社区医院档案管理存在的问题及改进措施_王晓燕.pdf

952023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛社区医院档案管理存在的问题及改进措施王晓燕（山东省威海市环翠区卫生健康服务中心，山东 威海 264200）摘要：在信息化时代背景下，社区医院档案管理工作需要进一步创新和改革。档案部门以及管理人员要基于当前档案管理中存在的问题，积极制定相关改进措施，以推进社区医院档案管理的现代化进程，确保社区医院档案安全性、可靠性、完整性。关键词：社区医院；档案管理；优化对策从现阶段社区医院档案管理的情况来看，还存在一些不容忽视的问题。其中，档案管理人员规范化意识薄弱，档案管理体系不统一、不完善，缺乏专业化的档案管理队伍等，这些问题都在一定程度上影响着社区医院档案管理质量，不利于社区医院档案管理水平的提升。基于此，社区医院要加强档案管理的重视程度，结合档案管理实际情况，积极进行档案管理工作的优化，从根本上提升社区医院档案管理水平。一、社区医院档案管理的重要性就社区医院档案管理工作来说，其中的档案资料信息成千上万，而传统的档案管理工作主要是人工完成，这样的管理模式效率低下，并且受到人为因素的影响，容易出现档案丢失的问题。基于此，全面实现档案管理的规范化、数字化显得尤为重要。在这个基础上，还应该加强社区医院相关管理制度，从而使社区医院档案管理工作更加规范，提升全体职工对该项工作的认识，有效避免由于忽视档案管理工作的重要性导致档案丢失、损坏以及管理松懈等问题的发生。当前我国信息技术发展速度飞快，作为档案管理人员要充分利用现代科技实现档案数字化，统一整合并管理现有的档案资源，全面引入信息化管理系统，实现档案管理的自动化、标准化，推进社区医院档案工作的创新，将数字化、信息化、技术化深入落实到工作之中。二、社区医院档案管理的现状（一）缺乏社区医院规范化管理意识基于当前社区医院档案管理的情况，其中管理人员缺乏规范化管理意识，导致档案管理实效性差。如：社区医院在出生医学证明档案的管理上就存在很多问题，缺少规范化管理意识，纸质档案无法转化成数字化扫描档案。另外，一部分档案管理人员简单地将档案管理理解为档案信息的记录、保存，没有意识到档案管理的重要性，这些都在一定程度上影响了档案管理的规范化进程。（二）档案管理模式相对单一因为档案管理体系缺少完整性，并且管理模式较为单一，所以管理人员在处理大量档案资料时就会出现归档错误等情况。另外，在开展工作的过程中，档案管理人员依旧使用传统的管理方式，其在数字化和网络化方面的认知较低，医疗档案在数字化建设的发展速度上较为缓慢，导致档案管理制度在规范化方面存在漏洞，管理体系不完整，工作效率低下，对社区医院日常工作所提出的要求无法满足。（三）缺少专业的档案管理人员现阶段，多数档案管理人员在信息技术上的认知缺失，并且自身的业务能力无法满足社区医院档案管理工作的要求，这样就使档案管理人员缺少档案管理工作的能力。如：因为社区医院包含众多的档案管理文件，并且大多的档案文件都要细化并分类，而档案管理人员并不专业，这样就导致在档案分类环节只能按照文件的名称对其收集和装订，并没有真正对方案内容进行了解，再进行细节化的分类。这样就导致档案管理人员的能力无法满足新医疗制度在改革发展中的要求。三、优化社区医院档案管理的对策（一）提高档案规范化管理意识为了实现社区医院档案管理工作的规范化和数字化，首先要做的提升管理人员对规范化以及数字化的认识。如：社区医院可以开展相关的培训工作，提高档案管理人员对信息化档案建设的认识程度，使档案管理人员的业务能力得以提升。在利用信息962023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS技术开展档案管理工作时，要加强档案信息化安全建设的重视程度，尽量避免档案由于储存不佳所出现的丢失以及损坏情况的发生，推动社区医院规范化电子档案的有效落实。作为档案管理人员，要按照档案管理系统的要求进行相应的安全检查工作，通过互联网的合理利用，实现档案管理电子化，可以建立防火墙等程序保证档案管理的安全。