企业管理与行政文秘工作的综合作用研究_董鑫.pdf

106管理科学 活力 2023 年企业管理与行政文秘工作的综合作用研究董鑫（潞安化工集团有限公司，长治046204）摘要如今，我国经济发展进入新常态，各个领域的市场竞争越来越激烈。企业要想获得全面增长的优势，要想在激烈的市场竞争中实现企业的长期发展，就必须立足于企业管理、行政文秘、人力资源、市场拓展、生产管理等诸多方面和整个过程，面向市场，及时地变革管理机构和功能，跟上市场发展的步伐。在企业管理工作中，行政文秘的专业水平和综合素质会影响管理的效果。因此，企业应高度重视行政文秘的有效运用，同时做好行政工作。关键词企业管理；行政文秘工作；综合作用引言在经济新常态的背景下，所有行业、企业要想提高竞争力，确保在市场竞争长期发展，就必须从长远的角度，全面分析内部职能组织（如内部管理、行政秘书、人力资源管理等）的管理现状，以市场发展为导向，积极改变管理制度和职能，跟上市场发展的步伐，确保企业的长期稳定发展。在企业管理中，行政秘书的综合素质和资质水平在一定程度上决定了管理的有效性。因此，企业必须在不断推进内部行政管理的基础上更加重视行政秘书的综合职能，以确保行政秘书的职能能够有效发挥作用。一、行政文秘工作在企业管理中的必要性随着教学水平的提高，我国办公室文秘人员的专业性也越来越强；也随着社会的需要，我国各行业企业对行政文秘工作人员的要求也逐渐提高。首先，行政文秘工作人员必须具有此项工作的各项专业技能，要综合整个办公室的事务，同时还要处理公司的内外工作。其次，行政文秘工作人员必须具有良好的写作能力，在人际交往方面也要有较强的能力，要有良好的语言表达能力和人际沟通能力，可以很好地处理企业内部及企业外部的各种人际关系，同时还要加强企业的培训力度，提高整个集团内部人员的工作效率及工作质量。同时，行政文秘在公司的经济发展中也起着很重要的作用。行政文秘工作人员负责企业内部及企业外部的沟通协调工作，涉及的工作比较广泛，也在某种程度上影响了企业管理方面的发展，同时又关乎着企业的经济效益，所以说专业的行政文秘人才有助于企业管理更加科学有效，能在某些方面为企业提供保障。二、企业行政管理的相关概述（一）企业行政管理的概念顾名思义，企业行政管理就是在企业的发展过程中，针对行政方面的专业知识、相关的法律法规及各种政策上的问题开展的各项工作。企业的行政管理主要是下达各种命令，维护集团的各种规则，以及对企业内部的员工进行奖罚处理，等等。总的来说，可以将行政管理工作分为行政事务管理和办公事务管理两方面，但二者也都是在行政部门开展的各项行政及办公事务。这里需要注意的是，在开展各项工作的时候，无论是制度上、流程上、执行上，还是各种方式的管理等，都需要通过一种方法使各部门之间加强联系和沟通，一切为了企业各部门工作人员之间的联合配合等，可以在一定程度上提高全体工作人员的积极性，有助于企业完成目标与规划。总的来说，企业的行政管理工作在一定程度上影响着企业的生存与发展。（二）企业行政管理工作具有的一些特点首先来看，企业一定会制定相应的目标，在目标方面具有一定的阶段性。通常来看，企业在进行行政管理时，会在相应的阶段设置相应的目标。与此同时，在企业的生产运营和发展的过程中，事先会对自身所具备的实际情况进行一定的分析和计划，会对自身的实际情况进行合理的配置，同时会减少成本的支出，确保企业经济效益的最大化。除此之外，企业的文化及自身的结构对于员工来说有着积极的作用，能够确保员工在工作时具有积极性，发挥自身的价值，共同为企业创造经济效益，保持企业的稳定发展。另外，在企业当中，相关领导人员会对行政管理工作进行结构划分，也就是在建设企业内部的组织结构时主要分为决策层和执行层两部分。决策层是根据企业的各个阶段的发展目标来设置相应的发展方向，并且及时制订、调整计划，再由执行方负责落实，并且在工作的过程中要求执行方和决策层有着不断的沟通，二者构成企业的行政管理部门。