农机档案案卷封面包括全宗名称、档号、案卷题名、保管期限、全宗号、分类号、案卷号。3.3.3规范农机档案资料装订和封面包装。纸质农机档案采用棉线三孔一线固定，加盖印章，文件材料折叠成A4幅面大小，靠左、下侧对齐。总之，农机档案的整理要规范，首先要保证农机档案资料收集完整、规范、齐全。其次是所有需要盖章的农机档案资料，应该有相应科股室或机关印章。再次是农机档案有归档时限的，应在相应的时间内完成移交、归档工作。3.4规范农机档案工作机制3.4.1成立农机档案管理领导小组。明确由分管负责人任组长，档案部门、其他业务部门负责人为副组长，档案员和其他资料员组成领导小组，领导小组下设办公室于档案室，专门负责具体的档案收集、整理和归档工作。3.4.2明确农机档案管理职责。具体来说，就是要认真学习领会农机档案管理政策，以及其他档案管理方面的技术规范、标准准则；认真做好农机档案信息录入、整理、分类、归档；积极做好农机档案编研工作，为相关部门决策提供参考。3.4.3严明奖惩制度。把农机档案管理工作纳入机关考核的重要内容，建立严格的奖惩激励约束机制。一方面，对及时归档、规范归档，以及按照农机档案管理要求进行业务操作的部门和人员及时给予奖励；另一方面，对影响农机档案规范化管理造成严重后果的部门或人员给予一定的惩罚，按照出台的规章制度进行主体责任追溯，确保农机档案规范、安全。结语综上，随着我国农业机械化水平的不断提升，做好新时期农机档案规范管理意义重大。需要从农机档案收集、分类、整理和相关机制等方面，持续用力，久久为功，不断提升农机档案管理工作质量和水平，为“三农”事业发展，实现乡村振兴战略目标做出新的更大贡献。参考文献1杜君，杨超.提升农机档案管理水平的探讨J.当代农机，2022（8）：57-58.2于宁.农机档案管理的重要性与优化策略J.农机使用与维修，2022（12）：90-92.3周卫务.加强农机档案管理推进农机化进程的思考J.广西农业机械化，2019(1)：26-28（下接27页）|档案馆室建设|2023.2 下兰台内外27还是今后遇到问题再发现，都是严重的过错，甚至还可能给组织或本人造成不良的影响或经济损失。因此，人事档