信息管理系统在路桥档案管理中的有效运用_崔伟娜.pdf

|数字档案|2023.2 下兰台内外33摘要：路桥档案贯穿路桥工程整个生命周期，构建路桥档案信息管理系统，有助于增强路桥档案管理的连贯性，体现路桥档案的全面性，提高路桥档案的利用价值。现阶段路桥档案信息管理系统仍处于初步探索阶段，需要进一步在技术、人才、管理、机制等方面进行完善和优化。实践中，需重点关注路桥档案收集和移交工作，丰富和完善路桥档案信息管理系统功能，并为其提供人、财、物的支持。关键词：信息管理系统；路桥档案；业务素质；档案管理路桥档案是我国路桥建设事业发展过程中各种重要资料的集中体现，提高档案管理质量对路桥建设、管理以及后续路桥维护具有重要意义。随着网络信息技术不断发展，路桥档案信息管理系统得以初步构建，不仅为路桥档案管理提供了全面技术支撑，也使路桥档案信息资源分析共享、利用开发变得更为顺畅。因此，在完善路桥档案管理过程中，应将引入信息管理系统作为重要方向，实现现代信息技术与路桥档案管理流程深度融合，深度挖掘路桥档案信息资源，为路桥事业发展提供全面的档案信息支撑。但同时我们也应深刻地认识到当前信息管理系统融入路桥档案管理还存在一些不足和问题。为此，有必要以问题为导向，对路桥档案信息管理系统相关问题进行研究，进一步完善信息管理系统，更好地发挥信息管理系统在档案信息资源开发利用方面的作用。1 信息化时代路桥档案的重要属性1.1路桥档案的基本内容路桥档案是指在路桥建设过程中所形成的与路桥相关的文字、照片、图表、图纸、视频等档案资料1。通过对路桥档案的全面收集、系统整理，形成具体规范的档案，是路桥档案管理部门应该完成的具体任务，对后续路桥事业相关工作开展起到重要的保障作用。一方面，现代信息术不断发展，为路桥档案管理工作提供了更为先进的技术手段，通过大数据、云计算、人工智能等技术，能够对路桥的信息资源进行有目的、有组织的开发，形成专项档案课题，为路桥技术创新、组织创新、架构创新提供档案依据。另一方面，路桥档案作为我国档案事业建设的重要组成部分，理应在信息时代背景下展现其特殊作用，路桥档案管理工作也应该与时俱进，主动地拥抱信息时代，提升路桥档案信息化建设水平。1.2路桥档案具有一定的特殊性一是路桥工程项目从项目立项、勘探、施工到后期管理维护需要多个部门参与，涉及政府主管部门、勘察设计部门、建设施工部门、监理部门、运营管理部门等，建设周期长，在这一过程中会形成大量有价值的档案信息，这些信息都是路桥档案管理部门所需要收集的档案资料。由于时间跨度大，增加了档案信息资源收集难度。二是路桥档案信息分散。在项目建设过程中所形成的档案信息分布在政府部门、勘察设计单位、运营单位、监管单位等，这些部门手中的档案信息都需要移交到档案管理部门。由于涉及的单位多，需要档案管理部门与各个单位交流，确保及时、完整地对各个部门手中的档案信息进行接收。三是路桥档案载体多样。路桥档案包括与项目相关的各类设计图纸、照片、录音、录像，还包含存储在各种介质中的重要档案信息2。这些档案信息都需要移交给档案管理部门集中保存和管理，在移交过程中一旦载体出现安全问题，势必会影响档案移交和后续档案管理开发。确保路桥档案顺利移交的任务，对路桥档案管理部门提出了更高要求。1.3路桥档案具有系统性、专业性、经济性等特征一是路桥档案具有系统性特征。从系统性角度看，路桥档案贯穿路桥工程整个生命周期，需要对路桥工程建设、管理、维护全过程所形成的有价值的档案信息进行全面收集整理，一旦某一环节出现错误，必会影响整个路桥工程，因此必须确保所有重要的档案信息都能够收集上来，相应地，也就具有系统性的特征。二是路桥档案具有专业性特征。路桥建设本身就非常复杂，需要克服各种自然环境问题，在施工过程中需要大量的专业技术支持和应用，因此所形成的档案具有非常强的技术性和专业性特征。三是路桥档案具有经济性特征。路桥作为我国交通事业的重要组成部分，对于国家经济社会发展都起着至关重要作用，作为我国经济运输的“大动脉”，决定了路桥档案具有经济性。