信息化背景下建设工程档案数字化管理的策略创新_董鸿.pdf

|数字档案|2023.2 下兰台内外28摘要：信息化背景下建设工程档案数字化管理符合当前档案事业高质量发展和档案信息化的基本要求。传统纸质档案数字化管理，有助于提高档案管理效率、质量和水平，加速档案管理模式创新。相应地，为更好地推进档案数字化进程，需要在规范管理和高效利用方面进行改进，协同推进档案规范管理与数字化建设，以共建共享为导向，增强建设工程档案的利用价值。关键词：信息化；建设工程档案；数字化；规范化；共建共享信息化时代背景下，大数据、互联网、人工智能等技术与建设工程档案深度融合，推动了工程档案数字化、信息化进程，深刻改变了建设工程档案管理模式。因而，在建设工程档案管理过程中，应将数字化管理作为重要方向，充分认识到建设工程档案数字化管理的特殊性和时代价值。在具体实施过程中，一方面，结合建设工程档案数字化管理的特点和要求，引入大数据、云计算、人工智能技术，进一步提升建设工程档案管理质量。另一方面，围绕建设工程档案数字化管理的实际，完善相应制度机制，加大人才队伍教育培养，为建设工程档案数字化管理营造良好的制度环境，奠定扎实的人才基础。1 信息化时代背景下建设工程档案数字化管理的主要趋向信息化时代背景下，越来越多的先进信息技术能够被建设工程档案所利用，为建筑工程档案后续开发利用和共享创造有利条件。在建设工程档案数字化处理过程中，可以为工程维修、技术改造等方面提供可靠的档案数据依据，更好地发挥建设工程档案信息资源价值1。1.1建设工程档案管理内容及特点1.1.1建设工程档案管理内容。建设工程档案是指工程在建设和管理过程中形成的具有保存价值和开发价值的文字、图表、图纸、声音、视频等各种载体的文件资料。对建设工程档案的整理，能够更加全面地反映工程项目建设全貌，为工程建设技术攻关和工作推进提供全方位的档案信息支持。建设工程档案数字化管理是指在建设工程部门的组织下，针对建设工程档案各个环节，信息化背景下建设工程档案数字化管理的策略创新文/董鸿运用数字化信息技术实现对建设工程档案信息资源的有效整合、合理开发和综合利用。1.1.2建设工程档案的特点。一是专业性特征。建设工程档案主体多，来源广泛，档案分散性强，在建设工程档案收集和整理过程中既需要档案管理人员具备一般的档案素养，同时还要对建设工程档案的诸多特性予以了解。只有从建设工程的档案专业性角度出发，才能够确保建设工程档案收集真实可靠。二是具有系统性特征。建设工程档案贯穿整个工程的全过程，整个工程项目建设全过程所形成的有价值的档案资料要全面收集，体现出对工程建设档案的全面性和系统性。三是多样性特征。建设工程档案分布在政府主管单位、项目建设主体、监理主体等。这些部门所掌握的建设工程档案载体包含纸质、视频、音频等多种载体。相应地，对建设工程档案管理主体提出了更高要求：需要充分尊重建设工程档案的多样性特征，采取科学规范的管理方法和手段，才能够提升建设工程档案管理质量。1.2传统纸质档案管理为主向数字化档案管理转向很长一段时间，建设工程档案以纸质档案载体为主，以人工管理方式为主。纸质档案管理需要配备足够的工作人员，提供相对宽敞的纸质档案管理空间。同时，纸质档案管理还需要做好防尘、防虫、防盗、防火等多项措施2。在日常工作过程中要想调阅纸质档案，还需要开具证明到前台与档案管理工作人员面对面交接处理。在这一过程中不仅会增加时间成本和工作压力，同时也不利于建设工程档案信息的保存，一旦在借阅过程中脱离建设工程档案管理空间，很容易造成建设工程档案内容损毁或替换，可能影响建设工程档案的真实性和原始性。数字化时代背景下，随着现代信息技术与建设工程档案管理的深度融合，传统的手工模式逐渐被人工智能模式所取代，原来面对面交接模式逐渐被网络平台所取代。在建设工程施工过程中，越来越多的纸质工程文件逐渐被电子工程文件所取代。这一背景要求建设工程档案管理部门主动转变管理思路，逐渐向数字化档案管理方向转型。