人事档案管理信息化建设创新路径分析_王枫叶.pdf

第 163 页2023/6 （下）总第413期人事档案管理信息化建设创新路径分析文/山西农业大学谷子研究所王枫叶在信息时代，信息技术为事业单位有序开展各项业务活动提供了助力，推进业务工作、管理活动的信息化建设成为事业单位工作人员的共识。然而，部分事业单位内部依旧存在人工收集资料、人工管理的情况，人事档案管理效率低下，未能促进人力资源开发以及事业单位发展。如果继续采取人工管理的方式，容易导致人事档案管理出现被边缘化的倾向，对人事档案开发与事业单位发展形成一定的阻碍。对此，事业单位及档案人员必须足够重视，积极采取各类措施推进信息技术的应用，为人事管理和人力资源开发提供信息化支撑。一、人事档案管理信息化建设概述事业单位人事档案管理信息化建设主要包括三个步骤，分别是人事档案数字化、建立人事档案数据库以及建立数据库目录。（一）人事档案数字化。事业单位人事档案数字化主要可以分为纸质、胶片等传统人事档案数字化和电子档案数字化。传统人事档案数字化主要是通过模拟数据和相关的扫描设备、读写设备，将档案中的人事信息转为数字化形式，而后经过加工处理，将其存储于档案系统内。电子档案数字化主要指提取、加工和处理电子图片、视频或音频中的档案信息，并将其转为统一的、规范的格式，以便于档案人员开展人事档案管理工作、推进档案管理信息化建设。（二）建立人事档案数据库。不论是纸质、胶片还是电子档案，在做好数字化转化以后，事业单位应当建立人事档案数据库，需要通过多源异构集成多种源数据，明确其中的结构化和非结构化数据，对数据进行筛选、归类，最终确定相应的数据内容作为数据库基础，进而建立数据库，方便人事档案的存储、管理和调用。（三）建立人事档案数据库目录。人事档案管理与事业单位的人事调动密切相关，单位员工招聘、调入、调出等活动均会引起人事档案内容变动，这就意味着在事业单位日后的发展期间，势必要更新、调用人事档案，因此，在人事档案数据库建成以后，应当建立相应的目录，根据著录规则、编目规则，结合事业单位人事管理的实际情况，并参考中国文献编目原则等文件，编制出详略得当、类目完整的数据库目录，为日后的档案数据库更新及开发、利用和管理提供方便。二、人事档案管理信息化建设的重要价值（一）推进人事档案开发利用。在人事档案管理期间，利用信息技术可以促进档案资源的开发与利用，不论是归档、查阅或是调动档案，都可以通过档案信息系统实现，大大提升了档案管理的效率，同时为档案开发提供方便。例如，在单位人事部门调用人事档案时，不再需要查阅大量的纸质档案，而是可以通过电子档案和线上服务直接获取人事档案信息，为单位的人事决策提供更加科学的参考依据，有效提升人事档案管理的规范化、科学化程度。（二）降低人事档案管理成本。过去的档案管理往往由档案人员采取人工操作的方式开展工作，而人事档案数量巨大、类型复杂，单纯依靠人工管理，不仅会给档案人员带来巨大的工作压力，而且会导致档案管理时间较长、档案管理出错。与之相对的，借助人事档案信息系统，可以实现信息化管理，有效简化管理流程，降低管理成本和档案人员工作强度。档案人员将人事档案信息储存在档案系统中，或者储存在硬盘、云终端等临时储存设施里，既可以方便人事档案的存储和调用，也能够实现一站式的档案管理工作，有效降低档案管理成本。事业单位人员流动会增加人事档案数量，档案内部的信息数据也会更多，如果未能主动推进人事档案管理信息化建设，必然会导致档案管理工作愈发复杂、难度越来越高，而人事档案信息系统存储量更大、成本更低，能够有效应对上述问题。因此，从单位发展的角度来看，人事档案管理信息化建设为事业单位发展提供了必要保障。（三）提升人事档案管理的安全性。传统的人事信息以纸质档案为载体，将纸质档案整理以后保存在档案室内，如果档案室管理不到位，可能导致档案室内的人事档案受潮、生虫而受损。如果发生火灾，会直接导致纸质档案被焚毁。对于事业单位而言，人事档案内部含有大量有价值的信息，这些信息一旦丢失，将会给事业单位的运行和发展形成阻碍。