社会组织档案管理工作中的问题剖析与解决对策_阳东丽.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S115兰台论坛Lantai BBS社会组织档案管理工作中的问题剖析与解决对策阳东丽（中国老科学技术工作者协会，北京 100081）摘要：作为社会组织登记管理的历史记录，社会组织档案是国家的重要资源。我国社会组织发展时间比较短，其中还存在诸多问题。有关部门以及相关工作人员应该积极进行优化和完善，在实践中积累丰富经验，从档案管理的实际出发，制定有效的管理方法、管理理念，从根本上提高社会组织档案管理水平。关键词：社会组织档案；问题剖析；解决对策社会组织档案的内容十分广泛，与众多社会团体联系密切。因此，加强社会组织档案管理非常重要。科学的社会组织档案管理，能够为我国社会团体活动提供科学的指导，也可以为各项社会团体活动的组织与规划提供依据，对平稳推进社会发展，以及社会团体活动的科学有效开展起到了非常积极的助力。从现阶段社会组织档案管理的现状出发，明确其中存在的问题，并针对性地制定完善的管理策略，是有关部门以及相关工作人员工作的重点。一、社会组织概述社会组织指的是为了达到某个目标组成的一种组织或团体，这个团体要按照相关的原则和标准，遵守宪法的规定。社会组织通常都是一些民间性组织，常见的有社会团体、民办非企业单位等。社会组织登记档案主要包括为各级政府部门以及社会团队办理各项事务时产生的各种有价值的文件材料，涉及的内容比较多，并且覆盖的范围也比较广，是社会组织部门资料的重要组成部分。二、社会组织登记档案的特征（一）社会组织特征鲜明社会组织一开始被称为民间组织、非政府组织以及非营利组织。社会组织的特征主要有四点，分别是私有性、非营利性、自治性、志愿性。私有性指的是其组织制度和国家是分离的；非营利性是指组织不向其经营者分配利润；自治性是指其具有独立处理事务的能力；志愿性指的是机构成员不是法律规定的，这些组织可以接受一定的资金和志愿服务。社会组织的这些组织特征，使其在组织活动领域内展现出十分鲜明的特点。社会组织按照发展的目标不同，分为综合性社会组织以及单一发展目标的社会组织。单一发展目标的社会组织常见的有：妇女社会组织、文化类社会组织等。不同的组织之间也存在着一定的差异性。所以，不同特征的组织的档案内容也不同，各自有各自的特征。（二）社会组织登记材料丰富社会组织开展的服务比较多元，涉及社会公共服务的多个方面，如学术领域、科研领域、经济领域、环境保护领域等。不同的社会组织所关注和服务的对象不同，每个组织在开展服务过程中都会形成具有组织特色的文件材料。社会组织开展经营和服务活动时也会产生一些档案资料。如文书、音频、视频等，这些档案资料有一些是纸质版的，也有一些是电子版的，档案存储的规格不同，再加上社会组织在实际运营过程中需要进行保存登记、变更、年检等各类资料，这使得社会组织登记材料变得十分丰富。三、社会组织档案管理存在的问题（一）社会组织档案管理机制不健全现在，社会组织档案管理只有社会组织登记档案管理办法一个规定，这个规定是政府层面对社会组织进行管理的方面，而社会组织内部并没有明确的档案管理机制，档案管理工作没有专门的部门负责和人员管理，再加上没有业务指导，使得社会组织档案管理工作缺乏科学性和规范性，进而在建档、归档等方面表现出很多的问题，使得社会组织档案管理工作质量不好。（二）缺少专职档案管理人员根据有关统计，区县级社会组织登记管理部门中的档案管理人员多数都是兼职人员，档案管理部门仅仅只有 2-3 人，还需要负责其他的民政业务，所以很难有充足的时间开展档案管理工作。社会组织在成立、变更等活动中，会有大量的登记保存资料，但是由于缺少专职档案管理人员，使得档案不能及时归档，甚至会出现档案丢失的问题。2022 年 第 6 期黑龙江档案116兰台论坛Lantai BBS（三）档案管理人员素质有待提升很多社会组织的档案管理人员不是档案专业人才，没有经过专门的培训，所以管理人员的素质都不高，对社会组织档案的重要性认识也不够。