医院档案管理中权变管理理论的运用研究_孟祥杰.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案200业务研究Business Study医院档案管理中权变管理理论的运用研究 孟祥杰（兰陵县人民医院，山东 临沂 277700）摘要：作为一种具备创新性的管理理论，权变管理理论为管理领域提供了创新的发展思路。在权变管理理论基础下，更加注重对单位实际情况的认识，在分析内部与外部情况的同时制定出完善的管理策略，以便于更加科学高效的实施管理工作。本文将针对权变管理理论内涵以及医院档案管理中权变管理理论的运用价值进行详细分析，对当前医院档案管理存在的问题进行把控，提出医院档案管理中权变管理理论的运用策略。关键词：医院档案；档案管理；权变管理理论随着医疗事业不断发展与进步，医疗领域内部管理工作日渐完善与创新。医院档案管理作为医院内部管理工作当中最为关键的管理内容，对医院自身发展起到了重要作用，展现出了医院内部管理水平。权变管理理论作为一种具备科学性、高效性的管理理论模式，能够最大程度上优化医院档案管理各项内容，确保医院档案管理工作规范性。本文将针对医院档案管理中权变管理理论的运用相关内容进行详细分析。一、权变管理理论内涵权变管理理论（contingency theory of management）的核心，便是对单位内部各个子系统之间的相互关系进行分析，明确各个子系统所处的环境，并且将各个子系统之间内在的关联进行分析明确，以便于更好的对各项子系统开展管理。归根结底，权变管理理论在实际应用的过程中，核心便是“实事求是、因时而动”。权变管理理论强调要结合组织所处的外部条件随机而变，结合单位自身实际情况采取最优化的组织结构与管理方式，制定出契合单位自身发展、满足单位自身实际情况的管理机制，针对不同具体情况而寻求不同适合的管理模式或者方案。二、医院档案管理中权变管理理论的运用价值（一）有利促展现医院档案管理价值医院档案管理工作是医院内部管理工作当中最为关键的内容之一，记录了医院发展历程以及病患档案资料内容。在当前医疗事业不断发展和进步的当下，尤其是在现代医院管理工作当中，医院档案管理工作的价值日渐凸显，直接影响了医院整体医疗服务水平。高质量医院档案管理工作能够促进医院制度化、标准化高质量推进，为现代化医院管理带来强大基础保障。当前医院信息化进程不断推进，医院档案管理已经初步构建了信息化体系，借助权变管理理论，能够最大程度上实现档案管理部门与医院各个部门之间信息交互，结合医院内部信息化建设水平构建出档案管理部门与其他部门、其他科室直接信息交互系统，有效提升了医院档案管理工作质量，凸显出医院档案管理价值。（二）有利于提升档案管理工作科学性由于医院档案管理工作没有受到应有的重视，促使档案管理工作缺点、盲点相对较多，导致其原因的便是档案管理缺乏标准化，并且相应的监管系统不足。在权变管理理论引入的过程中，可以结合医院自身实际情况，制定出适应医院档案管理发展、契合医院战略发展的档案管理制度，罢黜传统具备落后性的管理内容，积极引入信息化技术手段来提升档案管理工作开展的标准化与科学化。借助信息化系统对诸多类型的档案文件进行归类处理，引入信息化系统，提升档案资源检索迅速，以便于提升档案资料应用效率。（三）有利于促进医院文化发展在医院档案当中纳入了医院的发展史，其中对医院历史、医院发展进程、医院最新科研、医院重要人物等资料信息都进行了明确记录记载。想要真正促进医院人文管理，就应该深入对医院的文化内涵进行继承和发展。医院档案作为医院文化的载体，其中蕴含了医院的人文精神，体现了医院救死扶伤的光辉历程。在医院当中引入权变管理理论，能够对医院各项管理内容进行优化。首先，权变理论融2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S201业务研究Business Study入医院档案管理为医院档案建设引入了可持续发展的理念，要求档案管理工作随着时代的变化而不断前进，注重引进新技术、应用新方法，淘汰旧方式，体现档案管理工作的求新求变特征，做到在档案管理工作中体现与时俱进的基本思想理念。