高职院校干部人事档案专项审核工作中存在的问题及对策_蓝海萍.pdf

2023/7（下）总第415期近年来，人事档案造假事件频频发生，在一定程度上对党和国家造成恶劣影响。基于此，相关部门应该贯彻落实相应政策方针，对干部进行严格管理和监管，强化干部人事档案专项审核工作管理水平。其中，高职院校的干部人事档案也在此次专项审核的范围内，本文就现阶段具体工作情况，通过对其中问题的研究和分析，提出相应方法策略，促进高校人事档案管理工作水平显著提升。一、高职院校干部人事档案专项审核的意义（一）为选拔任用干部、建设师资队伍提供重要依据。高职院校能够为社会培养综合素质能力强、专业水平高的优秀人才，为教育、教研等提供重要的技术支持，因而在进行人才选拔任用过程中，对人事档案进行严格审查，保障干部道德品格优良的同时，科学化、规范化提拔任用干部。除此之外，准确、真实的档案信息可以有效体现教师各项人事数据，从而为高职院校人事部门提供重要参考依据，打造高技术、高素质的师资团队。（二）是防止干部人事档案涂改、造假的重要手段。当前，干部档案涂改造假现象频频发生，给人民群众带来严重影响，人事档案造假使得个人成长资料无法真实展现，对干部选拔的科学性、公开性、透明性产生严重阻碍，不利于党在人民群众中公信力和威信的树立。确保干部人事档案专项审核的科学性和严谨性，不仅能够威慑个别想要在人事档案上“做手脚”的干部，还能够从根本上保障人事档案内容的精准性，促进干部选拔的公平和公正。（三）专项审核工作能推动高职院校干部人事档案趋于规范化和科学化。现阶段，高职院校工作的重点是对先进人才的吸引，人事档案在一定程度上可以客观地对干部道德品质进行体现，是高职院校组织管理工作中非常重要的手段和方法。但由于干部人事档案管理部门在高职院校中属于较为边缘化的部门，往往被人们所忽视。在工作过程中，相关部门管理人员仅仅负责档案信息资源的收集、整合、储存等，由于高职院校对档案管理工作的重视程度不够，严重缺乏规范化、科学化管理能力，使得学校人力资源管理无法发挥自身优势和价值。所以，高职院校人事档案工作必须顺应时代发展潮流，积极改革，不断创新，及时抓住干部人事专项审核的机遇，建立健全档案管理体系，确保干部人事档案管理工作不断规范化和科学化，促进其进一步健康可持续共发展。二、干部人事档案专项审核的发展现状（一）信息记载前后不一致。信息记载前后不一致是干部人事档案专项审核工作中频繁出现的问题，特别是出生信息、参加工作时间、学历学位、工作经历等信息：出生时间方面越写越小，学历方面越写越高，工作经历方面越写越丰富。1.在出生时间方面，出现由于阴历、阳历时间差造成的相差1岁的现象。还存在由于入团年纪较小，字迹书写不清楚造成的出生年月信息不一致问题。更有甚者在入学、入团、入党过程中，对年龄信息随意修改的现象；2.在工作信息方面，由于干部之间存在学习、工作事件各不相同的原因，使得干部在填写资料过程中不同时间填写的时间前后不一致；3.在入党时间方面，由于不同地区党员入党时间不一致，致使填写入党时间前后信息有明显差异。（二）材料的缺失。在进行专项审查过程中，经常出现档案材料缺失情况，一般情况下，缺失的主要材料有：学历、学位等资料（如表1 所示）。结合相应审核标准和要求，对干部学历学位所需材料进行严格管理，但在具体审核过程中，符合要求的档案材料少之又少，这一问题为专项审核学历、学位认定工作带来巨大挑战，阻碍后期工作的顺利进行。高职院校干部人事档案专项审核工作中存在的问题及对策文/闽西职业技术学院蓝海萍【摘要】本文就高职院校干部人事档案专项审核工作进行详细研究和分析，针对其中问题提出相应方法措施，及时发现问题，解决问题，进而促进专项审核工作进一步开展。【关键词】专项审核；人事档案管理；高职院校；问题；方法策略页第 187人事管理Personnel management2023/7（下）总第415期表1学历学位需具有相应档案材料表学历学位名称大专本科硕士研究生专业硕士博士所需档案材料个人高中档案、学籍档案、政治材料、个人简历等入学登记表、毕业生成绩单、年度鉴定表、各种奖励表等个人简历、工作证明、获奖证明复印件、学生证等本科成绩单、本科和研究生在读证明、学士学位证件等推荐书、学籍证明、硕士学位证书、个人简历等（三）管理观念相对滞后。