浅析医疗耗材库存与采购控制管理_桓梦杰.pdf

72摘要：随着医疗卫生服务改革的逐渐深入，我国医疗卫生机构日益重视医疗耗材的库存及采购管理工作，这一工作将会直接影响医院的发展。本文主要对医院的医疗耗材库存和采购管理两方面工作内容进行分析，并提出改善方案，希望可以起到参考的作用。关键词：医疗耗材 库存管理 采购控制管理许昌市妇幼保健院 桓梦杰浅析医疗耗材库存与采购控制管理避免在使用过程中出现问题。同时也需要制定医疗耗材与应急采购标准预案与相关模式，一旦物资紧缺，在必要的情况下需要医院自救、自保，要求配送商及时配送。无论是库存量的考量还是采购量的分析，都需要积极保证临床医疗的实际需求，在这一基础上再兼顾到经济效益和使用方面的需求，实现彼此协调可控。三、库存与采购的控制管理(一)库存控制与管理1、开展动态管理目前医院已经开始广泛使用计算机系统来进行管理，对于医疗耗材的管理也是如此，很多医疗耗材仓库都已经开始使用库存量的动态化管控，通过计算机数据来实时监控医疗耗材的库存量。库房管理人员在这一过程中要明确库存规格及可以保证医院正常运转的最低库存量。想要得出这一数据，先要在医院正常运转的基础上，通过一段时间的运行来计算出每种耗材平均每月的使用数量。得出这一数据后，再对其进行计算。以 20ml 注射器为例，医院所有科室 20ml 注射器每月平均使用量为 10000 支，那么这一数据的 30%为必须达成的基础库存量，也就是 3000 支。受医疗业务需求快速增长影响，我国各地医院的医疗耗材消耗数量快速提升。但在实际调查中发现，很多医院的医疗耗材库存管理不佳，一些医疗耗材并未得到优先使用，最终导致医疗耗材并未使用就已经过期。还有一些医院的医疗耗材采购工作缺乏完善的管理制度，导致采购流程不够透明与精确，因此医院的成本受到了极大的影响与限制。一、目前医疗耗材库存与采购控制管理现状随着医院医疗业务数量的快速增加，对医疗耗材也有了更高的需求。为了保证医院的医疗服务工作顺利开展，很多时候医院医疗耗材的库存量越大、品种越多，临床医疗越能受到保障与支撑。如在使用医疗耗材过程中不合理计算使用量，库存很容易出现问题。如果库存过多，就会导致医疗耗材库存过度膨胀，不仅积压资金影响经营效益，同时一些医疗耗材存在使用期限，很容易造成医疗耗材过期，进而导致成本浪费。而如果库存较少，在医疗耗材的使用过程中，容易因库存不足影响正常医疗活动。目前来看，针对这一问题最普遍的处理方式是安排专门的库房管理人员，库房管理人员根据自身经验来制定采购医疗耗材的计划表。这种工作模式的弊端就是过于依靠工作经验，一旦工作人员出现疏忽或者医院调整工作方向，就会导致物品堆积。因此，未来如何保证库存与采购之间的关系处于协调状态，实现与医疗业务之间的匹配沟通，保证医疗安全的同时维护医院经济效益水平，就成为医疗耗材库房管理人员需要关注的工作方向。医院应制定一套完善的管理制度，并使用合理的管理措施，才能满足这一要求。二、医疗耗材库存与采购控制管理应把握的原则控制医疗耗材库房与采购管理工作的关键方向在于控制质量及数量，一方面要保证库房不会出现大量囤货与缺货的问题；另一方面也需要始终对医疗耗材的质量进行监督管控。采购医疗耗材之前，需要详细分析目前的存货量，根据医院各科室的实际情况与使用需求来进行采购。在这一过程中，要求建立动态跟踪机制，及时调查并调整，避免出现过多囤积或数量不足的情况。同时库存管理与采购控制管理过程中，对于医疗耗材的质量及合法性也需要关注与重视，保证医疗耗材的质量，I投资理财NVESTMENTAND FINANCEDOI:10.19887/11-4098/f.2023.19.04673http:/MONEY CHINA /2023 年 7 月上 财经界 6000支为安全库存量，达成这一数据之后，库存量将会保证足够使用。而 10000 支则是满载库存量，要求不得超过这一数据。在基础库存量和安全库存量之间的数据，就属于经济库存量，经济库存量意味着医院将更加关注经营成本。