一是要求建设工程档案管理部门的主要领导在思想上有所转变，要树立大数据思维，将数字化信息技术与建设工程档案深|数字档案|2023.2 下兰台内外29度融合，进一步提升建设工程档案管理质量，并将大数据思维作为工作开展的引领，要求各项工作围绕建设工程档案数字化管理展开，进一步提升建设工程档案数字化管理质量和水平。二是对建设工程档案管理人员的能力和素质提出了更高要求。在推动建设工程档案数字化管理过程中，需要档案管理人员具备相匹配的素质和能力，在各自岗位上既要熟知建设工程档案特点，也要结合数字化管理的现实诉求，进一步提升自身专业能力和信息化素养。三是对建设工程档案管理模式提出了新的要求，从手工管理模式中摆脱出来，将现有的纸质建设工程档案进行数字化转型，搭建建设工程档案数字化管理平台，完善相应系统，为不同主体提供建设工程档案在线收集、在线归档、在线咨询、在线利用、在线共享等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化3。2 建设工程档案数字化管理现状及面临的主要问题信息时代背景下，建设工程所生成的档案多以数字形式存在，这就要求在建设工程档案管理过程中应将数字化管理作为重要趋向。当前，部分地区在建设工程档案数字化管理推进过程中还存在着重视程度不足，建设工程档案数字化管理推进缓慢，档案数字化质量不高，档案管理规范性不强，建设工程档案利用效率不高等现实问题。2.1档案数字化质量不高建设工程档案数字化管理要想提升管理质量，就需要对建设工程档案进行全面收集，确保建设工程档案信息的真实性和完整性。但目前，一方面，部分参与建设工程项目的相关主体对于建设工程档案重视程度不足，自身对所形成的建设工程档案缺乏正确客观认识，认为这些工作属于额外工作，主要是为了应对档案管理部门的要求，因此在建设工程档案收集过程中难免出现信息不符、信息失真问题，影响了建设工程档案的原始性和真实性。而一旦前期建设工程档案信息失真，势必会影响后期的建设工程档案信息开发和利用。另一方面，在建设工程档案数据管理过程中需要为档案管理部门提供必要的资金、技术、人才支持。为建设工程档案数字化管理搭建平台，完善系统，这样才能够将收集上来的建设工程档案信息资源集中存储、合理开发、高效共享。但当前档案管理部门能够获得的资金十分有限，在推进建设工程档案数字化管理过程中，能够利用到的技术和人员也相对短缺。这在一定程度上影响了建设工程档案数字化管理质量。2.2档案管理规范性不足建设工程档案收集经历项目立项、工程建设、施工许可、竣工验收等多个阶段，涉及勘察、设计、监理、施工、行政审批等多个主体。所形成的档案内容门类复杂，数量巨大，对建设工程档案数字化管理提出了更高要求。目前，在推进工程档案数字化管理过程中还存在一些亟待解决问题。2.2.1建设工程档案管理出现“各自为政”现象。由于建设工程本身耗时长，参与单位多，有些单位只负责建设工程的部分工作，完成之后就会退出，相应地，如果对这些单位的档案收集不及时，就可能造成档案缺失。还有部分档案分别存储在不同单位手中，由于工程进度需要，这些档案可能被其他部门所借用，这也对工程档案信息收集和管理产生了影响。2.2.2档案管理制度机制不规范。当前围绕建设工程档案数字化管理并没有出台详细的制度机制，导致各个部门在建设工程档案管理过程中缺少制度依据，在主观上容易出现随意性问题，同时在建设工程档案质量验收程序和标准方面制度机制也不够完善，导致部分建设工程档案内容不规范，影响后续的归档和开发利用。2.3建设工程档案使用效率偏低建设工程档案数字化管理既要切实保障建设工程档案信息安全，也要实现建设工程档案价值。但目前在推进建设工程档案数字化管理过程中还存在一些限制条件，影响了建设工程档案使用效率。一是建设工程档案管理部门与业务部门还缺少联系和互动，并没有围绕建设工程项目推进进行系统的档案信息开发，也就难以实现建设工程档案信息的价值和作用。二是当前业务部门对建设工程档案信息重视程度不足。认为建设工程档案数字化管理是项目建设之后的事情，只能够在项目维护方面发挥作用，对当前项目建设起到的作用十分有限。