新时代做好航天科研单位档案工作探析_陈涛.pdf

352023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛新时代做好航天科研单位档案工作探析陈涛叶色延（北京空天技术研究所，北京 100000）摘要：本文阐述了做好航天科研单位档案工作的重要意义，分析了航天科研单位档案管理中存在的问题，并从管理理念、体系建设、管理方法、人才建设等方面提出了对策和建议。关键词：航天科研单位；档案管理；有效对策新时代，航天强国建设已进入新的发展阶段，呈现新的特征，面临新的挑战，实现高质量、高效率、高效益发展意义重大，影响深远。在航天事业快速发展的时代背景下，档案作为记录航天单位相关信息的载体，发挥了重要的作用和价值，加强档案管理工作对于航天科研单位而言具有重要意义。一、新时代加强航天科研单位档案工作的重要性中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和 2035 年远景目标纲要，为我国航天事业新一轮竞赛“鸣枪开跑”，新时代下的航天工作具有任务更重、难度更高、挑战性更高等特点，做好航天单位的档案工作对完成研发生产任务具有重要意义。（一）具有重要的凭证价值航天科研单位的档案，尤其是科研档案是对航天器型号研制的全过程记录，记录全面系统真实，具有重要的保存价值，是科研单位宝贵的财富。航天科研单位档案管理人员通过对保存档案的查阅，对航天器研制的全过程有全面的了解，对档案的系统整理有全面认识。科研人员可通过查阅系统完整的档案材料进一步加深对过往研制的了解，从而为后续的研发提供参考。在信息化、数字化、科技事业发展迅速的时代背景下，航天科研单位科研人员加强对过往档案资料的研究，从而确保研发的体系化。（二）有利于为后续工作提供借鉴参考档案是对过往研发生产过程的客观记录，具有客观性、真实性的特点，具有较强的信服力，有利于档案管理人员和科研人员在工作中的整理运用，也便于后续型号的参考利用。航天科研单位由于单位性质特殊，大多设立了专门的档案管理部门，所以搜集的相关档案材料内容较全面丰富，且提供查阅、利用的途径，科研工作中遇到问题时可以通过档案利用来提供思路、方法和解决路径。因此，对科研单位后续工作开展具有重要的借鉴参考价值。（三）有利于促进航天科研单位高质量发展航天科研单位档案全面详实地记录了单位发展历程，具有历史性、系统性、直观性等特点，是单位宣传的生动素材。做好航天单位档案编研工作，宣传介绍航天事业发展历程，能够增强职工对单位和航天发展历史的认识了解，提升职工凝聚力，更好地齐心协力共同为航天事业发展作贡献，助力航天强国梦实现。二、航天科研单位档案管理存在的问题（一）档案管理理念相对陈旧在航天科研单位中，档案部门通常处于科研生产业务链条的末端位置，不直接产生经济效益。同时，档案工作的开展需投入一定的资金和人力，无疑会增加单位的成本费用，在短期内一般不会产生显著的工作成果，档案工作因此不受单位领导的重视，不断被弱化和边缘化。单位组织机构调整合并优化时，档案部门往往是被整合的部门，在单位地位相对较低，档案的价值被忽视。档案部门工作人员薪酬水平在单位中相对较低，认为自身所处边缘地位，岗位工作业绩不受重视，主动自我学习和主动服务的意识薄弱，未认识到做好档案工作对于促进所在单位高质量发展的重要意义。加之航天档案管理工作保密性极强，难免在工作观念和方式上更加保守。（二）档案管理制度体系不完善档案管理制度体系主要包括档案管理制度、档案机构设置制度体系和档案人员队伍管理等方面的制度。一是在档案的管理方面，虽然档案的收集归档、整理、保管利用等基础的标准制度基本健全，但随着电子文件的运行、数字化信息化技术的发展等，原有的基础档案制度无法满足档案工作转型发展需求。例如，缺少电子文件的标准化管理、电子文件的鉴定归集、档案数字化建设规范等文件，这在一定程度上使档案工作的创新发展缺少制度依据。362023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS二是存在档案工作机构不完善情况。