新时代做好医院综合档案管理工作的创新思路分析_王云.pdf

402023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新作者简介：王云（1979），女，壮族，广西桂林人，本科，馆员，研究方向：综合档案管理。新时代做好医院综合档案管理工作的创新思路分析文/王云摘要：近年来，我国科技水平及社会经济水平呈不断上升的趋势，医院管理模式也随之创新。在医院管理工作中，档案管理作为一项重要的组成部分，结合新时期发展对医院综合档案管理工作进行创新，可从整体上提高档案管理水平，确保医院管理做到有序发展。目前，新时期医院综合档案管理工作仍处于不断完善的阶段，针对其中存在的问题及其管理模式所体现的优势进行讨论和分析，不仅对于提升新时期医院综合档案管理工作水平有着重要作用，还使社会和医院的发展需求得到充分满足，对医疗卫生事业健康发展有促进作用。关键词：世新时代；医院综合档案管理工作；创新思前言新时代医疗改革不断深入，将医院档案管理工作做好不仅与医疗改革需求相符，还可将档案信息收集效率和整理效率提高，对医院领导决策有一定的参考作用，促使医院向现代化方向发展，最终让医院可持续发展。但在医院综合档案管理中仍然存在管理理念传统、管理制度不完善、档案管理设备欠缺、档案管理人员的综合素质较低等问题，以上问题可能会弱化综合档案管理工作的有效开展，对综合档案管理工作在医院持续发展中发挥的作用造成影响。由此可见，完善医院综合档案工作的管理水平，对于真正发挥档案管理工作的实际作用以及促进医院可持续发展有重要意义。一、新时代医院综合档案管理工作管理理念方面现存问题及创新措施目前，虽然大部分医院已经向信息化、现代化建设方向发展，但医院内工作人员自身的现代化意识及理念还较为欠缺，相关工作方式仍然以传统为主，尤其是医院综合档案管理科室的工作人员，而当科室人员缺乏现代理念时会影响综合档案管理工作的顺利开展，难以将医院综合档案管理工作的实际作用发挥出来。同时，新时期医院管理工作中档案管理工作属于重点内容，由于医院技术、决策及信息等方面工作的顺利实施都离不开综合档案，所以，无论是信息化管理还是人力管理，医院都需要通过多种手段积极促进档案管理工作人员传统思想的转变，人本管理加强，确保医院综合档案管理工作由优秀专业的管理人才负责。因此，针对上述问题，医院需要制定出合理、科学的解决措施，以促进医院的稳定发展。在医院综合档案管理中，首先，可以从日常工作中转变传统档案管理的工作理念。比如，在传递资料文件的时候，医院所有工作人员可通过电子版的形式进行传输，可使综合档案管理人员从纸质版转换为电子版的时间缩短，且医院中相关工作人员也需要有一定的档案管理知识，根据档案存储要求打印病历、处方等档案资料，进而形成更标准、更系统的综合档案管理过程，促进综合档案管理工作效率及质量提高。其次，医院可引进先进的档案管理工作理念，促进医院相关工作人员工作理念转变。有学者转变管理理念，将精益管理理念应用于医院综合档案管理工作中，且对其进行综合分析，发现该理念在档案归档、档案管理机制建设、日常管理中均能够发挥较好的作用。有学者在医院档案管理中应用精细化管理理念。在其研究结果中采用精细化管理理念的档案管理工作中，档案齐全率、丢失率及提取率均较优，且各部门人员对档案管理工作的满意程度提高，该结果表明，在医院档案管理工作中引入精细化管理模式，可获得显著效果，档案管理质量加强，减轻工作负担，促进医疗行业长远发展。此外，有学者在医院档案管理中应用“大档案”理念，对档案管理的日常规范化进行干预，以此提高该项工作的标准化和规范化。二、新时代医院综合档案管理工作管理制度方面现存问题及创新措施综合档案管理工作需要涉及较多的内容，包括文件档案、人事档案、财务档案、基层档案、合同、会议记录、信息档案以及其他的声像、电子、实物档案等，属于一项复杂、细致的工作，顺利开展综合档案管理工作有利于将医院资源管理的标准性、系统性提高，从而改善医疗机构综合管理质量。