2 路桥档案信息管理系统建设的必要性及主要限制因素信息时代背景下，路桥档案有必须要以现代信息技术为支撑，建立路桥档案信息管理系统，更好地实现路桥档案信息资源的高效管理、科学利用、系统开发。目前，在路桥档案信息管理系统建设过程中还面临着一些亟待解决的问题，在制度机制、顶层设计、技术融入等方面还存在着短板。2.1路桥档案信息管理系统建设的必要性建立路桥档案信息管理系统，有助于提高档案管理效率，实现档案资源的有效利用。2.1.1能够实现超前管理。在路桥维护，如定期和不定期检查过程中能够将检查结果及时地上传到路桥档案信息系统，在丰富路桥档案信息的同时，也能够为路信息管理系统在路桥档案管理中的有效运用文/崔伟娜|数字档案|2023.2 下兰台内外34桥整个生命周期的管理和维护提供全方位的档案信息支持。通过查阅路桥档案信息就可以知道当前路桥管理状况，进而更好地识别可能出现的风险点，提前做出预判，对其进行管理和维护，避免路桥维护的盲目性，既节省了经费，也提升了路桥基础设施安全属性3。2.1.2能够实现纸质档案数字化保存。无论是前期的路桥建设，还是后期的管理和维护都会形成大量的纸质档案材料。这些档案材料一旦保存时间过长势必会出现字迹模糊、纸张发霉，乃至损毁等问题。而利用先进技术可以将纸质档案进行数字化备份，防止丢失，也能够确保相关档案信息的真实性和完整性，进一步提升路桥档案管理整体质量。2.2路桥档案信息管理系统建设的限制因素2.2.1路桥档案信息收集不规范、不完整。由于路桥项目施工涉及的单位多，所形成的档案信息资料载体多，在档案管理部门收集过程中难免会出现原始资料收集不完整问题。特别是在项目施工过程中，由于档案生成主体对于路桥档案重视程度不足，部分档案管理人员属于兼职性质，不仅要处理档案信息，还承担着其他工作，所以在档案信息收集过程中难免也会存在粗心大意、主观性、随意性问题4。一旦出现这些问题，在档案信息收集过程中就难免出现差错。在交接过程中如果没有对这些档案资料进行详细审查，直接影响档案质量。2.2.2档案管理人员对现代信息技术掌握得不够全面。路桥档案信息管理系统要想发挥真正作用，需要档案管理人员具备扎实的技术能力，在具体操作过程中能够及时地发现问题，在档案管理过程中能够借助先进信息技术实现档案资源“分类明确、提取方便”目标。但目前部分档案管理人员能力和素质十分有限，路桥档案信息管理技术水平一般，难以对档案信息资源进行深度挖掘，也难以结合路桥施工进度形成专门课题。在后续档案开发和利用过程中缺少主动性和创造性。2.2.3路桥档案信息管理系统基础设施建设落后。部分档案管理部门在路桥档案信息管理系统建设过程中只注重前期投入，缺少后续支持。现代信息技术的不断发展，要求在路桥档案信息管理系统建设过程中对相关设备进行更换，对系统进行维护。相应地，也需要档案管理部门投入人力、物力、财力支持相关工作落实。但目前在路桥档案信息管理系统建设过程中资金投入过少，技术更新缓慢，在一定程度上影响了路桥档案信息管理系统作用发挥。甚至因为技术问题还出现了系统与系统之间数据不兼容问题，难以实现路桥档案信息资源的高度共享，也就无法发挥路桥档案信息的特殊作用。3 路桥档案信息管理系统建设的实施路径3.1重视路桥档案收集和移交3.1.1路桥档案管理部门要加强与路桥施工单位、勘探单位、监管单位和政府部门的沟通互动。要求相关单位在施工过程中指派专人负责档案信息工作，定期与路桥档案管理部门进行沟通，明确路桥档案信息的收集范围、收集标准、移交时间、移交标准。要求各个部门档案管理人员按照路桥档案收集标准做好登记工作，对施工过程中的重要档案信息进行全面收集、系统整理。对相关档案内容进行仔细审核，确保档案信息的真实性和完整性5。3.1.2重视路桥档案的移交工作。由于路桥档案载体多，在移交过程中一定要对路桥档案进行分类，档案管理部门和具体负责档案工作人员在移交过程中要双方在场，对移交的档案信息进行再次确认，确保移交的档案信息真实完整，充分体现出路桥档案的原始性价值。