信息社会视角下做好体育档案管理工作的思考_姜田芳.pdf

1072023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛信息社会视角下做好体育档案管理工作的思考姜田芳（青岛市即墨区体育中心，山东 青岛 266200）摘要：体育档案作为重要的信息凭证，在体育事业建设发展中发挥着重要作用。随着社会信息化的深入以及信息技术的普及，体育档案管理工作也需要加强信息化建设，通过构建信息化档案管理工作平台、管理体系，弥补过去档案管理工作的不足，提升档案管理工作的效率和质量，使其全面适应新时代对体育档案管理工作的各种要求，有效发挥体育档案的价值，推动体育事业建设发展。关键词：信息社会；体育档案；档案管理基于信息化社会视角对体育档案工作进行研究，能够发现当前体育档案管理工作面临着严峻的挑战，体育档案管理工作理念、模式急需改变。为了更好地顺应时代发展趋势，体育档案管理部门以及工作人员要认清当前档案工作形势，善于总结以往经验，在此基础上加强体育档案管理工作的信息化建设，全面推进体育档案管理工作的信息化、现代化进程。一、当前体育档案管理部门面临的挑战（一）体育档案管理部门生存条件的变化过去体育档案管理使用的是传统方法，纸质档案是工作的主要方式，通过人工进行档案资料的收集、整理、和归档。随着网络信息化的发展，体育档案数量越来越多，体育档案管理工作需要提供档案资源、网络信息化服务。体育档案管理人员应该转变自身的身份，从实体保管员身份向知识提供者身份进行过渡，这是信息化时代体育档案管理部门必须要做出的生存改变。体育档案管理部门如果在处理体育相关信息时比其他信息部门慢，不能为体育管理提供服务，那么就会被时代所淘汰。（二）体育文件信息数量迅猛增长带来的挑战在社会不断发展的背景下，体育也被越来越多人重视，体育行业涉及的内容很多，所有的环节变得更加细致，这使得体育档案数量逐年增加。随着信息技术的发展，档案不仅以纸质形式进行存档，还有一些数字化档案需要存储，一切体育活动相关的档案信息都需要存档，如教练、运动员信息等。这使得体育管理部门的工作量大大增加，同时档案的管理难度也明显变大，使得体育档案管理部门的工作开展存在一定的挑战。（三）体育资料载体发生的改变在信息化时代，电子文件是档案存储的重要类型，体育部门形成的电子形式档案可以分为四类：一是开展体育管理工作时产生的资料；二是一些体育研究以及学术论文等材料；三是各类电子数据表格，如赛事信息、全民健身数据库信息等；四是网页中的电子文件，包括各个体育相关部门的内网产生的电子文件以及互联网中关于体育的相关文件。电子文件具有易丢失等特点，所以体育档案管理部门如何做好电子文件的及时收集和完整归档，是一项需要解决的问题。（四）人们对体育信息需求的变化在信息社会中，人们以另外一种身份参与社会，可以从多个渠道获取所需的信息，在面临信息需求时都会想要快速地得到满足。随着全民健身理念的不断深入，人民群众渴望参与体育运动，形成的体育需求也会增加，而传统的体育档案管理模式并不能满足用户的需求。所以，体育档案管理部门应该适应新时代的发展，不断升级档案管理模式，提供更加多元的服务，才能快速满足信息社会背景下产生的各种档案需求。（五）档案信息管理技术与手段的变化在信息社会背景下，体育档案管理部门想要实现档案管理的目标，就需要引入先进技术，全面提升档案管理的效率和水平。一是利用现代化信息技术和设备，如数码照相机、摄像机等；二是利用档案采集技术，如语音识别、图像下载等；三是利用档案信息存储技术，如光盘、磁盘阵列等；四是利用档案信息的分析处理技术，如文字、图像处理等。随着档案形式的变化，档案管理的技术也应该不断进行更新，这对体育档案管理部门来讲，是当前面临的一项重大挑战。1082023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS二、信息社会视角下体育档案工作存在的矛盾（一）体育档案管理与档案发展需求的矛盾在实际工作中，很多部门并没有意识到体育档案的重要性，档案管理效果不尽人意。