使用计算机之后，可以将基础库存量设定为警报值，一旦库存量接近这一数据，就会给库存管理人员发送消息。库存达到这一数值甚至低于这一数值，将会发送警报提供库存管理人员及时补货。简单来说，库存处于不同状态时，计算机将会针对于不同的库存量来选择不同的提示方式，主要还是提醒库存管理人员及时注意，从而更好地提升医疗耗材使用的科学性。库存管理人员需要掌握库存当中的动态变化以及各个科室的使用要求，例如某一科室准备为社区大规模接种疫苗，此时对于注射器以及卫生棉等方面的需求将会提升。库存管理人员在了解信息的第一时间就需要查看库存当中相关医疗耗材的库存量，及时补货。计算机系统还会针对医疗耗材生成月度计划，一旦库存量低于基础库存量，系统就会积极提示管理人员，从而保证库存量可以保证基础医疗需求。2、构建二级库房管理机制一般来说医疗耗材的使用并非直接从仓库当中提取出来之后立即使用，而是通过二级库房再进行一次中转，也就是由医院的中心库房转移到二级库房当中。这一类二级库房一般来说包括手术室库房、供应室库房、导管室库房等，这些区域对医疗耗材的使用量较大，每次使用提取过于麻烦，因此就有了二级库房机制。普遍来说，二级库房一般都比较小，随着病人数量的增多，库房的空余位置也会随之减少。医疗耗材的使用及保管与多种因素相关，例如温度、压力等，一旦保管条件不佳，将会导致医疗耗材失效，难以继续使用。因此未来需要建立起二级库房管理机制，积极对二级库房进行改造，这样可以节约中心库房的空间，同时也方便其及时使用。这一过程中需要注意，二级库房领取医疗耗材之后并不等于直接使用，因此医疗耗材管理权益依旧归属于中心库房，二级库房仅起到保管作用。所以二级库房每次使用医疗耗材的过程中都需要进行详细的记录，凭借上次的使用记录来中心库房领取下一批医疗耗材，形成一个循环机制。对于二级库房递交的使用报告，中心库房将其纳入到医疗耗材收支记录当中。这样既方便二级库房随时使用医疗耗材，也方便中心库房的管理。除了二级库房之外，还需要注意广义库房，广义库房也就是使用科室。在科室领取医疗耗材之后，如果在紧急情况下，科室之间允许互相流通医疗耗材，这一部分库存量也需要计算到整体库存内容当中，将其设定为紧急库存量。医院的中心库房属于管理的中心所在，而其他部门的库房也需要纳入到管理的流程中，进而形成一套完善的运转流程。(二)避免零库存管理目前一些医院为了发展过程中的经济效益水平，提倡一种零库存管理模式。但是站在医院正常运转的角度上来说，一旦运营商的运输出现问题，或者运营商方面缺货，将会导致医院的临床医疗耗材断货，最终无法开展医疗活动，可能会因此产生非常严重的后果。想要从库存管理的角度提升医院经济效益，最好的方式是让库存量处于低位运行状态，并且将库存品种、规格配置进行合理约束，这样一来可以有效分担品种以及规格存量出现的短缺问题。这一工作对于库房管理人员有着较高的要求，必须拥有较强的工作责任心，缩短查看库存量的时间间隔。同时库房管理人员也肩负着了解医疗耗材使用有效期的责任，必须使用合理的方式来保证医疗耗材的质量水平，保证这一过程中医疗耗材可以随时使用。对于医疗耗材的去向以及各科室的使用、浪费情况，也需要严格记录在案，约束各科室，避免发生浪费问题。对于一些突发事件所需要的大批物资，也需要做出有效的提前准备，例如准备一批有效期较长的物品，并且在临近有效期之后随时进行替换，重新替换成为有效期较长的物品。一般来说，医院库房当中医疗耗材临近失效期六个月左右，就需要及时进行使用，避免造成不必要的损失与影响。(三)采购的控制与管理1、管理模式管控从宏观角度上来说，医疗耗材的采购工作主要有三种方式，分别是分散采购、集中采购、物流采购。以往我国医院的医疗耗材采购工作基本上都属于分散采购模式，也就是科室通过资金来进行采购，这一采购方式已经不再适合我国当下的发展方向。现如今大部分医院都开始使用集中采购模式，这种采购模式要求各科室提出采购需求，随后交给采购部门来进行集中采购。