现阶段，大部分高职院校干部人事档案管理处于纸质管理阶段，小部分进行数字化管理的仅仅是数据信息的记录，根本无法达到声像档案管理的层次，其方法和观念相对落后，无法适应当前时代发展潮流。虽然现代化信息技术快速发展，但是人事档案管理仍处于滞后状态，其管理现代化和信息化程度相对较低，干部人事档案材料收集、整理、保管等工作还是通过人工方式进行记录和登记的。（四）人事档案材料形成部门报送、传递不及时。基于管理人员的档案管理意识重视程度不够，相关工作人员无法将干部学历信息、职称材料、工作经历进行有效录用、及时报送和传递，再加上干部自身意识薄弱，将获得的学历学位、个人荣誉等重要材料自己保管，没有将其第一时间上交给干部档案管理部门，从而使得高职院校人事档案管理相对被动，对未来发展造成严重影响。（五）管理方法不够规范。1.收集制度不健全。现代社会快速发展，高职院校对干部人事档案审核工作进行大力改革，通过建立完善公共人事档案制度体系，促进其工作的进一步发展。与此同时，认为现阶段收集制度方式方法已经不适合传统的“干部”管理，应该对“公共”发展进行改革，突破传统模式的束缚，实现人事档案的民主化，从而提升社会公众认可度。2.审核程序执行力较差。针对出生日期具体分析，农村出生孩子和城市出生孩子档案信息相比，农村孩子出现问题的概率更大，结合相关调查分析可知，其主要原因如下：第一，农村经济条件相对落后，有的农村孩子选择在家里出生，所以没有相应的医学证明和记录；第二，因为农村的风俗习惯造成的，农村孩子出生大多数以阴历日期为主，所以造成年龄填写不同；第三，农村居民法律意识淡薄、文化水平相对较低，党员干部最开始的记录是通过文字记载，然后是表格登记，由于二者方法不一致，会对记载造成严重影响，所以有时进行修改，造成出生年月不同的问题，有的还会对名字加以修改；第四，是相关工作管理者的失职和渎职，在档案资料填写过程中，相关人员未能对其中内容做出有效审核和检查，没有及时告知和修改；第五是公安民警的不作为和乱作为，经常出现公安民警对关系不好的家长和学生，采取拒绝和不给查阅的行为，在材料记录过程中，不具备专业道德素质和专业技术，严重缺乏工作热情和责任心，时常将姓名和日期写错，一旦家长对其产生建议和想法，就会引起公安民警不满，从而产生不必要的纠纷。3.未对档案内容的真实性进行鉴定。人事档案一定要确保内容的真实，而有些档案内容的真实性很低，比如说填表人在填写签名和时间时，缺少组织审批的时间以及意见；还有些人员将年度考核填写进人事档案时，只写自己的优点，不写自身存在的不足，对与利益有关的内容仔细填写，而对跟自己没有利益关系的内容则随便乱填；而且，由于入学、招工、入党、入团的年龄限制，将出生年月日进行涂改的现象普遍存在；而且有些档案记录的姓名前后不一样，档案里没有相关的材料对这一问题进行说明。以上种种问题足以证明，人事部门在对档案内容进行审核时并未审核其内容是否真实，而且在发现档案内容存在的问题时，也没有第一时间解决这些问题，导致人事档案难以反映一个人的真实情况。4.档案内容传递程序存在不足。由于个别部门对人事档案管理工作重要性认识不足，导致档案材料没有在第一时间被收集整理、传递以及归档。另外，一些材料在个人手里没有及时上交，这也直接导致了档案内容的不完整。三、高职院校人事档案管理的方法策略（一）完善现有档案管理体制，落实档案材料归档工作。在工作过程中，必须严格执行干部人事档案工作条例，并根据其工作的具体情况进行相应规划和设计，提高高职院校档案管理工作水平。1.建立健全档案管理制度体系，对现有问题和不足进行不断完善和强化，使相关管理人员在日常工作中有章可循。2.