企业人事档案管理人员的素质提升问题_龚琴.pdf

118管理科学 活力 2023 年企业人事档案管理人员的素质提升问题 龚琴（国能浙江宁海发电有限公司，宁波 315612）摘要“互联网+”等外部条件没有与企业紧密结合，企业和企业人事档案管理人员两方对于企业人事档案管理人员的职业规划缺乏内驱力和行动力。本文拟从制约企业人事档案管理人员的职业规划的内外部因素入手，采取提升社会和企业层面的人事档案管理人员的职业规划意识，企业人事档案管理人员职业规划要契合企业的需求，提升企业人事档案管理人员的素养等解决方案和措施来解决企业人事档案管理人员的职业规划问题。关键词企业；人事档案；管理者引言 现代企业的发展日新月异，新型的技术和产品源源不断地来自各类型企业，又反作用于企业，这些新技术、新产品同步给企业带来机遇和挑战。企业要想持久发展，必须依托高水平的人力资源。没有高水平的人力资源作为支撑，企业不可能在风云变幻的市场上站稳脚跟。由此可见，企业的人力资源工作的水平是企业发展能力和水平的基石，企业的人事档案和人事档案的管理水平是企业人力资源工作的基础和支撑点。而企业人事档案管理人员具体从事的是人事档案管理工作，如果其不解决其职业规划的瓶颈问题，势必压制企业人力资源的良性发展，影响企业应对市场风云变幻局势的能力。习近平总书记指出，人是事业发展最关键的因素。企业的人力资源管理必须依托人事档案管理人员所从事的工作和内容，企业人事档案管理人员是从事企业中的人事文件和人事档案管理工作，并提供人事文件和档案资政参考的具体执行人员，企业的人力资源工作依托企业人事档案管理人员所从事的基础工作。由此，如何应对企业人事档案管理人员职业规划的种种冲突，逐渐成为企业人力资源发展不可规避的瓶颈问题。一、企业人事档案管理人员的职业规划面临的问题（一）“互联网+”等外部条件没有与企业紧密结合在 2015 年 3 月 5 日十二届全国人大三次会议上，国务院总理李克强在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融（ITFIN）健康发展，引导互联网企业拓展国际市场。“互联网+”上升到政府层面，至此企业开始逐步感受到“互联网+”的冲击作用。到 2020 年 5 月 22 日，国务院总理李克强在发布的2020年国务院政府工作报告中提出，要全面推进“互联网+”，打造数字经济新优势。“互联网+”下的移动互联网、大数据、物联网已经作用于企业的方方面面，“互联网+”给企业的人事档案管理人员的职业规划带来了新的机遇和挑战，企业如何适应“互联网+”等外部环境的变化，让企业解决适合自己的人事档案管理人员的职业规划问题成为课题。企业的外部条件，如经营环境、市场前景、国际国内市场的状态等直接影响企业，企业的人事档案管理人员必须认识到企业应与外部环境紧密结合。同时，这些外部环境作用于企业，企业人事档案管理人员必须适应企业外部环境的变化。但是，企业人事档案管理人员的工作相对比较封闭，不容易接触到这些变化，其职业规划往往比较闭塞和落后。（二）企业对人事档案管理人员的重视程度不够企业对人事档案管理人员的重视程度不够是制约人事档案管理人员职业规划的外部原因。在现代企业蓬勃发展的今天，企业基本很重视企业的人力资源管理工作，但是普遍对人事档案管理人员的重视程度不够，人事档案管理人才流失，高层次、高素质人才留不住的问题很突出。种种现象直接制约了人事档案管理人员职业规划的发展力。笔者调研了一些中小型企业，特别是小型企业，其人事档案管理人员基本由人力资源人员兼任，而人事档案管理工作在企业看来属于附属性、事务性工作，认为人事档案管理工作可以“闲的时候干，忙的时候不干”。有些企业甚至一直将人力资源文件和档案“束之高阁”，发生人事档案管理人员和人力资源管理工作脱钩的现象。企业对人事档案管理工作，尤其是人事档案管理人员职业规划的重要性及必要性的认识度不足，直接制约了人事档案管理人员的职业规划。