BZ002015152.pdf

yy中 华 人 民 共 和国 行 业 标 准YY 0034一 90则医药档案著录细1 9 9 0 一 1 2 一 1 3 发布1 9 9 1 一 0 6-0 1 实施国 家 医 药 管 理 局发 布目次I 王毯内 容与适用范围 ”(2 名词术语 ”.“一(3 箫录项目 ”“”(s 标识符号 ”，(5 著录格式 ，.”“”“”(f 著录详简级次 “”“.(7 著录用文字 ”(8 载体类型标识 ”“”(9 著录来源 ”“-”.“”(附 录 A著 录 项 目 说 明 及 范 例(补 充 件).二”.一(附录 B附录 C著录格式说明及范例(补充件).医药档案文件与载体类型代码(参考件):;:中华 人民共 和 国行业 标准YY 0 034 一 9 0医 药 档 案 著 录 细 则1 主翻内容与适用范围 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。为建立健全我国医药档案统一的检索体系，开展档案的报 道与交流，充分发挥其在我国医药事业中的 作用.依据G B 3 7 9 2.5-8 5 档案著录规则)1.3条规定的原则，特制订本细则。本标准适用于医 药档案的著录。我国医 药行业系 统的 党务、政务、会 计档案的 著录亦应参照使用。本标准不包含医药档案目录的组织方法。名词术语2.1 医药档案 国 家机构、社会组织和个人从事医药科研、生产、教学、贸易等社会实践活动中直接形成的文字、图表、声像、实 物标本等形态的历史记录。2.2 案卷 是一组关系密切的医 药档案文件的组合，有时称档案保管 单位。2.3 档案著录 在编制档案目录时，对医药档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2.4 著录项 目 揭示医药档案内容和形式特征的记录事项。2.5 著录格式 医药档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.6条 目 档案著录的结果，是反映医药档案单份文件或案卷的内容和形式特征的著录项目的组合。2.了 档案目 录 按照一定的次序排列而成的条目组合，是医药档案检索和报道的工具。3 著录项目3.T 题名与责任者 项 题名:直接表达医药档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的题 目名称。b.责任者:是指对医药档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。3.1.1 正题名 医药档案文件文首或案卷封面上的主要题名。包括单纯题名、交替题名、合订题名。3.12 井列题名 医药档案文件文首或案卷封面上，以两种或两种以上的语言文字书写与正题名互相对照并列的题名。但不含以汉语拼音相并列的题名。3.1.3 副题名及说明题名文字国家医药管理局1 9 9 0 一 1 2 一 1 3 批准1 9 9 1 一 0 6 一 O 1 实施 1YY 00 34 一9 0 a.副题名:解释或从属于正题名的另一题名(含分卷题名)。b.说明题名文字:在题名前后对档案内 容、范围、编排体例、用途等的说明 文字。3.1.4 文件编号 文件制发过程，由制发机关团体或个人编写的顺序号。包括发文字号、研究项目号、工程号、图号等。3 门.5 载体类型标识 指医药档案内容载持物的物理形态类别标识3.1.6 第一贵任者 ,4.医药档案内容的形成负有主要责任者。3.了.了 其他责任者 指除第一责任者以外的责任者。3.l.8 出版发行者 指医药出版物档案的出版单位及发行部门。3.2 文本项 医药档案文件稿本的名称。依实际情况可分为正本、副本、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等。3.3 密级与保管期限项 a.密级:依据医 药档案文件或案卷内 容的机密程度而划分的保密级别。一般分为秘密、机密、绝密三级。b.保管期限:依据医 药档案文件或案卷内 容利用价值的大小，而划 分的 保存时间。通常分为永久(5。年以 上)、长期(1 5 5 0 年)、短 期(1 5 年以下)三个保管期限。3.4 时间项 视著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。3.5 载体形态项 指医药档案载体的形态特征。3.5.飞 数量及单位 指一个著录条目所涉及医药档案文件或案卷的页数或卷册数。3.5.2 规格 医 药档案 载体的尺寸及型号等。3.5.3 附件 指医药档案文件正文后的附加材料。3.6 丛编项 指在一个总题名下，汇集若干同一类型且具各自独立的题名、统一编号发布的系列医药档案文件。3.了 附注项 将各著 录项目 中需要解释和补充的事项在本项目 内加以附注 性著录。3.8 t i 准编码及有关记载项 标准编码:按有关规定赋于医药档案的某些特定编号。如医药出版物档案的统一书号，药品生产批文号、成果登记号、专利号等 b.有关记载项:记载其他具有检索意义的有关事项。如药品、医疗器械的商标牌号。3.9 提要项 是对所著录的医药档案文件或案卷内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。3.1 0 排检与编号项 是目录排检和档案馆(室)业务注记项。3.1 0.1 分类号 根据医药档案所反映的事物属性，或载体形式特征赋于档案的分类代号。医药档案的分类号依据YY 00 34一 90 中国档案分类法医药档案分类表 规定原则标引。3.1 0.2 档案馆(室)代号 按档案馆(室)代号编号制度编制并赋于各个档案馆(室)的代号。3.1 0.3 档号 在档案整理过程中，按有关规则赋于档案的编号。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页码。全宗号:馆藏每一全宗的编号。.b.案卷目 录号:全宗内 每一案卷目 录的编号。案卷号:案卷 目录内每一案卷的编号。d.件号或页码:案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。3.1 0.4 缩微号 是档案缩微品的编号。3.1 0.5 主题词 是对医药档案主题内容进行分析后标引的规范词。4 标识符号 是对著录项目和著录内容进行标示与识别的符号。分为著录项目标识符和著录内容识别符。4.1 著录项 目 标识符4.1.1 本标准规定在各大小项目之冠以一定的标识符号。