在实际的工作过程中，决策层会将相应的指示传达给执行层，执行层会根据相应的内容进行沟通，制定相应的意见和建议之后反馈给决策层，两个部门相辅相成。除此之外，在实际的工作过程中，企业107管理科学 活力 2023 年也会根据行政管理工作的实际效果来对员工进行评估，这可以在一定程度上协调和监督员工的工作质量及工作效率，充分发挥行政管理工作的作用。企业行政管理工作还具有一定的实时性。在企业当中，管理层下发的任务及时传达给企业的各个部门是极其重要的，必须确保每个部门都能够及时收到相关指示，并且及时完成企业交代的任务。在通常情况下，员工在企业工作的过程中都是反复执行，而且一定要确保整个工作的实时性，使得企业内部能够在短时间内获得最新的动态指示。伴随着企业的不断发展，行政管理工作也得到了很好的实施，使得企业内部在交接信息时能够更加流畅，节约了很多的时间，并且在一定程度上提高了行政管理的实时性。三、存在的问题（一）缺乏科学的行政管理意识在企业运行的过程当中，有一些企业的行政管理没有得到提升，这也是存在一些原因的。最主要的原因就是企业内部的行政管理人员没有强烈的管理意识，在开展工作时，大多数人仅仅关注人力管理问题，并没有加强各部门之间的沟通和交流，所以说管理人员自身的行政管理意识就缺乏专业度，在对日常工作事务进行处理时，各部门之间的沟通不足，很容易引发一些工作上的矛盾与冲突，也就是说没有起到协调作用，使得员工在工作之间及其他方面会有一些纠纷。再加上长时间的累积，部分员工甚至部门之间会出现一些矛盾及冲突。（二）行政管理人员的专业素养有待提高在企业当中开展行政管理工作时，管理人员必须具备科学、专业的综合素质，拥有较强的沟通能力及执行能力。所以说，人才的专业素养对企业行政管理工作人员来说是非常重要的。但是，在实际的企业当中，结合企业的发展现状，部分企业行政管理人员的专业素质仍然存在一些缺陷，比如在知识储备及经验上都有待提高，有些行政管理人员甚至没有全身心地投入工作中，这也在一定程度上影响了企业的行政管理工作。（三）制度问题在企业的运行当中，都会有各种制度。同样，在行政管理工作当中，工作人员在开展工作时也把制度作为主要依据，在开展工作时，都会将制度放在第一位，这在一定程度上影响着行政管理的最终结果。在开展工作时，一些企业会将企业执行的核心业务所涉及的制度当作重点，从而忽视了行政管理工作所需要的制度，也就是说行政管理没有执行到位，这会影响行政管理工作的效果。除此之外，一些企业虽然将行政管理的制度作为核心，但是在制度的各项条例当中，没有结合企业自身的发展情况，反而参照其他企业所制定的制度，也没有对企业的具体特点进行分析，所以说使得行政管理工作没有发挥本身的价值。（四）监督问题很多企业都将企业管理工作的重心放在利润的获得上，也就是说没有结合自身的现状做好监督。在很多企业当中，领导人员在做决定时会独断专行，自己做主，企业的其他管理人员的意见不被重视，在一定程度上影响了企业的发展。所以说，在行政管理过程当中设置监督机制，能让线性管理被闭环管理影响，能对企业的决策给予正确的建议，还能够使得企业实现利益的最大化。但是，有一些企业在管理时缺少监督机制，不仅影响工作，还会影响企业的后续发展。四、企业管理与行政文秘工作的综合作用分析（一）明确职责，落实文秘人员的职能就目前来看，在大多数企业的管理过程当中，还是有很多行政工作人员没有明确具体的职责，大多数行政工作人员将文职作为工作的重心，没有全面发挥行政工作的价值。所以说，行政管理作为企业管理的一部分，企业必须明确行政工作人员的工作职能，给予他们一些监督企业事务和解决内部问题的相关权力，使得他们能够发挥行政工作人员的工作价值。除此之外，还要反映工作过程中所遇到的问题，积极参加企业组织的各项活动，在各项工作中也要发挥协调作用，全面发展。企业还可以制定相应的奖罚制度，对于在工作当中表现优异的工作人员给予相应的奖励，这可以在一定程度上调动员工的积极性，使他们更愉悦地参与到工作当中，使得企业快速发展。