医院档案精细化管理模式应用思考_杨磊.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S167业务研究Business Study医院档案精细化管理模式应用思考杨磊（焦作市第三人民医院，河南 焦作 454000）摘要：精细化管理模式在医院档案管理中的应用，能够大大提升医院档案管理质量，同时有助于各环节工作的协调开展，从整体上保障医院档案信息的完整性、安全性、可靠性。本文以医院档案管理为内容，对精细化管理模式的构建进行几点具体分析。关键词：医院档案；精细化管理；应用与粗放式管理不同，精细化管理是将各项活动细化，从工作各环节入手进行管理，管理效果更显著，管理有效性更强。将精细化管理应用于医院档案管理中，可以避免很多档案管理不规范、不深入的问题，有助于医院档案管理工作水平的全面提升。一、医院档案管理中常见的问题（一）管理制度不健全随着现代智能化信息化体系的出现，在医疗档案管理过程中，要不断落实相关管理制度，全面提升医院档案管理价值。在市场竞争中，医院为了稳固市场，要根据工作细则完善管理规定，使管理制度具有高度约束力，保证医院档案管理制度有效落实，让医院档案管理模式发挥作用。（二）档案服务被动在传统的档案管理服务体系中，在原始档案借阅和认证过程中，要对相关档案进行复制存储，工作内容复杂且形式单一，无法满足现阶段多类型档案应用需求。医院为了保证相关内容被有效应用，可以根据档案更新办法，对整体使用流程进行优化，在各部门通力合作和协调的同时，使档案内容更加完整，确保档案管理员履行岗位服务责任。（三）信息化水平较低我国医疗改革正在不断推进，医院各部门为控制成本，在医疗数据信息采集和汇总期间，受经费不足影响，整体信息处理流程不健全，档案管理办法无法有效落实。在信息化技术得不到支持的前提下，医疗信息覆盖面降低，使医疗档案整体利用价值无法展现，降低了档案管理质量。（四）传统档案管理模式重管理、轻利用在传统档案管理模式下，医疗档案信息处理通常采用纸质方式展开，人员操作时很容易出现遗漏问题，产生纸质档案无法满足基本使用需求情况。医院的档案管理通常出现“重管理、轻利用”的情况，虽然完成了相关档案的存储和分类，但是在使用期间却没有更专业的进行信息获取，使档案资料无法发挥真正的价值。医护人员没有提供标准的服务，导致借阅档案以后内容出现缺失或损毁情况，原有的档案存储速度和应用价值降低。二、精细化管理在医院档案管理中的具体应用（一）细化档案管理内容1.完善管理体系，保证档案顺利归集。一方面，要对医院档案管理分散模式进行完善，建立统一的管理标准，并按照档案管理规则对相关制度进行整理和分析。在借阅档案时，要通过及时执行的收件管理模式，让重要的档案在借阅以后被及时收回，提高档案管理内容的完整度。另一方面，管理人员根据权限设定要求给予相应的权限。对于管理一把手，可以根据其管理能力对权限放宽，使其具备查阅更机密档案的权限，完成重要档案收集、整理、归档。借阅保存期间，管理人员要根据各档案的类别，采取有效的人、财、物分类方法，使档案资料无论是整理分析还是存储应用，都由专人进行监管，提高应用价值。管理人员要不断学习先进的管理办法和档案优化策略，懂得正确的档案分类手段，在日常工作中与其他同事积极交流，按照规定执行相关管理措施。在工作中逐步解决档案管理能力缺失问题，提升整体管理效率。2.优化档案结构，满足发展需求。档案存储质量直接对以后的服务、管理、应用等方面造成影响。因此，医院档案管理部门要根据要求，不断完善管理信息和条例，建立有效的管理方法。首先，对档案管理办法进行修正、补充和完善，制定适合医院档案使用的分类存储模式，有效保证归档质量。其次，针对临床科研成果、试验资料、医院史志、政2022 年 第 6 期黑龙江档案168业务研究Business Study策等档案完成特色建设，实现相关档案内容结构形式的转变，使原有的纸质档案以电子文档和声音影像资料形式存储，确保档案信息使用模式发生转变。