高校财务网络化报销平台的构...北科技工程职业技术大学为例_马丹.pdf

第 40 卷 第 3 期 邢 台 职 业 技 术 学 院 学 报 Vol.40 No.3 2023 年 6 月 Journal of Xingtai Polytechnic College Jun.2023 收稿日期：20230402 作者简介：马丹(1983)，女，辽宁开源人，河北科技工程职业技术大学财务处，会计师。100 高校财务网络化报销平台的构建 以河北科技工程职业技术大学为例 马 丹，来臣军，赵 莉，李路洋（河北科技工程职业技术大学，河北 邢台 054035）摘 要：针对高校财务“报账难”的问题，在分析传统报销流程的基础上，构建了高校财务网络化报销平台，并利用网络重构优化了报销流程，实现了报账过程中的报、审、核三个环节的分离，实现了报销人员、审批人员、财务人员之间高效沟通，避免了报账人员现场报销排队等待时间过长和跑空趟次数过多，节省所有参与人员的时间和精力。关键词：高校;财务报销;网络化平台;流程优化 中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：10086129（2023）03010005 近年来，我国公共财政改革取得了快速发展，新的高等学校财务制度等一系列政策文件陆续颁布，对高校的资金管理提出了更严格的要求。财务报销是高校财务工作中最基础的一环，随着我校的财政拨款、科研到款等各种经费快速增长，财务部门在预算、结算、报销等管理能力上面临新的挑战1,2。在网络信息化时代下，陈旧的财务报销模式和报销方式，是阻碍财务报销效率提高的主要原因，成为高校财务改革的重要内容。一直以来，学者们针对“报销难”这个高校财务工作中的顽疾，进行了深入分析研究。为提高报账速度，牛星等3分析了窗口式报销、投递式报销和网上报销的利弊，并对财务报销流程进行了再设计；基于“互联网”系统，邱均成等4提出高校网上预约报销体系；陈建凯等5为了简化业务流程，将网上预约报销系统与审签系统结合起来，形成一个体化报账系统；付耀珍等6将微信平台引入高校经费报销环节，提出了基于微信的排队模式。针对我校财务报销现状，构建高校财务网络化报销平台，有利于提高财务工作效率和质量，支持高校财务信息系统一体化和数字化。一、报销流程现状与问题分析 河北科技工程职业技术大学，是一所以工科为主的河北省全日制本科高校，是新时期国家设立的本科职教试点学校。现阶段，我校财务系统信息化建设迅速，经过近几年的快速发展，现已基本完成了财务部门内部的日常核算管理体系，但工作主要集中在预算编制、内部管控等财务部门本身层面，而在面向全校教职工的财务信息化层面，尤其是财务报销方面，仍以人工为主。如图 1 所示，报销流程可概括为 5 个步骤：（1）票据准备。报销人员完成经济活动后，按规定准备 图 1 报销流程现状 所需票据。（2）各级负责人签章审批，包括经费负责人、业务部门主管、校级主管等。（3）由报销人将纸质票据送至财务部门进行会计核算，编制记账凭证，包括单据审核、凭证打印和凭证复核等 3 个主要步骤。其中，单据审核包括：审核经费审批手续的合规性，审核经费来源及收入的 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 101 合理性，审核经费开支范围和开支标准，审核原始票据的真实合法性等。若在审核过程中发现不符内容，需退回报销人，修改后重新从第一步开始走流程。（4）复核记账凭证和原始凭证。（5）现金或银行转账支付。我校为了推动学校报销工作的发展不断努力，报销工作有了很大进步，但仍旧存在如下问题：（1）人工报销为主，报销工作量大。学校没有网上报销、无现金支付以及报销信息查询一体化系统，财务人员靠人工报账，工作量大，报销排队时间过于漫长。随着我校各类业务量逐年增大，报销数量呈快速增长趋势。（2）审批流程复杂，耗时长。报账流程中，审批签字采用线下操作，报账人员需申请多个级别签字权，存在签字人员出差、开会等多种情况，导致跑空趟次数较多。（3）信息不对称，报销重复次数多。