信息化环境下公路档案管理探析_王建鹏.pdf

772023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛信息化环境下公路档案管理探析王建鹏（临沂市公路事业发展中心，山东 临沂 276000）摘要：在信息化环境下，公路档案管理工作迎来了新的改革发展机遇，信息化建设成为一种发展趋向。本文主要以信息化作为依据，探讨公路档案管理信息化的关键作用以及存在的问题，探讨信息化环境下公路档案管理的有关策略。关键词：信息化；公路档案；档案管理为进一步强化公路档案管理的综合质量，公路档案管理部门应当抓住信息化时代带来的机遇，探索公路档案信息化管理路径，为公路档案管理信息化建设提供更多便利和可靠的保障。一、公路档案管理信息化建设的意义（一）强化公路档案管理质量公路档案管理的信息化建设是提高管理质量的有效路径。档案管理作为公路工程建设与管理不可或缺的一项工作，数据信息具有较高价值，能够为以后的项目建设及规划提供必要的参考。在传统的公路档案管理模式下，通常为单纯的纸质管理方法，仅能对施工图纸或规划方案等档案数据以文字的方式保存下来，不仅耗时耗力而且纸质实物还可能存在损毁的风险。而信息化建设则可以实现公路工程信息数据的动态化收集与整合，在保证档案信息详细充实的同时还能进行电子备份，保证档案信息的安全性。可以说，信息化是公路档案管理改变传统落后手段，提高管理质量，实现管理现代化的有效路径。（二）优化公路档案管理程序在信息化背景下，公路档案管理的信息化建设能够实现管理程序的简化，利用信息化档案管理平台开展工作更具效率性与便利性。其一，信息化的档案管理平台可以对不同工程的数据及数据信息变化动态进行持续跟踪，利用原始数据的收集与整合保障档案管理工作的系统性；其二，档案信息化管理平台还可以对档案数据进行自动分类与处理，通过平台所具备的数据库与档案检索等功能，在档案提取使用时便于操作，档案存储与提取过程十分简便高效，从源头上提高了档案管理工作效率。（三）提高公路工程建设质量信息化档案管理平台的构建可以通过提供公路项目中的数据信息与档案资料，为项目后续工作的开展提供重要参照。可以运用信息平台的数据分析功能，针对公路工程开展期间可能出现的风险问题进行控制，保证公路工程的整体建设质量。公路建设基本数据是公路建设进入到后期维护阶段需要依据的重要参考材料。因此，相关单位必须对其内容进行认真收集与保存，保证数据的真实性与完整性。只有这样，相关单位才能解决公路在建成、投入使用之后可能出现的各类问题。比如，出现公路设施破损、柏油路面破损、路面需求扩充等问题。针对这些问题，相关单位必须依靠查阅大量公路建设时期的技术性文件才能制定相应的解决方案。技术性文件主要包括初期设计图纸、招投标资料、施工方案、监理资料、工程审计等内容。只有掌握了这些数据，公路管理单位才能进一步提升公路质量。二、信息化环境下公路档案管理存在的问题（一）信息化建设缺少统一化的标准标准化管理是公路档案管理信息化建设中的关键依据。但根据目前的状况来看，由于发展时间相对较短等原因，公路档案管理单位在技术革新方面仍然存在着档案电子化和数字化格式不统一、各建设环节与建设区位档案不完善等问题，导致档案管理信息化建设存在效率低下的问题，各管理站点之间的信息无法做到统一流通。并且电子化和数字化档案转换需要一定的时间和人力成本投入，但建设格式和平台功能的不统一导致档案信息整合难以达到预期效果，使信息化建设成本不符合预期。（二）公路档案管理方法较为滞后目前，部分公路档案管理部门的管理方法较为滞后，档案通常在固定地点存放，导致公路档案管理信息并不能及时进行更新。由于管理闭塞等问题，很多具有价值的档案信息并不能有效共享，导致公782023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS路档案信息利用率难以提高，整体管理水平较为落后。公路档案管理具有明显的服务性特征，很多档案信息不仅要进行记录与保存，同时也要尽可能在档案使用过程中保证服务的准确性与效率性。