新医改背景下医院档案管理思路探讨_王前.pdf

1222023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS新医改背景下医院档案管理思路探讨王前（梁山县人民医院，山东 梁山 272600）摘要：在新医改政策落地，医院建设进入攻坚阶段背景下，要进一步认识医院档案管理的重要性，融入现代档案管理技术革新理论，推动纸质档案与信息化档案管理一体化，构建符合我国医疗服务需要的档案体系，发挥医院档案的实用价值。本文主要探索新医改政策背景下医院档案管理工作改进与优化的措施。关键词：医院档案；档案管理；改进思路新医改工作以“一切为了人民健康”为出发点，强调医务工作者全方位与全周期保障人民群众的健康。这就要求医院从人民群众的需要出发，夯实医院管理基础，加强各类医院数据信息的供给，以强有力的医疗数据信息资源提高医疗服务效能。为此，医院要高度重视档案管理工作，深刻认识档案管理的实际意义，围绕医院档案管理的主要问题，持续性优化医院档案管理工作体系。一、新医改政策对医院档案管理的影响（一）提升档案管理重视程度新医改政策高度重视保障我国公民的医疗权益，强调医院应当履行好维护人民群众健康和保护人民生命安全的责任，要求基层医院维持良好的工作状态，以对患者负责的理念收集和共享医疗信息，及时收集并归整好医护工作档案。新医改政策的落地让各级医院认识到医院档案管理的重要性，投入更多的精力健全医院档案管理体系，为医院档案管理改革提供了更加优质的环境。上级卫生管理机关也依据医院的档案信息来划分和调配有限的医疗资源，从而影响了医院的发展。当前，新医改政策推动了医院档案管理的改革，医院档案管理的方式有了极大创新，进一步明确了医院档案管理要点，理清了医院档案管理的运行机制，这对于实现医院日常管理的科学化、规范化与高效化有重要意义，有助于挖掘医院各种资源，提高医院服务的质量。（二）展示档案的实用价值各类医疗工作数据信息是制定和推行医改政策的基础，卫生部门强调在广泛收集医疗行业数据信息的基础上优化政策，提高医疗改革的可行性，保证医疗政策符合群众实际需要。为了提升医疗改革的有效性，需要进一步收集和整理医院工作信息。在这一背景下，各级医疗机构普遍重视加强档案建设，高度重视引进专业的档案信息技术设备，开发了适应医院管理需要和国家政策要求的医院档案管理软件系统，大数据、云技术与智能化系统被不断引进医院档案管理部门。一些潜在的医院档案信息被挖掘出来，各种数据信息经过多方面的综合梳理，进一步理清了医院改革的现状，对于提高医疗改革的整体有效性，方便群众更好获得医疗服务，提高医院的运转效率都发挥了重要作用。（三）降低档案管理的成本传统的医院档案管理存在人工化、机械化和复杂化的问题。医院虽然也高度重视做好档案管理工作，但是档案管理工作机制较为复杂，档案管理工作的效率相对较低，档案信息资源的损毁丢失风险较高，相对僵化的档案管理方式浪费了人力物力成本，而且不能满足患者的档案使用需要，不利于高效使用有限的医院档案信息。随着新医改政策的落地，医院档案管理日益采用了信息化的方式，重视依靠技术设备升级弥补传统档案管理方式的不足，极大地降低了基层档案管理人员的压力，构建了更加完善的档案检索查询体系。方便各方面及时线上查询医院档案信息，优化了档案检索的流程，缩短了档案供给的等待时间，可以满足医护工作者随时随地调取档案的需要。同时也能全面跟踪患者情况，进一步展示出医院档案信息资源的社会价值，医院档案能够以更加快捷、有效、及时的方式传递到档案使用者的手中。二、当前医院档案管理存在的主要问题（一）对档案管理重视不够医院档案管理不仅涉及到医院建设档案，还涉及人事、行政、后勤、患者的医疗档案、医疗科研1232023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛档案和其他档案。从实际来看，有些医院档案管理存在片面化问题，通常重视医疗档案管理，不注重其他档案的建设，导致医院数据信息统计不够全面。