企业没有认识到人事档案管理人员的重要性，无从谈起人事档案管理人员职业规划问题，因而人事档案管理人员的职业规划缺乏企业的引导和支撑。119管理科学 活力 2023 年（三）人事档案管理人员的素质良莠不齐人事档案管理人员的素质良莠不齐是制约企业人事档案管理人员职业规划的根本原因。中小型企业，尤其是一些小型企业的某些人事档案管理工作由企业外委出去，依托人才托管中心管理，企业设立人事档案管理专员只有名头，无实际工作内容。由于无实际的企业人事档案管理经验，人事档案管理人员的素质得不到有效控制，直接导致人事档案管理人员的素质良莠不齐。虽然有些能力出众的人事档案管理人员做出了易于实施和执行的职业规划，而大部分中小型企业的人事档案管理人员没有明确的职业规划，导致人事档案管理人员的职业规划普遍没有制定和实施的支撑力，成为空谈。人事档案管理人员素质良莠不齐导致其职业规划处于各自“信息孤岛”的状态，缺乏内驱力，制定和执行的可行性也有所欠缺。（四）人事档案管理人员的从业因素复杂人事档案管理人员的从业因素复杂是制约企业人事档案管理人员职业规划的直接原因。一部分人事档案管理人员是企业外委单位的派驻员工，这些员工的工作内容随机性强，不可能针对某一时期的具体工作形成职业规划；一部分人事档案管理人员因年龄或身体不好转岗而来，抱着“做一天和尚敲一天钟”的想法，没有制定职业规划的想法和态度。还有一部分员工由企业人力资源管理人员兼任人事档案管理工作，人事档案管理工作虽然是企业人力资源工作的基础和条件，但受限于人力资源工作内容纷繁，人事档案管理人员虽有心制定职业规划，但受日常事务性工作的影响分身乏术，导致人事档案管理人员的职业规划搁浅。人事档案管理人员从业因素的偶发性导致人事档案管理人员的职业规划变成“空中楼阁”，大部分人事档案管理人员无心制定人事档案管理人员职业规划，人事档案管理人员职业规划的工作没有开展的动力。二、落实企业人事档案管理人员职业规划的有效策略（一）提升社会和企业层面的人事档案管理人员的职业规划意识企业人事档案管理工作是一个专门的工作，具有一般的工作属性，如专业性、必要性，又具有其特殊属性，如服务性、动态性、机密性等。国家、企业、企业人事档案管理人员三方都需要提升企业人事档案管理人员的职业规划意识。只有社会和企业层面的人事档案管理人员的职业规划意识得到提升，才能从根本上促进企业人事档案管理人员的职业规划提升。首先，从国家层面，要制定促进和发展企业人事档案管理人员职业规划的法律、法规和规章；从企业层面，要制定促进和发展企业人事档案管理人员职业规划的制度，从法律和制度层面保障企业人事档案管理人员的职业规划“有法可依，有法必依”。其次，企业要重视企业人事档案管理人员的职业规划，督促其形成自己的职业规划的内驱力，形成企业人事档案管理人员职业规划的良性循环链。只有形成良性循环链，企业人事档案管理人员的职业规划才能落地（图 1）。社会和企业层面的人事档案管理人员职业规划意识的提升让人事档案管理人员的职业规划成为可能，有了开展此项工作的社会支持，企业和企业人事档案管理人员才会开始开展人事档案管理人员的职业规划并让规划落地。（二）人事档案管理人员的职业规划要契合企业的需求人事档案管理人员的职业规划必须适应企业发展的需求，企业才能在人事档案管理人员的职业规划上下功夫。人事档案管理人员的职业规划是否贴合企业的实际需求直接决定企业是否会在人事档案管理人员的职业规划中投入人力、物力和财力。企业是利益驱动的组织，如果人事档案管理人员的职业规划与企业的实际需求脱钩，不能给企业创造效益，产生价值，企业不可能支持人事档案管理人员职业规划的制定和执行。人事档案管理人员的职业规划要契合企业的需求，与企业的价值需求在一根琴弦上弹奏，让企业感知人事档案管理人员职业规划可以预见的收益，人事档案管理人员的职业规划才能得到企业的支持。有了企业的支持这一基本条件，人事档案管理人员的职业规划图 1提升企业人事档案管理人员职业规划的措施120管理科学 活力 2023 年得到了制定和执行的基本要素，才能顺畅地制定人事档案管理人员的职业规划，保障人事档案管理人员职业规划的顺利实施。