关于做好档案执法监督检查整改工作的思考_周明明.pdf

2023/7（下）总第415期近年来，在全面依法治国战略布局的新形势下，各级档案行政管理部门纷纷坚持依法行政和推进依法治档。2021年7月，安徽省档案局联合安徽省卫健委、安徽省教育厅面向省内13所省属医院开展执法监督检查（以下简称“安徽执法检查”）。“安徽执法检查”首次把医院列为执法检查对象，对预防和惩处违法行为、增强全员档案意识，推动档案基础业务建设、维护档案法律法规权威、切实提升医院档案安全保障能力和水平，大力推动医院档案工作的高质量发展起到推动作用。笔者在完成迎检工作的同时，特对开展档案执法检查的必要性、工作环节、查评标准进行总结，并对检查中存在的主要问题进行思考，最后结合“本院”执法检查整改后的现状进行分析，提出切实有效的整改策略。一、开展档案执法监督检查的必要性党的十八届中央委员会第四次全体会议研究了全面推进依法治国若干重大问题，把依法治国、建立社会主义法治国家提到前所未有的高度。研究档案执法检查工作并在实践中加强和改进，是贯彻落实全会精神的重要举措。目前，有法不依、执法不严、违法不究等问题仍然存在，社会对档案工作不重视已被认为是理所当然。查处各单位档案管理中存在的违法行为，对维护档案法律的权威、推进档案事业健康发展、提高档案管理水平起到重要促进作用。（一）有益于增强社会档案法治意识。随着档案立法工作进展的完备，对新修订 中华人民共和国档案法实施的监督与检查摆到越来越重要的位置，现已成为众多学者研究的课题。行政监督检查是为了实现行政职能，行政机关监督检查管理相对人行使权利和履行义务的情况，是行政执法的具体表现形式之一；是总结档案管理先进经验、追究违反档案法律法规责任、实施行政处分、行政处罚的基石。如何将档案法律法规所规定的权利义务，有效转化为社会和公民共同遵守的行为规范，是贯彻落实新修订档案法的重要问题。2020年新修订的档案法第八条明确各级档案主管部门依法对全国档案工作进行监督指导与检查，确保档案执法工作的有效开展。一方面，通过档案执法检查的开展，可以及时发现新修订档案法在实施过程中存在的问题，为以后的修订提供参考；另一方面，对当事人的违法行为给予行政处分处罚，能够直接有效遏制档案违法行为，从而维护档案法律的权威与尊严，能进一步提升社会公众的档案法治观念。（二）进一步提高各单位档案管理水平。从“安徽执法检查”的总体情况来看，目前仍有不少医院存在如下问题：档案意识和法治观念淡薄，档案工作机制未能建立并有效运转；档案基础业务工作薄弱，规范化、制度化建设水平较低；档案保管保护条件相对落后，档案实体和信息安全存在严重隐患。通过开展档案执法监督检查，能够带动各单位有目的地了解和学习档案法律法规，促使各单位领导意识到档案工作的重要性，从而想办法解决好档案工作中存在的问题和难题。更利于各单位档案收集、整理、保管和利用等各环节工作的规范化。尤其对档案工作被边缘化严重的医院来说，若能严格按照新修订档案法要求做好迎检工作，查处并纠正档案管理方面的违法行为，对提高医院档案管理水平将起到重要的促进作用。二、档案执法检查工作环节档案执法检查是一项非常严肃的工作，执法不到位就是失职。档案行政管理部门需要不断创新工作方式、探索新的工作经验以适应日益复杂的档案事务，真正将档案法律法规的具体执行落到实处。“安徽执法检查”采取随机抽查 13 家省级医院取代普查各家医院的方式进行。检查中直接提出被查单位存在的问题并要求限期整改。整改到期后，检查组对有关医院的整改情况进行不定期、不打招呼的“回头看”，对整改态度不端正、整改效果不明显的单位，按照档案管理违法违纪行为处分规定（国家档案局30号令），对有关领导和责任人员给予相应的行政处分。关于做好档案执法监督检查整改工作的思考文/安徽医科大学第二附属医院周明明胡宪文【摘要】本文结合安徽医科大学第二附属医院工作实践，对档案执法监督检查工作环节、检查标准进行总结，对检查中存在的主要问题进行思考，并对整改效果不理想的进行认真分析，最后提出切实有效的整改方案。