对此，应当积极推进信息技术与人事档案管理的融合，保障人事档案的安全。三、人事档案管理信息化建设问题分析（一）缺乏强烈的信息化意识。如果事业单位的领【摘要】本文以人事档案管理信息化为出发点，阐述人事档案管理信息化步骤，结合事业单位发展需求论述信息化建设的必要性，针对现阶段存在的问题展开探讨。结合A单位人事档案管理信息化建设案例，针对如何推进信息技术在人事档案管理中的应用、提高档案资料开发效率和利用效果提出建议。【关键词】人事档案管理；信息化建设；创新路径人事管理personnel management第 164 页2023/6 （下）总第413期导予以高度重视，且档案人员具有足够强烈的信息化意识，则人事档案信息化建设成果显著。然而，在事业单位运行期间，个别领导重业务工作，轻人事管理，导致人事档案管理处于被边缘化的境地。同时，在信息化逐渐渗透到各行各业的大背景下，部分档案人员依旧持有传统的管理观念，并未认识到信息化的重要作用。（二）人事档案管理信息化机制建设不足。从人事档案管理信息化建设情况来看，部分事业单位并未形成相应的信息化机制，未能明确信息化建设的内容、标准及具体流程，而且存在权责不清的情况。同时，人事档案管理信息化建设思路不明，这些因素都在一定程度上影响了信息化建设的效果，迟滞了信息化建设脚步。例如，在人事档案信息化管理期间，针对图片、音频、视频等不同形式的档案内容，档案人员无法确定用哪一种形式保存，而且档案人员的具体分工也不够明确，种种问题都或多或少地影响了人事档案信息化建设效果。（三）人事档案管理信息化建设缺乏人才支撑。不论是传统的档案管理工作还是信息化视角下的档案管理工作，都需要由具体的档案人员展开工作。当前，部分事业单位已经着力推进档案管理工作队伍建设，针对档案人员展开集中培训，然而，有部分事业单位内部档案管理队伍建设不足，档案人员忽视在岗学习，未能紧跟时代步伐，导致自身的信息技术水平不足，无法将信息技术与人事档案管理相结合。此外，档案系统应当定期更新、维护和升级，确保档案信息系统能够保持先进的功能。然而，由于缺乏专业的信息技术人员，部分事业单位内部的人事档案信息系统并未得到很好的维护和保养。（四）存在信息安全风险，造成信息安全问题。当前，人事档案管理面临的信息安全风险主要包括网络攻击、档案信息丢失、信息泄露等等。与此同时，事业单位内部的人事档案信息往往具有较高的价值，如果档案信息泄露或者丢失，必定会对事业单位的运行造成不良影响，甚至可能给事业单位带来安全风险。例如，在与科研、教育相关的事业单位中，如果人事档案泄露，会影响科研工作、教育教学活动的有序开展。四、人事档案管理信息化建设创新路径分析（一）重视人事档案管理信息化建设。在人事档案管理信息化建设期间，事业单位的领导应发挥关键作用，对人事档案管理给予高度重视，为人事档案管理信息化建设提供关键支撑。事业单位应将人事档案管理信息化建设纳入本单位发展规划中，将之上升至单位规划的角度，以此使单位员工重视人事档案管理信息化建设活动，并对该活动予以充分的支持和配合。与此同时，事业单位应当定期展开内部宣传。例如，A研究所积极推进档案管理信息化宣传，并借助档案管理信息化建设的成功案例提升宣传教育的说服力，引起所内档案人员的重视，使其树立强烈的信息化意识，积极端正思想态度和工作观念，为A研究所的人事档案信息化建设做好了思想层面的准备工作。需要注意的是，事业单位应当根据发展情况适当调整宣传教育内容，使宣传教育的内容能够随着人事档案管理需求变化而不断完善，并推进相应宣传工作的常态化开展。此外，人事档案管理信息化建设既是档案人员的分内职责，也需要其他员工积极配合，因此，单位应当对其他部门职工进行思想教育，使其积极配合档案人员开展工作，单位领导、档案人员、其他部门职工共同发力，提升信息化建设成果。（二）完善人事档案管理信息化建设机制。