有些医院领导对档案管理的认识不够深刻，未能正确把握档案与医院改革的内在联系，平时不注重收集档案信息，严重影响了档案信息资源的供给。在新档案技术普及、档案管理方式不断创新的当下，还要解决档案管理氛围不浓厚、各方面配合不积极、档案管理工作混乱等问题。新时代的医院应当以有效方式展示档案管理的重要意义，强化各方面的档案管理意识，完善相关的问责追责及奖励激励机制，让各方面充分参与到档案管理实践当中，推动基层医院档案管理改革再上新台阶。（二）缺乏完善的档案管理制度长期以来，受传统思维的影响，医院在档案管理制度的建设方面不够完善，未能结合信息技术的进步修订以往档案管理的规章制度，致使一些档案管理政策不符合实际情况。目前，医院还缺乏完善的档案管理工作制度修订机制，缺少对档案管理政策与标准的完善整改机制，不能基于统一、科学和有效的制度构建上下联动的档案管理工作体系。有些医院缺少对档案管理实践的监管，有时可能导致医院档案的管理风险，不利于推动人工档案管理模式的创新，不利于高效率和高质量开展档案信息服务。完善档案管理工作制度修订机制，在制度规范建设中落实上级的改革要求，形成良好的汇总分析机制，才能进一步提高基层医院服务效能。（三）档案管理人员素质有待提高以往，多数医院对档案管理重视不足，把一些学历不高、专业不对口或即将退休的行政人员安排到档案部门，致使档案管理不够规范，档案管理创新不足，严重影响了医院档案管理工作的质量。新医改把档案管理放在较高位置，强调建立信息化和智慧化的档案管理流转体系。这就要求医院配置专业档案管理人才，组建自己的档案管理团队。但是，受到医院管理体制机制的影响，有些医院的人才引进机制不科学，无法更好引进有医疗专业背景的档案人才。还有的单位缺乏对现有档案管理人才的培训，缺少针对现有档案管理技术设备的监督考核机制，致使部分档案管理人员无法有效操作现有档案技术设备。还有一些档案管理人员缺乏对档案事业的热爱，缺少扎根医院档案管理工作的决心，在工作中没有表现出崇高的使命感和责任感，相关的监督与绩效考核机制也不完善，致使没能做好档案管理工作。（四）档案建设资金不足医院档案管理工作深化改革需要一定的资金支持，需要按照医院档案管理建设规划匹配必要的设施设备。但是，基层医院受资金使用规划限制，有时对档案管理的资金投入不足，严重影响了医院档案管理改革的进度。例如，有些医院把有限的资金用于科研和医疗设备的采购上，未能根据实际工作需要采购关键性的档案管理设备，致使档案管理软硬件系统的落后。还有的医院认为信息化档案管理的重点放在计算机等硬件的配备上，不注重档案管理环境建设，不能同时开展好纸质档案与电子档案的存储工作，致使档案库房缺乏智慧化的实时监控环境。目前，部分医院还缺乏针对档案管理的专项资金，上级财政部门对档案管理建设的支持不够，无法配合档案管理设备更新及时增添一些实用性工具及软件，这在很大程度上制约了医院档案管理的发展速度，阻碍了医院档案管理的进步。三、新医改背景下下档案管理的基本原则（一）引进新技术原则新医改强调发挥档案信息资源的实用价值，运用档案数据信息明确医疗工作现状，梳理医疗改革存在的问题，实现医疗资源的优化配置。因此，要大力引进符合医改需要的档案管理技术，结合医院档案管理工作的现实配置更专业的技术设备。能够把大数据、云存储、“智慧+”与档案管理升级联系起来，高效率引进新技术，提高信息技术的使用效率，加强档案技术设备和软件系统的研判工作，按照大数据技术改革的趋势来提高档案管理的整体效能。例如，围绕档案信息共享需要开发微信小程序，或者开发实用性较强的档案管理 APP，从而应对各方面的档案检索需要，及时提供各种医院档案信息。（二）规范建设原则医改政策是国家保障民生的基本政策，医改工作不仅明确了医院改革的总体方向，而且对具体工作提出了新的任务要求。新时代的医院档案管理要规范建设方式，明确阶段性的工作重点，在梳理档案信息存储与使用矛盾的基础上，依托先进的技术标准开展档案管理实践，以科学有效的标准规范提高档案信息的运转效率，发挥医院档案的实用价值，促进医院档案管理改革的不断进步。