新时期基层党校档案服务创新的思考_郑杨.pdf

收稿日期：20230112作者简介：郑杨（1984），女，黑龙江齐齐哈尔人，副研究馆员，研究方向：档案管理与研究。新时期基层党校档案服务创新的思考郑杨（中共齐齐哈尔市委党校，黑龙江齐齐哈尔161000）摘要：进入新时代，作为政治教育主战场的基层党政教育机关，同样需要按照“十四五”全国档案事业发展规划中对档案工作的要求，深入思考、持续创新。不断改进服务方针、优化服务模式，提高自身档案服务能力，增强基层党校档案工作核心竞争力，提升服务水平和能力。为了更好地促进党校的档案管理服务改革，必须从收集、存储、管理、使用等各步骤上进行根本的变革，推动党校档案服务逐步跟上时代发展的脚步。因此，党校档案工作人员必须尽快改变思想，摆脱以往档案管理模式，加速推进档案工作的创新，使其发挥其应有的作用和价值。本文通过阐述基层党校服务创新的意义、剖析存在的问题的基础上，提出了基层党校档案服务创新的对策。关键词：党校；档案服务；创新思考中图分类号：D271文献标识码：A文章编号：10092234（2023）01013204引言：2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发“十四五”全国档案事业发展规划，对今后五年的档案工作进行了全面的梳理。提高党校档案服务水平有助于弘扬党校历史文化，推动党校档案工作的可持续发展。怎样提高党校档案服务水平，增强党校档案服务本领，是党校档案工作人员必须持续探究的课题。在当今信息化时代，信息需求日益增长，在这样新的时代背景下，档案工作也要不断地进行创新，这既是新时期对档案工作人员提出更高的期望，也是提高档案管理能力的核心要义。新形势新发展使传统的档案服务方式从多个角度进行了变革与创新，使之成为拥有新时代特征的档案服务，这对党校档案工作创新起着促进作用，同时，也使档案服务的品质和效率得到了极大地提升。新时期档案服务必须与时俱进才能迎接新挑战，才能适应时代发展的新需要。档案服务的改革不仅为我国档案事业的发展提供新的机遇，也为我国档案事业的迅速发展打下坚实的基础。一、基层党校档案服务创新的意义（一）推动档案管理机制与管理体制的创新。加强基层党校档案工作的革新，有助于促进档案服务能力和服务效率的提升，促进档案管理机制与管理体制的变革。同时，在创新思想的引领下，档案服务加速打破了以往的档案管理制度，加速了产业化进程，促进档案管理的集约化。其适应了当今社会和市场经济发展的需要，为我国的档案事业开辟了一条崭新的途径。（二）拓展档案利用的内涵。基层党校档案工作，保持了以往的服务范畴、服务内容。但是在服务功能、服务形式、服务内容和服务范围方面，都实现了创新发展。在基层党校档案管理工作中，部分地区投入资金建设档案服务大厅，并设置细致的功能分区，为档案使用者查找、翻阅档案提供更好体验，也是档案工作创新的主要措施之一。（三）推动档案基础工作创新。基层党校档案服务工作的创新，既推动了档案服务的创新发展，也促进了档案理论丰富发展。近年来，档案事业革新脚步加快，档案资料在数字化编辑与利用等方面有较大突破，也相继推出配套法律法规，档案改革实践已初见成效。同时，随着档案服务改革的深入与现代科技手段赋能，尽管档案接收、编辑、整理、收录的工作量加大，档案管理工作的效率和品质也进一步提高。二、党校档案服务原则一是重视效益。档案资源不仅包含馆藏资源，还包含人、财、物等资源。这些资源是有限的，因此，在提供档案服务过程中必须一直坚守效益原则。档案2023年第01期理论观察No.01,2023（总第197期）Theoretic ObservationSerial No.197132-管理工作人员要根据当前社会发展的最迫切需要，充分利用有限的档案资源，促进社会的前进。二是保持谨慎。档案资料中牵涉国家、企业和个人的秘密。其公开要有一定的范围，在使用档案时，不能对其他主体利益造成伤害，要时刻保持谨慎的态度，充分挖掘信息资源的潜能，以满足社会和大众的信息需要。