3.2完善路桥档案信息管理系统3.2.1对路桥档案信息管理系统进行合作开发。如果仅依靠路桥档案管理部门力量，很难完成路桥档案信息管理系统开发工作，需要路桥档案管理部门选取具有档案信息系统开发资质的企业，明确路桥档案信息管理系统开发的相关要求，按照“方便简洁、功能齐全”的原则开发路桥档案信息管理系统，为路桥档案信息管理和开发利用提供系统支撑。3.2.2要与路桥档案信息管理系统开发主体签订长期合作协议。要求企业定期对路桥档案信息管理系统进行更新和维护，同时对路桥档案管理系统在日常工作处理过程中出现的漏洞和问题及时地进行解决，确保路桥档案信息管理系统运行稳定。3.2.3要重视路桥档案信息管理系统安全。路桥档案事关项目工程事关国家利益，因此一旦泄密势必会对国家经济、社会发展造成影响。在完善路桥档案信息管理系统的同时，还要做好安全保密工作，要与企业签订安全保密协议，相关工作人员也要遵守安全管理制度，减少路桥档案管理系统安全漏洞和风险，切实保障路桥档案信息安全。3.3加强路桥档案管理投入路桥档案信息管理系统正常运转，需要大量的人力、物力、财力投入，档案管理部门必须加强路桥档案管理的持续投入。一是档案管理部门要将路桥档案管理工作遇到的问题及时向主管领导进行汇报，让主管领导了解到路桥档案信息管理系统建设的重要性和必要性，进而及时地对路桥档案管理工作进行过问，针对当前路桥档案管理工作存在的问题召开专门会议研究讨论。邀请财务部门、人力部门、办公室和其他相关科室主要领导参会，针对路桥档案管理存在的后勤保障问题、基础设施问题、技术问题、人力问题、资金问题进行系统分析，并对相关问题解决办法提出明确要求，相关部门要主动担负起责任，加强与路桥档案管理部门沟通互动，为路桥档案管理部门提供必要的资金支持、人员支持、后勤保障支持、基础设施支持，切实落实好路桥档案管理投入工作。二是要将路桥档案管理各项费用投入纳入到日常预算之中。要对路桥档案管理投入所需要的资|数字档案|2023.2 下兰台内外35金、人力、物力列出清单，年初做好预算计划，确保路桥档案管理工作能够持续地获得各项支持。3.4提升路桥档案人员业务素质路桥档案管理工作本身就具有非常强的专业性，此外，路桥档案信息管理系统的建设要求路桥档案管理人员也要与时俱进，不断地提升自身专业素质和信息素养，更好地适应新时期路桥档案信息化的管理要求。为此，档案管理部门要针对提升路桥档案管理人员业务素质形成培训计划。一是年初就要针对路桥档案管理人员业务培训形成相应方案，上报主管领导，主管领导审批之后，按照培训方案相关要求落实培训工作。二是要对路桥档案人员培训内容进行优化和完善。除了要求路桥档案管理人员要熟悉路桥工作性质、基本档案专业技能之外，还要将信息素养作为重要培训方面。要与高校、科研院所、政府机要保密部门取得联系，邀请高校学者、科研院所专家、政府机要保密工作人员对路桥档案人员进行专业培训，进一步提升路桥档案管理人员的专业素养和安全保密意识。三是要重视路桥档案管理人员专业知识和实践操作能力培训。新时期，对路桥档案管理人员的专业素质提出了更高要求，相应地，在培训过程中除了要讲授最前沿知识技术之外，还要为路桥档案管理人员提供实际操作提供环境，使其能够将所学到的专业知识运用到实践之中，灵活地运用路桥档案信息管理系统对路桥档案进行管理，能够与其他业务系统进行对接，对重要的路桥档案信息资源进行共享，充分发挥路桥档案信息的特殊价值和作用。路桥档案管理部门应积极落实国家关于档案管理信息化的相关要求，不断更新路桥档案管理理念，引进现代信息技术，完善路桥档案信息管理系统，提升路桥档案管理质量。在具体实施过程中，一方面，从宏观层面给予此项工作足够重视。另一方面，完善相应制度机制，加强路桥档案管理人员教育培训，为路桥档案信息管理系统正常运转提供扎实的制度保障和人才保障。参考文献1马双.新时代企业档案工作规范化管理的路桥实践J.四川档案,2022(05):26-27.2禤洁玲.信息