没有明确的岗位职责分工，没有形成档案工作管理网络体系，档案工作开展缺乏组织保障。三是档案人员激励约束制度不健全。由于单位档案工作一般不直接产生经济效益，在单位考核中占比较低或考核只是流于形式，缺乏有效激励约束机制，无法调动档案从业人员的工作积极性。（三）档案管理模式相对落后传统的纸质档案管理模式下的档案管理方式较为落后，主要为传统的手工方式，文件收集、归档、整理、保管利用等作业效率和质量较低，且会占用大量的人力和时间资源，无法实现信息的储存和查阅利用方面的高效管理。一段时间内，传统纸质档案和电子档案管理两种方式并存运行，但这种并行也存在诸多问题。与传统纸质文件相比，电子文件在管理的标准、处理方式、保管利用等方面均有较大差异，二者存在矛盾，需改变其中的不合理之处。随着科技的发展，计算机、数字化信息水平的不断提升，航天科研单位在业务上对自动化 OA 系统的使用越来越广泛，逐渐减少纸质办公流程，通过 OA系统直接实行文件的起草、审核、归档等程序。随着技术的发展和网上办公系统的越发成熟便捷高效，电子档案从双套制向单套制转变也将成为趋势和必然。传统的纸质档案管理模式必然需要转型创新才能适应发展需要。（四）档案管理存在安全风险在传统纸质档案管理模式下，档案主要是实物载体的形式，纸质档案的形成过程可控，能够确保档案材料的真实性。随着档案数字化、信息化的发展，档案数据的安全性成为档案管理的重要课题。电子档案文件若被盗取相关权限，则很容易被窃取，且电子文件传播范围广、速度快、影响大。航天科研单位的档案，尤其是科研档案本身要求具有极高的保密性，若发生档案信息泄露，存在极高的安全隐患，给单位甚至国家航天事业造成严重的不良影响。（五）档案管理信息化水平较低随着航天强国战略的实施，将大力推动航天单位在科研生产及经营发展方面的信息化、数字化管理水平，档案管理信息程度在航天单位属于相对较低的部门，制约了其自身发展。档案信息化建设缺乏系统规划，对电子文件的归档等问题考虑不充分，未能做到前端嵌入业务系统流程，档案信息化工作与单位的信息化规划融合程度不高，造成电子文件和电子档案的管控力度不够。此外，从档案数据资源的整合方面看，存在档案部门与科研业务系统的集成率低，未实现数据贯通的情况，制约了档案信息资源的开发利用，与数字化、知识化管理的要求不匹配。（六）档案专业人才不足 数字化、信息化时代的到来为档案工作人员提出了新的要求。航天科研单位具有自身的特殊性，科研档案具有成套性特点，专业性较强，每一项科研档案都是针对特定领域的深入研究，这就要求科研单位的档案工作人员既具有较强的档案专业知识基础，又能熟悉现代信息技术，同时还需要懂相关的科研生产和经营发展业务流程。从目前航天科研档案人员配置实际来看，存在复合型专业型人才不足情况，不能适应新时代档案工作需要。三、加强航天科研单位档案管理的有效对策（一）转变档案管理理念航天科研单位档案管理部门要围绕服务科研、生产工作，深入分析航天科研单位行业特性和档案工作自身特点，调整档案工作思路、创新档案工作举措，改变传统档案管理模式，实现档案工作水平提升。单位领导干部要深刻认识到档案对于单位发展的重要意义，积极营造良好工作氛围，调动档案工作人员主动积极性。档案工作人员要学会转换信息化时代档案管理思维，改变档案重保管轻利用等观念，切实增强档案信息资源意识，顺应时代发展下的档案工作需要。（二）健全档案管理规章制度航天科研单位应根据行业特点和档案工作要求，借鉴其他行业档案管理规章制度体系建设经验，强化顶层设计，健全规章制度，并在实际运行中不断优化完善。一是业务档案管理制度。例如，科研档案、文书档案等各类档案的管理工作要求，业务档案相配套的实施细则，如档案的收集、整理、分类、保管、利用等。尤其是对于科研档案的收集，要明确移交责任，及时做好收集归档，为后续各项工作开展打好坚实基础。二是信息化、保密等技术管理制度。要根据工作需要，完善相应的技术管理制度。三是组织管理制度。例如，档案机构设置、工作职能职责等，合理设置工作目标，并层层分解落实到具体岗位，明晰部门和岗位职责，明确职责边界，促进档案管理工作高效开展。