【关键词】档案执法监督；整改；思考档案工作Archives work页第 159档案工作Archives work2023/7（下）总第415期三、档案执法检查标准档案执法监督检查既然是一种单独的档案行政执法行为，就必须按照“执法必严、违法必究”的原则进行。只有实现档案行政执法具体化标准化，档案法才更便于操作与执行，才更能保证档案行政执法的公平、公正。“安徽执法检查”严格按照新修订档案法监督检查条款执行检查，内容和方式如表1所示：表1档案执法监督检查主要内容及查验方式主 要 内 容档案工作责任制和管理制度落实情况档案库房、设施、设备配置使用情况档案工作人员管理情况档案收集、整理、保管、提供利用等情况档案信息化建设和信息安全保障情况对所属单位的档案工作监督和指导情况查 验 方 式1.查主要责任人是否履行职责，是否解决档案工作中的难题；2.核实人员配备、档案经费开支落实情况；3.档案工作是否纳入党委中心工作等1.实地查看档案库房是否达标，档案是否满足保管条件，如：库房选址是否规范，档案保管条件是否符合“十防”要求等；2.实地查看档案信息化设施设备配备、运行情况1.查专兼职档案员是否配齐；2.查专兼职档案员继续教育学习情况；3.询问专兼职档案员对档案业务熟悉程度1.查各门类档案是否集中管理，是否及时立卷归档；2.查档案保管是否安全；3.查兼职档案员档案移交工作的交接情况；4.查利用手续是否齐全等1.查档案软件管理系统是否与OA及收发文应用系统对接；2.查纸质版档案是否进行了数字化加工；3.查信息安全保障措施；4.查电子档案是否进行异地备份等1.询问档案员如何开展指导工作；2.查被指导单位档案的完成情况及指导记录四、档案执法检查中发现的主要问题“安徽执法检查”采用听取汇报、查阅资料、实地查看、现场处置、综合评议等方式开展检查。检查中发现各单位存在的问题主要集中在以下方面：1.全员档案意识及法治观念不强；2.档案工作制度落实不到位；3.档案信息化建设工作薄弱；4.档案人员队伍建设有待加强。五、档案执法检查整改工作的思考档案执法检查是为了执法整改而开展，查出问题不整改或整改不起作用比不检查更可怕。而目前学术界对执法整改问题的研究尚未开展，笔者在认真完成整改工作的同时，对整改后现状进行了认真思考，并提出确保实效的整改方案。（一）提升全员档案法制意识问题。档案法制意识淡薄问题的整改，“本院”做法是于2022年2月借助医院网站平台把“中华人民共和国档案法及档案法知识宣传”以网址形式推送在“通知公告”栏，统计到12月6日的点击率只有187次。同时，还印制档案法及档案管理办法宣传材料，也向全院开展了档案法制宣传知识讲座。尽管如此，员工的档案法治观念认知和知晓程度仍不理想。如何真正提升全员档案法律意识？笔者结合实践，总结如下：1.发挥院领导的带头作用。单位领导要带头学习并自觉遵守档案法，坚持依法用档，在档案工作中不得违法行使权力，更不能以言代法、以权压法。同时，加大对分管领导学习档案法律法规知识任务完成量的考核力度；2.发挥院党委的作用。单位档案工作必须突出党建引领，把档案管理工作纳入党委议事日程，让档案工作与党委工作同步发展。围绕档案工作中存在的各种违法行为定期召开档案管理委员会会议，充分发挥院党委的法制宣传推进作用；3.发挥档案工作者的作用。档案员在平时工作中要正确运用法律武器，克服各种顾虑，在工作中要敢于执法，纠正单位中存在的不符合档案法律法规的错误行为。在业务指导中要把档案法律法规知识渗透到各科室档案工作中，坚持做到边指导边宣传，从而真正形成员工知悉、遵守以及依法管档的良好氛围。（二）档案管理制度落实不到位的问题。档案管理制度落实问题的整改，“本院”做法是完成了档案管理制度和业务管理规范的修订和宣传，并自认为制度已落实到位。但笔者在完成整改后的工作中发现，那些纸上的制度和规范只是“空中楼阁”，对档案管理工作起不到实质作用。为确保制度能真正落实到位，笔者认为应从以下几方面抓起：1.