新时代高职院校档案信息化管理的应用与实践研究_童小丽.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案88兰台论坛Lantai BBS新时代高职院校档案信息化管理的应用与实践研究童小丽（商洛职业技术学院，陕西 商洛 726000）摘要：大数据建设推动了各领域发展进步，提高了管理工作效率和管理质量。高职院校档案管理工作借助大数据建设实现了信息化管理，在存储、保管、利用、修改等应用方面提高了档案管理效率。随着人们需求的提高，目前信息化建设仍存在问题亟待改进。本文针对档案信息化建设在高职院校中的应用与实践展开分析，并针对问题提出档案管理创新路径。关键词：高职院校档案；信息化管理；应用与实践新时代背景下，信息化建设已经成为各领域管理的重要工具，档案信息化建设成为首要工作，信息数据资源对生产的重要性得到国家及企事业单位高度重视。逐步推进档案信息化向纵深发展，迎合新时代发展需求，应不断完善档案信息化建设，促进高职院校档案管理水平的提升。一、新时代高职院校档案管理工作的基本状况信息化建设在档案建设过程中，实现了档案即时更新、整合，改变了传统周期长、效率低的弊端，为档案管理工作提供了较大便利。随着信息化建设在高职院校档案管理工作中的推进，学生档案管理及其他资料档案都产生了巨大变革，实现了数据开放、共享、融合。（一）高职院校档案管理机构设置及人员素质首先，人员编制问题。高职院校档案管理部门专职人员占比 10%，一般都由人事部门及图书馆工作人员代为管理，专职档案并具有职业资格证书的档案管理人员匮乏。由于档案管理人员变动频繁，对目前工作还没有完全熟悉又调离了工作岗位，难免出现疏漏和失密，影响档案管理工作有效实施。其次，业务素质问题。档案工作具有一定的专业性，在开展档案管理工作之前应接受专业培训，只有掌握理论知识，才能提高工作效率。目前，高职院校档案管理工作人员年纪超过 40 岁的占比达到 60%以上，档案专业毕业人员不足 5%，档案管理人员缺乏专业素养，且在日常管理过程中缺乏专业性培训。部分档案管理人员是由其他岗位兼职，档案管理工作只是工作之余完成，不熟悉档案管理业务流程，导致专业知识及业务水平不能满足当前管理现状，阻碍了人事档案事业发展。最后，职业心态问题。部分高职院校缺乏对档案管理工作重视，甚至档案工作人员也认为档案工作枯燥乏味，对工作缺乏新鲜感和积极性，导致档案工作人员缺乏活力和创新，影响高职院校档案事业发展。（二）高职院校档案管理信息化配备及使用情况首先，硬件配置情况不足。目前电脑及打印机配置率可达 100%，但复印机配置率不足 50%，扫描仪、照相机等配置率低于 20%。虽然，档案管理工作受到了高职院校管理层重视，但相应设备不齐全，也是限制档案管理的有效发展。其次，硬件使用情况。随着互联网的普及，高职院校管理方式仍采用传统管理为主，对网络环境使用率低，作用于档案管理方面使用率更低。部分档案管理人员对先进的硬件系统不能熟练操作，对计算机及网络方面知识存在一定差距，不能发挥档案信息化服务作用。（三）高职院校档案管理模式高职院校档案在传统管理模式下都以纸质档案为主，随着互联网技术的普及，信息化技术向各领域不断延伸，人事档案管理趋于电子化、网格化。高职院校档案管理虽然配备了电脑，缓解了档案管理人员工作强度。但随着计算机技术的深入研发，简单的存储与查找功能已经不满足当前需求，高职院校还应引进更为先进的办公软件，加强对档案台账信息化管理水平，加快档案信息网格化推进，迎合当前社会发展新趋势。（四）高职院校档案的应用高职院校档案管理存在“重保管轻利用”的思想，缺乏服务意识，档案需求者需要亲自到档案馆借阅和咨询，通过电子邮件、微信、电话等线上查询方式较少。我国近年来对档案管理提出了相应的2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S89兰台论坛Lantai BBS政策，要求档案馆应面向社会开放，但由于高校档案工作的特殊性，档案使用需要繁琐的审批流程和手续，未能发挥服务功能。