办公室文书档案收集与归档工作管理探究.pdf

图书情报88城市情报 2023 年 5 月第 10 期 CityInformationIssue10May2023办公室文书档案收集与归档工作管理探究吴顺刚通江县旅游信息服务中心636700【摘要】随着时代的发展，社会经济的发展，档案资料的收集、存档工作也在不断地向前推进，而在企业、事业单位中，也在不断地发挥着重要的作用。只有不断地提升自己的工作水平和能力，才能最大程度地发挥出文件的价值，这对于公司、机关、社会、经济的发展，都是非常重要的。本文从办公室文书档案的收集、归档、工作中遇到的问题等方面进行了论述，并针对这些问题，提出了一些有针对性的改进措施，从而使档案管理工作的质量和效率得到进一步的提升。【关键词】办公室；文书档案；收集归档；管理措施【中图分类号】G275.2【文献标识码】A办公室是政府机关、企事业单位和各种社会团体运行系统中的一个重要环节，是各部门之间相互联系、交流信息的中心。在办公室工作中最为重要的一个环节就是文书档案的收集整理和归档，它在优化办公方式和提高办公效率方面起到了很好的作用。在当今社会经济发展的时代，企业、事业单位工作速度不断加快、信息资源不断丰富、档案储存趋于信息化、信息交互作用增强，随着办公管理工作模式的不断创新，文书的搜集和存档工作不断地改善和完善，信息传递的媒体和档案的传递方式也发生了很大的改变，逐渐呈现出朝着现代化、信息化的趋势发展。目前，我国企业在进行档案管理工作时，应强化制度、创新理念、科技手段以及信息系方面的管理，对档案管理制度实现科学化、规范化的管理趋势，为档案管理工作的平稳、有效发展奠定基础。1 办公室文书档案收集与归档工作概述如何提高办公室文书档案管理的工作质量和效率，是当前企业办公室档案管理人员必须认真考虑的问题。文书档案的收集和归档，是指记录企业的各项事务，准确地反映企业发展中的问题，并提供相应的解决方案。文书档案的搜集和存档是企业发展的关键。办公室文书档案的收集和归档是办公室档案管理中最基础的一项工作，而这一工作的质量和效率也直接反映了办公人员的工作能力。其实，在办公室的日常工作中，许多业务和工作环节都会产生大量的文件资料，而这正是文件档案管理的重要内容。在办公文件的实际管理中，所有的资料都与企业的可持续发展、长期规划、高层领导的决定息息相关；而且，它还能起到一定的引导作用。企业要充分认识到，加强对办公文件的收集、存档、管理，才能充分发挥其作用，为企业带来更大的经济效益和社会效益。同时，对办公室文书档案进行收集和归档，是企业日常工作的中心和基础，也是提高企业管理工作质量和效率的首要任务。首先，由于文件资料的收集和归档是企业经营工作的中心环节，因此加强对其的执行，可以有效地提高企业的经营质量和效益。其次，开展文档资料的收集和存档管理，有助于企业对各个时期的发展情况进行全面的记录。比如，很多企业在生产的时候，都会产生大量的文档，而管理文档则可以将这些文书档案整理成一份完整的文档，这样的话，企业在评估的时候，就可以快速的收集到相关的信息，从而更加的科学。同时，通过对办公文件的整理和归档，可以让公司的高层管理者对公司的内部生产、运营情况、存在的主要问题进行分析，为公司的领导制定政策和政策制定提供依据。2 办公室文书档案收集与归档工作管理的要求2.1 人员管理要求必须根据工作内容和工作标准，对办公室文书档案进行重新界定。首先，要使文职人员能够理解各种类型的文件的专业性和合理性，并主动地提交到档案存储系统；而在系统中，档案管理人员要认识到自己的工作价值，积极提升自己的知识，比如计算机操作系统的应用，系统的升级，系统的管理，系统的工作能力，以及其他系统的工作能力。2.2 收集管理要求收集管理需求能够理解各种文件自身的工作内容及意义，并根据目前机关、企事业单位或单位建立的管理体系进行适当的存储。在相关的制度下，电子文件和纸质文件的保存方式是有区别的，而且每个文件的访问权限也是不一样的，所以必须在系统的建设中明确规定系统的运行规范，以便真正的建立起一个专门的数据管理体系。