抓档案工作责任制常态化检查工作。要成立单位领导小组并把档案工作责任制检查作为常态，包括档案各环节工作的专项督查、档案建设项目抽查、专兼职档案员的约谈、档案室定期报告及述职等各项工作。要同单位其他工作一道同谋划、同安排、同推进、同检查，并明确专人负责。2.要建立档案责任考核机制，明确责任分工，解决好责任考核不准的问题。要建立完善科学有效的档案工作责任制考核办法，通过考核，奖勤罚懒，真奖实罚，从而真正推动档案管理制度的贯彻落实。尤其加大对单位各级分管领导及专兼职档案员定量考核力度，把档案工作列入单位年终考核内容，并作为晋升和评先的依据之一。只（下转第166页）页第 160档案工作Archives work2023/7（下）总第415期效果，以保证档案数据质量和数据安全，真正转变档案工作中“重数量、轻质量”的管理观念，注重数据的生命周期过程及各阶段的价值凸显，让档案数据成为社会运行的决策依据。2.制订档案数据质量管理计划。一方面，档案部门要进一步完善档案数据质量控制的策略，要按照国家、行业的要求，有针对性地制订和修改档案数据管理工作规范和数据标准，并在宏观层面加强档案数据权益维护、档案数据服务平台建设规划等方面的内容，为微观层面标准规范的制订和完善提供方向引导；另一方面，要充分认识各种档案数据资源的特征，确定其发展的方向，制订统一的策略，以保证档案数据的一致性和完整性，充分保障档案数据的质量。更为重要的是，应加强标准的贯彻和执行，在实践中发现问题，并对有关标准进行优化和改进，以达到提高档案数据质量的目的。综上所述，大数据时代，档案数据化趋势愈加明显，档案数据总量指数上升，然而档案数据质量控制实践处于起步阶段，档案数据质量控制工作面临巨大挑战。另外，新档案法与“十四五”全国档案事业发展规划也对新时期的档案资源质量的管控进行了强调。为此，档案数据质量控制亟须展开研究。本文总结了档案数据质量控制面临的主要障碍，在此基础上提出有针对性的解决措施：一是打造技术保障机制，二是构建质量评估机制，三是加强顶层设计。期望能解决相关问题，助推大数据时代档案数据朝着善治方向发展，进一步优化档案资源的社会服务能力。【参考文献】1金波,杨鹏.大数据时代档案数据治理研究J.档案学研究,2020(4):29-37.2管先海.新时代档案事业高质量发展的法治保障J.中国档案研究,2021(1):181-196.3周林兴,林凯.大数据时代档案数据质量控制:现状、机制与优化路径J.档案与建设,2022(2):4-8.4刘越男.数据治理:大数据时代档案管理的新视角和新职能J.档案学研究,2020(5):50-57.5常大伟,潘娜.档案数据治理能力的结构体系与建设路径J.浙江档案,2020(2):27-29.6赵生辉,胡莹.“档案数据化”底层逻辑的解析与启示J.档案学通讯,2021(4):20-27.有这样，档案管理制度才能落地生根，才能开创档案工作新局面。（三）推动档案资源信息化建设问题。档案资源信息化建设问题的整改，“本院”做法是升级现有的档案管理软件，实现在线实时接收电子文件，实现档案管理软件、办公OA系统、收发文系统等数据无缝连接。笔者认为，这种做法只适用近几年通过自动化办公平台产生的档案，而对大量的传统纸质档案信息化起不到作用。且此项工程周期长、耗资巨大，对于多数单位档案员本就不足的现状来说，只能称上是未来的宏伟蓝图；而对档案业务工作从零做起的单位来说，只能说是“对牛弹琴”。笔者认为，真正快速推动各单位信息化建设工作的关键是考虑信息化外包公司的介入，即档案信息化外包公司与单位建立合作关系，根据档案业务实际对室藏全部档案进行数字化、信息化加工，从而降低单位在档案信息化技术、设备上的大额投资成本，同时能让专职档案员集中精力做好档案基础业务工作。（四）抓好档案人才队伍建设问题。档案人才队伍建设问题的整改，各家医院做法一致，即增加了兼职档案员的数量。笔者认为，这种整改不能称上是真正解决了档案人才队伍建设的问题，尤其在科学技术日新月