（三）探索档案管理模式转型随着国家数字化工作的深入实施，航天事业单位积极推进数字化科研生产、信息化管理体系建设等工作，档案管理部门要把握机遇，实现自身档案数字化转型，探索实施单套制管理。加强电子文件管理的标准建立，对电子文件的形成和归档等要求进行规范，确保单套制管理有章可循。强化技术管理，确保归档电子文件的真实安全有效，要对归档的电子文件进行前端控制，明确档案系统与业务系统的对接，包括接口方式、文件传输规则、元数据要素等，实现系统设备和格式的相互兼容。强化业372023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛务流程管理，提升档案系统在文件收集、整理等版块的应用，拓展档案前端控制，确保电子文件归档齐全、实现应归尽归。（四）强化档案安全管理档案安全管理包括档案的实体安全和档案信息安全。档案的实体安全方面主要是档案工作人员要做好日常库房的管理工作、档案的借阅登记工作，避免档案的丢失或因库房意外带来的无可避免的档案灾害。网络具有公开性，网络环境下的信息具有传播速度快、方式便捷等特点，航天科研单位档案的信息内容安全更加需要高度重视，强化信息安全保密工作。一是档案部门和工作人员要增强保密意识和危险意识，要认识到档案信息泄密带来的极其严重的后果，在工作中处处小心，严格遵守保密规定和档案管理规定，杜绝因个人疏忽能酿成信息泄露重大事故。二是加强安全技术管理，严格管理网络访问权限。具体而言，要记录好档案储存服务器的使用情况，并交叉检查记录情况，强化监督管理，避免未按规定使用。互联网时代，做好航天科研保密单位的档案管理安全工作无疑具有一定挑战和困难，需要所有档案工作人员的共同努力，共同构建起网络信息安全屏障。（五）加强档案信息化管理档案信息化要紧密与技术相贴合，强化服务创新，多途径、多方式促进管理水平的不断提升。一是做好信息技术和管理的融合创新发展。借力人工智能、信息化、大数据等新技术的发展，运用先进技术实现管理水平提升。当下，航天科研单位着力加强数字档案馆建设，作为数字档案馆建设的关键与核心，档案管理系统的设计非常重要。因此，在档案管理系统设计过程中，应立足整体，着眼数字档案的利用，通过建立数据管理机制，实现归档数据的海量存储和高效管理，为强化数据服务和档案利用提供坚实基础。若考虑进一步提升自动化服务功能，优化流程、提升效率，可在条件成熟时，在管理过程中加入人工智能技术，如通过人脸识别进行自动归档、查阅利用等，不断实现档案管理的创新发展。二是做好档案信息的资源优化，为信息化管理提供数据基础。随着大数据的发展，航天科研单位的档案管理部门的工作重点将不再仅仅是档案的保管和查阅，而是逐步转向信息化管理，实现信息化管理需要以丰富的档案管藏内容为基础。因此，要强化档案归档工作，尤其是重大活动、重点材料的归档，同时要丰富归档材料类别，逐步建立起内容丰富、结构合理、覆盖面广的档案资源体系。三是以信息化为手段，做好服务方式方法创新。档案部门要根据业务发展需求，建立与航天科研生产及管理相适应的档案管理利用体系，强化信息资源的收集和深度挖掘开发，完善档案利用机制，通过主题展览、档案编研成果展示等方式强化档案利用，充分发挥档案价值。（六）强化档案人才开发培养一是科研单位要树立档案发展需要专业人才的理念，强化复合型档案人才的选拔，既要具备档案管理知识，又要具备信息化、大数据、计算机等方面的知识，促进档案人员结构更加优化。二是要求加强人才的培养开发，促进人员能力水平提升。要完善培养制度体系，通过档案人员到业务岗位学习锻炼等形式，提升其对业务的熟练程度；通过专题授课、业务研讨等形式，加强培训学习；条件成熟的单位可组织到同行业标杆企业学习交流，在对标中学习先进的理念和经验，拓展思维和认识。三是要畅通档案人才的发展机制，加强对关键骨干人才和领军人才的培养，建立档案专业技术职务发展通道，并明晰晋升条件，完善人才梯队建设。四是要强化考核激励约束，建立考核机制，鼓励多劳多得、按贡献分配，将考核结果与年终绩效工资、职务晋升挂钩，不