一是体育档案内容记录的都是一些体育文书档案，对于全民健身、体育比赛等档案内容没有收集和记录；二是档案都是以纸质形式进程存储，缺乏电子、数字化档案信息；三是体育档案管理部门的工作人员缺乏独立性，多数人员都是兼职人员，既要负责档案管理工作，还要负责其他工作，使得体育档案管理工作经常被忽略；四是体育档案管理部门没有明确的档案管理机制，在档案存储库、设备等方面建设上存在较多缺失。（二）体育需求与体育管理队伍素质的矛盾在体育事业迅速发展的背景下，体育档案管理工作要保持快速、准确、完整、全面的标准。然而，在实际工作开展时，许多体育档案管理部门还坚持传统的档案管理模式，并且很多管理人员并不是相关专业毕业，缺乏良好的职业素养和专业能力，从而影响了档案管理工作的发展进程。另外，部分管理人员缺乏对体育档案管理的认同感，在面对电子档案载体转变上还保持传统的档案管理思维，没有适应信息社会的档案发展需求，其信息化档案管理能力亟待提高。（三）体育档案利用需求与传统服务的矛盾随着体育大众化、全民化的开展，人们在调取、使用档案的过程中，更加渴望便利、高质量的服务，传统服务已经无法满足人们的需求。体育档案管理部门应该积极进行服务模式的转变，以更好地适应当前人们的各种需求。但是，目前很多体育档案管理部门根本不能及时收集信息化、非实体化的档案资料，并且对当前存储的档案资源挖掘和开发的效率也比较低，体育档案资源开发利用效率已经无法满足信息社会对档案的需求。三、信息社会视角下体育档案管理部门解决矛盾的措施（一）更新体育档案管理理念信息社会的发展速度十分快，体育档案管理部门要主动转变思想，更新体育档案管理理念。信息社会是以知识为主的社会，知识、创新是社会的重心。体育档案管理工作要寻求突破，就要打破传统的体育档案管理理念，确定符合新时代需求的管理理念，使得档案管理工作可以高效有序开展，不断提升档案管理部门的工作格局。应设计出适合新时代发展的档案管理体系，使得体育档案管理部门能够从档案管理场所变为能够提供档案保管、服务、使用等综合性服务为一体的部门，利用各类先进的信息技术完成档案的收集、处理、分析等工作，使得原本封闭式的档案管理库变成开放式的档案信息共享平台。（二）加强档案人才队伍建设体育档案管理部门不仅要从内部选拔档案管理专业人才进行培养，还要从外部引入一些专业的档案管理人才，使得档案管理人员既具有档案管理的能力，还具备档案信息处理的能力。体育档案管理部门应该加大对管理人员的培训力度，尤其是进行大数据、互联网等信息技术的培训，不断提高体育档案管理人员的工作能力，提升档案管理的效率，适应信息社会的档案管理发展需求。（三）加大档案资源与信息开发力度首先，应该充分利用现代化档案管理技术，构建体育档案信息管理数据库。结合当前的情况，设计出符合档案管理的数据库应用程序，使得档案管理人员可以充分利用操作系统完成数据库的各项操作，保证数据库系统有序运行，能够将各级体育单位、学校等各类赛事、训练等信息进行多元载体记录，扩大体育档案的收集范围，丰富体育档案的数量。另外，还要做好实体档案的数字化处理工作。其次，利用现代化档案管理技术，实现电子档案信息的及时采集和归档。再次，做好网上各类档案信息的收集，尤其是体育单位内网发布的各类文件、报道、历史事件、视频等信息。有条件的体育档案管理部门可以指派专人采集互联网上有价值的资源，然后进行加工处理，形成本地档案资料。利用现代化技术在体育档案管理中进行应用，在提高档案管理效率的同时，还要充分开发和利用档案资料，将原本沉睡的体育档案资料变成灵活的信息，发挥其价值。借助信息技术将一些体育公开档案进行共享，充分发挥档案的利用价值，使得档案可以实现充分的利用。如社区体育、群众体育活动中产生的档案，应该全面收集、整理入档，为广大群众开展健身服务提供数据支持。（四）加强体育档案信息化建设1.体育档案管理部门应该结合实际情况，设立完善的档案管理机制，使得档案管理工作能够规范有序完成。另外，要组织一定的培训和竞赛，提高体育档案管理人员的专业素质和综合素养，使其具有档案管理信息化技术，在面对信息化档案管理问题时可以及时解决。