高校人事档案管理信息化建设的现状与策略分析_王艳婕.pdf

第 40 卷第 2 期吉林化工学院学报Vol40 No22023 年 2 月JOUNAL OF JILIN INSTITUTE OF CHEMICAL TECHNOLOGYFeb2023收稿日期:2022-10-11文章编号:1007-2853(2023)02-0076-03高校人事档案管理信息化建设的现状与策略分析王艳婕1，刘羽欣2(1吉林化工学院 人事处，吉林 吉林 132022;2吉化第一实验小学校 科学组，吉林 吉林 132022)摘要:改革开放以来，我国的高等教育发展成效显著，教师团队的建设工作也取得了良好成绩，对我国高等学校人事管理方面的工作要求更高。这就需要高校加强人力资源管理，运用信息化技术优化高校的人事档案管理工作，能够优化人力资源管理模式，也对高校人力资源的分配、教学质量的优化起到积极作用。关键词:高校;人事档案管理;信息化建设;价值中图分类号:G 271文献标志码:ADOI:1016039/jcnkicn221249202302018信息技术的飞速发展，为我国高校的建设提供了许多便利条件，推动高校的各项工作向着数字化、信息化、现代化的方向发展，其中，也包含着高校的人事档案管理工作。在高校的建设过程中，涉及人才流动、学历变化、职称变化等方面的管理工作，较为复杂繁琐，一直以来，为高校的人力资源管理工作增添了许多负担，严重影响人事管理的质量。将信息化技术应用于高校的人事档案管理工作中，可以有效地解决上述问题，实现人力资源的高效管理。一、高校人事档案管理信息化建设的价值第三次工业革命的顺利开展让人类步入了数字化时代，电子计算机技术和网络技术为人们的生活带来了许多便捷之处，也让各行各业的工作方式产生了巨大的变化1。数字化、信息化的管理模式，为我国的教育行业提供了许多便利条件，也使得我国高校传统的人事管理工作发生重大改变。高等学校是我国人才培养中不可忽视的一部分，亦是我国开展学术研究的重要阵地，因此在高校的管理工作方面，一定要做到科学合理、与时俱进。其中，对于高校教职工的人力资源管理工作十分重要，是高校内部管理工作中的重点内容。通过建立信息化的人事档案，能够将复杂、繁琐的人事信息进行整合，实现人力资源的集中化、有效化管理。通过对信息技术的合理运用，以信息化的方式，将高校教职工的职务、学历、工资、绩效、职称等重要环节放在同一平台，能够大大提高人事管理工作的效率，充分发挥人力资源管理的积极作用2。此外，由于高校中人才流动频繁，人员信息也经常发生变化，需要实时对人事档案进行更新，如果采用传统的纸质形式，会给高校人事档案的管理人员带来巨大的工作量，也会增加人事档案管理错误发生的概率。而使用信息化的人事档案管理方法，建设人事管理线上平台，就可以实现对人事档案的动态管理，省去许多不必要的工作步骤，可以减轻人事档案管理工作的压力，让高校的人力资源管理者能够将精力更多地投入到打造专业化的师资队伍建设中去。二、高校人事档案管理信息化建设现状我国高校的信息化人事档案管理建设开展至今，已经小有成效，初步实现了信息化的人事档案管理，取得了阶段性的成功。但是与此同时，信息化建设工作也面临着许多困境和阻碍，影响了人事档案信息化管理的深入优化。首先，由于高校人力资源工作者思想观念、意识形态的落后，不能够正确地认识信息化建设的重要性，缺少信息化建设的意识3。近些年来，人事档案管理的信息化技术日益先进，已经能够基本满足高校的人事档案管理需要，但是在实际的高校人事档案管理工作中，却仍有部分学校依旧采用传统的人事档案管理方法，以人工管理为主，通过人工方式对高校的人事信息进行编排和整合，缺少对信息技术的应用，导致信息化的人事档案管理方式无法发挥积极作用。其次，由于受技术水平和人才资源的限制，高校的信息化档案建设的资源配置较为落后，缺少能够推进信息化建设的有力资源支撑，在一定程度上限制了档案信息化建设的发展。再次，高校的人事档案信息化管理缺乏完善的体制和专门的督查制度，忽视人事管理工作的重要性，导致现阶段的人事档案管理工作较为随意，同信息化建设的要求相违背。同时，多数高校对于信息化人事档案的管理工作仍旧处在探索阶段，缺少成熟的管理体制，导致信息化建设的道路屡屡受挫，发展艰难4。最后，网络是人事档案管理工作中的一把双刃剑，使用信息化的档案管理模式，就势必要面对来自网络安全方面的威胁。但是在现阶段的信息化建设工作中，对网络威胁的防范仍旧存在漏洞，这会增加人事档案泄露的风险，出现人事档案数据丢失的情况5。三、高校人事档案管理信息化建设策略(一)树立正确的信息化建设意识信息化时代下，高校内部管理方式的变革存在着一定的必然性，而对于人事档案管理这种需要具备实时性、严谨性的工作来说，采用信息化的技术手段，能够变革高校人事档案的管理方法，让高校的人事档案管理工作更符合时代的发展趋势。为此，需要高校人力资源工作者改变传统的管理观念，树立先进的信息化建设意识6。首先，高校需要结合学校现阶段人事档案管理工作的实际情况，客观分析现阶段信息化建设过程中的不足之处，对人事档案的管理工作进行阶段性的总结，分析现阶段的人事档案管理工作存在哪些意识上的欠缺7。其次，高校需要对人事档案管理工作者做好培训工作，为其树立正确的信息化建设意识，丰富档案管理工作者的意识形态，实现意识层面的进步。(二)加强信息化建设的资源配置信息化建设离不开充足的资金支持、优秀的人才资源和先进的信息化技术，因此，高校若想实现人事档案管理工作的信息化建设，就要强化对于高校信息化资源的配置管理，在完善各项基础设施建设的同时，积极引进人才，使用新型的信息化技术，加大关于信息化建设的资金投入，为人事档案的信息化建设工作提供充足的资源支持。首先，高校的信息化建设离不开充足的资金支持。高等学校每年用于维护学校基础设施，购进教学设备方面的金额数目较大，因此在信息化建设方面，难免会出现资金短缺的情况。