在开展档案管理工作时，其不能严格按照档案材料的收集、整理、归档等标准来执行，档案归档的质量相对较差。例如，归档文件目录设置不科学、项目填写不规范等，使得档案在后期查询时难度较大，会影响档案管理的使用效率。四、加强社会组织档案管理工作的有效策略（一）建立健全社会组织档案管理机制社会组织应该建立健全社会组织档案管理机制，使得档案管理工作能够有制度可遵循，档案管理人员开展工作时有标准可以执行，有明确的操作步骤，使得档案管理工作可以更加高效、有序。另外，档案管理机制还能促进档案管理工作的法治化，有效约束和规范档案管理，保证档案管理工作的效果。（二）提高档案管理人员素质社会组织应该重视档案管理工作，充实档案管理人员队伍，提高档案管理人员的综合素质，配置专业的档案管理人员，做好岗位配置，明确岗位职责，以免出现职责不清的问题。相关部门也要定期对档案管理人员进行考核和培训，同时还要进行督导。针对档案管理人员要定期组织专项培训、继续教育等活动，一方面培养档案管理人员的档案管理意识，另一方面提升档案管理人员的专业技能，提高其业务能力，打造一支具有现代化技术的高素质档案管理专业人才队伍。（三）抓好档案管理收集工作档案管理收集工作的内容主要有：1.社会组织在成立登记过程中的各类材料。档案内容主要包括：社会组织筹备、登记申请、审核文件、章程法人代表等材料。2.社会组织所有审批材料。在社会组织登记管理过程中，相关机关单位审批的各类报表以及证书。档案的内容主要有：申请登记、法人登记、团体和个人会员登记等材料。3.社会组织变更、注销等登记材料。档案内容主要包括：社会组织变更、注销登记报告等材料。4.社会组织的年检材料。档案内容主要包括：社会组织登记表等材料。5.社会组织的行政处罚文件材料。档案内容主要包括：行政处罚决定书等材料。6.其他材料。档案内容主要包括：各类社会组织重大活动中形成各类资料。社会组织档案管理部门要对社会组织登记材料进行管理，做好全面、详细、系统、真实、完整的收集和分析整理，社会组织的登记行政许可等相关事项办理完毕后，需要将相关材料在 30 个工作日内进行归档。档案管理人员在收到归档的材料时，要全面核对清点材料，对文件材料的真实性和完整性进行检查，只有档案符合接受的标准，才能进行接受，办理移交手续。另外，还要充分引入信息技术和网络技术，构建数字档案管理体系，不断提高社会组织登记档案规范化、科学化、信息化管理水平。（四）优化档案工作制度建设社会组织应该充分结合自身的实际条件，确定档案归档的流程、范围、保管期限，进而保证档案管理的质量，提升档案管理工作的效率。档案管理部门要对所有档案负责，应该根据档案管理制度的要求，在档案归档的范围内对档案进行分类，并做好档案的分类管理。一般情况下，社会组织的档案可以分为两类，一类是机构行政档案；另一类是服务项目档案。机构行政档案主要包括一些基础类档案和日常运营类的档案。服务项目档案主要包括管理类、服务成效类等档案资料。前者需要永久保存，后者需要根据具体的档案内容进行长期保管。另外，要积极优化档案服务方式。在社会组织档案管理建设中，应该充分利用现代信息技术提高档案管理能力，优化档案服务方式。要不断培养档案管理人员的档案管理意识，认识到档案管理的重要性，在档案管理工作中做好档案资料的采集、存储等工作，做好档案资料的挖掘和利用。还应该构建现代化档案网络信息服务平台，充分挖掘档案信息资源，实现资源共享，提升档案管理的利用效率，助力社会组织的档案管理工作发展。（五）构建特色档案管理系统社会组织档案属于综合性档案，所以在档案管理过程中，应该充分展现社会组织的特点，构建特色档案，合理利用档案资源，发挥档案资源的潜在价值。如以服务老年人为目标的社会组织，应该构建完善的居民健康档案以及卫生医疗档案作为其特色档案。这样可以全面掌握服务群体的各项情况，为服务群体提供更多专业化的服务，提升目标群体的服务体验。再如，以进城务工人员为目标的社会组织，应该针对务工人员建立人事档案作为特色档案。