对档案管理工作中的责任与要求进行明确落实，结合当前人事档案管理工作的实际情况来对人事档案管理工作进行规划，并提出相关的要求，例如：材料需要在规定的时间内上交、材料的收集范围等，以此对工作人员形成约束力。同时，也要对工作中的相关责任进行明确划分，将各个责任落实到个人头上，以此来提高相关工作人员对档案管理工页第 1882023/7（下）总第415期作的积极性以及严谨性。（二）加强档案政策学习，提升全员档案管理意识。利用会议、培训等方式方法对相关人事档案工作人员进行高效引导和教育，尤其要强化组织部和人事处工作人员的管理意识，提高人事档案管理水平，加强对档案材料的收集、整理等；通过相应讲座、咨询等方式，逐步提升干部的档案管理意识和理念，并主动将信息提供给相关人事档案管理部门，确保档案管理的准确性和规范性，从而切实保障每个干部的切实利益。（三）对干部人事档案内容加以甄别和判断。对其中容易出现缺漏或修改的地方进行严格检查，一旦发现疑点，必须对其进行登记、分类、汇总，同时第一时间找出先前与其有关的文件，判断材料缺失和修改的原因。与此同时，要严格审查档案材料是否有造假问题，除了对有疑问的材料进行检查外，还要对与之有关的材料进行详细、认真检查，通常情况下，是对干部履历表中的学历、职称、培训、任免材料等变化进行分析。（四）加强对干部人事档案内容的审核工作，杜绝信息造假现象。干部人事档案的内容复杂、信息量较大。为了保证内容的真实性，对内容的审核工作必须持有严谨的工作态度，坚持“三必审”原则（凡提必审、凡调必审、凡进必审），尤其是针对出生时间、参加工作时间、入党时间、干部身份等内容进行重点审核。同时，工作人员在审核过程中，要严格按照规章制度来对档案内容进行审核，如发现问题应该及时上报相关部门，由相关部门督促相关人员对这些问题进行解决，以免在后续工作中出现麻烦。还应该加强审核人员对人事档案“三龄两历一身份”材料的鉴别能力，并明确人事档案内容的搜集范围，以此来客观、公正、全面地分析人事档案中存在的问题，从而保证人事档案内容的真实性与完整性。四、结语综上所述，人事档案管理工作对提升用人单位工作效率和质量、工作积极性具有重要作用和影响，高职院校干部人事档案专项审核工作必须结合具体实际情况，科学化、规范化对档案进行有效管理，促进其工作顺利进行和发展。【参考文献】1陆燕华.从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理J.价值工程,2019,38(35):2.2钱剑群.高校干部人事档案专项审核工作探析J.浙江档案,2020(10):2.3亢云洁,孔爱苹.高校干部人事档案专项审核工作的启示J.兰州交通大学学报,2019,38(3):5.4莫晗飞.学校干部人事档案专项审核中的问题及对策J.天津教育,2021(22):2.5徐洁.以专项审核助推高校干部人事档案管理工作J.办公室业务,2021(22):154-155.6谢军.高校干部人事档案专项审核工作探析J.广西广播电视大学学报,2020,31(4):3.7杜芳华.加强高职院校干部人事档案工作规范化建设的几点思考J.档案管理理论与实践浙江省基层档案工作者论文集,2015(Z1):4.8袁小燕.干部人事档案专项审核工作的实操要点及优化J.武汉冶金管理干部学院学报,2022,32(3):3.9高汇慧.优化干部人事档案专项审核工作的主要对策J.中共青岛市委党校(青岛行政学院)学报,2022(4):4.（上接第183页）用，补强现有工作短板，固化优势，不断提升企业电子档案管理质量。【基金项目：1.国家社科基金项目“国家建设工程档案资源保障体系研究”（17CTQ049）；2.郑州航院研究生创新基金“数智时代下城建电子档案审验云平台建设与分析决策服务研究”（2022CX32）及“大数据背景下建设工程档案智慧监管机制建设研究”（2022CX30）】【参考文献】1国家档案局.中办国办印发 “十四五”全国档案事业发展规划 EB/OL.(2021-06-09)2023-04-14.https:/ 189