其次，新时代的医院工作更应当融入以人为本的理念，注重根据各方面的档案信息需求变化档案管理的方式方法，注重在创新中解决档案管理的现实问题，以技术革新和设备更新来应对新的挑战。新时代医院档案管理更加注重医院基于未来发展需要推动档案管理方式的不断变革。三、当前医院档案管理存在的问题（一）档案管理分散缺乏系统性结合当前医院运行经营的实际情况来看，往往对于档案管理工作相对较为忽视。医院为了谋求自身发展，一般会更加注重科研创新、医疗设备更新、改善医疗服务水平等，无法结合医院实际情况对于医院档案管理工作内容进行科学合理规范和指导，导致医院档案管理内容分散，缺乏系统性。虽然当前医院档案管理工作已经初步完成了信息化发展，但是无法第一时间将各个部门、各个科室的档案信息进行系统化统一收录整理，对于很多档案信息无法进行完善处理和归档，医院内部档案数据缺乏共享机制。（二）档案管理工作机制不健全结合当前医院档案管理工作实际情况来看，并没形成完善的档案管理机制，档案管理方面缺乏保障，并且相应的考核措施并未完善。档案管理工作和医疗业务建设层次上存在不协调、不统一等问题，在一定程度上会降低档案管理工作的实际价值。当前部分医院在中前期规划当中，往往忽视了对档案管理工作的统筹，更加注重对医疗设备、医学技术、医疗人员层次的统筹，忽视了对档案管理工作的合理筹划，在一定程度降低了医院档案管理工作发展动力。档案管理工作的运行机制不健全，档案信息孤岛现象仍存在，一些基层派出机构的档案未能得到有效保管，有些档案信息未能及时传递到档案管理机构，致使医院某部分的档案信息资源缺失。（三）档案管理工作模式比较僵化目前，有些医院的档案管理工作模式相对僵化，档案管理工作方式较单一，在档案管理工作时缺乏主动性，不能基于档案信息的使用需要来改变旧有的工作模式。例如，有些医院仍以纸质档案管理工作的为重点，注重建立一套以防止纸质档案丢失为主要目标的档案管理工作模式，强调各部门在年末、年中时间结点集中进行一次档案管理，档案部门更主要的工作是做好档案的保存工作。有些医院档案管理部门不注重创新求变，很大程度上影响了档案信息管理的效能，不利于挖掘出潜在的档案信息资源价值，难以发挥档案在辅助医院管理决策，推动重大医疗科研项目发展和服务基层群众方面的作用。（四）档案管理人员素质有待提高权变理念影响下的档案管理工作强调转变档案管理工作方式，创新档案管理工作的运转机制，依靠专业技术人才构建更加高效、智能、快速的档案管理工作体系。但有些医院缺乏对档案信息技术人才的引进意识，缺乏对档案管理团队的必要培养，现有档案管理人员往往埋头事务性工作，不能在良好的运转机制下分配工作任务，不能基于相互帮助的运转机制提高档案管理工作效能。由于档案员的素质不高，档案员缺乏团队意识，因此给档案管理工作带来了负面影响。未来，医院档案管理工作还要优化档案管理氛围，积极普及权变思想理念，促进档案员转变角色意识，激发档案员的主动履职意识，推动档案管理工作向着高质量方向发展。四、医院档案管理中权变管理理论的运用策略（一）转变医院档案管理观念科学合理的观念是确保医院档案管理工作高效率、科学化开展的关键。医院档案管理工作人员应该不断强化自身观念，引入权变管理理论，罢黜传统医院档案管理观念内容。权变管理理论要求医院档案管理工作结合外部变化的情况，动态化的进行管理机制、管理模式的调整与优化，这样才能够有效促进医院自身稳定发展。转变传统医院管理工作当中重业务、轻档案的思想，科学合理的引入信息化技术手段促进医院档案管理工作发展进步，确保医院档案管理工作走向现代化、科学化。例如，加强档案管理工作规划，合理分析档案管理的权变变量，进一步提高档案管理的分权力度，以及对档案管理活动的标准化工作进行建设，注重激发各方面人员的主动意识，以良好的绩效考核办法促进各方面形成紧密配合的工作机制等。