（三）控制风险原则医院档案数据信息量较为庞大，档案信息资源的使用率高，各方面都需要以医院为中心构建一个完善的档案运转体系。在复杂的“互联网+”环境下，医院档案信息管理部门肩负着更大的责任，需要有效控制相关风险，避免因档案供给不及时、不1242023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS准确和不全面造成的问题，降低档案信息资源共享时存在的风险。为此，要加强网络建设与软件系统的开发，把握档案风险控制的着眼点，提高档案风险控制的科学性，不断建立健全档案管理机制，加强档案信息流转的实时控制，从根本上杜绝医院档案数据信息共享带来的各种潜在风险。四、新医改背景下下医院档案管理的改进思路（一）完善相关管理制度只有根据实际情况修订档案管理制度，明确档案制度建设的重点，才能形成良好的档案管理工作氛围，发挥医院档案的实用价值。为了保证我国医院档案管理实践的科学有序，进一步挖掘和发挥医院档案信息的潜在价值，还要对医院档案管理工作进行全面分析，围绕新医改政策提出可行的医院档案管理工作模式，以制度化的方式保证医院档案管理工作的科学有序进行。首先，明确医院档案管理的建设规划，把握医院档案管理的改革要点，形成医院档案管理工作的总体要求。其次，加大相关规章制度的执行力度，围绕档案管理需要确定各方面责任，有效防止档案运转中的矛盾纠纷。最后，医院要对档案管理制度的执行情况进行考核，建立必要的档案信息建设溯源机制，强化各部门的履职意识，围绕档案管理的阶段性情况梳理存在的问题，定期对档案管理方式进行修订，有效消除档案管理的隐患。（二）提升档案管理人员的整体素质医院档案管理改革离不开技术人才的支持。目前，我国医院普遍缺乏专业的档案信息技术人才，各医院要给予档案人才足够重视，创设可供他们施展技术能力的空间。例如，鼓励医院档案管理人员研究新课题，推动各方面参与档案技术革新。医院还要加大对现有档案管理人员的培训力度，组织开展线上线下相结合的专业培训活动，鼓励档案管理人员成立课题研究小组，从而提高医院档案信息的使用效率。医院要加强档案管理人员的专业技能考核，结合工作业绩给予必要的物质奖励，激发档案管理人员的活力，提高档案管理的总体效率。鼓励基层组建档案技术团队，必要时可以聘请第三方提供档案管理技术服务，尝试以购买服务或其他方式获得更多技术支持，这样才能全面提高医院档案管理的效率。（三）加强各部门的沟通现代医院档案管理工作已经进入信息化时代，这一时期不仅要高度重视做好纸质档案管理工作，还要保持各方面的紧密沟通，形成完善的档案信息传递与共享机制，从而充分挖掘档案的使用价值。首先，医院必须依靠专门平台传递档案数据信息，大力建成“智慧+”档案管理系统，依托 5G 技术实现档案信息高速流转，借助信息平台进行基础管控，提高档案管理工作的针对性与有效性。其次，医院档案管理部门可以尝试建设局域网，或者在广域网开辟档案查询与共享的网站等，这样可以降低档案运行的风险，在强有力的部门的沟通合作中提高档案管理水平。第三，由档案机构负责协调联络各方面，加强档案管理的业务指导，提高档案业务控制的效能，从而达到高质量开展档案管理的目标。档案管理的交流主要体现在多个部门相互辅助开展档案管理方面，包括业务部门与档案部门共同进行病例档案、设备档案与物资档案的管理，依靠跨部门的多层次协调机制，在相互配合中完成档案的收集整理任务。（四）加强软硬件的配置新医改政策为医院管理改革指明了方向，强调医院大力加强现代化与信息化建设。这就要求医院的日常工作体现现代化与信息化要求，把相关技术运用到医院管理实践当中。为此，医院领导及各部门应当高度重视档案信息化建设工作，给予档案信息化大力支持，积极更新必要的技术设备，从而提升医院的整体运行质量。拟定医院档案管理信息设备更新的总体建设规划，围绕医院现代化改革进程配置必要的档案管理设施设备，组建在行业内具有较高水平的档案信息服务中心，在第三方的支持下提高档案管理系统的智慧化水平。能够根据工作需要开发可供医护人员和患者使用的档案信息查询系统，并且加强档案管理软硬件系统的安全防控，基