根据务工人员的人事档案掌握务工人群的优势和技能，为其提供更多特色的服务，进而实现服务目标群体的目标。针对特色档案要做好管理，充分发挥档案的利用价值，为有关人员提供信息查询服务，提升档案服务质量，构建特色档案管理系统。（六）积极协调社会组织内部的关系社会组织档案比较多，并且内容涉及的范围比较广，所以档案在收集时，需要各个部门之间相互配合，并且每个部门都有档案管理的责任和义务。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S117兰台论坛Lantai BBS社会组织内部应设置专门的档案管理部门，明确档案管理部门的责任，确定其他部门的档案收集责任，要求在某种范围内的资料应该做好整理并移交给档案部门，由档案管理部门进行分析、整理、分类归档，这样不仅可以降低档案管理人员的工作压力，减少工作量，还能提高档案管理的效率，增强各个部门的档案管理意识，构建一个完善的档案管理体系，提升档案管理的质量。（七）提升档案数字化水平很多社会组织在提供服务时，基本都是人对人、一对一的服务，所以还会有很多纸质版档案。随着社会信息技术不断发展，社会组织档案管理部门应该探索数字化模式，提升档案管理数字化水平，实现档案管理数字化和规范化。另外，社会组织还要做好登记电子档案和档案管理信息化系统的对接，保证所有档案数据都能快速归档，及时做好备份工作，为档案的共享和利用奠定基础。（八）实现电子文件即时归档为实现社会组织档案信息化建设，应构建内部档案数据库，促进社会组织档案电子化化发展，提升档案的管理效率以及开发利用效率。社会组织档案部门在进行档案电子化的同时，还要保持纸质版档案。纸质版档案是电子化档案的基础，电子化档案和纸质版档案共同保存，能够提供双重保障，使得档案安全性全面提升。社会组织档案管理工作应该不断优化，改进管理手段，向着科学化管理方向转变，保障档案的真实性和完整性，为广大用户提供更多元化的档案服务。在“互联网+政务服务”大数据背景下，社会组织应该不断更新服务理念和方式，顺应时代的发展开通网络申报服务，使得群众可以真正做到一站式服务，所有材料都实行电子化，这样可以直接将用户办理内容的过程以及相关资料进行电子化记录。这些电子化文件可以及时归档，直接进入到社会组织档案数据管理库中，在档案管理人员对电子化文件进行接收之后，按照所传部门进行电子文件的分类归档，确保档案可以及时快速归档，保证档案的真实性和完整性，提高档案管理的效率和质量，降低档案管理人员的工作量，提高办事人员的办事效率。（九）加强档案管理信息化建设在新时代背景下，社会组织档案管理应该跟上时代发展的脚步，推动档案管理向着信息化的方向发展。在社会组织档案管理过程中，应该加强档案管理信息化建设，提高档案管理科学化，不断完善档案管理的相关设备，改变档案管理模式，创新档案管理载体。在传统的档案管理中，都是采取纸质版档案的形式保存，在保存时对环境的要求比较高，并且纸质版档案存储的时间相对较短，占用的空间比较大，造成较大的费用消耗。而利用现代化信息技术和设备进行档案管理信息化建设，可以有效改变当前的档案管理困境，提高档案管理效率，有效节约空间，减少费用支出。另外，利用网络信息技术还能及时获取一些档案信息，构建档案信息数据库，便于档案的更新和查询。用户想要获取档案数据信息，只需要登录相关的档案管理系统即可，同时利用现代化信息管理设备对档案信息进行分析和开发，在保证档案数据信息安全、真实、完整的前提下，充分挖掘档案的潜在价值，使得档案管理的效率大大提升，节约档案管理的时间成本。在档案管理信息化建设进程中，要充分做好纸质版档案和电子化档案的结合，两者相互对应，保证档案管理工作的科学化开展。对于纸质版档案和电子化档案要构建单独的管理体系，使得两种档案都能够发挥其价值，推动档案管理工作的高效开展，提升档案管理的质量。在档案管理信息化建设中，应该充分结合纸质版档案的内容，完善电子化档案的管理机制，构建出纸质档案和电子化档案一体化管理模式