工程建设项目档案收集归档与管理_张静.pdf

2023/7（下）总第415期随着时代的发展，我国项目建设规模越来越大，对项目档案文件收集归档的管理工作提出更高要求。现如今，我国建设项目档案管理工作的开展依旧存在诸多问题。本文分析档案管理工作现实困境，从管理体系构建、验收标准、信息化建设、管理队伍组建及收集归档措施5个环节分析应对措施，为档案管理工作的开展提供可行思路。一、工程建设项目档案收集归档及管理的困境（一）工程建设时间跨度大，档案数量多。我国工程建设项目通常具有建设周期长、涉及面广的特点，由于参建单位众多，各单位之间信息交流相对孤立，导致工程项目建设过程中档案收集归档与管理环节存在较强的专业性与复杂性。以我国南水北调中线工程为例，从规划设计到施工完成历经11年。由于该工程路线距离较长、交叉建筑物众多，不仅需要考量地质条件，还需结合气候区域落实针对性施工措施。虽然在项目建设过程中形成大量有较高价值的档案。但在实际施工过程中，部分参建单位为了满足工程建设进度要求，忽略档案管理工作的开展，将管理重心放在施工建设方面。导致该建设项目档案资料收集不完整，档案管理工作难以规范开展。（二）参建单位多，管理力量薄弱。重视施工建设、轻视档案管理的主要原因在于参建单位对档案工作缺乏重视。档案管理设施建设力度不大、档案管理人员专业素养较低等原因也是影响档案工作有序开展的重要因素。部分参建单位管理人员虽重视档案管理工作的开展，但由于经费投入不足以及培训力度不够等原因，无法适应新时代档案管理发展需求。倘若未形成科学合理的档案管理工作指导文件，将难以从多个维度保障档案管理工作顺利开展。从工程建设项目产生的档案资料角度来看，仅在施工前期准备阶段产生的档案资料就具有数量庞大的特征。如建设管理文件、监理文件、安全监测文件、财务资产管理文件、专项验收文件等等。档案管理工作具有较强的规范性，无论是档案收集、档案归档还是管理工作的开展，都需严格遵守相关规范。倘若工作人员自身专业素养及业务能力较差，或参建单位频繁更换档案管理人员，将难以确保档案管理朝着规范化水平发展。因此在实际建设过程中，部分参建单位文书档案存在格式整理方式不规范或签字位置不统一等现象，甚至部分档案并未在规定时间内完成移交和定期归档等操作，从而影响参建单位整体档案管理工作水平。（三）参建单位档案管理信息化程度存在滞后性。工程项目建设过程中，各参建单位需要结合法律法规制度以及工作手册，结合自身实际情况制定适用性强的管理制度，确保档案管理工作有序开展。但从实际情况来看，部分参建单位在档案管理体系建设过程中，由于缺乏科学合理的监管机制，导致工作人员难以遵守档案管理规章制度开展相关工作。另外，部分参建单位在档案管理方面的工作计划存在滞后性，没有做出具体量化的要求。而是将工作重心放在资金落实以及工程质量控制方面。最终导致该参建单位内部没有形成良好的档案管理意识。施工单位人员队伍存在较大的变动性，倘若参建单位档案管理人员频繁更换，难以确保工作人员在短时间内学习理解管理工作要点，无法充分吸收档案管理法律法规，最终将导致管理制度难以有效落实。产生这一现象的主要原因在于参建单位并未落实科学合理的管控措施，无法发挥自身在档案管理工作过程中的监管引导作用。（四）参建单位档案工作管理制度不完善、执行力度较差。近年来，随着信息技术的高速发展，信息技术与工程建设领域的融合不仅提高了施工单位建设质量，还能够有效促进档案管理工作顺利开展。随着电子档案数量的不断积累，想高质量开展档案管理工作，参建单位需要确保档案管理能够朝着信息化方向发展。档案管理部门需要依托互联网平台大数据的数据分析以及数据处理技术，建立电子档案管理系统。引导工作人员将档案工程建设项目档案收集归档与管理文/陕西省西咸新区空港新城管理委员会张静【摘要】随着我国施工建设领域不断发展，档案类型及数量不断提高。新时期，档案管理部门需加强档案收集归纳及管理能力，依托信息技术实现各部门之间的实时沟通。