CNAS-RV05-2023 审定与核查机构信息通报规则.pdf

2023 年 3 月 1 日发布 2023 年 5 月 31 日实施 附件附件3：CNAS-RV05 审定审定与核与核查查机构机构信息通报规则信息通报规则 Rules for Validation and Verification Bodies to Report Information 中国合格评定国家认可委员会 CNAS-RV05:2023 第 1 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 目 次 前 言.2 1 范围.3 2 引用文件.3 3 术语和定义.3 4 定期信息报送内容和要求.3 4.1 机构信息（变更）月报.3 4.2 受审定与核查组织基本信息月报.4 4.3 受审定与核查组织信息分类统计年报.5 4.4 机构审定与核查人员基本信息年报.6 4.5 机构认可申请计划年报.6 5 即时信息报送内容和要求.7 5.1 机构管理活动发生重大变化.7 5.2 受审定与核查组织发生重大事故/事件.7 5.3 审定与核查陈述发生变化.7 6 信息通报要求.7 7 模板获取和平台登录方式.7 附表 1：机构信息（变更）月报表.9 附表 2：受审定与核查组织信息分类统计年报.11 附表 3：机构审定与核查人员基本信息年报.14 附表 4：机构认可申请计划年报.15 附表 5：机构信息通报员登记表.16 CNAS-RV05:2023 第 2 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 前前 言言 本文件由中国合格评定国家认可委员会（CNAS）制定。本文件与其他必要的审定与核查认可规则和认可准则共同形成 CNAS 对审定与核查机构的信息通报要求。CNAS-RV05:2023 第 3 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 审定审定与与核查核查机构机构信息报规则信息报规则 1 范围范围 为确保获 CNAS 认可的审定与核查机构（以下简称“机构”）及时、准确、规范地报送与审定/核查管理活动相关的信息，实现认可管理的公正性和有效性，特制定本文件。2 引用文件引用文件 以下引用的文件，未注明日期的，引用文件的最新版本（包括任何修订）适用。CNAS-ASC01 中国合格评定国家认可委员会（CNAS）认可制度体系表 IAF ID3 影响认可机构、合格评定机构和认证组织的特殊事件或情况的管理 3 术语和定义术语和定义 3.1 定期定期报送报送 机构在公正性管理、相关机构责权利、人员能力评价、客户服务、体系运行等方面初始建立或发生变化时，以月报或年报的形式向CNAS进行的信息通报。3.2 即时即时报送报送 机构在组织结构、机构地址、名称、关键管理/技术人员等管理方面发生变化，或受审定/核查的项目/组织发生影响陈述结论等重大变化时，及时向CNAS进行的信息通报。3.3 3.3 特殊事件特殊事件报送报送 当发生无法控制的突发情况时，机构向CNAS提供相关应对方案或措施的信息通报。突发情况通常为“不可抗力”或“天灾”，例如：战争、罢案工、暴乱、政治不稳定、地缘政治紧张、恐怖主义、犯罪、流行病、疫情、洪水、地震、恶意的计算机黑客攻击、其他自然或人为灾难等。4 定期定期报送内容和要求报送内容和要求 4.1 机构机构信息（变更）月报信息（变更）月报 每月10日前，机构应将管理体系运行及变化情况（见附表 1），通过“CNAS 认可信息管理系统”，进行在线填报。4.1.1 报送内容 1)委员会（包括授权的专门委员会）章程和委员的变更；2)组织架构、最高管理层和关键人员（包括部门负责人和技术管理人员）的变更；3)机构管理体系文件的变更；CNAS-RV05:2023 第 4 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 4)影响认可的审定/核查业务范围能力变更；5)分场所的变更；6)相关机构的变更；7)审定/核查陈述的变更；8)接受审定与核查的项目/组织中有无曾（已）获得其它机构的同类审定/核查活动；9)如方案有要求，包含任何在出具审定/核查陈述前未得到处理的问题发现。