高校档案管理部门会根据使用者身份及档案内容决定是否提供，甚至部分高职院校档案管理人员在日常工作中应付了事，体现在晋升和职称评定工作中使用占比达到 80%，部分档案使用者用于出国、入党占比达到 15%。（五）高职院校档案管理信息系统现状为了提高高职院校档案管理的高效性，为档案管理提供良好的依托，应借助信息化技术推动档案信息系统升级。档案管理信息系统可以院校单独开发或者购买，但目前高校自主开发的独立系统占比较少，功能模块不健全，数据资源不全面，系统设计和数据设计通用性、兼容性和扩展性差，即便高职院校科研能力较强，档案管理人员对信息化技术完全掌握情况下，档案信息化管理水平仍较低。（六）高职院校档案网格化现状我国近年来信息化技术不断更新迭代，校园应加强对信息网络化的利用和创新。高职院校在校园网站中体现档案有关信息较少，且以文本形式为主，图像及多媒体形式占比不足 10%，学校网站不能为档案需求者提供档案管理信息系统连接，不能便于档案使用者在线检索和查询。档案信息系统构建完善的学校也只能局限于校园内使用，不能实现异地查阅，距离真正档案信息化管理仍有一定差距。二、新时代高职院校档案信息化管理的应用特点（一）信息整合能力强高职院校扩招政策使学生数量激增，档案管理人员相对固定的前提下，采用传统档案管理方式，难以应对当前快节奏管理需求。信息化建设应用档案管理，可以适应短期繁重的工作量，便于档案信息高效整合管理。高职院校档案管理工作内容不断增加，采取信息化管理可以提高档案信息即时性更新，相比传统管理模式，可提高录入效率和准确性，发挥信息整合能力。（二）建设更新迭代速度快随着社会科技快速发展，人们生产生活需求不断提高，信息化建设迎合当前社会发展不断深入研发，并向各领域纵深渗透。教育领域作为科技研发最前沿，高职院校应加强对前沿信息建设了解和掌握，根据学校自身情况做好信息化建设升级及设备换代工作，不断提高档案信息化管理水平。三、新时代高职院校档案信息化管理存在的问题（一）资金投入不足高职院校工作重心往往不在档案管理工作上。因此，拨付给档案管理部门的资金有限。在日常档案管理工作中，档案管理人员在固定办公地点穿插各种文件卷柜翻阅、查找，延续传统档案管理工作。信息化设备、引进信息化人才、信息化设备日常运维保养、后续设备升级与维护等将持续投入更多资金。对于没有创收能力的高职院校，档案管理资金投入上存在缺口。（二）档案信息化的覆盖范围有限学生档案信息化应用较为普遍，学校日常开展其他工作资料仍需借助信息化管理，但目前信息化未能实现全面覆盖。例如，关于教师各类教学类文件、学生公寓档案等。信息化建设共享机制差，各部门之间数据信息难以实现即时性传输和共享，档案信息覆盖面有待于加强。（三）建设应用不合理不同高职院校在档案管理工作中，信息化建设应用需求也有所差别。由于档案管理工作人员缺乏对信息化建设的深入了解，未能深入挖潜信息化建设在档案管理中的应用价值，面对大量的档案不能实现分级管理，缺乏清晰的管控思路，影响信息化建设发挥，导致原本轻松的档案管理工作变得复杂化。（四）工作组织存在问题随着信息化建设在高职院校档案管理工作中的应用，信息化专业技术人员缺口增加，传统档案管理人员无法适应当前信息化运营管理模式，管理组织无法满足当前工作需求，影响工作效率，制约了高职院校档案信息化建设发展。四、新时代高职院校档案信息化管理的创新策略（一）增加资金投入高职院校缺乏创收能力，依靠财政拨款。因此，在开展各项工作中，注重资金把控及审批流程。为了加快档案信息化建设落实，应更新高职院校管理层的理念。档案管理人员应在信息化设备更新及技术升级时，及时与高校管理层沟通，申请财政部门给予资金支持。随着信息化技术不断更新迭代，高职院校档案信息化建设需要长期的资金投入支持，应根据当前档案管理工作运行机制，制定完善的资金投入规划方案，将档案信息化建设纳入高职院校发展规划中，并列为重点工作加以推进，促进档案管理效果的提升。