新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨_关紫庭.pdf

2462023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨关紫庭（哈尔滨市殡葬事务服务中心，哈尔滨 150000）摘要：本文围绕事业单位档案管理工作展开分析，阐述了事业单位档案管理及服务改革创新的意义，并结合现状提出了一些有效的管理策略，希望可以为事业单位档案管理工作的顺利推进提供有力支持。关键词：事业单位；档案管理；服务创新新时代，档案管理是支持事业单位各部门各项工作顺利进行的关键保障。事业单位档案详细记录了事业单位发展进程中涉及的资料、数据，同时也包含众多业务结果、文字资料等，这对事业单位发展具有较大的应用价值。但是目前在事业单位档案管理中，经常会出现档案认知不深刻、档案规范不健全、管理技术手段滞后等问题，急需事业单位档案管理人员予以高度重视，采用信息化、自动化方式，并结合大数据及云计算数据，深度挖掘事业单位档案信息，提高档案管理水平，为事业单位发展奠定坚实基础。一、新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革的必要性（一）支持事业单位整体规划发展新时代，事业单位档案管理创新与服务模式改革发展，使得事业单位档案管理工作朝着自动化、现代化、智能化方向过渡，有利于减轻档案管理人员工作负担，提高档案信息管理效率。档案管理工作对事业单位整体发展而言，具有良好的指导作用。档案信息自动化管控符合事业单位信息化建设要求，可改变事业单位原有管理模式。做好事业单位档案管理改革工作，真正适应时代发展脚步，可使得事业单位服务水平不断提高，助力事业单位创造更可观的经济效益和社会效益。（二）为事业单位人员发展提供支持事业单位若想良性发展，需要创建完善的晋升制度，以便能为员工提供更多可以晋升的机会。在事业单位传统管理模式下，人员晋升方面参与评价人员的主观意识占据了主要内容，这导致事业单位晋升机制存在缺陷，极有可能导致员工出现不满情绪。随着事业单位档案信息自动化管理工作的发展，结合真实客观的信息进行分析，即可成为评判职工晋升的依据。在事业单位的信息中，包含众多研究和科技活动内容，无论是文字或者图像等信息都具有重要的保存价值，能够真实地展现单位有关业务研究情况、工作状况。结合档案管理中产生的数据，则可以用真实形式展现事业单位员工工作状况、项目研究情况及项目成果，从而支持员工晋升与发展，全面调动其能动性。（三）助力事业单位高效整合信息传统档案管理模式以纸质形式为主，随着档案信息数据的不断增加，增加了人工管理档案的难度和负担。事业单位档案管理改革工作优化了原有档案管理方式，可以防止档案出现损毁或者遗失问题，为保存档案提供了更大的空间及环境支持，增强了档案管控整体性、实效性。通过自动化技术管理档案信息，发挥先进技术作用和各项档案信息的价值和作用，在现代化档案管理系统内融入档案数据，可以提高档案管理效率和使用效率，为事业单位的发展提供巨大支持。二、事业单位档案管理的现状（一）有关档案管理的认知水平待提升事业单位档案管理人员在管理档案时，通常延用传统思维和认知观念去处理档案，关于新时代档案管理内涵及外延内容并未做到与时俱进，无法牢牢地抓住信息化时代档案管理的特点，同时也不明确其中的内容。事业单位档案管理在挖掘、分析和共享档案资料方面仍有待加强，档案管理信息化建设方面不够主动，甚至一些人员依旧认为档案部门对事业单位未来发展而言毫无益处。正是由于认知2472023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE的不足，导致档案管理工作进行时出现了懒散现象，整体工作层次较低，无法切实体现档案价值，很难为事业单位未来发展提供及时性支持。（二）事业单位档案管理规范有待完善在事业单位档案信息化建设方面，欠缺完备的管理规范，并未制定统一的管理制度和模式，存在较大的随意性。在管理各类档案时，欠缺统一标准，很多资料并未列入档案室内，致使每一部门的档案分别散落在各个部门中，并未针对不同部门档案展开集中管控。