GBT 9705-2008 文书档案案卷格式.pdf

GB/T9705-20084.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H。4.4卷内文件目录填写方法4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“()”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“等”表示。4.4.4题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加“”号。4.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。4.4.6页号：填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处（见附录）。4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。5卷内备考表格式5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录（见附录J)。5.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录J。5.3卷内备考表填写方法5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。6案卷各部分的排列格式6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底。6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。