智慧化档案馆建设探索_左丽娜.pdf

2942023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION智慧化档案馆建设探索左丽娜（黑龙江工程学院，哈尔滨 150050）摘要：本文通过对档案馆现代化建设进行分析，阐明了档案馆智能化的内涵，基于档案工作、用户需求以及技术发展等三方面对发展智慧档案馆的必然性进行论述。结合档案馆实际建设情况，提出加强对档案内容和实体管理的重视，对档案馆的工作环境进行改善，以此进一步推动档案馆的智慧化建设。关键词：智慧化档案馆；优化方向；相关策略随着我国档案制度建设的逐步发展，多数地区已经在档案馆的智慧化建设上取得了良好成效，为我国的经济建设奠定了坚实的档案基础。然而，在智慧化建设的过程中涉及到的相关内容比较复杂，需要不断优化智慧网络系统，以便更好地为我国智慧档案馆的建设提供服务。从发展的角度看，观念、资源、技术等因素会对数字档案馆造成制约，存在一定的局限性，档案馆的智慧化建设是档案馆现阶段发展的新方向。一、建设智慧化档案馆的内涵档案是人类社会活动中形成的具有保存价值的重要记录，对个人、团体、单位、社会乃至国家都具有重要价值。在“互联网+”的背景下，网络技术得到了广泛的应用。传统档案馆的软硬件设施、管理系统和技术越来越不能满足当前的需求，用户需求的量化、复杂性和多样化等问题亟待解决。因此，档案工作必须与时俱进，逐步向智慧化、现代化方向转变，为社会各类组织和用户提供更加人性化、更加广泛的档案服务。因此，“智慧档案”应运而生。它依托于互联网、大数据和云计算等各种新技术的支持，具有多样化、连通性、可持续发展的特点，通过触觉、文本、语音识别、文件检索的智能控制，充分满足了不同用户的个性化需求，同时节省了大量的人力物力资源，提高了效率，降低了成本，也使档案的安全性和完整性得到了更多的保障。与数字档案馆相比，其技术更为先进，实现了全方位、立体化、智能化的互联管理，对提升档案馆的整体服务能力起到了巨大的作用。智慧档案馆具有以下三个特点：一是创新驱动。在“互联网+”思想的指导下，网络技术在档案的收集、存储和分类方面充分发挥了自身的能力，进行了全面的创新，打破了原有的思维和管理体制，为档案的发展提供了新的方向。二是结构重塑。智慧档案颠覆了传统的工艺流程，具有智能化管理、方便应用、集成化的特点。它改变了管理者工作的性质和内容，促进了新产业的诞生，重塑了原有的产业结构。三是人性化服务。智慧档案馆更注重服务条件的改善和智能档案服务意识的增强、服务质量的提高，以用户为中心，以人为本，更加主动积极方便管理者和用户灵活便捷地利用档案信息，通过移动终端、网络系统三维互联实现高效公共服务的目标。二、智慧化档案馆发展的必然性（一）数字转型档案信息资源呈指数级增长，对档案的长期、永久保存提出了挑战。在档案工作数字化转型的背景下，档案管理的对象从档案实体扩展到数字代码，工作环境也扩展到虚拟空间，大大增加了档案管理的难度和工作量。面对信息时代海量数据，传统的依靠经验的人工档案管理模式已经不能满足档案管理的需要，迫切需要档案工作的数字化改造。因此，需要改变传统的档案管理方式，从现代档案管理的需要出发，利用人工智能等技术实现档案管理过程的自动化，简化档案实体管理，提高管理效率。（二）技术推动我国重视科学技术在档案馆智能化建设中的应用，明确提出要加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推进数字档案馆建设的优化升级。此外，人工智能、海量数据存储技术、知识管理和数据挖掘技术、光学字符识别技术、手写扫描识别技术、语音文本识别技2952023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION术、人脸识别技术、多媒体数据存取和检索技术、面向服务的体系结构技术、电子档案凭证保证和验证技术等的应用和发展，为智能档案馆的建设提供了现代化的手段和方法。（三）用户信息需求在知识经济时代，用户对档案信息的需求发生了变化。