三是建设工程档案管理部门工作人员主动服务意识不强。在建设工程档案信息资源开发过程中缺少主动性和创新意识，这也一定程度上影响了建设工程档案使用效率。四是客观条件限制，当前建设工程档案数字化管理获得的资金、人力、物力十分有限，没有形成建设工程档案数字化管理平台，相应的技术手段也十分落后，在一定程度上降低了建设工程档案利用开发和共享。3 建设工程档案数字化的创新管理策略档案管理部门应将建设工程档案数字化管理作为重要发展方向。一方面，充分认识建设工程档案数字化管理创新的现实必要性和重要性，围绕建设工程档案数字|数字档案|2023.2 下兰台内外30化创新管理建言献策4。另一方面，推进现代信息技术与建设工程档案数字化管理的深度融合，系统开发和利用建设工程档案数字化资源。3.1提高档案信息化、数字化质量3.1.1将建设工程档案数字化管理纳入建设工程的整体规划之中。随着工程项目的推进，建设工程档案数字化管理也要跟进，切实保障在工程建设方面所形成的各种有价值的文件都能够被收集上来。并按照建设工程档案数字化管理的相关要求对其进行精准审核，确保建设工程档案的真实性、原始性和完整性。3.1.2明确信息时代背景下建设工程档案数字化创新管理的主要方向。充分认识到现代信息技术的价值和作用，围绕建设工程档案管理实际需要，搭建先进的建设工程档案数字化管理平台，将这项工作作为核心工作加以落实。同时要加强人才梯队建设，重视建设工程档案管理人员的培训和外部人才引进，将档案管理工作人员的培训工作作为推进建设工程档案数字化管理的重要方面。要提升建设工程档案管理人员的专业素养和信息素养，同时要结合建设工程数字化创新管理的实际需要向外部大力引进人才。要加强与科研院所和高校合作，确保引进的人才能够“即插即用”。3.2档案数字化与规范化管理协同推进3.2.1加强制度机制建设。无论是档案数字化还是档案规范化，都应该以制度机制作为前提要件，在推动建设工程档案数字化与规范的过程中，要结合具体问题对制度机制进行重新梳理，找到制度漏洞并加以弥补，确保制度的完整性、针对性和系统性5。3.2.2加强档案规范化制度机制落实力度。制度机制“三分在制定，七分在落实”。在制度机制落实过程中，一方面，主要领导要强调制度机制对档案数字化与规范化管理协同推进的现实意义，要求档案管理人员严格按照制度机制推进建设工程档案数字化管理，同时也要与建设工程档案生成部门联系，要求相关部门也要形成相对完善的制度机制，切实保障建设工程档案信息生成的规范性和全面性。另一方面，建立严格的追责机制，要求在推进建设工程档案数字化管理过程中对没有落实好制度机制的单位和个人进一步追责，通过严格的追责机制，确保制度机制真正落地。3.2.3加强建设单位指导和服务。建设工程档案数字化管理仅仅依靠档案管理部门难以取得实际效果，需要相关单位的密切配合和主动沟通，同时还需要提高相关单位档案管理人员、技术人员和其他业务人员的能力和素质，让这些人员更加重视档案工作，在文件生成、文件归档、文件收集过程中能够按照档案管理的相关制度要求进行，确保归档文件的完整性、真实性、系统性。3.3推进建设工程档案共建共享3.3.1充分利用现代信息技术。将大数据、云计算、人工智能、知识管理等技术嵌入到建设工程档案数字化管理各个流程，实现对建设工程档案信息资源的深度挖掘和系统整合，建立不同需求的建设工程档案数据库，不断地扩大建设工程档案数据库信息存储量。同时要对建设工程档案数字化管理系统进行优化和完善，确保最短时间内能够对需要的档案信息进行搜索、下载和利用。3.3.2打破“信息孤岛”。当前在建设工程档案信息化共享过程中还存在着“技术壁垒”和“信息不兼容”问题，要围绕建设工程档案数字化管理实际需要建立行业性建设工程档案信息资源共享共建平台，借助区块链、云计算等技术对区域性建设工程档案信息进行整合和挖掘，实现对建设工程档案信息资源的高效利用和系统开发，不断地提升建设工程档案信息资源的利用效率。总之，信息化背景下，应充分