管理制度是医院综合档案管理工作有效落实的重要指导，也是该项工作开展的基础，与档案管理工作的有效性有直接关系，然而在实践中，诸多因素对综合档案412023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新管理制度的制定均有一定的影响。新时代，医院管理中档案管理制度作为主要的环节，可为医院档案管理人员提供参考，但现如今大部分医院对于综合档案管理工作制度的建立欠缺科学性且并不完善，导致医院综合档案管理工作在管理的过程中会遇到档案利用率低、分工不明确、员工工作效率低下等问题，对档案管理实际作用的充分发挥造成严重影响。首先，针对档案利用率低、分工不明确等问题，应以医院实际情况为主，对主体部门及各部门的职责进行明确，同时严格按照“分级管理、统一领导”的管理原则，收集整理医院各个载体、门类的资料，并做到有效归档管理，为档案收集的完整性提供保障。此外，面对不同档案，应详细了解各个类型档案的内容和特点，分行业制定出相关的制度体系，对档案管理的有效性进行强化，扩展档案管理的归档范围。其次，在管理制度实施的过程中，合理运用科学的奖惩机制，对档案管理人员的工作状态进行激发和约束，以此顺利实施档案管理制度，提高其工作效率，对档案资源利用效率提升有一定的促进作用，解决了员工效率低下的问题。其次，针对目前医院综合档案管理工作管理制度完善方法，医院在对档案管理制度进行完善时，应与医院自身发展情况、管理情况相结合，由经验丰富、专业水平高的工作人员组成档案管理工作小组，收集和整理医院各部门的档案，为制定科学、完善的档案管理制度提供保障。最后，考虑到医院综合档案管理工作内容较为繁杂，在此过程中应用品管圈（QCC）管理活动模式，根据拟定主题、活动计划、现状调查、结果分析、设定目标、制定措施督导落实，使综合档案管理工作的质量得到改善，同时在制定措施和督导落实环节中借助PDCA循环理论，从计划、执行、检查、处理4个阶段进行有效落实，最终提高档案的有效利用率，促使档案管理工作更加标准化。三、新时代医院综合档案管理工作现代技术应用方面现存问题及创新措施新时代，各个行业逐渐引入现代技术，以提高自身的管理水平和服务质量。在医疗行业也是如此，部分医疗机构为了达到提高医疗水平的目的，通常会花大量的人力、物力及财力资源，通过现代医疗设备、高新技术和专业人才等方式，提升整体医疗服务质量。因此，医院内部对于支持综合档案管理工作的经费较为欠缺，也没有在综合档案管理中适当运用现代化设备，导致难以保障档案管理的严密性和安全性。此外，大部分医院不能在有效的时间内更新和升级档案设备，过于滞后的设备无法充分满足医疗档案现代化管理的实际需求，弱化了医院整体管理水平，对档案信息发挥的价值造成影响。针对上述问题，在医院综合档案管理工作中需加大力度引进现代档案管理设备，创建电子档案网络，同时构建党群及行政职能部门、医疗技术科室、临床等动态实时性档案。首先，对综合档案管理的安全性进行分析，发现将视频识别（RFID）技术应用综合档案管理工作，以此构建档案信息管理系统，通过设计系统管理模块、资产设备信息管理模块、医院工作人员信息管理模块、医院工作档案信息管理模块、RFID身份确认及患者治疗档案管理模块，对综合档案进行有效管理。同时，上述模块中都包含了档案信息管理功能、RFID技术的数据管理，所以对于综合档案信息管理系统而言，可采用RFID数据管理模块对档案的数据信息进行获取，以达到电子化档案管理的目的，从而将进一步提高综合档案管理的安全性。其次，采用OA平台从其需求进行综合分析，包括专门档案、文书档案、医疗档案、设备档案、基层建筑档案等方面，基于系统设计理论，借助“浏览器”这一技术结构予以设计分析，从而设计出医院综合档案管理信息系统，对档案的整理和分类有利，且可有效避免数据重复的问题，以此真正将档案管理工作效率提升。近些年来“互联网”时代在迅速发展，各个行业均发生了巨大的变化，医疗行业也是如此，对医院进行信息化管理属于发展趋势，而医院综合档案管理进行改革也是非做不可的。最后，综合分析出医院综合档案管理现存在基础设备设施配置不齐全、管理队伍薄弱、管理体系不完善3个方面问题，并根据问题结合“互联网”模式，对解决上述问题探索出解决的方案。