从内容方面看，应当通过机制建设明确人事档案管理信息化建设的内容、流程和具体标准，帮助档案人员明确从哪些方面做起，怎样做起以及达到怎样的标准，使人事档案管理信息化建设有据可依。同时，通过机制建设完善内容，有助于帮助档案人员明确工作目标和建设思路，在正确的方向下开展工作，推进人事档案管理的信息化、标准化与规范化。例如，A研究所在全国档案系统信息化建设实施纲要中华人民共和国档案法等政策文件及法律条文的指导下，针对不同形式的人事档案资料确定统一的保存格式，提升人事档案资料的规范性和标准化程度。从权责方面来看，单位需要结合信息化建设实际情况和人事档案管理需求形成权责机制，明确人事档案管理的具体责任，并将其落实到具体的档案人员身上。一方面，可以有效避免档案人员推诿责任；另一方面，则可以督促档案人员积极履行职责，投入档案管理工作中，并着力配合档案管理信息化建设。此外，推进信息化机制与绩效机制、薪酬机制相挂钩，将信息化建设成果作为档案人员绩效考核和薪酬发放的重要依据，这一举措能够有效激发档案人员工作的积极性，使其主动投入人事档案管理信息化建设中。（三）做好人才引进与档案人员培训。事业单位积极引进优秀的信息技术人才和档案管理人才，不断充实档案管理工作队伍，为档案管理信息化建设提供人才方面的支撑。信息技术人才精通信息技术知识，能够维护、升级档案管理系统，档案管理人才也需要具备一定的信息技术知识，能够将人事档案管理和信息技术融合起来，并运用单位内部的档案信息系统顺利开展工作。在人才引进方面，部分事业单位会受到人员编制因素的影响。对此，事业单位可以通过合同聘任制引进精通信息技术的档案人才，适当提升人才的福利待遇，以此弥补编制方面的短板，使人才留在单位，为单位人事档案系统建设提供人才保障。事业单位应当组织档案人员参与在岗学习与培训，使在岗的档案人员能够了解、掌握信息技术知识，而且能够掌握档案信息系统的使用方法、操作流程。在培训的过程中，事业单位需要充分发挥传帮带机制的作用，搭建信息化学习互助小组，鼓励档案人员将集体学习和个人学习相结合，实现共同进步，不断提升本领，掌握更先进的信息技术知识，以及更先进的档案信息系统使用技巧。此外，在档案人员学习方面，单位应当积极创新学习形式，组织本单位档案人员去高校进修，或者去兄弟单位学习（下转第173页）第 173 页2023/6 （下）总第413期单位要担负起合同制员工管理的主要责任，如安排专人对其进行日常管理，具体负责其绩效考核、职务晋升、薪酬发放、劳动保障，技能培训等。三是工会要监督、保障合同制员工的合法权益，处理劳动争议，并要积极开展丰富多彩的活动，以对合同制员工进行激励性的管理。（二）保障晋升权益，助力合同制员工职业发展。在学校人事处的指导下，各用人单位应健全并落实合同制员工的薪酬晋升、职务晋升体系，为他们的职业发展保驾护航。相关单位应以适当方式公布所在地方职工社会平均工资标准、最低工资标准以及晋升考核机制等政策信息，在公开透明的基础上，为合同制员工提供与在编人员同等的薪酬、职务晋升权利，并考虑支持符合要求的员工转为事业编制员工。通过帮助合同制员工认清自己当前的发展位置，预期未来的发展方向，从而确立专业发展目标，制订专业发展计划，促进其对自身专业发展的反省认知。此外，工会应对晋升体系的实施进行监督。（三）保障学习权益，助力合同制员工全面提升。各用人单位应定期举办面向合同制员工的职业培训，以提升其职业素养。对于教学工作一线的合同制员工，还应提供与高校编制内职工同等的进修深造机会，以令其了解学术前沿，提升知识储备和教育教学水平。工会也应积极配合，举办丰富多彩的活动来保持合同制员工的学习热情。同时，各用人单位要积极地把合同制员工团结在党的周围，对合同制员工展开党性教育，对优秀的同志进行考察、吸纳，进一步提升其党性觉悟。此外，要保障合同制员工的政治参与，在职代会等代表大会上适当考虑劳动合同制员工的参与名额，这样才能实现合同制员工素质的整体提升。【参考文献】1丛威青,刘波,戴长亮,潘懋.我国高校劳动合同制人员管理现状分析J.中国地质教育,2010,19(04):6