这就需要高校做好资金分配的合理规划，开源节流，积极争取国家和政府的资金支持，争取社会人士的资金支持。其次，高校需要结合学校自身的人事档案管理工作特点，不断优化人力资源配置，积极引进在信息化人事档案管理工作中有着丰富经验的专业人才，为高校的信息化建设提供人才支持。同时，高校也需要对现有的人事档案管理工作者进行培训和教育，提升他们对于信息化建设的认知，提升他们的信息化建设专业技能。通过上述方法，为高校的信息化建设打造专业化的人才队伍。最后，高校需要积极引进各项先进的信息化建设技术，建立数据信息共享平台，打造线上的信息化管理模式，充分发挥网络技术的优越性8。(三)完善人事档案管理信息化建设管理体制完善的管理制度能够在一定程度上推动信息化建设的顺利进行，因此为了保证信息化建设工作能够有序、高效地展开，就需要高校完善相关的信息化建设管理制度。首先，高校需要对信息化人事档案管理工作的工作流程作出详细的规定，明确档案管理工作中各个环节的规范操作方法;其次，高校要明确各个信息化建设部门的职责，做好职责划分，明确工作人员的工作内容，避免发生信息化建设工作混乱的情况9。(四)强化人事档案信息资源安全管理如果人事档案信息平台遭受黑客及病毒的攻击，可能会造成信息数据的丢失和泄露，给高校带来难以预计的损失。所以人事档案信息资源的安全问题需要引起高校信息部门的重视，加强网络77第 2 期王艳婕，等:高校人事档案管理信息化建设的现状与策略分析安全管理，设置防火墙并定期进行病毒扫描查杀工作10。(五)强化开展信息化建设资源配置工作环节要结合高等院校人事档案管理工作开展过程中面对的客观实际情况，建构围绕高等院校人事档案数据信息资料开展管理工作环节，具备先进技术功能的信息化技术平台，发挥高等院校人事档案数据信息资料的最佳应用价值。(六)做好备份管理要基于高等院校人事档案管理信息化技术平台运行使用过程，及时做好针对所有人事档案数据信息资料的备份工作环节，确保其在内容组成方面始终具备真实性和完整性。四、结束语以信息化的方式开展高校的人事档案管理工作，对于优化高校内部的管理水平的作用十分明显，为我国高校未来的发展提供了充足的制度保障。因此，需要高校积极转变落后的人事管理观念，优化资源配置，完善制度建设，并在信息化管理模式的实行过程中，注重对网络安全的管理，以此推进信息化建设的发展，打造现代化高校管理模式。参考文献:1 王艳婕高校人事档案精细化管理策略J 吉林化工学院学报，2020(10):58-60 2 王艳婕学术交流档案管理工作 J 吉林化工学院学报，2021(4):81-83 3 朱兴荣基于大数据背景下的高校人事档案管理信息化建设分析 J 管理学家，2021(6):67-68 4 王志丽浅谈高校人事档案管理信息化建设J 才智，2019(23):210 5 杨舒然高校人事档案管理信息化建设的价值 J 办公室业务，2020(9):62-64 6 韦涛大数据视域下高校人事档案信息化建设的探讨 J 数字化用户，2019(18):118，126 7 亢云洁大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设 J 科技视界，2018(21):125-126 8 王小萍大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨 J 兰台内外，2021(26):10-12 9 孙保惠新时代高校人事档案信息化管理探析 J 档案管理，2021(2):124-125 10 覃仲宇安全新形势下高校网络安全防护体系建设思路 J 计算机时代，2021(3):26-29Current Situation and Strategies Analysis of the Informatization Constructionof Personnel Archives Management in Colleges and UniversitiesWANG Yanjie1，LIU Yuxin2(1Personnel Office，Jilin Institute of Chemical Technology，Jilin City 132022，China;2Jihua First Experimental Primary School，Jilin City 132022，China)Abstract:Since the reform and opening up，the development of higher education in China has achievedremarkable results，and the construction of teacher teams has also achieved good results，placing higherdemands on the work of personnel management in Chinese universitiesThis requires universities to strengthenhuman resource management and optimize their personnel file management using information technology，whichcan optimize the human resource management model and also play a positive role in the allocation of humanresources and the optimization of teaching quality in universitiesKeywords:universities;personnel file management;information construction;value87吉林化工学院学报2023 年