基于“双码”管理的企业电子档案审计策略研究_樊红勋.pdf

档案工作Archives work2023/7（下）总第415期加强档案资源质量管控，促进各类电子文件应归尽归。电子档案应收尽收是“十四五”时期档案事业发展的关键任务，也是加强以电子档案归集整合为核心的企业档案资源建设的重要指引。电子档案审计跟踪是捕获、记录和维护电子档案形成、运转和利用信息，并据此检查档案状态的一项管理活动，其贯穿电子文件归档与电子档案管理全过程，是确保电子档案来源可靠、程序规范和要素合规，维护其真实性、完整性、可用性和安全性的重要保障。以全程管理思维和各类安全管理手段实施电子档案跟踪审计是学术研究的主要内容，如研究者提出应加强电子文件全程管理审计功能建设和技术应用，打造集成文件、管理过程、人员与机构的审计认证体系，丰富基于区块链的内容审计等。本文围绕电子档案合规管理要求和已有研究成果，立足企业电子档案管控现状，探讨了一种更具便捷性、交互性和可视化的企业电子档案审计跟踪策略，以期为电子档案相关研究和信息化实践提供参考。一、企业电子档案管控现状当前，我国企业电子档案管理的法律法规、标准规范和政策环境不断完善，单套管理探索也取得了较快发展，然而在电子档案管控方面仍存在以下常见问题：一是在体制机制方面，虽然以电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 188942016）等为代表的有关规范明确了电子档案管理相关部门的关系及业务要求，但在企业探索中，档案部门受能力和管理资源等条件所限，其建立制度、监督指导、锁定需求等职责往往无法得到有效落实，导致电子档案合规管控和全程跟踪审计机制不健全，一些关键业务领域的电子文件长期处于失控状态。二是在技术应用方面，虽然大量企业已完成了计算机辅助管理、数字档案馆（室）建设及行政管理领域业务系统与档案系统融合的阶段性探索，但在生产制造、工程建设等专业领域的信息系统融合工作仍进展不足，采集业务数据的对象范围、方法时机及文件档案全流程管理的底层逻辑、系统设计、管控行为等仍亟待探索，因渠道不畅带来的企业电子档案管控乏力问题仍较为突出。三是在管理效率方面，除因信息系统融合而导致的电子档案管理低效外，在已有电子文件归档和电子档案管理系统中以“四性”为代表的质量检查信息、以“日志”为代表的行为跟踪信息的交互性、可视化程度不足，与档案管理环境信息、档案载体信息等集成性不足，致使审计跟踪信息呈分散化、碎片化态势，无法支持综合研判和智慧精准决策。二、“双码”管理的提出“双码”指“行程码”和“健康码”，是抗击新冠肺炎疫情期间出现的以真实数据为基础，通过用户自行上报、大数据分析等方式辅助人们掌握个人行程、健康等信息的技术工具，其以动态二维码为呈现方式，具有广泛的社会认知基础。依托“双码”形式的数据高效采集、科学管理、互认共享和规范使用提升了应急处突中的社会信息处置效率，这对强化企业电子档案的审计跟踪具有借鉴价值，如运用“行程码”集成显示企业电子档案运转状态，创新档案过程审计方式；运用“健康码”汇聚呈现企业电子档案质量状态，丰富档案质量审计手段。（一）企业电子档案过程审计与“行程码”。企业电子档案管理包含形成、收集、整理、归档、存储、备份、利用、转换、迁移、移交、销毁等全过程，不仅涉及机构人员实体、业务实体等元数据的更新处理，也涉及各项用户行为、系统行为的记录管理，相关数据分散于文件元数据、系统日志、安全警示邮件短信、问题报告、鉴定销毁手续报告等方面，对审计跟踪这些数据带来了不便。通过运用“行程码”思想，可在系统建设中设置反映文件档案全生命周期运行状态的统一编码规则和呈现方法，记录、采集和汇总电子档案过程管控有关数据，形成电子档案行程码，方便用户通过直接查看、智能设备扫描、接受信息推送等方式掌握电子档案运行状态，变分散记录、多头查找为一体聚合、可视管理和智能推送，不仅能支撑电子档案来源的可靠性、程序的规范性，也将极【摘要】当前企业电子档案管控在体制机制、技术应用与管理效率上仍存在一些问题，电子档案审计跟踪工作也亟待健全。