此外，在采集过程中，无法对已产生的文件进行二次加工，因此，作者简介：吴顺刚，通江县旅游信息服务中心，研究方向：档案管理。图书情报89城市情报 2023 年 5 月第 10 期 CityInformationIssue10May2023如何保证其采集的准确性就成了本文的主要研究内容。2.3 归档管理要求在档案管理方面，要对档案资料的储存体系有深刻的认识，其中包括纸张储存与资料储存，目前各单位都对纸张储存系统有较深的认识，能够根据已建立的法规，将其归类与整理。而在电子方面，尽管大量的机关、企事业单位还没有完全建立起来，但在未来，一定会逐步取代传统的纸质文件储存系统，并要求所有的员工都熟悉电子文件的工作方式和工作方式。3 办公室文书档案收集与归档工作管理现存问题分析3.1 工作意识相对浅薄对办公室的文书档案进行归档和整理时，涉及到较多的领域，与多数部门也有一定的联系，现阶段在实际管理工作中出现有一下几方面的问题，一些工作人员忽略了与其它部门的沟通协作，“闭门造车”地进行工作，不能确保文件的搜集和归档工作达到预期的效果。同时，多数单位领导和工作人员对办公文件的收集、归档工作不够重视，不能充分认识到其实际作用，使其工作积极性下降，不利于相应工作的开展。3.2 现有的管理模式不适应工作的需要由于工作意识、软硬件设备等原因，目前的办公文件收集和归档工作仍是依靠手工作业。也就是说，目前的办公文件资料的搜集和存档工作方式比较落后。目前，由于单位在实际运行中所发生的信息量和复杂性都有了很大的提高，也就是文件的形成量也随之增加，这就要求采用更加有效的管理手段来支撑。很明显，传统的手工管理方式已不能适应目前办公文件的收集和存档工作的需要，制约了它的工作效率和效益，也很难确保相关部门做出合理的决策。3.3 档案管理体系不够完善当前大多数企业的办公文件管理工作都存在着一些不明确的管理体制和管理机制，而一些员工由于没有足够的工作经验和专业知识，不了解工作的重要性，因此在执行工作的时候，往往会出现一些错误，例如文件损坏、丢失等情况。其实，文件的真实性和效力是整个工作的首要问题，一旦发生，文书档案的真实性和合法性将不能保证。目前，我国绝大部分单位的内部文件管理流程不规范，将大量的重要数据与通用数据集中存放，严重影响了整体的工作水平和工作效率。另外，由于档案的保存并不完善，有不少档案资料已经遗失，因此在利用的过程中，并没有能够找到有关部门，将剩余的信息进行补充，从而使得档案管理工作的实效性难以达到。4 办公室文书档案收集与归档工作管理的优化策略探究4.1 持续强化档案收集与归档工作队伍建设（1）提高有关人员对文书档案的管理和存档工作的认识。运用制度、考核、奖励和惩罚相结合的方式，加强有关部门的工作人员对文件的收集和存档工作的管理；加强档案法律法规、档案管理等方面的宣传和教育，“依法建档”、“依法治档”，加强相关部门对档案的收集、存档工作的认识。（2）对有关工作人员进行定期的职业培训和教育。定期组织管理人员参加各类档案、科技档案、工程档案、会计档案、照片档案、印章档案、光盘档案等各类档案资料的搜集整理等。同时，还积极地激励管理者通过自身学习提高自身的能力，并及时掌握最新的档案管理技术。同时，要积极地向管理者提供网上课程的教学资源，以实现专业培训的灵活性，从而在更便利的时间内完成学业，从而提高管理者的业务素质。（3）实行不同工作岗位的限制管理。对于档案资料的提供方，必须全面、真实地完成内容的填写；严格按照交档时间要求，积极上交文件；建立档案管理体系，建立档案资料质量评价指标，确保档案资料的质量。在管理部门，要根据实际，建立档案管理机制，通过考核和奖励来提高其对相关制度的遵守程度，促进办公室文书档案收集与归档工作的规范化。4.2 积极优化调整文书档案管理及归档的方法（1）强化档案的管理与归档工作。当前，“双档制”的档案工作已经得到了广泛的普及，使以往的“单据”管理方式逐步过渡到“电子化”，使档案的管理得到了进一步的强化。