通过落实档案管理体系的方式，要求档案管理人员严格遵守相关规范，开展各项管理工作，确保档案管理质量。【关键词】工程建设；档案管理；归档；体系构建；管控措施页第 179档案工作Archives work2023/7（下）总第415期中图文信息通过扫描等数据传输方式转化为电子档案。依托档案管理系统确保档案收集归档及时完整。虽然我国各个地区建管局不断出台政策法规，引导参建单位推动档案信息化建设。但在实际工作中依旧存在诸多问题：部分参建单位虽然开发了工程档案管理系统，但在档案整编、归档验收等环节没有做好同步管理。导致电子档案管理质量相对较低，档案服务利用水平难以满足实际需求。（五）档案收集归档工作存在诸多弊端。当前，我国部分参建单位开展项目档案收集归档工作过程中，由于管理者过于注重工程建设质量，忽视档案文件的效用，导致档案收集与归档工作出现片面性现象。如部分档案文件缺失，影响了档案的真实性与有效性。部分参建单位项目档案收集方法较为单一，依旧采取传统工作方式。然而随着项目建设不断推进产生的项目档案数量不断增加。传统项目收集方式必然会影响档案文件的收集效率，阻碍档案收集归档工作顺利开展。此外，部分档案管理人员在文件资料收集过程中往往存在断章或缺页的现象，这一现象导致原始资料不完整，对档案文件后续开发利用造成严重影响。二、工程建设项目档案收集归档及管理应对措施（一）加强档案制度体系和业务体系建设。确保工程建设项目档案管理质量的先决条件是建立规范的档案管理制度体系，确保各项工作有序开展。管理制度体系构建需要从两个层面进行：首先，管理者需要从宏观角度进行整体统筹规划，如制度类型、管理重心等等；其次，需要从各个层级构建制度体系，如参建单位、档案分类标准、验收标准、保管期限、技术指标等等。档案管理体系构建完毕后，建管局需组织各参建单位管理人员以及档案管理人员学习 中华人民共和国档案法、当前建设项目档案管理规定文件以及档案工作手册，确保管理者与工作人员明确文件中的法律法规，并将档案工作纳入合同管理当中。同时还需落实岗位责任制，确保每位档案管理人员能够提高档案工作力度，优化自身责任意识，有效应对档案管理过程中存在的安全风险隐患。项目法人是工程建设项目档案管理工作开展的领导单位，负责全面监督档案管理工作开展情况。为确保预期监管质量，需要项目法人监理单位以及施工方三方构建沟通交流渠道，严格遵循各阶段工作细则，落实档案管理工作。项目法人需要进行现场指导，建立台账，明确施工单位、监理单位与管理单位在档案归档环节中的工作职责以及工作范畴。以构建档案管理体系为导向，确保每位工作人员明确自身工作职责，为档案管理工作提供流程保障。在业务指导方面，各地区监管局需要制定档案管理工作手册。明确档案管理人员在日常工作中需掌握哪些档案管理技能以及操作标准。并为档案管理人员提供技术工具书以及在线电子文档，帮助档案管理人员解决档案管理工作存在的各类问题。（二）严格执行验收标准，同步档案管理与工程建设。为进一步规范项目建设工程验收行为，确保验收工作质量，需要严格遵守验收工作导则相关文件。由于项目工程建设具有较强的周期性、设计单元较多，为确保各单元工程提供的档案资料的真实性与完整性，需要开展单元工程档案专项验收工作。验收完毕后，才能继续开展完工验收工作。建管局与档案管理人员需要对工程档案开展预验收工作，合同工程完工验收前同样需进行预验收工作。笔者所在的单位，就已经展开档案预验收工作。预验收对档案审查变得更加细致，能及时发现档案中存在的问题。参建单位也不会因档案的问题，影响相关手续的办理，成功避免了档案人员和参建单位陷入两难境地。（三）实现工程建设项目档案信息化建设。随着电子档案数量的不断增加，档案信息化建设是确保工程建设项目档案管理工作开展的重要途径。管理者需结合工程建设项目实际情况规划数字档案馆建设策略。从软件和硬件两个层面高标准规划数字档案馆，确保数字档案馆具备高性能硬件设施以及先进的计算机软件，具备较强的兼容性以及扩容性。能够实现数据资源的实时通信，加强各方之间的沟通交流力度。