10）审定与核查陈述签发后发现影响陈述的事实。11）对机构的申诉、投诉及处理情况；12）其他方面的变更（如特殊事件、机构名称、地址、网址、联系电话、电子信箱等）。4.1.2 报送要求 机构管理体系无论有无变化，每月均应按时在线填报，如有变化，除 7、8项外，还应简述建立/变化情况，并提供相关材料。4.2 受审定受审定/核查核查的的项目项目/组织组织基本信息月报基本信息月报 每月5日前，机构将颁发带有CNAS 认可标识的审定/核查的项目/组织基本情况，以及审定/核查陈述信息，通过“CNCA 统一上报系统”，将上个月首日至最后一日发生的审定与核查情况进行报送。4.2.1 报送范围 涉及的认可制度有，但不限于：温室气体审定与核查等。4.2.2 报送的内容 不限于：1）客户名称；2）明确是审定陈述还是核查陈述；3）提及信息声明，包括日期或信息声明覆盖的时间段；4）包含审定/核查机构的名称和地址（如果包含标识，例如认可标识，则标识不应具有误导性或歧义）；5）审定/核查的目的、范围和边界；6）对审定/核查方案及相关联的规定要求的引用；7）所做的关于信息声明的决定，包括是否满足任何与方案相关的要求（例如重要性或保证等级）；8）显示陈述的日期和唯一性标识；9）审定/核查活动的结论。当涉及下列任何一种情况时，均应按时报送：1）接受审定/核查的项目/组织基本信息发生变化的；2）审定/核查活动发生变化的；CNAS-RV05:2023 第 5 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 3）审定/核查陈述的变更；4.3 审定审定/核查核查未通过的未通过的项目项目/组织组织信息月报信息月报 每月 10 日前，机构通过“CNAS 认可信息管理系统”，将上个月首日至最后一日发生的审定与核查未通过的组织/项目信息（附件 2）进行报送。4.3.1 报送内容 1）申请组织/项目的基本信息：组织名称、地址、法人及组织联系方式等信息；2）审定/核查活动基本信息：审定与核查依据代码、业务范围代码、审定与核查日期等信息；3）未通过信息：未通过的原因等。4.3.2 报送要求 机构如未发生此情况，可不报。4.44.4 获获得陈述的得陈述的组织组织/项目项目信息分类统计年报信息分类统计年报 每年1月10日前，机构将截至上年度 12 月 31 日颁发带CNAS 认可标识的各类审定/核查数据进行报送（详见附表3）。4.4.1 报送内容 1）各分项认可制度下出具的审定/核查陈述数量；2）各分项认可制度下按业务范围统计的出具审定/核查陈述的数量；3）各分项认可制度下按地域统计的出具审定/核查陈述的数量。4.4.2 报送要求 机构应按时将经分管领导批准，并盖有单位公章的分类年报表报至CNAS，数据要求如下：1）有效的审定/核查陈述数还应分别按领域、业务范围和地域进行统计；2）按业务范围统计时，当一份审定/核查陈述涉及多个范围时，应分别统计；3）按地域统计的审定/核查陈述数应与该领域总有效审定/核查陈述数一致。4.54.5 机构机构审审定与核查定与核查人员基本信息年报人员基本信息年报 每年 3 月 10日前，机构通过“CNAS 认可信息管理系统”，将上年度 1 月 1 日至 12 月 31 日机构聘用和变化的审定/核查人员信息（见附表4）进行报送。4.5.1 报送范围 1）审定员/核查员；2）实习审定员/核查员；3）技术专家。4.5.2 报送内容 1）人员基本信息：姓名、性别、出生年月、学历、毕业院校、在职状况、居住地区和身份证号等信息；2）人员专业能力信息：评价领域代码、所学专业、职称、以及所评定的专业等信息；CNAS-RV05:2023 第 6 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 3）人员使用情况：本年度总审定与核查人日数、参加该制度的审定与核查人日数、在机构内所负责的工作、聘用和解聘日期等信息。