探索“行程码”“健康码”创新应用，将创新档案过程审计方式，丰富质量审计手段。基于“双码”管理的企业电子档案审计可通过系统功能建设、赋码规则构建和集成展示运用三个维度予以实现。【关键词】企业档案；电子档案；审计跟踪基于“双码”管理的企业电子档案审计策略研究文/航宇救生装备有限公司樊红勋；郑州航空工业管理学院高大伟王甜甜页第 1822023/7（下）总第415期大地提升电子档案审计效率，实现档案全程可追溯管理。（二）企业电子档案质量审计与“健康码”。企业电子档案质量以真实性、完整性、可用性和安全性等“四性”维护为代表，也涉及文件、案卷等不同聚合层次的完整性、系统性、规范性等质量要求，在管理流程上覆盖形成归档、移交接收和长期保存等环节，在认知维度上关联业务活动、档案专业和信息技术等领域知识，做好质量管控是企业电子档案管理的关键任务，也是难点所在。通过运用“健康码”思想，可在企业电子文件归档与电子档案管理等系统建设之初，内嵌文件档案的质量要求，如嵌入反映真实性的数字摘要、电子签名、电子印章等固化信息检测点和反映完整性的元数据项、必填著录项、附件数据项、归档范围项等检测点，尤其可内嵌业务活动中与专业领域知识相关的数据检测点，动态记录、实时更新电子文件和电子档案质量信息，并支持质量信息的一体聚合和分类呈现，方便管理者快速掌握电子档案质量状态。三、基于“双码”管理的企业电子档案审计应用基于“双码”管理的企业电子档案审计可通过系统功能建设、赋码规则构建和集成展示运用三个维度予以实现，具体为：（一）系统功能维。系统功能建设指在企业电子文件归档系统、电子档案管理系统及其他有关数字档案馆（室）子系统中，创新支持“双码”管理的文件档案全生命周期审计跟踪功能，设置状态数据采集、检测赋码、动态转码、综合分析、病例报告等子功能，并配置相关数据库表、元数据管理维护、日志管理等支持模块，见图1所示。图1基于“双码”管理的电子档案审计系统功能示意图在上图中，围绕企业电子文件归档与电子档案管理业务域，分别通过业务过程及系统操作行为元数据采集、系统日志管理等方式全过程采集档案运行状态数据，通过“四性检测”、内容质量和整理质量检测全面采集档案质量状态数据，结合系统配置的赋码规则，实时开展“行程码”和“健康码”赋码、转码等动态管理，支撑便捷性、交互性和可视化的审计行为，同时系统可形成质量和管理过程“双审计”综合分析报告，提供典型病例报告，辅助进一步的管理决策。（二）赋码规则维。赋码规则是做好“双码”管理，提升企业电子档案审计效能的重要依据。赋码规则的建立和使用包括两点：一是建立档案运行与质量状态的目标属性清单，明确审计观测点，即合规的运行和质量状态有哪些表现，涉及哪些要素，要素间关系是什么，赋码转码的约束条件是什么等，如“四性”之于电子文件及其元数据，完整性、系统性和规范性之于档案整理质量，数据存储载体和环境数据之于电子档案存储备份状态等。二是做好电子档案审计对象中反映运行与质量状态相关信息的抓取与映射，即抓取当前企业电子档案的本体及其运行阶段信息，与目标属性清单建立映射关系，实施针对性匹配检测及检测结果记录，赋予特定的“行程码”和“健康码”，并实时开展“行程码”和“健康码”更新丰富和转码工作。（三）集成展示维。集成展示是以可视化形式一体聚合和分类呈现企业电子档案过程和质量审计的结果状态，支持档案管理人员实施电子档案便捷感知和精准管控。集成展示应支持多种实现方式，对单个电子档案管理而言，集成展示的方式可以是信息系统中以不同色彩、文字、图标等形式显示的清晰标识，也可以是存储载体和设施上支持物联网应用及智能设备扫描的二维码；对于电子档案资源宏观管理而言，集成展示则侧重以“数字驾舱”形式提供方便档案管理人员观察使用的可视化图谱展示和统计数据等。四、结语基于“双码”管理的企业电子档案审计是一种更具便捷性、交互性和可视化的审计策略，能极大地提升档案管理人员跟踪审计和合规管控电子档案的效率。