管理者还需加强网络安全管理，确保电子档案在信息传输信息收集过程中不会受到外部入侵。笔者所在的单位从去年开始建设项目档案管理系统，设计了企业版的单机软件发给各参建单位并及时给予业务指导。参建单位完成后汇总入本单位的项目档案管理系统。经过前期的试运行，效果非常好。切实解决了项目档案一直以来无法实现电子查阅弊端，并且无论是档案整编归档还是验收环节，都能够依托数据处理技术提高工作效率，都为档案数据提供安全可靠的存储环境。（四）加强档案业务培训，组建专业档案管理队伍。加强人才队伍建设是确保档案管理工作开展的重要途径。需要各部门结合实际工程情况，在档案知识规章制度以及业务操作等层面落实培训内容，为档案管理工作的开展奠定良好基础。管理者还需加大资金投入力度，定期举办档案管理培训班，通过开展业务培训的方式规范档案管理人员实际工作流程、提高自身专业素养。同页第 1802023/7（下）总第415期时，还需定期邀请档案管理方面专家前往工程现场，对工作人员进行一对一指导，采取专家提问的方式，帮助档案管理人员理清工作思路、提高工作效率。倘若档案管理人员因不可抗力因素需变动调整时，需要做好交接工作，明确当前档案管理工作开展的重难点，保障档案工作的延续性。为进一步确保档案管理质量，还需参建单位结合当前工程档案有关规定统一归档文件整理标准。参建单位管理者需结合设计单元工程中具有代表性的档案材料，从组卷原则、案卷提名拟写等多个维度做出实例，通过图文并茂的方式形成技术操作手册。档案管理人员需严格遵守手册中的操作标准，无论是档案内容填写还是档案盒整理，都需确保整齐划一。（五）落实针对性档案文件收集归档措施。新时期，为进一步确保工程建设项目档案收集与归档质量，需从以下4点探讨针对性档案文件收集归纳措施的应用。1.加强建设工程文件的认识力度。建设工程文件设计工程建设全过程，对每个建设项目的施工技术以及质量管控进行了反映。因此在项目开工之日起，负责人需全面协调指导档案工作人员进行管理。技术人员需明确规范各项施工技术的应用，确保各项施工环节的施工工序。开展技术指导的工作人员需要负责竣工文件的编制。结合实际施工情况修改优化原有施工图纸，不断收集和积累文件资料。参建单位负责人、技术人员以及档案管理人员需加强协同工作，并从宏观角度及时解决编制工作中存在的安全隐患，确保工程文件的完整性与系统性。2.提高建设部门统筹协调监督作用。参建单位需创建项目工程档案工作领导小组，对项目机构、监理单位工程文件保管收集归档工作进行全方位检查。施工部门需在施工建设各环节中，组织建设方、施工方以及档案管理机构开展档案指导工作。竣工文件管理工作的开展过程中，需要重视文件形成环节以及验收工作环节。在编写竣工文件前，建设部门需要同施工部门明确说明竣工文件要求以及质量标准。工程验收前，施工部门需组织技术人员对竣工文件开展验收，找出存在的问题并落实针对性整改措施。文件检验完成后，需专业人员上交竣工文件开展审核，最后将档案移交至档案室进行归档。3.深入基层开展引导工作。档案管理部门需要正确把握文档资料的形成规律，加强施工现场检查与指导力度。倘若发现问题则需及时改善。档案部门需要对现场工作人员开展培训工作。确保档案能够在日常施工过程中得到良好利用，为落实文档制备打下坚实基础。4.落实建设项目竣工文件的三同步。首先，施工任务和竣工文件的编制工作需要同时开展，结合项目工期需要以及当前施工进度对竣工文件编制提出整改意见，确定交接时间文件、准备要求归纳工作计划等等；其次，项目施工进度与竣工文件需要统一。由于项目工程具有工期长、工期节点较多的特点，因此技术人员必须注重平日施工建设过程中文件资料的形成与积累，及时收集原始资料，避免对档案完整性造成影响；最后，需确保项目竣工交接和竣工文件交接一同进行。施工部门须对竣工文件进行编制并和项目一同交给建设单位，确保工程档案资料移交环节的及时性与完整性。三、结语综上所述，真实性与可靠性是工程建设项目档案管理工作开展的重点。为满足新时期档案管理