还要不断提高档案管理人员对体育档案的认识。可以邀请一些国内专业人员到体育档案管理部门开展档案管理专题讲座活动。坚持走出去的学习原则，组织跨区域经验交流平台，让1092023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛档案管理人员能够丰富自身的知识，提高自身的能力，具备专业体育档案管理的素质。针对所有体育档案管理人员，要定期做评估，使其可以保持工作的积极性，高效开展工作。2.充分利用媒体宣传，推动体育档案的信息化建设。体育档案内容十分丰富，包括广大群众体育活动的记录，所以体育档案在管理时存在分散性的特征。在体育档案管理工作实际开展过程中，要利用对各类团体、体育文化企业的档案收集和管理，如利用电视宣传、网络推广等实现档案工作的宣传目标，借助各类终端促进体育档案管理信息化建设发展，从而不断提高档案管理的水平。3.定期组织体育档案收集管理专项活动，引导各个部门参与到档案管理工作中，充分整合体育档案资源，全面构建档案信息化建设系统，提高档案信息化管理的系统性、规范性。另外，还要走进基层单位，充分激发广大群众对体育档案管理的积极性，挖掘体育档案中有价值的信息，利用现代信息技术完成档案信息的记录，形成各类档案资料，丰富体育档案的内容。（五）完善体育档案管理制度体育档案管理工作想要实现信息化建设目标，需要有基础的制度作为支撑，使得体育档案管理工作在执行时可以有侧重点，明确的档案管理制度能够让档案管理工作流程有标准，落实更高效。首先，一定要遵循国家的有关制度，所有档案相关人员都要学习档案相关的法律法规，不断提高档案管理人员的制度意识，能够按照相关规章制度开展档案管理工作。其次，结合体育档案管理部门的实际情况和信息社会档案发展需求，制定出体育档案管理的专项制度，如体育社会组织档案管理意见等，为体育档案管理工作提供制度支持，使得体育档案管理信息化工作能够有序推进。再次，在体育档案制度基础上，充分利用先进的信息技术，引入现代化档案观念理念，全面做好体育档案资源体系建设工作。通过不断优化档案资源体系和档案资源体系建设，丰富体育档案的管理内容，做到全面收集、全面管理。最后，不断构建体育档案服务体系，利用各种数字化信息技术提高档案管理的积极性，使得体育档案的服务意识和能力能够全面提升，进而可以促进体育文化事业发展。另外，要全面筑牢安全保障体系，坚持“三防一体”的标准，避免体育档案信息泄露。（六）加强体育档案信息化基础建设体育档案管理工作想要实现信息化建设目标，需要有充足的资金、设备与技术作为支撑。在体育档案管理过程中，体育管理部门要发挥自身的作用，结合档案管理的内容和类型，构建信息化建设模式，给予专项的资金和人员支持。邀请社会进行监督，利用社会捐赠、商业活动等方式募集资金，以此来推动体育档案管理信息化发展。体育档案管理部门还应该加强和高校、科研机构的合作，从高校中选拔出一批专业技术人员到体育档案管理队伍中，促进体育档案管理信息化建设工作有序开展，借助科研机构所提供的技术优化体育档案管理信息化建设水平。（七）构建完善的体育档案信息管理安全体系保证体育档案信息化建设效果。首先，需要控制好影响体育档案的风险因素，做好体育档案信息管理中的风险管理工作，保证体育档案信息化管理工作能够安全、可靠的运行。体育档案管理部门应该结合档案内容，设置专门的档案管理人员，做好档案的整理、分析、保管工作，同时要针对体育档案的不同密级进行分别监管和保存，以免其他人员随意接触档案资料。其次，所有体育档案管理电脑不能用于访问外网，避免受到网络攻击，造成体育档案数据被破坏、丢失。针对所有开展体育档案管理工作的电脑，都要定期进行检查和维护，按照安全防护的相关标准，设置防火墙，安装合适的杀毒软件。同时针对一些重要的体育档案，要及时做好备份，保证档案的安全性。在信息化时代背景下，体育档案管理工作需要顺应时代发展趋势，全面实现档案管理工作的数字化、信息化、现代化。档案管理部门以及工作人员要从档案管理工作的各个环节入手，做好档