但管理技术的落后却制约着公路档案管理工作的发展，这在信息化环境下是一项亟需解决的问题。此外，档案资料利用在次数较为频繁的情况下，如果管理方法较为落后，则会影响档案资源的开发效果，档案资料的安全性也难以保障，这可能会让公路档案管理工作处于较为被动的境地。（三）档案管理人员专业水平有待提高首先，公路档案管理人员存在着重管理、重实践、轻技术的现象，过多地关注管理能力与工作经验，对于现代信息技术的培养却缺乏应有的力度，导致档案管理人员对于信息技术缺乏认知，信息技术的掌握和运用能力难以提高，掌握信息技术且具备现代档案管理理论的新型人才数量十分匮乏。档案管理人员综合素质的参差不齐导致档案管理工作创新以及信息化建设都受到一定阻碍，甚至信息化建设的推行也可能面临一定的风险问题。其次，公路建设单位工作环境的复杂性与困难性相对较强，从事公路档案管理工作的人员具有流动性相对较大的特点。最后，部分单位由于对档案管理工作的重视程度不足，因此在选择档案管理人员的过程中普遍存在缺乏对专业性进行考察的现象，进而导致档案管理数据更新不及时，工作效率、质量下降，影响档案管理的信息化建设进程。（四）公路档案管理意识较为薄弱1.部分公路管理部门对于档案工作的理解仅限于对数据资料进行简单的整理和收集，并没有充分考虑到后期数据维护以及安全性的方面，这种工作态度很容易导致在数据收集完成后，数据本身出现缺失、受损等情况，进而导致其实用性降低。2.在部分公路管理单位中，存在过度重视公路项目建设本身，而轻视档案管理工作的情况，在这种工作态度影响下，单位内部的档案管理部门很难完成高质量的档案管理工作。3.档案管理并不是档案管理部门的专属责任。具体而言，如果想要保证良好的档案管理工作质量，那么必须保证整个单位内部各个部门之间的联动效果相对较强，这是保证信息高度流通、提升信息收集效率以及信息真实性的重要前提。但是在实际中，部分工作部门及其人员的大局观念较差，往往不愿意顾全大局，总是以自身的工作为主，这很容易导致档案管理工作质量欠佳，进而使公路质量产生安全隐患。三、信息化环境下公路档案管理的有效策略（一）完善公路档案管理制度在信息化环境下，公路档案管理需要紧跟时代发展的脚步，构建完备且可行的档案管理制度。科学合理的档案管理制度包括管理程序与方法、标准等，确保制度在落实过程中足够顺利。对此，公路档案管理部门需要在管理机制上进行优化，间接促进档案管理工作的创新。信息化技术的应用是促进档案管理工作实现信息化、数字化管理的重要助力，同时能够确保档案信息的安全性。档案管理制度还要包含奖惩制度，强化档案管理人员对于档案信息化建设的重视力度，鼓励其积极学习和了解档案管理制度，针对制度中可能存在的问题要及时指出并提出有价值的意见。意见一经采纳应予以一定奖励，进而提高内部参与积极性，加快公路档案管理信息化建设的进程。（二）加快公路档案信息库建设随着信息化的发展，大量的电子信息频繁涌现，将信息化技术应用于公路档案管理中能够有效提升公路档案的管理水平与效果。因此，加快公路档案信息库建设是信息化背景下公路档案管理质量提升的重要举措。首先，为进一步加强公路档案管理的信息化水平，管理人员应当充分了解档案信息的数字化工作。管理人员需要及时转变传统的纸质档案管理模式，通过电子档案的方法进行档案信息的保存与处理。电子化的档案可以有效避免纸张浪费以及档案损坏、档案调取麻烦等诸多问题，切实提高档案管理工作的效率。其次，在运用电子存档模式的同时，管理人员还需要加快公路档案信息库建设，从而满足档案信息资源开发、存储、利用、共享等需求。针对档案信息资源进行补充和更新，便于管理人员的档案接收和管理。最后，档案管理人员还要对数字化的技术系统进行规范和完善，保证档案管理系统内部能够快速实现互联互通，能够对不同类型的数据进行兼容，在通用标准下实现快速转换。需要注意的是，系统标准的建立必须符合我国公路档案管理的相关规定以及国家出台的电子信息管理要求，进而规避法律风险。