对现有档案存储流程进行优化，提高档案社会效益和经济效益，满足患者对档案服务的需求。（二）优化管理方法与制度1.建立完善组织架构。遵循档案管理的指导要求，医院档案管理部门要对内部人员权限进行设定，通过及时有效的指导监督和检查，让相关科室的管理人员具备管理资质，有效落实档案管理工作。针对档案的归档、整理、保存等问题，可以根据不同岗位的工作细则明确工作标准，各科室积极，采取闭环管理办法，使档案管理和应用效率提升。2.建立规范管理制度。医院档案管理部门通过对原档案体系进行完善，对岗位资料收集、存储、分析、鉴定以及阅读、保存、使用等流程进行完善，对档案管理制度做进一步调整，让日常管理工作发挥监督、指导价值。随着医院档案精细化管理办法的实施，其在管理过程中可以发挥以下两点作用：一方面，明确档案管理工作职责。各岗位人员了解工作细则后，按照管理规定执行标准流程，避免出现管理盲目性和随意性问题；另一方面，解决档案管理出现的诸多问题。按照实际需求完善管理条例，消除后续管理的连带问题。另外，通过制定严格的奖罚和绩效考核制度，有效对档案管理人员的工作进行约束，既可以增强其管理责任心，积极学习档案管理新规，又可以明确档案管理动态性原则，采取不断优化的管理政策，对原有管理体制进行改进，完善档案管理制度，提高管理时效性。管理人员要采取科学有效的分类方式，按照 PDCA 原则对管理细则进行明确，相关人员在岗位工作时要遵循考核标准，提升基本素养和专业技能。3.实施“档案清单”制。根据执行的项目档案管理标准，相关人员要积极学习和借鉴优秀的管理经验，掌握医疗档案的正确分类措施，对相应的人、财、物等内容进行有效分类，既可以快速高效应用档案，又可以保证存储档案内容的完整，使各管理环节更符合管理规则。按照医院档案管理的基本准则，既要对临床科研交流、学术研究和医院纠纷、行政管理等问题进行分析，又要按照管理等级对工作权限进行限定。严格遵守档案法的基本要求，通过及时配套相关设施，让国家制定的医药卫生档案管理暂行办法医学科学技术档案管理办法有效落实，真正展现医院档案管理规章制度的约束效果，让整个管理流程达标。4.档案管理流程精细化。医院档案管理人员要明确精细化管理流程和基本细则，通过对复杂管理流程的优化，引入先进的管理技术和方法对零散的档案信息进行综合统计，使制定的标准管理办法有效落实。按照档案类别进行记录后，参照以往的档案存储模式，采取装订和制作检索样本的方式，将重要信息存储到数据库中，并按照类别进行记录。执行精细化管理模式期间，按照特定分类消除因档案数目过多而产生的混乱和丢失问题。执行精细化管理模式要注意以下内容：首先，按照统一的编码要求，在对档案信息进行存储和分析相关政策时，对发现遗漏和增加的问题要及时修订，使整体档案存储工作更加详细且符合实际。其次，各部门根据要求制作范本，按照规则执行相关条例完成档案的整理和分类，提高档案的应用价值。最后，各部门认真落实资料整合制度将档案信息归档处理。各部门根据档案和文献标准，采取严格的分类方式，使档案存储和应用机制不断完善。（三）提高档案管理人员素质第一，按照标准对管理人员专业技能和知识储备状况进行考核，按照岗位需求对其素质进行评定。在进行管理人员素养提升过程中，可以考核更专业的法律知识，按照结果选择是否聘用。第二，对管理人员的相关工作经验进行分析，组建培训和进修课程，使其不断学习先进的知识和技能。对基本管理流程进行优化，建立完整的评价体系，使档案管理内容更加明细化和标准化。随着对相关能力的测试，各人员的基本技能将被全面提升，在严格的奖罚制度的约束下，管理人员才能认真履行岗位职责，提高工作效率和热情，确保已经制定的档案管理规定发挥约束、管理作用，并展现整体管理水平。（四）不断创新档案管理模式第一，按照文件存储方法，档案管理人员在进行内容调整和更新时，可以根据收集的文件质量进行时间、数量和次序的调控。各机构按存储要求，对各文件分类存放，使文件使用效率提升。第二，按照标准化要求进行档案内容的更新和完善，确保医疗档案信息完整度更高。