HJ 8.5-2023 生态环境档案管理规范 生态环境仪器设备.pdf

中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.52023代替 HJ/T 8.594生态环境档案管理规范生态环境仪器设备Specification for management of ecological and environmental archivesEcological and environmental instruments and equipment本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-01-04 发布2023-02-01 实施生态环境部发 布HJ 8.52023i目次前言.ii1适用范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.25文件材料的形成与积累.26文件材料的整理.37文件材料的归档.58档案的管理.69档案的开发与利用.7附录 A（规范性附录）生态环境仪器设备文件材料归档范围.8附录 B（资料性附录）案卷编目式样.10附录 C（资料性附录）生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式.15附录 D（资料性附录）生态环境仪器设备档案销毁清册格式.16HJ 8.52023ii前言为贯彻中华人民共和国环境保护法 中华人民共和国档案法，提高生态环境仪器设备档案管理水平，促进生态环境仪器设备档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境仪器设备档案在生态环境事业中的价值，制定本标准。本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准是对环境保护档案管理规范环境保护仪器设备（HJ/T 8.594）的修订。本标准首次发布于 1994 年，本次为第一次修订。修订的主要内容有：标准名称调整为生态环境档案管理规范 生态环境仪器设备；增加了术语和定义、规范性引用文件、电子文件材料收集整理、归档和档案管理的有关要求；补充完善了生态环境仪器设备文件材料归档范围、形成积累与整理方法、档案保管期满的处置等相关内容；删除了自行研制仪器设备开箱验收前档案管理的相关内容。本标准的附录 A 为规范性附录，附录 B附录 D 为资料性附录。自本标准实施之日起，环境保护档案管理规范环境保护仪器设备（HJ/T 8.594）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部 2023 年 1 月 4 日批准。本标准自 2023 年 2 月 1 日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ 8.520231生态环境档案管理规范生态环境仪器设备1适用范围本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的生态环境仪器设备档案管理工作。其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T 10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ 9生态环境档案著录细则DA/T 15磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范DA/T 50数码照片归档与管理规范DA/T 69纸质归档文件装订规范DA/T 78录音录像档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。HJ 8.5202323.1生态环境仪器设备文件材料ecological and environmental instruments and equipmentdocuments用于生态环境保护研究、观测、试验、检测、计量等活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文字、图表、声像等不同形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2生态环境仪器设备档案ecological and environmental instruments and equipment records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1生态环境仪器设备档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合生态环境仪器设备管理实际需求，确保档案真实、完整、可用和安全。4.2档案工作应与生态环境仪器设备的管理同步，纳入质量保证体系、管理程序和岗位责任制等，实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档。若承办部门涉及 2 个及以上，由主办部门负责收集整理，协办部门配合完成收集整理工作。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。5文件材料的形成与积累5.1文件材料承办部门（承办人）应当全面收集与积累生态环境仪器设备申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等主要阶段形成的文件材料，可参见附录 A。5.2文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求，符合国家有关法律法规、行业技术规范和标准。5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由工作人员手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、HJ 8.520233操作手册等。5.5开箱验收形成的照片、录像等声像类文件应能反映仪器设备（含配件）的全貌，且图像（影像）清晰、完整。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单独组卷。6.1.3生态环境仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，宜以插卷方式存入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。6.2价值鉴定与保管期限6.2.1参照国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法有关规定，可按照生态环境仪器设备单台（套）价格将其形成的文件材料分为重要级和一般级。a）重要级：单价 50 万元（含 50 万元）以上仪器设备的文件材料。b）一般级：单价 50 万元以下仪器设备的文件材料，其中 5 万以下仪器设备的文件材料自行管理，亦可参照执行。c）单价 50 万元以下仪器设备对国家、社会或单位有重大用途或意义的文件材料可视情况定为重要级。6.2.2承办部门（承办人）根据文件材料重要程度等级设定档案保管期限，重要级档案保管期限为定期 30 年，一般级档案保管期限为定期 10 年。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料应按成套性的特点进行案卷排列，卷内文件材料应按申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等阶段或工作程序进行组卷、排列。6.3.2卷内文件材料一般应按产生时间结合重要程度排序。通常说明文字在前，图样在后；正文在前，附件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。6.3.3卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷，卷内单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页HJ 8.520234号均从 1 开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内文件目录、卷内备考表不编写页号。6.3.4案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件材料首页空白处加盖档号章，已装订成册的文件材料不再装订。装订采用线装法、变形材料装订法等方式，具体参照 DA/T 69有关规定执行。6.3.5档案的档号按照各单位档案分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号构成。示例如下：XXXX-XX（或 XXXX）-XXX案卷号（案卷排列顺序）分类号（分类方案设定的类别代号）目录号（案卷所属目录代码）全宗号（向档案馆移交档案时由档案馆给定）6.3.6案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、卷内文件目录以及卷内备考表的编写参照 GB/T 11822 有关规定执行。案卷封面式样参见附录 B 中的图 B.1，案卷目录式样参见附录 B 中的图 B.2，卷内文件目录式样参见附录 B 中的图 B.3，卷内备考表式样参见附录 B 中的图 B.4。6.3.7在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以便检索。档案著录按 HJ 9 有关规定执行。6.3.8卷内文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。6.3.9纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整；综合运用生态环境仪器设备名称、配件名称、购置部门、购置目的、时间、地点、摄影者等要素编写文字说明，概括揭示每张照片所反映的内容。照片的整理参照 GB/T 11821 有关规定执行。6.3.10录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、密级等。录像带和录音带的整理参照 DA/T 15 有关规定执行。6.3.11生态环境仪器设备的技术图纸、底图等不可折叠图件应平放或卷放，选取适宜装具保管。蓝图等可折叠图件按卷盒规格叠成手风琴式，按 GB/T 10609.3 有关要求具体执行。6.4电子文件的整理6.4.1电子文件应参照纸质文件材料的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包括电子文件及过程HJ 8.520235信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照 GB/T 18894 有关规定执行。6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。6.4.3电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。6.4.4数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理。数码照片的整理参照 DA/T 50 有关规定执行。6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转