在实践中，可通过“系统功能赋码规则集成展示”“三位一体”的策略予以实现。同时，为有效推进基于“双码”管理的企业电子档案审计，一方面，应强化准备阶段的工作机制建设，推进融合业务规范和档案规范等内容的赋码规则构建，为相关工作打好基础；另一方面，应坚持问题导向，拓展“双码”管理结果信息运（下转第189页）页第 1832023/7（下）总第415期作的积极性以及严谨性。（二）加强档案政策学习，提升全员档案管理意识。利用会议、培训等方式方法对相关人事档案工作人员进行高效引导和教育，尤其要强化组织部和人事处工作人员的管理意识，提高人事档案管理水平，加强对档案材料的收集、整理等；通过相应讲座、咨询等方式，逐步提升干部的档案管理意识和理念，并主动将信息提供给相关人事档案管理部门，确保档案管理的准确性和规范性，从而切实保障每个干部的切实利益。（三）对干部人事档案内容加以甄别和判断。对其中容易出现缺漏或修改的地方进行严格检查，一旦发现疑点，必须对其进行登记、分类、汇总，同时第一时间找出先前与其有关的文件，判断材料缺失和修改的原因。与此同时，要严格审查档案材料是否有造假问题，除了对有疑问的材料进行检查外，还要对与之有关的材料进行详细、认真检查，通常情况下，是对干部履历表中的学历、职称、培训、任免材料等变化进行分析。（四）加强对干部人事档案内容的审核工作，杜绝信息造假现象。干部人事档案的内容复杂、信息量较大。为了保证内容的真实性，对内容的审核工作必须持有严谨的工作态度，坚持“三必审”原则（凡提必审、凡调必审、凡进必审），尤其是针对出生时间、参加工作时间、入党时间、干部身份等内容进行重点审核。同时，工作人员在审核过程中，要严格按照规章制度来对档案内容进行审核，如发现问题应该及时上报相关部门，由相关部门督促相关人员对这些问题进行解决，以免在后续工作中出现麻烦。还应该加强审核人员对人事档案“三龄两历一身份”材料的鉴别能力，并明确人事档案内容的搜集范围，以此来客观、公正、全面地分析人事档案中存在的问题，从而保证人事档案内容的真实性与完整性。四、结语综上所述，人事档案管理工作对提升用人单位工作效率和质量、工作积极性具有重要作用和影响，高职院校干部人事档案专项审核工作必须结合具体实际情况，科学化、规范化对档案进行有效管理，促进其工作顺利进行和发展。【参考文献】1陆燕华.从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理J.价值工程,2019,38(35):2.2钱剑群.高校干部人事档案专项审核工作探析J.浙江档案,2020(10):2.3亢云洁,孔爱苹.高校干部人事档案专项审核工作的启示J.兰州交通大学学报,2019,38(3):5.4莫晗飞.学校干部人事档案专项审核中的问题及对策J.天津教育,2021(22):2.5徐洁.以专项审核助推高校干部人事档案管理工作J.办公室业务,2021(22):154-155.6谢军.高校干部人事档案专项审核工作探析J.广西广播电视大学学报,2020,31(4):3.7杜芳华.加强高职院校干部人事档案工作规范化建设的几点思考J.档案管理理论与实践浙江省基层档案工作者论文集,2015(Z1):4.8袁小燕.干部人事档案专项审核工作的实操要点及优化J.武汉冶金管理干部学院学报,2022,32(3):3.9高汇慧.优化干部人事档案专项审核工作的主要对策J.中共青岛市委党校(青岛行政学院)学报,2022(4):4.（上接第183页）用，补强现有工作短板，固化优势，不断提升企业电子档案管理质量。【基金项目：1.国家社科基金项目“国家建设工程档案资源保障体系研究”（17CTQ049）；2.郑州航院研究生创新基金“数智时代下城建电子档案审验云平台建设与分析决策服务研究”（2022CX32）及“大数据背景下建设工程档案智慧监管机制建设研究”（2022CX30）】【参考文献】1国家档案局.中办国办印发 “十四五”全国档案事业发展规划 EB/OL.(2021-06-09)2023-04-14.https:/ 189