档案管理部门在指导每一部门管理档案时，工作力度不足，并未结合事业单位整体角度去考虑，致使每一部门所执行的档案标准水平有待提升，甚至经常出现档案资料丢失问题，严重影响事业单位档案管理效果。（三）事业单位档案管理自动化水平偏低近些年，随着信息技术的发展，事业单位虽然开始重视采用信息化方法管理档案，但关于自动化的研究依旧停滞于理论阶段，在实践方面并未取得理想效果。具体来讲，在事业单位管理档案时并未创建成熟的办公自动化档案管理系统，加上硬件平台的搭建滞后，无法发挥档案管理系统的高效性，致使部分档案资料长期沉淀，降低了事业单位档案信息化管控水准。三、新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革内容（一）档案资源的信息化建设新时代下事业单位档案管理应借助信息化技术，将各类档案资料以数字化的方式存入电脑，并以 word 文档、Excel 表格等方式存储，这已成为当前档案管理工作中最重要的部分。其最大优势在于方便保存和方便查询档案，节约了大量时间。档案资源的信息化建设也是基于此而展开。（二）现代化信息保护方法在现代档案管理工作中，最主要的方法是通过网络进行保护，不论是区域内局域网或是企业专有网络，都需要加强安全防护。档案安全与安全管理一直是我国的重点研发项目，在档案资料的完整性与安全性方面已有了较为完善的发展，各种类型的档案资料都有不同的保护方式。（三）现代化的管理手段信息时代，档案管理体系对技术人员的要求越来越高，必须要让员工能够充分关注，才能确保系统运行。在工作实践中，应注重对员工工作责任心进行培养，使其体会到档案工作的重要意义。为了避免出现错误，应重视针对事业单位档案管理工作展开创新，采用先进的手段管理档案，以便能切实增强档案管理的有效性。四、新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革的有效策略（一）优化档案电子采集系统若想将事业单位档案管理自动化目标落在实处，首要任务就是创建档案资料自动化电子采集系统，通过自动化方式采集档案资源。最近几年，自动化技术在各个领域的应用频率持续升高，资源文件存在形式发生一定改变，由电子文件形式取代了传统纸质文件形式。在这种情势下，就需要档案管理人员全面了解电子文件特点，明确电子文件编码形式，高效操作自动化管理技术。此外，档案管理人员要注重掌握档案电子文件采集技巧，了解信息数据库和多媒体技术应用优势，以便从根源处加强事业单位档案管理信息化力度。此外，要督促档案管理人员科学应用计算机技术，发挥网络技术辅助档案管理的作用，提高档案收集、储存、检索效率。（二）建设档案自动化储存平台在实施电子采集计划后，应将所采集的信息完整地保存在电子储存平台中。所以，就要求事业单位创建完善的档案文件信息电子储存平台。如今，事业单位在工作中涉及大量的电子文件，计算机储存压力越来越大，储存空间受限，极有可能因储存空间不足而导致计算机瘫痪。一旦计算机系统出现崩溃问题，则会导致大量电子文件丢失、泄露，为事业单位档案管理工作增添巨大负担。所以，档案管理人员要重视电子文件储存问题，采用创新的、先进的网络储存技术，结合单位档案管理状况，创建具有针对性电子储存平台，并持续优化储存设备，提高电子文件储存的安全性。（三）提高档案管理人员的信息化水平提高档案管理人员的信息化水平和素质，是保障事业单位档案管理工作信息化建设、自动化建设的前提。在具体的档案管理工作中，事业单位需要重视展开档案管理人员培训和指导工作，以便能提高其信息化水平和技术能力。一方面，为了能够创建高素养、强技能自动化档案管理队伍，事业单位应定期组织档案信息化管理培训活动以及计算机技术网络教育活动，引导档案管理人员参与各项活动，及时了解信息化管理知识，接收前沿理念和技术，2482023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE以便能持续提高自身档案管理能力。另一方面，事业单位要在内部展开严格的甄选，精选一些具有优良计算机基础的人员，派遣其去其他院校或者事业单位部门参观学习，汲取专业的档案自动化管理经验，弥补自身短板，保障事业单位档案信息化管理水平持续提高。