未来，还要从信息化环境着眼，把档案员培养与信息技术手段相结合，基于技术的进步创新档案管理的机制，大力推动档案管理工作的智能化，以制度化创新提高档案管理的总体效率。2022 年 第 6 期黑龙江档案202业务研究Business Study（二）改进医院档案管理工作模式针对当前医院档案管理工作来说，必须要加大医院档案管理资料的利用效率。在很长时间以来，档案资料更加注重保存，忽视了医院档案资料的利用。为了契合当前医院自身发展趋势，必须对医院档案管理模式进行改进和优化。结合权变管理理论，充分展现出医院档案管理的价值，在信息化系统之下，实现医院档案管理系统与医院内部各个部门、各个科室之间的信息交流和互通，第一时间对医院档案各项资料进行动态化的处理与归档，重点包括优化档案管理的组织层次，理清档案管理战略与结构、技术、环境之间关系，合理划分各部门的工作任务，找准档案管理质量的控制点，并不断总结相关工作经验。明确档案管理资料借阅的流程，在进行档案数据查阅的过程中，应该严格按照步骤和流程进行医院档案资料查阅和借阅，创新医院档案管理工作方式，对各类档案进行系统化、针对化管理，以便于确保医院档案管理的完整性与利用效率。（三）强化外部环境适应性在权变管理理论之下，必须要不断强化外部环境的适应性。为了契合当前信息化发展趋势，更好的满足社会发展需求，应该保障医院档案管理工作与外部社会发展紧密契合。结合医院自身实际情况，将档案信息资源建设放在首要位置当中，利用科学技术手段确保档案信息资源开发利用水平，强化医院档案管理工作信息化水平与质量，直到实现医院档案管理工作信息化转型。明确医院档案管理信息化系统应用的规范、标准，制定出完善的医院档案管理信息化管理制度，确保医院档案管理信息化应用效率。例如，以往医院常会出现一些文件丢失现象，难以保证档案的完整性与安全性。在信息化的环境下，应当加强档案追溯机制的建设，通过登陆身份识别、电子签章系统、自动化安全监管系统来加强档案安全管控，实现更高层次的档案管理监督，从而有效杜绝因外部环境变化、工作职责的优化导致的档案管理失效问题。未来应充分考虑到外部环境变化因素、技术因素、政策因素等诸多内容，将其作为开展医院档案管理优化工作的方向指导，科学实现档案管理工作内部和外部融合发展。（三）提升医院档案管理人员专业水平医院档案管理所涉及到资料内容、资料类型较多，医院工作量也相对较大，部门之间的结构给长复杂。在不同的时期医院各个档案积存在不同部门当中，随着医院不断发展，促使医院组织结构也呈现出不断调整状态，对原本医院档案管理工作带来了挑战。人才质量直接影响着医院档案管理工作创新发展，在权变管理理论的影响之下，必须要结合医院自身实际情况，不断强化医院档案管理人员专业水平。为此，医院应当加大专业档案技术人才的引进力度，积极引进具有医疗专业背景的档案技术人才，强调档案管理人员不仅要有较强的档案信息技术实力，而且具有构建档案管理体系的意识，能够对现有档案运转机制进行设计，创新档案管理工作新模式。医院还要定期对医院档案管理人员进行专业化知识培训，将权变管理理论的内容以及信息化技术知识传递给医院档案管理人员，全面提升医院档案管理人员专业水平，全面提升医院档案管理水平。为了适应档案管理环境的复杂化趋势，还要引进第三方进行技术辅助，对医院档案管理系统进行专门评估，找出医院档案管理的短板，以技术支持方式促进档案管理方式改革，并帮助医院培养专业的档案管理人才，推动医院档案管理的不断发展。总而言之，权变管理理论在医院档案管理当中应用意义重大，不仅可以提升医院档案管理工作的标准化水平，而且还可以凸显出医院档案管理工作价值，增强医院内部文化软实力，不断提升医院档案管理水平。在权变管理理论之下，要求管理者结合单位自身实际情况，结合外部环境，灵活的调整各项管理业务。医院档案管理工作必须要认识到权变管理理论的价值，结合医院档案管理工作自身实际情况，及时发现问题并解决问题，转变医院档案管理观念，在改进医院档案管理工作模式的基础上，强化外部环境适应性并提升医院档案管理人员专业水平，切实有效促进医院档案管理工作不