（二）建立完善的社区医院档案管理制度第一，档案管理人员可以根据档案的具体情况对其分类，在综合性社区医院岗位责任制度以及考核方法中融入档案管理制度；第二，完善留存档案名录，其中包括：招标文件、评标过程文件、投标文件等，对于同类型的项目将其统一在招投标档案留存目录中，方便后续的管理，同时还要保证满足使用的要求；第三，对在档案留存形式和留存年限管理的过程中，可以利用扫描仪等设备对纸质材料扫描使其形成数字化材料，然后开展智能化的管理。但是在电子化档案留存中，电子信息在安全性方面有着全新的要求，需要通过对档案的加密、防火墙设置等手段使电子档案的安全性得以加强。此外，社区医院可以将档案管理规划为专业的部门，同时设定相应的制度和考核。尤其在档案借出和归还方面，应制定具有针对性的制度，保证归还记录的有效性，严格按照规章制度开展档案管理工作，推动社区医院档案管理工作的顺利进行。（三）建立档案信息网站社区医院中包含众多的资料、记录等内容，想要避免档案重复、丢失以及混乱等情况的发生，可以通过档案信息网站的建设解决这一问题。档案管理信息网站能有效避免管理人员在档案管理工作中错误的出现，同时还能确保档案的安全。在档案管理内容规范化和数字化方面，管理人员可以根据社区医院的具体情况，通过信息技术的有效利用，在互联网系统的应用中对医疗档案进行针对性的管理。如：对体检档案进行管理时，可以根据社区的不同，对不同时期档案管理的要求进行矫正，通过信息技术对档案进行合理有效的分析。例如，档案的评估是否按期进行、档案评估的结果是否真实等。同时要对电子版文书档案内容进行完善，达到档案分类、档案管理规范性的目的。（四）加强软硬件设施建设大数据时代的到来，使社区医院的档案管理工作中包含了众多的数据以及信息资源，需要对其进行储存，从而在后期可以进行合理有效的利用和开发。社区医院要将传统的档案管理理念进行转变，通过软硬件设施的引进和开发，合理利用现代化信息技术，实现社区医院档案管理信息化的建设，确保社区医院档案信息在储存时的安全性和科学性。例如：计算机具有数据库的功能，那么对该功能进行有效的利用，可以将社区医院大量的档案资料和数据信息进行保存，不但可以有效节约纸质档案占据的储存空间，还能明显提高档案管理人员的工作效率，推动档案管理信息化的发展。在大数据时代的背景下，必须要对数据储存的安全性和可靠性加强重视程度，当系统发生故障，要第一时间进行排查和解决，从而确保系统故障得到有效的解决，使社区医院内的所有工作业务都能得到有效的开展。想要更好地开展档案管理信息化建设工作，就要将多媒体、存储、计算机设备等有效结合在一起，成为一体化的系统，完善所需要的软硬件设施，及时发现系统中存在的安全隐患和漏洞，第一时间备份并对其进行有效处理，使档案管理信息化建设的科学性以及安全性都得到有效的提升。（五）加强档案资源整合工作想要在档案管理工作中落实大数据，社区医院档案管理工作就必须要建立完善的法律法规以及规章制度，加大人力、物力以及财力等方面的投资力度，建设信息化数据平台，推动社区医院档案管理数字化建设的进程。第一，在制度体系中将数字化充分体现出来。通过电子文档的方式将档案数据信息和内容资源以多元化的方式展示出来，使社区医院内所有的工作人员都能参与到档案信息管理的工作中。第二，针对原有的档案信息资源进行有效的整合，将信息数据收集整合后，通过大数据技术对这些信息录入到数据库中，使数据分析处理的有效性得以提升，充分发挥出大数据技术对信息数据有效整合的作用。在这样的档案管理方式中，不但可以使档案管理工作人员便于在线查询，还能为临床工作提供更好的服务，有效提升社区医院整体的水平和服务质量。（六）提升档案监督力度 在实际工作中，档案管理人员要对档案信息系统安全管理的力度不断加强，通过科学有效的加密技术，使医院的档案信息更加安全。还可以利用防火墙以及管理系统登录权限等方式，在社区医院内部的局域网内提高档案数据的保密等级。