三是循序渐进。社会的进步并非一朝一夕，更非毫不变化，它是一个持续前进和发展的过程。使用档案资料为社会发展服务，还必须遵循循序渐进的原则，依据社会发展的实际状况，由点及面、稳健的发展。四是把握公平。中国特色社会主义社会的发展是公平的发展、高质量的发展。档案资料是促进社会发展的一种公共资源，必须坚守以人为本、注重公平的理念。利用档案资料及服务，满足人民的精神追求，促进社会发展。三、党校档案服务发展中存在的问题档案工作是人类社会进步的一项重要的记忆工程，其与社会的发展有着密切的联系。进入新时代，档案信息资源非常丰富，由于社会的发展和科技的进步，档案工作也迎来了新的发展机会与挑战。新时期对档案管理人员提出了新希望，要建立新思想，解决新问题，满足新需求。（一）服务观念落伍。档案资料是一类可供参考与借鉴的珍贵资料。特别是在大数据时代，信息资料的价值日益突出，仍然存在注重档案管理、疏忽档案使用的陈旧错误。特别是在当前我国档案事业向数字化发展的大环境下，档案信息的分享与使用还不够充分，管理者缺少服务观念、服务意识、管理方式落伍。新修改的 中华人民共和国档案法于2021年1月1日生效，明确表明了国家机关、企业事业单位、公民享有档案使用的权利，进一步将档案利用权利从事实权利固化为法律权利。长久以来，党校档案服务着重保障安全与服务，无法适应新发展时期，不能及时转变服务观念，不能用新的发展思想武装自己的头脑，生成了密闭的“信息孤岛”。党校要转换观念，提高认识，乐于建立以人为本的服务意识。党校档案工作人员遭到以往观念的制约，主要表现为消极服务，缺乏主动服务观念。长期以来，以往档案管理多以保护为主，注重收藏，“重藏轻用”的观念很强。随着社会的发展进步，档案服务要把档案知识和资料转变为现实的生产力，以促进社会的发展和进步。要做到“保管”和“使用”并举，把“死档案”变成“活信息”。加强对档案工作的责任感和使命感，提高档案工作的社会参与性。（二）服务内容及服务对象单一。目前，党校档案实体分类法所列的只有科研、外事、党群、行政、财务、教学等12大类的档案资料，随着时代的发展和演变，这些分类已完全无法满足人民群众不断增加的各种需要。所以，扩大档案资源，把具有保存价值的新内容与新载体归入档案的呼吁越来越强烈。档案分类单一，利用率低，查全率低，准确率低。馆藏档案多为历史档案、行政档案，而科研档案、民生档案与特色档案等资料较少，制约了基层党校档案资源的高效利用。另外，由于档案资料常常不能按时传输到网上，也很难提供于有关人员查询和使用，服务的有效性不足。党校档案工作人员在实际工作中，由于其服务对象比较单一，通常只对党校的师生进行服务，无法做到在内外兼顾的服务。在实践中，外部的单位、个人有时也需要党校提供档案服务。（三）服务模式落伍。党校档案信息化的服务流程较为单一，并未达到人性化的服务目标。在此基础上，我们需要对党校档案管理工作问题做详尽的分析，提出了相应的对策和建议，加强党校档案管理工作的信息化建设。由于当前党校档案数字化尚处在起步阶段，多数党校还采用现场面对面的形式服务，其服务模式还相对落伍。2020年以来，一些党校因为疫情原因被迫实行了远程在线预约查档，但是查档方式依然是由需要档案资料的用户在网上发送电子邮件提出申请查档，由档案工作者把纸质的资料复印件打印好后，以快递的形式寄给档案资料申请者。虽然这样做可以免去亲自查档的麻烦，但是不能达到申请者直接远程查询和使用档案的目标。进入新时代，以往档案管理的方法、服务模式都发生了很大的改变。档案管理由传统的人工管理转向电脑信息化。特别是在云存储、大数据与云计算等新技术的不断发展运用，档案服务渠道、服务观念、服务需求发生了巨大的变革。档案信息的知识化，需要对档案信息进行高度整合，并在各信息资料之间建立联络，达到信息的共享。同时，要充分认识到新时期档案工作中的安全问题，正确处理好保护与保密、利用与安全之间的关系。（四）服务效率低下。首先是等着别人来，服务不够积极。表现在服务上，就是等待用户的到来，使用者问什么就答什么，馆里有什么就提供什么。