一般教师对报账流程了解不够，对报销制度规范认知度不高，原始凭证保存不规范、不完整；同时由于教职工缺乏对财务报销的知识学习，造成经费使用有误，单据填错被退回、多次更正等问题频繁发生，报销时存在反复跑腿、重新走流程等“报账难”问题。（4）报销明细和进度不透明。只有财务处内部人员才可以了解报销信息，财务数据不对外发布，教师不能实时跟紧报销进度，需要主动打电话或者本人到场询问具体进度细节，影响本人或对外资金周转的效率。这一系列矛盾与问题既导致了财务工作效率不高，又影响了教学和科研业务的正常开展，致使财务信息质量对提高学校管理效率所起到的作用有限。随着我校升本后的办学规模不断扩大，服务对象以及经济业务日趋多样，经费量不断增加，以上问题更加突出。二、财务网络化报销平台的构建 1.高校财务网络化报销系统总体架构 为了解决高校财务报账过程中的各种问题，特别是从根本上解决“报账难”问题，本文构建了财务网络化报销平台的网络结构，如图 2 所示。报账用户和审批用户在登录后，以 Client/Server 方式访问财务系统的 Web 服务器，分别完成网上填报和网上审签等业务；财务系统服务器获取用户操作数据，将业务数据转入财务内网中，供财务人员完成报账工作；财务系统通过银行业务与银行连接，实现转账、查询等工作。图 2 财务网络化报销平台结构 2.网络化报账系统使用流程 在财务网络化报销平台下，通过网上报销（账）、审批、无现金报账的管理，实现全校网上报销，审签人员和财务人员可高效地完成财务报销工作，提升报销人员的报销速度和质量。“零接触”式高校财务报销系统流程。（1）报销单填写：报账人员首先登录学校网上报销平台，在网上报销界面下找到对应的报销单据，如经费报销单，点击“新单”，部门、人员信息自动带出，报销人填写项目信息、选择相关项目、指标、结算方式及本次报销金额，通过“附件”功能，上传本报销单的相关电子附件，包括发票、合同等。本步骤是网络化报账的第一步，也是最关键的一步，与传统手工报销相比，变化也是最大的。在本步骤的界面上设计有多种不同类型的报销门类，使报销人能够在报销界面上快速准确地找到相应类别，极大地降低了报销类型错误的发生概率，充分发挥了事前预防的作用。（2）报销单初审：本步骤由若干个审核流程组成，主要审核单据所述业务内容的合理性合规性。报销单据保存后，系统按照流程设置将该单据传送到下一节点，由下一节点审核通过或退回。下一节点未审核的情况下，报销单发起人可以提请收回，对单据进行修改。各级审核人员均可在自己权限范围内处理。若审核不通过，则须写明退回原因及修改意见。退回的过程中，报账人员可以在任意时间查看审核意见和退回理由，便于发起人进行修改。（3）会计单据复审：财务人员从财务角度对报销单进行再次审查，重点关注所选报销科目的正确性，财务内网银行数据库财务系统服务器Web服务器业务数据库CS网络报账用户/审评用户财务系统数据库财务人员 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 102 对应报销材料的完整性、发票的真实性等内容。（4）审核日志及审核流程：审核日志详细记录各节点对该单据的审核、退回等内容，便于报销单发起人对该单据进行追踪；审核流程能够清晰看到该单据上一审核节点及下一审核节点，便于发起人催单。（5）制证：财务制单人员可以对流转到本节点的单据操作后生成记账凭证，系统预置了生成财务会计及预算会计的对应模板，一键生成相关凭证。（6）付款：按照业务处理流程，生成凭证后系统将完成发放工作。目前系统可与河北省财政支付一体化平台对接，导出相关额度报表，导入财政一体化平台，即可完成额度申请工作。网络化报账系统对整个报销流程上的各环节人员的分工进一步细化，即不同身份人员完成不同工作：报销人负责填写初始信息，各级审核人员负责发生业务的内容审核，财务人员则将精力集中在财务规范的审核上，各角色各司其职，各有侧重。通过网上报销业务流程管理，实现了报销流程的标准化和规范化，既规范了报销单据的填写格式，又降低了原始单据的数据出错率，在减轻财务人员重复性劳动的同时，又提高了报销人员的报销速度。另外，网上报销系统支持报销单据、报销流程、住宿标准、报销标准等多种功能，可满足学校的日常报销业务。