另外，要确保社区医院内部局域网的独立性，在和外网接入时要加强加密性的建设，使社区医院档案工作具有安全保障，避免病毒等非法入侵。972023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛（七）全面提高社区医院档案管理人员的专业能力新医疗改革对社区医院档案管理工作提出了全新的要求。针对这种情况，社区医院要不断地提升档案管理人员的工作能力，确保满足新医疗改革所提出的要求，使档案管理的专业水平得以提升。首先是在招聘环节，要确保招收的人员在专业能力方面相对较高，同时还要具有丰富的档案管理经验，在测试后应聘人员可以申请入职；其次是社区医院要根据国家的规定，开展相关的培训活动，要求档案管理人员参与其中，其培训活动要将信息技术档案管理规则融入其中，开展档案基础内容、统计内容等相关培训。通过培训使社区医院档案管理工作有序开展，使得档案管理工作更具规范性。社区医院在档案管理信息化建设上要匹配专业化以及高素质的人才，充分发挥大数据信息技术在档案管理信息化建设中积极作用，提高档案管理工作的质量和效率，重视档案管理信息化专业化人才的培养。首先，可以通过系统性培训模式的开展，在轮训、脱产训练和实践教学中对人才进行培训，尤其要加强档案学、人力资源、计算机实操技术以及信息化管理基础理论知识等方面的学习和培训，使档案管理人员的专业能力、素质得到有效的提升。其次，社区医院要鼓励档案管理人员外出学习，学习和掌握先进的管理技术等，使档案管理人员在信息化建设以及新型档案管理模式上有全新的正确认识，通过工作激励机制和绩效考核制度使工作人员的积极性和责任心得到有效的调动，达到档案管理人员专业素质以及综合能力不断提升的目的。最后，社区医院还可以通过系统性的考核，对档案管理人员的业务以及综合素质进行了解，定期以笔试考核、网络测试、民意调查等方法开展考核活动，使档案管理人员的工作危机感以及自我提升的意识有所增强，从而在社区医院档案管理工作中培养出更加优秀的人才。（八）细化档案管理流程在社区医院档案管理工作中，要融入精细化管理模式和管理理念，加强细节的重视程度，对社区医院档案管理工作内容进行细化。与此同时，还要对管理环节进行划分，根据社区医院档案管理工作中存在的弱点以及对重点环节管控力度的加强，使档案管理工作的水平和效率同步提升。通过对管理流程细化，实现对社区医院档案管理流程的规范化，使档案管理人员可以正确认识到自己的责任。另外，还要对社区医院档案管理工作进行严格的监管，可以有效避免档案管理工作出现失误等情况，确保档案信息的准确性。（九）确保档案信息安全在开展社区医院档案管理工作时，要对数字化时代信息安全的特性进行重视，针对社区医院档案数据资源的具体情况开展安全管理工作。首先，内容的管理。在社区医院档案安全管理工作中，其管理内容相对复杂，这样就使安全风险因素增加。例如，设备造成的风险因素、人为造成的风险因素等。并且在档案管理工作的各个阶段都会有不同的危险因素发生，这样就对社区医院档案数据的安全造成严重的威胁。因此，档案管理人员要对各种可能出现的风险进行排查，在档案收集、整理等环节严格把控安全关。其次，管理的时机。在安全管理的基础上，社区医院档案管理人员要重视档案的全寿命周期管理，也就是说从档案的生成、调用到保存等环节都要进行严格的管理。同时，档案管理人员还要根据社区医院档案管理的具体情况制定具有针对性的档案安全管理体系，加强监控力度，定期开展档案数据资源在完整性和真实性方面的检查。在实际管理的过程中，要对各种管理信息进行记录，尤其是信息前端的安全管理，更是要加强重视程度，从而排除每一环节安全隐患的发生。最后，管理的策略。为了保障档案的安全管理，档案管理人员可以建立完善的档案数据安全保护模式，并将保护指标进行明确。在实际开展管理工作的过程中，要对管理设备、管理环境等各个方面进行严格把控，与先进的数据加密、访问控制等技术结合在一起开展安全管理工作，保障档案数据管理的安全性。从当前社区医院档案管理存在的问题入手，全面优化社区医院档案管理策略，才能够从根本上提高社区医院档案管理有效性，促进档案管理工作的现代化、