（二）创新思维方式，转变工作思路对于企业而言，最初的目标就是不断扩大经济效益，获得更多的利润。所以说，行政秘书工作在经济效益方面也有体现。行政管理工作人员要发挥自身的价值，为企业赚得更大的效益。在工作时，行政管理工作人员要积极响应时代的变化，在工作当中具有一些经营的思维方式及敏锐的察觉，对市场的发展趋势及企业的各种变化做出反应，及时跟上市场的变化。同时，也要做好行政秘书的企业管理工作及发展控制工作，紧跟时代发展，并且积极参与外部经济活动及内部的企业管理工作，不断提高自己的工作意识，更好地了解市场发展的现状，收集有用的信息，辅108管理科学 活力 2023 年助员工全身心地开展工作，为企业的管理决策提供有力的基础。（三）提高风控力度，拓展工作领域随着国家的不断发展，我国的经济水平不断提高；伴随着企业的不断改革，行政秘书的工作内容也逐渐广泛及多样，所涉及的内外事务也逐渐深入。在对外交流沟通时，行政文秘人员的工作一般包括收集、分析、处理、报告和提出问题，规划和组织经济活动，以及企业相关产品的发放和订购，等等。与此同时，行政文秘人员还要对市场有全面的了解，协助企业在经济市场内部的工作，同时还要与其他企业建立相应的合作关系，必要时还要和政府机关部门建立良好的协调关系。所以说，行政管理对于企业来说是十分重要的，行政管理工作人员更要发挥自身的价值，在各个方面都要有所涉及，并且积极参加各项活动，在工作的过程中不断发挥自己的各项能力，并且协调好企业内部人员及外部各方的沟通关系。在工作内容越来越广泛时，也要很好地适应工作，为企业的长期发展打好基础。（四）构建完善的企业管理机制在企业发展的过程中，必须有适合自己的企业管理机制。对于企业来说，在制订计划的过程中，需要对员工进行全方位的实际考察工作。对于上级及下级，都要有合理的体制机制。对于企业来说，合理的制度就是一个保障，不仅可以改善员工的工作态度，还能使得企业更加专业，从而良好地发展。在各个级别的办公室当中，必须按照科学合理的行政管理机制进行管理，对企业的各项制度进行合理的安排及协调，从而制定出一套适合企业长期发展的管理机制，进而保障企业的财产及人力安全，在进行科学合理的协调之后，也要进行全面的考察，从而提高行政管理工作的效率及水平。（五）提升行政管理人员的业务能力在数字多媒体的时代，随着社会的不断进步和信息化的普及，部分企业认为工作中的职务能力者越来越需要，行政管理人员作为公司的重要组成部分，必须发挥其领导作用，一个团队必须有全面的方向，朝着方向不断努力，所以说人才的招聘和培养是十分重要的。企业对工作人员的业务水平和工作能力要定期培训，逐一考核，可以在考核的过程中设置奖罚机制。除此之外，还要对行政管理人员进行相应的业务监督，其工作能力要与企业发展紧密联系，相应的奖罚制度也会对员工有一定的督促作用，督促员工在工作时能够专心致志，可以在一定程度上提高工作效率及工作质量。除此之外，企业还要要求员工紧跟时代的发展，不断学习先进的管理方法及相应的管理措施，扬长避短，进而提升管理人员的行政管理水平。（六）优化人员结构，建立合理高效的激励与惩治机制在一个企业当中，招聘合适的人才可以为企业提供一定的经济优势，专业的人才可以发挥出专业技能。通过相应的人力资源配备，把合适的人放在合适的岗位之上，在一定程度上能够为企业的发展奠定一定的基础。随着我国社会的发展，以及市场经济水平的进一步提高和各方面改革的进一步推进，很多人力资源生产都会随着市场的方向变化而调整，而且很多中小型企业都受到了社会保障管理机制及各种因素的影响，这时候企业必须明确自己的定位，招聘更优秀的人才。在这些人才当中，部分专业性的人才会因为社会的政策而受到影响，对其他专业性人才的利用率较低，所以说企业更应该建立科学合理的人才结构及资源配置优化机制，为企业开展各项工作提供有力的保障。总的来说，相应的奖励机制就是对企业员工采取的一种激励手段，在绝大多数企业当中都会制定相应的奖罚机制，它可以在一定程度上对员工进行激励。好的奖励政策还会吸引更多的专业人士加入企业，伴随着他们的