（三）提高档案管理人员的综合素养档案管理人员作为档案资源开发和信息化建设的主体，是档案管理信息化建设中不可或缺的实践792023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛者，和系统建设质量以及运行质量具有密切关联。对此，档案管理人员要具备专业的管理知识和技能，需要对公路档案信息进行有效整合，利用先进的信息技术及通信设备实现档案信息的录入与维护等。要加强档案管理队伍的综合素质培训，通过教育培训和引进等方式优化人才队伍结构。定期开展档案技能考核和计算机应用技能考核，比如公路信息的录入以及信息格式转化等。公路档案管理部门还要完善绩效考核标准，针对信息技术的应用情况建立奖惩判定标准，加强档案管理人员参与信息技术建设与改革的积极性，增强其责任心，为公路档案管理的信息化建设提供更充足的动力。（四）构建动态化跟踪管理机制信息化档案系统是利用数字化技术、电子办公系统和网络平台等所建设的系统。该系统需要将所有的纸质公路档案内容转变为电子档案，并且还要构建完善的信息数据库，针对公路档案实施动态化的信息跟踪，完善和更新数据库并保证档案的完整性与安全性。公路档案管理部门可以借助网络的优势，在保证信息安全的基础上构建档案资源共享平台，实现档案信息的高效利用与共享，提高档案资源利用率。通过档案管理智能化系统的引进与建设，进一步拓展公路档案信息的收集路径，为公路档案信息的查阅使用提供更大的便利，减轻档案管理工作的压力，提高数据精确性、服务效率和档案资源的价值。（五）建设档案安全防控体系在档案管理信息化建设过程中，要建立安全防护体系，保护档案信息的安全。对此，需要根据国家档案局规定的有关标准进行档案保密性建设，定期进行防控体系检测，做好档案信息的异地异质备份工作。结合有关规定制定档案安全应急处理预案，建立完善的档案信息防护网，确保档案信息的安全。（六）强化公路档案管理意识1.公路档案管理部门的领导要具备现代化的管理意识，并在日常工作过程中积极学习相关领域的科学知识，培养自己现代化的管理思维。2.在档案管理部门领导具备现代化的管理意识背景下，相关单位要采取内部宣传、工作会议等方式将档案管理工作的重要性以及现代化档案管理的基本思路向全体工作人员进行传递，在单位塑造良好的信息化管理氛围。3.公路单位应该对自身的制度进行针对性的调整，通过制度控制强化档案管理人员对于工作的正确认知，提升对于档案管理工作的重视程度，最终提升信息化档案管理工作的质量。（七）加强对公路档案管理的鉴定在信息化环境下，公路档案资料收集的难度明显下降，对档案的真实性进行鉴定的重要性凸显。为避免档案资料出现错误、遗漏等问题，为后续工作的顺利进行提供充足的、真实可靠的数据依据，需要做到如下几点：1.相关单位应对档案信息管理系统进行革新，在其上面添加档案信息鉴定的软件模块，这可以极大提升档案信息真实性的鉴定质量。2.在进行档案信息真实性鉴定的过程中，档案管理人员应将没有价值的档案进行及时销毁或者采取妥善的方式进行处理，并将有价值的档案进行集中、规范化管理，提升档案管理工作的科学化与规范化。在信息化环境下，公路档案管理工作要积极探索信息化的全新发展路径，提高信息化档案处理的技术投入，建造智能化的管理平台，建立完善的资源共享中心，提高档案信息的共享性与交互性。同时还需要做好管理团队建设，提高培训教育力度，为公路档案管理的信息化改革提供更多的人才支持。相关单位如果想要切实提升公路建设质量，就必须充分认识到档案管理工作对于公路建设的重要意义，充分结合自身实际情况，采取针对性措施构建完善的公路档案管理制度，优化公路档案信息库建设，完善档案管理绩效考核标准；以提高人员综合素养构建动态化跟踪管理机制；以提高信息服务针对性建设安全防控体系，强化公路档案管理人员的管理意识，加强对公路档案管理的鉴定。只有做到以上几点，我国公路档案管理工作质量才能得以稳定提升，进而为公路项目部门提供更加优质的信息服务。参考文献 1 赵伟.试论公路档案管理信息化建设 J.办公室业务,2020(10).2 赖洁文.新形势下公路档案工作信息化建设探析 J.城建档案,2020(01).3 冯 芳.