一方面，管理设备软硬件建设力度加大，配备各种辅助设备，有效做到“互联网综合档案管理”，并对管理人员进行计算机实际操作技能培训，使其对档案信息化管理的操作有详细了解，为医院档案始终在安全保护状态提供保障。另一方面，医院管理者需要主动创新管理理念，全面推行和实施“互联网综合档案管理”新模式，促使现代化信息管理系统、资源共享系统顺利构建，真正实现办公自动化，且还需重视网络安全。四、新时代医院综合档案管理工作管理人员能力方面现存问题及创新措施医院综合档案管理工作需要涉及的内容较多，必须聘用具有较高综合素质的专业人员，才可让管理工作更具可靠性和合理性。新时代，医院综合档案管理工作的内容呈飞速增加的状态，这对管理工作人员的专业水平、综合素质有着较高的要求，但目前大部分医院进行422023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新综合档案管理工作的人员多是从行政、医疗、护理等其他科室转行到档案管理部门，这些人员在自身领域的操作技能和专业水平均较高，但对于档案管理相关知识和技能却有所欠缺，使其无法完全承担该项工作。此外，从管理意识上分析，档案管理人员也存在一定的不足，在日常工作中不能够起到专业管理的作用，降低了医院综合档案管理效率。第一，基于新时代信息技术的发展特征，对医院档案管理人员提出业务能力、思想道德素养、法律知识等方面的要求，并根据这些要求从4个方面进行干预，包括品德方面提升管理人员健全人格、体质方面提升管理人员心理健康及身体素质、学识方面提升管理人员知识储备、才能方面提升管理人员业务能力，同时在对人才队伍进行培养的过程中，尊重人的特点，以人为本，进行人性化管理，从而提升档案管理人员的专业技能。第二，人才队伍的培养需要从3个方面出发。一是从管理人员的综合能力进行分析，不能仅看其资历就聘用，且要大胆将年轻的后备人才放置在重要岗位；二是面对一线任务时要有意识地选择年轻的干部去完成，使其综合素质得到锻炼；三是为管理人员创造出合适的人才平台，完善人才选拔机制，使人才的创新思维、团队协作等综合素质得以提升。第三，在管理人才培养方面还需重视终身学习、生活及工作的环境和潜在人才培养等问题。有学者在对事业单位档案管理人才培养措施进行综合分析时提到，档案管理工作人员需要具有良好的创新意识，在医院综合档案管理工作人才队伍培养中，需重视对其创新意识的培养，使其在新时代能够通过新知识、新技能、新方法解决档案管理中出现的新问题、新情况。第四，综合档案管理人才的培养除了相关培训、人才引进、奖惩机制等方面的措施外，还需从工作环境方面进行优化，只有维持科学、合理的竞争机制，营造开放透明的档案管理干部选拔环境，才可提高人才队伍的积极性和主动性，使其充分发挥自身的主观能动性，积极参加档案管理工作。五、结语综上所述，新时代医院综合档案管理工作主要以信息化和现代化为主，为了加快医院现代化建设步伐，需要结合医院档案管理工作实际情况，分析其在发展中存在的问题，并根据问题提出解决措施，使档案管理现代化转变步伐加快，增加档案资源的利用率。现如今，我国医疗体制改革正处于关键时刻，基于传统档案管理模式，结合时代发展进行创新，对档案管理信息化模式进行有效落实，可为医院持续发展提供良好的条件，对档案管理工作的高效化、规范化有促进作用，为今后档案管理模式的创新提供理论支持。参考文献：1王韶平，马润娟，蔡卫政.新时期做好医院综合档案管理工作的思考J.办公室业务，2020（2）：142-143.2齐国强.探析医院档案管理发展的必然趋势J.兰台内外，2022（17）：34-36.3李晶.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究J.黑龙江档案，2021（05）：222-223.4刘茵.医院档案管理中精益管理理念的整合及意义探寻J.办公室业务，2017（23）：125.5崔文昕.精细化管理模式在医院档案管理中的应用研究J.海峡科技与产业，2022，35（9）：80-82.6黄娟.“大档案”理念下的