缺点是效率低，且一旦各科室之间沟通不畅，容易造成物资重复采购的情况。对于医院来说，未来需要对采购模式进行管控，尽量选择物流采购方案，这种采购模式被称为物流采购，也被称为第三方采购。这种采购方案的好处和优点在于保障性较高、服务水平较高、到货周期较短、库存量降低、库存周转率较高，且这种采购模式对于人力资源需求较少，可以极大减少医院目前的成本，控制医院的整体成本量。但是这种采购尚未全面开展，属于一种未来的发展方向。无论医院在发展过程中使用了哪种采购方式，都主要依据各科室的使用需求，必须要保证科室的使用不会受到影响的基础上，再对采购模式进行改进与加强。2、医疗耗材品种规格的明确一般来说，医疗耗材品种规格主要分为两种类型，分别是经常使用的医疗耗材和临时使用的医疗耗材。在两个月的时间74内，可能使用的医疗耗材，就属于经常使用的医疗耗材。医疗耗材如超出两个月时间才有可能使用，那么这种医疗耗材应归属于临时性医疗耗材。对于经常使用的医疗耗材，需要将其纳入库存品规明细及采购计划当中。对于临时使用的医疗耗材，只要医疗耗材的有效期未过，并且数量满足几次使用的要求，就无需进行采购。耗材品规不可以盲目增加，而是需要根据对应的需求类型，查看已经选择使用的耗材和功效相近的耗材类型进行及时的合并。例如，一种全新的医疗耗材经过审核之后，无论是性能、价格、功效等方面均超过现有使用医疗耗材，在不影响合同履约的情况下经过院长、科室、物价办、医保办等部门的审批之后，方可纳入到库存采购清单当中，同时对于原耗材的采购也需要立即停止。3、规范采购流程对于控制采购行为来说，规范采购流程属于最好的方式与方法。通过调查研究发现，未来必须要制定定期检查制度，保证采购流程的规范化开展。科室、库房、采购三方需要建立联同工作机制，随时掌握临床科室需求以及目前的库存数量。对于一些经常使用的医疗耗材，每个月都需要建立采购机制，并且考虑到配送周期及入库流程，一般需要在达到基本使用库存量之后，就安排进行采购。在入库之后，之前的库存量基本上已经使用殆尽，此时可以再次安排采购，从而形成良性循环。这种采购模式属于调节性采购，每次采购工作都属于对上一次采购的补充。需要说明的是，这种采购方式基本上入库之后就会进入各科室当中，因此不会占用过多的库房空间，唯一需要注意的是采购时间的安排不能断档，否则容易引发库存枯竭。4、规范准入机制医疗耗材与一般的商品不同，医疗耗材的采购工作并非简单的购买，而是需要经过严格限制与精密计算之后的采购流程。耗材的采购必须要建立对应的市场准入制度，检查供应商的经营许可证、注册证、卫生许可证。除此之外，还需要对供应商公司的营业执照、厂家产品授权、销售员授权等证件有效期进行详细的考察，禁止资质有问题的供应商供货，否则很容易带来医疗纠纷。一般来说，一家大型医院的医疗耗材供应商可能高达几百家，仅靠人力进行采购难以完成对资质的审核与管控，因此要充分利用计算机技术完成这一部分的工作，将一些具有资质的供应商录入到管理系统当中，根据采购行为来进行打分与管控。5、加强对现有供应商的管理从市场因素上来说，如今的买家将会直接决定购买行为的整体流程。因此医院为了保证医疗的安全质量，可以通过内部采购制度来加强对供应商以及供应物资的管理工作，具体来说可以从三方面入手：第一，每年都需要对供应商进行及时的评价，评价内容主要包括产品质量、产品价格、供货时效、服务质量等。对于一些不满足标准与要求的供应商，则需要及时淘汰，从而保证供应商水平。第二，在选择医疗耗材的过程中，需要优先选择有效期更长的医疗耗材，避免耗材过期给医院带来经济损失与影响。第三，为了保证供货速度与时效性，可以设置一些供货速度限制。例如，将供货速度在四小时之内的供应商设定为主要供应商，这可以保证在突发事件发生之后供应商的供货速度。站在医院内部的角度上来说，必须要制定出规范化的采购流程，针对一些特殊事件也需要制定出有效的防控措施与管理方案。无论是采购人员还是管理人员，都需要对其制定出完善的管理机制，最大程度上保证医疗耗材采购流程的规范与安全。四、结