因此，要从现实出发，以档案的管理与归档工作的信息化为核心。在这一阶段中，可以建立信息化工作团队进行档案管理工作，与科技企业和专业的档案管理机构进行合作，形成与档案管理机构相适应的档案管理系统。借助于这个数字化管理平台，工作人员无需人工录入大量文件资料，只需在办公管理系统中直接查阅，就可以实现数据和信息的共享；根据不同的文件类型和内容，按照预先设定的标准格式，将文件文件的归档和归档，使文件的管理规范化。与传统的文件管理方式相比，基于信息的文件管理更加有效，它能够根据用户的身份和权限对不同的用户进行不同的信息，从而保证文件的安全。（2）在不同时期召开文件归档工作部署会议。为确保办图书情报90城市情报 2023 年 5 月第 10 期 CityInformationIssue10May2023公文件的整理和归档工作的顺利进行，应定期召开上半年、下半年、全年的文件归档工作部署会议。在这次部署会上，总结了过去的工作成效和存在的问题，分析和解释了当前工作的重点，并根据单位的实际，制定了不同的办公室文书文件收集和归档工作实施方案。在实际工作中，必须将上级主管机关对档案管理的要求传达给领导；宣读公文文件的归档范围，并对公文文件的立卷归档作出安排和部署。要使各单位充分认识档案工作的重要意义，进一步强化与各部门间的合作力度，针对档案资料进行及时的归档，加强单位组织合作，各部门明确各自的职责，各司其职，切实把档案工作推向一个新的高度。4.3 逐步建立健全档案管理及归档的工作体系在完善我国公文档案管理工作机制时，应从人事、文书等方面着手，对其进行优化，主要包括：（1）建立健全人事管理制度。明确各部门的管理责任，明确各部门工作人员的责任。在此基础上，对各部门的工作绩效进行评估，并与奖励、惩罚相结合，以实现最优的工作质量和效率。（2）建立健全公文文件的管理制度。明确不同类型、内容和重要度的档案归档期限；结合上级要求、行业规章和企业组织的具体情况，对档案的归档进行了科学的定义，降低了管理的困难，并使其工作的水平得到了进一步的提升。为了强化对公文的使用，除了要对新生成的公文进行合理的管理与科学的整理外，还要坚持对其进行定期的整理与存档，以保证其完整与完整。在这个过程中，要始终贯彻“为历史、为实际、为将来”的工作原则，要从根本上加强对档案的监督。（3）设立档案工作领导机关、设立档案馆、配置档案设备、研究制订有目标的档案管理制度；并指派专门人员收集、整理和存放档案；档案的交接，推动了办事处的档案工作步入制度化、规范化的轨道。要严格遵守相关的法规，做到存量和增量同步，做到文献的整理与归档相结合，搞好档案的整理和归档工作。加强档案标准化、规范化、信息化建设，确保档案的安全性、完整性、系统性，不断地提升档案工作的品质与水准。4.4 努力提升档案管理人员队伍的整体专业素质和业务技能当前，档案管理工作机构在管理工作中具有重要的实践与发展作用，急需各级各部门积极招聘、引进具备现代化管理能力素质的专业人才，以彻底解决档案管理工作体系专业人才缺乏、管理队伍整体素质偏低的不良发展问题，实现办公室档案收集管理工作人才的长远发展。要注重档案工作，强化机构建设，完善档案工作，营造积极正面的工作氛围，促进其积极工作，认真履行工作职责，做好文件采集管理工作；为各部门的经营决策提供了有力的参考。各级各类机关要定期开展各类培训和培训，不断提高自身的专业水平和专业水平，使之成为具有朝气和战斗力的优秀人才，为以后的档案工作打下良好的基础。综上所述，文书档案作为企业的行政、生产、经营记录，对于提高企业的经济效益、社会价值，乃至整个社会经济的可持续发展起着举足轻重的作用。因此，企业必须不断地档案管理制度和工作方法，优化管理流程，使管理人员和员工更加重视档案管理工作，使企业的高层管理者和基础的档案工作人员，能够高度重视档案资料的收集与归档工作，全方位地分析在实际管理工作中出现的问题及其原因，采取有针对性的优化