由专人进行监管，能够避免出现信息遗漏问题，保证各类工作稳步展开。第三，严格履行档案借阅手续。针对医疗档案信息的解决过程，工作人员要采取标准的借阅流程，在指定文稿上签字，使借阅和收回时间被确定，消除或避免在长时间和多频次借阅中出现档案丢失的问题。档案管理人员还要根据不同档案内容的完整度，在借阅时最大限度维持档案信息的稳定，使整个借2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S169业务研究Business Study阅过程更加完善。（五）加大信息技术设施建设随着现代信息技术水平的提升，可以通过网络技术手段对数据进行传输、检索和存储，避免因传输数据慢和内容度不完整的问题。为进一步提高医疗档案管理效率和维持稳定的发展趋势，可以对现阶段的技术和基础设施进行完善，在引进先进的技术手段以及优化的设备和软件系统后，对整体的信息化服务体系进行升级。随着现代信息技术的优化，档案管理人员要认识到对重要信息的分享价值，在各部门积极配合下可以使信息的完整度提升，并确保档案信息的应用价值同步体现。（六）医院档案室安全管理1.完善管理制度。第一，履行安全检查制度。岗位人员要遵循档案法，执行严格的管控标准，对管控的医疗档案区间采取标准的防水、防火、防盗、防尘等措施，做好有效的安全检查，并且避免长时间存储的纸质档案在特定环境下发生发霉、受潮和刺激蜕变等问题。一旦出现问题，要迅速上报并采取有效的解决预案。第二，进行完善的出入库管理登记。档案室的信息具有高度保密价值。因此，相关借阅人员和进出库人员都要进行登记，同时对借阅档案的数量、出入库时间以及档案信息进行整理和记录。最后，相关人员在工作前一定要穿戴专业的工作服和鞋帽，不能携带相机等设备，保证机密档案不会出现泄露问题。2.使用监控设备。利用现代信息监控手段，对档案管理工作进行优化。通过监控完成监督的整体流程，保证实时收到监控画面，在出现危险时第一时间进行解决，提高监控的价值。安装监控时要考虑以下几点问题：第一，选择适合的位置，对于人员经常出入以及重点监控位置采取多角度监控方法，避免出现监控死角问题。第二，监控有专人 24 小时看守，确保在出现问题时被第一时间发现和记录，方便进行问题原因的查找。第三，增强软硬件系统的投入力度。按照系统升级需求对监控及时完善，安装照射度更高的设备，使图像更加清晰，维持设备使用的稳定性。3.消除火灾隐患。由于现阶段医疗档案存储通常以纸质方式进行，因此要严格避免火灾问题的发生。进行火灾预防时，可以从以下几方面入手：第一，对老旧线路使用状况进行检查，消除因电线老化或破损产生的火灾隐患。第二，档案室内部不准使用大功率电器，以免在接电瞬间大功率电器燃烧而出现火灾问题。第三，档案室内部严禁吸烟。在档案室内部要张贴禁止吸烟标志，同时由专人进行监督和惩罚。第四，配备完善的消防设备。各档案室要按要求配备不同类型的灭火器，同时在指定位置张贴显眼的提示标识。第五，聘请专业消防人员，消除火灾隐患。4.做好清洁卫生。纸质文件的存储需要严格控制温湿度，并且还要对虫害进行防治。由于许多地区短时间降雨量较大，空气潮湿，将直接导致纸质档案出现发霉情况。所以，管理人员可以根据周边环境的天气变化，通过辅助设备及时控制内部的空气温湿度。当整体湿度较大时，利用除湿剂和干燥剂清除，或者通过空调将室内温度调控到指定范围，并完成湿度的调整。还有，要严格控制老鼠和害虫对档案造成的破坏，及时添加老鼠药和捕鼠工具，或喷洒药剂，保证档案保管场所不出现老鼠。进行档案室空气调整，消除霉菌情况，让档案室内外通气，并利用紫外线杀毒。（七）构建完善的档案安全保障系统首先，按照各医院档案的管理要求，建立完善的管理体系，通过现代网络和电子化等手段对档案信息的完整度进行监控，使档案管理的整体安全性提高。首先，定期进行系统升级，对于内部软件的使用状况进行分析，了解各数据的动态变化状况，提高管理效率。其次，落实医院档案网络端口的检查和管理工作，相关人员进行专业检查