缺少服务的主动性和积极性。在网络信息时期，大多数的档案服务依然是以现场面对面的方式进行，其服务的效率非常低。尽管从2020年起，许多党校都开通了在线预约查档服务。但是无法做到即时的资料传送，申请者在网上预约后要等上一段时间。若遇节假日或紧急状况，等候时间将大幅增加，从而降低服务品质与效率。在基层党校，每日查档案的人数，依旧是个位数。造成这种局面的原因，很大程度上是因为长久133-以来，党校档案属于政府机构，而且党校档案馆的内部组织构成也显著比较单一，对其开放的时间也受约束。同时，有许多的档案管理者，他们的工作中常常只关注于管理，却没有注意到信息的使用。由于这些问题，使广大人民群众缺乏对档案资料的利用积极性和主动性，造成了党校档案使用效率一直无法得到显著提高。二、党校档案服务创新的策略“为党管档，为国守史，为民服务”是档案人的初心和使命，基层党校人要积极投身于经济社会发展的潮流，档案工作服务于社会进步，充分发扬档案资料自身的作用和价值。（一）服务理念的创新一是利用信息资源。由于档案服务是一种服务性的工作，在过去传统档案服务中，并没有充分利用所搜集的档案资料，而仅仅是将所搜集的资料保存起来，随时调取。这是在浪费信息资源。新时期，我们必须更新以往的服务观念，按照“人民至上”的理念，使信息资源得到最大限度的发挥。通过定期组织人员培训，提升管理者的专业技能，使其在档案工作中不断创新，为档案资料的使用创造效益。二是收集信息资源。档案资源是一个庞大的数据资源库，所有的档案服务都依赖于它。所以要构建具有鲜明特点的档案服务，必须持续充实档案资料，尽可能多地搜集资料，为档案工作提供保障。三是增强档案信息资源的开发利用。基层党校档案汇编研究工作是党校档案资源开发与利用的一种重要方式和手段，拥有很高的应用性和针对性。党校档案资料具有充足的历史文化价值，对其进行二次开发，以适应广大档案使用者的工作需要。档案汇编工作包含：专题资料（包含重要的历史事件纪要等）、专题汇编（包含规章制度、专题文件等）和部分深度加工资料。档案信息资源的形式革新亦是其利用的要点。现代信息科技发展迅速，种类繁多，各类档案资料不仅能够以文件的方式存在，而且可以通过技术将档案资料转化为动态影像或图像，还可以产生三维影像。在各种活动中，充分利用档案信息资源，对党校工作的进行和发展起到了正面作用。比如，使用档案材料制作党校历史发展影像，可用于宣传工作，打造党校良好形象。（二）服务方式的创新一是收集方面。在收集工作中，要从被动转为主动，以往的材料收集存在有不完整的资料而不去处理的情况，所以对于这种情况进行向有关人员积极的询问，完善档案资料。在与有关人员询问时，也能促进各部门的关系，还能作为一种监督。通过这种方式，使各部门共同努力，使档案材料的收集工作更有效果、更规范化。同时，在党校的日常工作中，档案管理者要及时收集汇总档案资源，避免突发事件发生对档案资源的破坏。二是服务方面。新时期党校档案工作要转变服务观念、主动服务。档案管理工作能否达到成效，直接关系到基层档案材料有效使用。首先，管理者要了解档案服务对象的有关特点，还要明晰各类服务用户对档案的要求，为不同类型的档案服务用户提供目标明确的服务。必须显示出档案服务的个性化和有效性，要使基层党校档案材料得到有效利用，必须切实地解决档案服务对象的需要。只有这样，档案工作才有意义和价值。其次，改进基层党校档案服务体制，把基层工作者与服务工作对照起来。通过对档案工作人员职责的分工，使其能在不同的岗位上充分发挥作用，实现自身的价值。这与其自身的专业素质、水平密不可分，同时，也要根据管理服务体系不断提高和改善自己。三是利用方面。在信息使用上，要积极主动地进行信息公开工作。随着时代的发展，对社会建设和发展的认识和对相关政策信息的要求越来越高。所以，党校档案部门要积极地把群众所需的档案资料及时向社会公布。（三）服务范围的创新一是为在校学员提供服务。党校是培养干部的一个主要据点，尽管培训班一般都是短期的，但是