用户不再满足于寻找档案，而希望借助档案解决实际问题。档案馆不能只是被动地接受信息查询，需要根据用户不断增长和变化的信息需求，通过档案数据的知识管理，主动为政府提供决策支持，为企业提供知识，为公众解决实际问题，提供更多样化、更丰富化、更人性化、更便捷化的智慧服务。三、建设智慧化档案馆存在的弊端（一）缺少重视程度在档案管理工作中，涉及到许多档案部门和档案管理人员，但相关管理人员不重视档案智慧的建设，不重视提高档案宣传质量。此外，在档案馆中，大部分档案尚未有效地向社会公开，民众不能随意查阅，导致管理人员忽视档案智能化建设的重要性。在档案信息化建设中，大多数档案馆只是通过信息输入进行档案智慧建设，这种管理方式整体效率低下，参考难度大。信息化数据库建设中存在大量档案，并建立了相应的档案数据库，如果需要远程检索文件，则无法远程检索文件。（二）缺乏完善的制度标准目前，大多数档案馆正在逐步开展自己的智能化建设工作，但总体上还没有建立起完善的管理体制和管理制度，导致档案馆的管理机制仍然相对落后，直接导致档案馆智能化建设工作实施不到位。由于内部奖惩制度不健全，无法进行有效的工作创新。这些因素直接导致档案智能化建设的不规范、不科学状态，最终影响档案管理的整体机制，使档案智能化建设无法在宣传改革过程中发挥应有的作用。四、建设智慧化档案馆的优化方向（一）加强重视，做好规划提高管理人员的工作关注度，使管理人员养成良好的职业道德，从而保持严谨的工作态度，学习吸收优秀的档案管理研究成果，增强档案管理人员的职业意识。档案管理人员要认识到掌握数字化管理的重要性，掌握网络信息技术，提高综合素质和数字档案的管理水平。加强人员素质建设，有助于档案管理人员了解现代大数据和云存储，使档案信息管理与现代网络信息技术相结合，保证档案管理的安全性。例如，应制定有效的规划和管理标准，避免重复和浪费。如采用机器可读目录数据交换格式和 xml 技术应用标准，建立完整的计算机检索系统。有关工作人员应对整个档案的运行状况做出相应的评价。确保档案数据检查工作能够更加顺利地进行，使档案信息资源能够随时随地有效调用。工作人员需要设计相应的管理软件，根据档案的特点有序地推进数字化档案的建设，保证档案检索和应用的质量。（二）完善系统，把握标准在建设相关制度和法规方面，可以借鉴国内外先进的管理经验。档案电子档案管理应当严格按照有关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。如果电子文件需要长期保存，则需要与纸质文件内容相同的文件一起归档。对于具有机密性要求的电子文件，应采取安全保密措施，对电子文件进行密码管理，严禁打开外网，并定期测试网络环境以及计算机系统，避免黑客攻击或病毒攻击。在制度建设过程中，可以从信息收集、档案存储、借阅等环节加以改进，使管理者可以参照相应的管理制度，避免因员工工作疏忽而产生的不规范现象，保证信息收集具有可信度和科学性。在档案智能化建设过程中，必须按照相应的标准进行，但在实际工作中也要考虑到各单位的实际情况。无论是规模还是模式，综合档案管理系统都尽可能根据不同地区档案的发展状况和运作模式进行调整。重点应该放在网络网站或应用程序的建设上，以确保信息资源的有效开发，从而提高档案管理的质量和利用效率。五、建设智慧化档案馆的有效策略（一）以国家政策为发展目标党的十九大提出了建设科技强国、网络强国、数字中国、智能社会的发展目标。面对新时代的要求，中国正积极实施国家大数据战略，推进数据驱动创新体系建设。在宏观层面，智慧档案作为数字中国的重要组成部分，要在充分保障国家数据安全的前提下，从国家数字档案组织体系战略和档案管理部署与统筹的角度出发，引入相关法律政策，促进数据开放共享，实现城市间的互联互通，打破信息壁垒，实现档案资源的高效流通，破解“信息孤岛”问题。在智慧化档案馆总体规划过程中，应注重数字鸿沟和建设定位，从各个方面考虑经济和信息化水平等因素，明确智慧化档案馆建设在不同省市的不同定位，实现智慧化档案馆的合理布局，逐2962023 年第 1 期馆室建设MUNIMENT ROOM CONSTRUCTION步推进我国智慧化档案馆的总体建设。