报销系统还支持各类报销单据、报销流程的定义和自定义，通过报销系统用户可以将单位的财务内控标准内置进去自动执行，如差旅费标准、补助标准、乘车标准等等。报销支付信息数据可以对接到财政厅一体化平台，形成授权支付申请单据。3.网上报销流程优化设计 流程优化（Business Process Improvement）是对现有流程进行改进，使之符合变革目标的需要。高校财务流程优化的基础是财务信息化平台的建设，可实现组织不同部门之间的财务信息与共享，更好地服务高校教师。在实行网上报销（账）过程中，虽然各级审批和财务审核均在网上完成，但依旧存在如下问题，即：各级审批人对财务知识掌握不充分、审批不严格等，导致在最后阶段的财务审核阶段发现错误，退回报销人重新走流程。随着学校报销业务量快速增加，以上情况发生频次呈快速上升趋势。因此，本文基于财务流程优化的思想，对报销流程进一步优化，如图 4 所示，将“会计单据核算”调整至“报销人填写报销单”之后，“审签人审核报销单签批”之前，在报销人送审之后立刻从财务角度审查单据的合理合规性，发现问题及时退回。以上改进可大幅度降低重复报销、签批的人力资源和时间消耗，节省参与人员精力。三、实例分析 各类报销业务包括差旅费、一般费用、资产费用、借款、质保金等类型，各类报销业务的填报、审签流程不完全相同。现以差旅费报销为例，该类型报销流程可分为以下 4 个阶段。（1）填写阶段：报销人在系统中选择“差旅费报销单”，在弹出的对应窗口内，填写差旅明细，包括出发日期、返程日期、起讫出差地点、补助等，并选择结算方式和预算指标。此外，还需上传所发生的交通费、住宿费等发票图片。网上填报示例如图 3 所示。图 3 差旅费网上填写示例 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 103（2）财务审核阶段：首先有财务人员审核报销单的规范性，如图 4 所示，若无误，则将差旅费报销单、佐证资料一并推送至各级业务审批人员。图 4 差旅费网上财务审核示例（3）审签阶段：各级审批人员检查财务推送的差旅费报销单的合理性等内容并审签。（4）制证付款阶段：会计人员重新接单，系统自动生成记账凭证。复核人员对记账凭证进行复核，无误后完成财务系统的转账支付。从上述差旅费报销例子可知，报销人员、审签人员及财务人员在整个报销流程中实现了报、审、核的分离，各人员均可利用各自的“适当”时间，完成报销业务流程，提升了报账效率和报销体验。四、结论 随着本校科研经费的持续增加，传统报销模式下的“报账难”的问题越来越明显。本文构建的高校财务网络化报销平台实现了报账过程中的报、审、核三个环节的分离，实现了报销人员、审批人员、财务人员之间高效沟通，减少了报账人员现场报销排队等待时间和跑空趟次数，同时降低了工作量财务人员的工作强度和劳动量，解决了“报账难”的问题。下一阶段的工作重点应为，增加报销单智能化预检预审功能，提前发现并告知报账人员错误，降低财务人员重复性工作量。参考文献：1王静.当前高校科研经费报销中存在的问题及对策J.当代会计，2017（03）：53-54.2邓欣，石本仁.“零接触”高校财务报销系统研究J.武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2021，43（03）：287-292.3牛星，陈桂荣.“互联网+”环境下高校财务报销模式变革探析以K高校为例J.会计之友，2018（10）：105-109.4邱均成，何涛.基于“互联网+”的高校网上预约无等候报销体系探讨J.财会通讯，2017（19）：113-116.5陈建凯，王鑫，王晶.基于“互联网+”的高校财务信息化体系构建研究J.中国管理信息化，2018，21（22）：29-31.6付耀珍，陈宇兵，刘玲.基于微信平台的高校经费报销排队系统服务满意度研究J.武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2017，39（03）：359-363.邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 1