题名与责任者项 正题名 ，又名，交替题名 =并列题名 副题名及说明题名文字、文件编号，出版发行者 /第一责任者 相同方式责任者 ;其他责任者、同一责任者第二合订题名 文本项 .一文本 密级与保管期限项 .一密级 ;保管期限 时间项 .一时 间 载体形态项 .一数量及单位 规格 +附件 丛编项 一()丛编文件、案 卷 附注项 .一附注 标准编码及有关记载项YY 0 034 一 90 一 标准编码 :产品 批文号，商标4.1.2 著录项目标识符说明4.1.2.1 除“一”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。4.1.2.2 除 题名与 责任者项外，各大、小项回 行时.均不省略标识符。4.1.2.3 凡 重复著录一个项目，需要重复添加该项目 的标识符;不进行著录的项目，其符号连同项目 一井省略4.2 著 录内 容识别符 ()责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。自拟著录内容、载体类型标识、产品批文号、商标。?推测的不能确定的著录内容，与 结合使用。口每一个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字甩三个“口”号。不同责任者第二合订题名、外文缩写。起止连接。著录格式按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式。案卷级(以档案保管单位为著录对象)条目著录格式。L曰著录详 简级次6.1 著录项目分为必要项目和选择项 目。6.1.1 必要项目:正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。6.1.2 选择项目:并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、出版发行者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、标准编码及有关记载、提要、档案馆(室)代号。6.2 著录详简级次分为简要级次、基本级次和详细级次。6.2.1 凡条目仅著录必要项目的称简要级次.6.2.2 凡条目除著录必要项目外，还著录部分选择项目的称基本级次。6.2.3 凡条目除著录必要项目外，还著录全部选择项目的称详细级次。7 著录用文字7.1 著录用文字必须规范化。7.2 文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。了.3 少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。载体类型标识档案的载体类型 分为:金石、简犊.嫌帛、纸、照片、唱片、胶卷(片)、磁带、磁盘等。著录来源9.1 医药档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表及文件正文。9.2 其他有关的档案材料。Y Y 00 34 一 9 0 附录A著录项目说明及范例 (补充件)对各著录项目的原则要求、方式方法、标识符号的使用等加以具体说明，并列举实例。Al 题名与责任者项A l.1 正 题名:正题名照录。包括题名中 的标点符号、数字、汉语拼音及外文字母均照录，但遇有“;”“/”“=”符号时，为不引起误会，可适当更改。题名中起语法作用的空格应保留。A l.1.1 单纯题名 是指题名前后没有附加文字的题名。例:新药审批办法A l.1.2 分卷(册)次是正 题名的组成部分，著录时与 正题名间空一格。例:药物化学上册A l.1.3 交替 题名指文件文首或案卷封面上具有两个以上交替使用的题名。交替题名依次著录两个(其余著录于附注项)，中间用“，又名，”连接。例:板兰根注射液，又名，2 0 1 注射液A l.1.4 合订 题名 是指一个案卷由几个文件组成，而 在案 卷封面上出现两个以上题名。属于同一个责任者的合订题名，依次著录两个，第二个题名前用“;”。例:B Y S-1 3 C P 型床旁监护仪;B Y S-1 1 型四线 示波器/北京医 疗仪器厂 b.不属于同一责任者的合订题名，将题名与责任者分别著录，在第二个题名前加“”。例:人参的品种/米景森.人参的生药学研究/江泽荣 c.不属于同一责任者的合订题名在三个以上，取第一个题名与责任者著录，在题名与责任者后均加“”，其他著录于附注项。例:人参总皂贰的一些药理作用，./袁文学;桂绿荷 A l.2 并列题名:必要时并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“二”号。例:药学学报二A C T A P H A R MA C E O T I C A S I N I C A 两种语言文字相对照的题名，著录时应选择与文件或案卷正文内容所用相同语种文字书写的题名为正题名。例，:9 9 B S E R I E S I N F R A R E D S P E C T R O P H O T O M E T E R S=9 9 B 红外分光光度 计 1)本卷正文以英文书写.A 1.3 副题名及说明题名文字A l.3.1 副题名照 原文著录。正 题名能 够反映 档案内容时，副题名可不必著录。副题名前用“:”号。例:抗结核新药:利福平胶囊A l.3.2 副题名 具有两个或两个以 上，在它们之间用“，”连接。例:制剂大楼竣工图纸:采暖，电气照明A l.3.3 说明 题名 文字照原文著 录，其前加“:”号。例:人参的综合研究:药理实验部分A l.4 没 有题名的 单份文件 依据其内容拟写题名，并加“0”号。例 u 关 于 从 事 新 药 研 究 的 建 议、1)本卷为一份专家建议，原文件未写题名，著录时依据内容拟写。A l.5 题名含混不清的文件或案卷YY 0 034 一 90A 卜 5 门 例吐 立 才 厂Al-5.2A1.6单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“”号。关于执行厂科字(8 6)4 号文件情况的报告 关于执行东风药厂科技档案管理办法情况的报 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，改写原案卷题名后再著录。文件编号 文件编号照原文字和符号著录，其前加“:”号 例:关于人参茎叶总皂贰暂行质量标准的批复:辽卫药准字(8 4)9 4 2-6 6 号A 1.了 载体类型标识 以纸张为载体的档案一般不予著录类型标识，其他载体类型据实著录，并加“”号。例:中药切片技术 胶片Al.8 第一责任者A l.8.1 第一责任者是指对文件内容负主要责任