在微观层面，智慧化档案馆建设涉及档案馆、大数据局、政府、企业、公众等主体运作的多元参与，需要智慧化档案馆加强与相关部门和企业之间的数据共享，处理各级档案、政府关系、主体等大数据，充分发挥各种主体优势，形成共建、共享、共享的格局。（二）立足智慧化档案馆建设实际智慧化档案馆主要是以智能建筑系统建设为主，以国内电子档案馆和传统档案馆的数字化管理为主要任务，以文件内容建设为核心。目前，我国在智慧化档案馆和数字档案馆建设方面取得了一定的成绩，未来的发展趋势仍然是智慧化档案馆的建设。值得注意的是，虽然智慧化档案馆遵循物联网、数据互联网、知识互联网和智能服务的发展主线，但档案馆的实体和内容是智慧化档案馆建设并行发展的两个方面，因此各个阶段的发展不是线性的，可能会有一个跳跃式的发展。明确智慧化档案馆建设各阶段的特点、要点和主要建设内容，有利于引导智慧化档案馆根据自身建设阶段确定未来建设方向和重点，促进智慧化档案馆建设的顺利开展。（三）将实体档案与智能化管理相结合智慧化档案馆是实体档案与数字档案相结合的多层次形式。智慧化档案馆在注重档案信息资源的数字化和知识化管理的同时，应注重档案实体管理的智能化，利用物联网等技术将档案信息与档案实体有机地结合起来，实现档案信息更高效、更安全的智能化管理。因此，智慧档案的建设应从档案实体管理智慧和档案内容管理智慧两个方面入手。档案的智能物理管理包括档案库房、设施设备和档案载体的智能管理。应以易于利用和安全防范为原则，利用技术手段开展复杂的基础性、重复性工作，协助档案人员进行智能化管理，提高档案管理效率。档案内容智能化管理是对数字档案建设的继承和发展，包括档案信息内容的收集、管理、存储和利用，云计算、大数据、人工智能等新兴技术的应用，实现大数据分析和数据挖掘，开发档案数据信息的潜在价值，实现档案信息资源的有效开发和利用。（四）营造现代化档案工作环境智慧化档案馆的建设与发展受到内外部环境的双重影响。从宏观层面上看，政治、经济、法律等因素影响着智慧化档案馆发展的规模、速度和质量。这是因为智慧化档案馆的建设和发展离不开长期的资金支持、强有力的合作投资环境、国家数字化发展战略和政策指导以及信息安全和知识产权法的完善。外部环境的发展是智慧化档案馆发展的重要前提，外部环境制约着智慧化档案馆的发展与建设。在内部，智能档案的业务流程和工作内容不同于传统档案，内部工作环境受到工作系统、业务系统和信息技术的影响。因此，智慧化档案馆的内部环境优化需要明确具体的工作规范和组织管理运作规则，如资源管理、设施管理、业务流程和系统管理。建立档案管理各项业务活动的数据库，根据档案管理的特点实施精细管理，通过高效、协同、综合的业务系统实现智能档案的全面管理和系统运行，利用物联网等技术加强档案的智能管理和控制，为智慧化档案馆的管理和运行环境提供有力保障。另外，档案工作环境的建设也不可能一蹴而就。应分析智慧化档案馆建设的评价指标，建立评价体系，形成反馈机制，以促进智能档案馆建设。智慧化档案馆建设评价指标包括系统规范、收藏资源、基础设施、系统环境等方面，要根据整体控制指标判断档案资源状况、档案工作整体管理水平等，结合实际情况明确下一阶段的建设任务和内容，推进智慧化档案馆建设。随着智慧观念的出现和人工智能技术的不断发展，我国的智慧化档案馆建设取得了初步成效。然而，建立智慧化档案馆仍然需要大量的时间和精力。只有明确智慧化的内涵，把握智慧化档案馆建设的重点，有明确的目标，才能有效促进智慧化档案馆的发展。从“互联网+”的角度来看，物联网、人工智能和移动网络技术为智慧化档案馆的发展提供了强有力的技术支持。同时，在国家政策和实际需求的推动下，智能档案平台逐步发展成熟，使用户能够享受一站式服务。在未来发展中，档案馆应紧密结合智能城市建设的趋势，加大智慧化档案馆建设的资金和技术投入，加强过程监督，全面保证智慧化档案馆建设的质量和效益，提高智慧化档案馆的社会价值。参考文