4.5.3 报送要求 机构应按时报送审定与核查人员的使用和变化信息，即使人员无变化也要报送。4.6 机构机构认可申请计划年报认可申请计划年报 每年7-9月，机构通过“CNAS认可信息管理系统”将下年度 1 月 1 日至 12 月 31 日的拟扩领域、扩业务范围和扩关键场所信息（见附表5）进行报送。4.6.1 报送内容 1）机构总部拟扩分项认可制度：认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等信息；2）机构的关键场所拟扩分项认可制度的基本信息：认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等信息；3）机构总部拟扩关键场所的基本信息：拟扩关键场所名称、地址、管理人数、专职审定与核查人员数量、分项认可制度名称、业务范围代码、见证项目业务范围代码、预计申请日期等信息。4.6.2 报送要求 机构下一年度无扩领域、扩业务范围和扩关键场所需求，可不报。5 5 即时信息报送内容和要求即时信息报送内容和要求 5.15.1 机构机构管理活动发生重大变化管理活动发生重大变化 获准认可的机构发生可能影响管理体系运行的重大变化，如：委员会调整、单位地址变动、技术管理部门负责人变动、股权发生调整、以及在方案要求情况下，任何在出具审定/核查陈述前未得到处理的信息等，机构应于决定之日起十个工作日报送 CNAS。报送内容主要包括：变化信息的基本情况、变化后对审定与核查管理运行产生影响的情况以及拟采取的措施等等。5.25.2 审定审定/核查陈述核查陈述发生变化发生变化 当针对某一组织/项目的审定/核查陈述发生变更时，机构应于生效日期起两个工作日将相关资料和结果报送CNAS。报送路径、内容和要求同本文件 4.2受审定与核查组织基本信息月报要求。5.35.3 特殊特殊事件事件/情况的报送情况的报送 当出现的特殊事件/情况影响了审定/核查机构对申请组织/项目开展现场审定/核查活动时，审定/核查机构应建立合理的应对方案，并于特殊事件/情况发生的十个工作日内，向 CNAS 报送相关方案或处理措施。5.3.1 报送内容 方案内容包括，但不限于：CNAS-RV05:2023 第 7 页 共 16 页 2023 年 3 月 1日发布 2023 年 5 月 31 日实施 1）简述特殊事件/情况的成因或背景；2）简述受影响的服务活动、经营区域、场所的范围和程度；3）评估受影响的客户/项目数量，包括涉及的行业、地域；4）评估能够在当前获认可范围内实现正常运行的时机；5）明确受影响的审定与核查的组织/项目与机构之间主动沟通方式以及沟通情况；6）在认可范围内，机构为降低受影响程度，而采取的措施及控制方法，如：部分业务外包或替代现场等方式，以确保业务活动的连续性；7）机构采用 CNAS-CC14信息和通信技术（ICT）在审核中应用“CAAT”实施审定与核查活动的情况；8）机构将拟采取的步骤和下一步计划传达给受影响组织的情况；9）依据机构管理程序，根据具体情况，可能对申请组织/项目审定/核查安排的调整情况；10）确保与认可要求和机构程序的任何偏离具有合理性并保留记录；对于临时偏离认可要求的安排应与 CNAS 达成书面一致；11）当可以重新进入现场时，对重新建立审定/核查活动的安排。5.3.2 报送要求 在特殊事件/情况消除前，机构自首次报送后，次月的每月 10 日前均要将上月的变化情况进行通报，以确保 CNAS 持续评估认可风险。6 6 信息通报要求信息通报要求 6.16.1 机构机构应对报送各类信息的真实性和准确性负责；应对报送各类信息的真实性和准确性负责；6.26.2 机构机构分场所报送信息的真实性和准确性由总部负责；分场所报送信息的真实性和准确性由总部负责；6.36.3 机构机构信息通报员的要求信息通报员的要求 应指定一名相对固定的信息通报员（见附表 6），按照本文件的信息报送要求，及时、准确、清晰地进行报送，