（二）扩大档案信息化的覆盖范围高职院校在开展档案信息化建设过程中，应不断扩大档案覆盖范围，增设对其他相关工作信息化建设管理，及时录入并实时更新。在档案信息化建2022 年 第 6 期黑龙江档案90兰台论坛Lantai BBS设过程中，应准确判断纸质档案资料的应用价值，并迎合当前发展形势，采取信息化管理。例如，高职院校档案信息化建设，除了学生档案管理以外，还可以增设公寓、食堂、图书馆等覆盖范围，确保信息化建设在高职院校各管理系统中实现信息共享、整合，满足不同职能部门的数据信息需求，推进高职院校整体管理水平的提升。（三）提升信息建设的应用合理性随着高职院校学生的不断增长，档案数量会不断增加，一些年代久远并且缺乏实际作用的档案，档案管理人员仍需存储并管理，浪费了大量人力资源。因此，高校相关人员应对档案信息价值全面评估，实现分类、分级管理，对高职院校当前档案数量进行精简，实现科学整合管理。高职院校档案种类较多，不同档案类型价值有所差异，从事档案管理相关人员应对现有档案评级，根据应用价值、需求分类存储与编辑，设置相应标签号，便于日常高校管理与信息及时完善。为了确保档案信息化建设的安全性，应对不同档案保密级别设置相应权限，避免出现档案泄露。（四）提升组织管理水平高职院校在关于档案管理工作问题时，未能及时参考技术人员意见，影响管理决策的科学性、合理性。在日常档案管理审核工作中，高职院校档案管理部门应侧重掌握信息化建设的技术背景，融合技术人员意见，最大化挖掘信息化建设技术价值。高职院校应加快引进信息化专业技术人才，适应当前快节奏档案管理需求。传统信息技术人才匮乏，高职院校缺乏对高精尖人才引进意识，对现有档案管理人员缺乏信息化建设相关技术培训，制约了档案管理效率。因此，高职院校应在提高内部档案管理人员培训基础上，加强对相关技术人才引进力度，确保满足当前工作需求。同时，应对技术人员建立内部晋升渠道，为技术人员做好制约规划，提升其薪资待遇，促进高职院校整体管理水平的提升。五、高职院校档案信息化管理的发展趋势（一）管理模式首先，建立完善的档案管理体制。高职院校档案管理受到学校编制、领导意识、学校规模的影响较大。上级部门应加强对档案部门的监管力度，强化档案法赋予高职院校档案管理职能，确保高职院校档案工作人员利益，推动高校档案信息化建设顺利进行。其次，档案实行标准化管理。为了提高高职院校档案管理工作水平，应加强业务的协调、统一、高效。根据国家及领域相关要求，参照档案管理的技术、业务、信息处理等相关标准，制定符合当前高职院校发展的档案管理标准，完善工作人员标准化培训，建立标准化工作流程及管理评估体系，突出信息化建设服务于档案管理事业。最后，档案管理软硬件保障。在档案管理工作中，应配备完善的计算机及电子输入输出设备，实现自动化防尘、防盗、防水、防火等，确保实体档案安全，配备智能化感应系统可以对空气相对湿度、温度自动感应，确保档案保持符合安全标准。（二）信息技术首先，应实现档案信息资源的整合。档案管理系统与办公自动化系统相融合，可以从文件的制发到归档在同一平台系统管理，减少重复工作，促进档案管理工作效率，确保档案的真实性与完整性。其次，探索信息检索新技术。档案管理应融合检索技术，确保全面、准确、快速、便捷。随着计算机检索技术发展，不断探寻向智能检索、多媒体检索方向发展。最后，确保信息技术安全。由于档案信息化建设保存载体不同，档案生成、保管和利用对保存环境有严格要求。因此，在单机状态下，应熟练掌握计算机操作，确保其安全运行，避免人为操作错误导致档案丢失和损毁，熟练运用数据加密技术，避免人为篡改，确保档案信息的真实性和原始性。（三）人员素质首先，提高档案管理人员职业素养。高职院校档案人员应具备较好的心理素质和对档案管理工作的职业认同感，提高对自身工作的满意度和未来工作美好愿景。应不断提升档案工作人员职业期待，避免职业倦怠感，塑造档案部门新形象，促进档案管理的创新性和服务能力。其次，加强档案人员业务能力。熟悉档案管理相关知识，熟练运用现代化办公设备和软件，融合新理念、新技术，提高对数据库资源建设、备份数据资源