人事档案管理人员的职业规划必须契合企业的需求，这为人事档案管理人员执行和实施人事档案管理人员职业规划提供了企业层面的依托。人事档案管理人员的职业规划最终服务的对象也是企业，不能脱离企业而独自存在，所以人事档案管理人员职业规划制定之初必须调研企业的需求，适应企业的需求，契合企业的需求。（三）提升人事档案管理人员的素养企业的人事档案管理人员的素养是人事档案管理人员职业规划的制定水平、实施效果的生命因素。为了实现人事档案管理人员的职业规划，必须提升人事档案管理人员的素养，尤其是人事档案管理人员受教育的水平和程度。现在是知识爆炸时代，如果不提升人事档案管理人员的素养，人事档案管理人员没有企业人事档案管理人员职业规划的主动因素，人事档案管理人员制定职业规划就会处于被动位置，不能占据制高点，人事档案管理人员的职业规划会失去内驱力的支撑。现在，提升人事档案管理人员素养的方式多种多样，比如可以通过国家或社会层面举办的继续教育、在职教育培训，或者通过企业内训等多种方式提升人事档案管理人员的素养水平。人事档案管理人员某种程度上可以成为企业人力资源管理的“孤胆英雄”，只有扣好他们制定和执行人事档案管理人员职业规划的“扣子”，才能制定和执行人事档案管理人员的职业规划。人事档案管理人员的素养直接决定了人事档案管理人员职业规划制定和执行的水平，人是最根本的因素，必须提升人事档案管理人员的素养，让人事档案管理人员愿意去制定和执行人事档案管理人员职业规划，从而保障人事档案管理人员职业规划的效果。（四）加大人事档案管理人员职业规划的执行力度人事档案管理人员的职业规划制定以后需要执行，企业必须采取有力的措施保障人事档案管理人员的职业规划顺畅实施。人事档案管理人员职业规划的执行力度大小决定了人事档案管理人员职业规划是否能执行，能执行到什么程度。若企业和人事档案管理人员制定了职业规划，但不执行，人事档案管理人员的职业规划就会成为空谈。人事档案管理人员的职业规划必须有明确的职业目标、实施计划，同时在执行过程中进行评估和修正，让人事档案管理人员沿着职业规划的“山峰”爬坡，有理想力和追求力，走出个性化的人事档案管理人员职业规划路径。执行力度直接指向执行的效果，人事档案管理人员职业规划的执行力度必须加大，才能保障人事档案管理人员职业规划执行的效果。（五）提高人事档案管理人员职业规划的反馈能力人事档案管理人员的职业规划执行完成必须有反馈，比如提高人事档案管理人员的岗级、工资，或者通过其他提升人事档案管理人员的企业认可度的方式来提升人事档案管理人员职业规划的反馈能力，切切实实让企业和人事档案管理人员享受到人事档案管理人员职业规划带来的红利，正向激励人事档案管理人员的职业规划。同时，人事档案管理人员职业规划存在的个性问题也需要通过反馈得到有效解决，推动人事档案管理人员职业规划点面结合、规划落地。人事档案管理人员职业规划的反馈能力优秀与否，间接决定了人事档案管理人员职业规划是否能走入企业和企业人力资源、企业人事档案管理人员中，没有优秀的人事档案管理人员职业规划的反馈能力，人事档案管理人员的职业规划就没有继往开来的动力，容易搁浅。结语 人事档案管理工作和人事档案管理人员相对的职业稳定性并不能搁浅企业内外部环境的变化对二者的影响，而企业、员工，尤其是人事档案管理人员对企业人事档案管理工作的意识形态，决定了人事档案管理人员的职业规划工作处于相对停滞不前的状态。因此，本文从提升社会和企业层面的人事档案管理人员职业规划意识、提升人事档案管理人员的素养等多个方面论证了提升企业人事档案管理人员职业素养的必要性和方法，以期提升整个企业层面的人事档案管理人员的职业规划意识。参考文献：1 李晓婷人事档案管理实务（第二版）M上海：复旦大学出版社，20192 柳海英企业职业发展计划的建立与实施 J石家庄经济学院学报，2000（06）：583-585+5943 王伟