此外，在“内培”的基础上，要做好“外引”工作，面向社会招聘更多专业的档案管理人员，要求其接受过正统的档案学科教育，且具有计算机能力，能够灵活应对档案信息自动化管理时的突发情况，并且可以将新理念和新技术带入事业单位，为事业单位档案自动化管控工作带来巨大支持。（四）完善档案自动化管理制度在事业单位在档案管理中，要注重高效分类、归集和利用档案信息资源，并注重监督档案管理工作过程，形成完整的事业单位档案信息化管理制度。具体来说，从将电子文件录入归档这一环节，就应加强管理力度，加强档案信息资源借阅监督工作。在借阅档案时，应保持“只读形式”，避免其他人员篡改信息。另外，档案管理人员应建设电子文件预归档制度，防止档案资源过于分散，导致事业单位出现财产损失，全方位保障电子档案稳定性。（五）整合事业单位高质量档案信息资源为了保障信息化数据信息被合理应用以及发挥应有价值，事业单位需要创建完整的档案信息库，有效整合信息资源，以便能够展现客观、真实且全面的事业单位档案信息数据。在创建档案数据库前期，要重视考虑后期的信息整合情况，以保障符合网络传播具体要求。且要针对管理人员操作习惯加以考虑，以确保档案收集、传递、应用过程更具针对性，为后期便利读取信息做好铺垫。档案管理人员应针对档案信息应用前瞻性进行全面研究，创建对应的维护保护工作，为增强档案数据信息完整性带来支持。在具体整合档案信息时，要展开对应的安全管理工作，强化档案管理人员安全意识，灵活使用杀毒软件等，为计算机做漏斗补丁以及更新系统，防止在软件硬件方面出现问题，影响到档案管理工作进展。此外，还需要针对重要档案进行备份，避免后期档案管理不当出现档案丢失现象。（六）搭建档案自动化共享平台建设共享平台是事业单位响应时代发展号召的一种体现。在管理档案过程中，坚持共享原则建设自动化共享平台，可加强事业单位各种档案资源的实际应用效率，发挥各种档案信息的应用价值。具体来说，档案管理人员要注重把纸质档案变成数字化档案，将所有纸质文件内容输入统一的电子档案系统内。值得注意的一点，应在数字化背景下设置数字化信息查询系统以及内部档案共享系统，并加强保密工作，重点检查档案资源电子化管理时存在的漏洞，有效清除档案信息安全隐患，提高事业单位档案案服务质量。档案管理人员要善于发挥网络优势，发挥高水准档案共享平台价值，以确保单位各部门能互相借阅、参考部分信息，提高各部门工作效率。（七）加大资金投入力度目前，许多事业单位在档案资料、自动化设备等方面的安全保障力度不足，甚至有一些事业单位的档案资料管理环境不符合防高温、防火及防潮要求，急需针对自动化系统和设备加以升级与更新，而若想购进新设备以及引进新技术，就需要有充足资金的保障。因此，事业单位要在资金方面加大投入力度。支持档案管理部门购进先进的信息化设备、仪器等；针对原始图文资料和信息化设备要分类存放，分别开设办公室以及借阅室；要设置局域网，优化档案查阅平台，设置查阅权限和使用权限，以保障信息档案管理安全性、精密性；若条件允许，则应引进三维立体图像储存设备以及高分率扫描仪，统一管理图片、视频、文件及声音等资料，并且与事业单位 OA 办公系统进行联网，保障部门与部门间的资料可以相互移交、共享。促进档案管理信息化、自动化建设发展，对事业单位整体服务水平的提高具有重大意义。既可以在一定程度上高效调节事业单位内部人力资源配置效率，又能改善事业单位资源管理低效率现状，为事业单位未来发展夯实根基。但是，若想保障事业单位在档案管理工作中达到科学化和自动化标准，就要加强相关制度建设力度，并优化管理工作机制，这样才能全面提高档案自动管理效果，为事业单位未来发展做好支持与保障。参考文献 1 刘林英.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革研究 J.办公室业务,2021(14).2 索岩.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革 J.办公室业务,2020(09).责编：蒋立民