浅析新时代建设工程档案信息化管理_陈智杰.pdf

2422023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE浅析新时代建设工程档案信息化管理陈智杰（佛山市南海区自然资源档案馆，广东 佛山 528200）摘要：本文详细阐述了新时代建设工程档案的特点、作用以及信息化管理存在的问题及对策，希望可以全面优化建设工程档案信息化管理，对建设项目的档案管理工作提供依据和支持。关键词：建设工程；档案管理；信息化建设工程档案是对建设工程项目施工过程的真实记录，也是质量事故原因分析、责任归属的重要参考资料，做好档案管理工作并优化档案管理模式，有助于更好地提高工程建设质量并增加其经济和社会效益。一、建设工程档案的概念和特点（一）概念在建筑行业，我们将为人类生活和生产所提供的物质技术基础的各类建筑物和工程设施统称为建设工程，是人类有组织、有计划、有目标的整体性、大规模经济活动。根据自然属性划分，建设工程一般分为建筑工程、土木工程、机电工程三大类。建设工程档案则是在这些生产活动中所产生的具有保存价值的文字、表格、图片、声音、视频等资料内容。（二）特点建设工程档案具有时效性、真实性、复杂性、综合性、成套性和随机性六大特点。1.时效性是指档案资料必须要紧跟施工进度，否则便无法发挥出档案记录的真正作用。例如，施工场地的数据测量与记录一定要在隐蔽工程作业之前，同时测量的各项数据必须要专业的监理工程师勘察并确认合格才可以开展接下来的施工。如果隐蔽工程已经施工完成，监理工程师无法看到实际的施工情况，也就无法在验收记录单上签字确认。2.真实性是指建设工程档案一定是施工过程的原始记录，是不加任何修饰的资料内容，可以作为质量监管部门验收施工质量的重要依据。如果不真实便失去了档案资料的价值，这也是对建设工程档案资料最基本的要求。3.复杂性是指多数建设工程项目周期性较长，涉及部门和人员众多，档案资料的记录与整理不会由一个部门或人员完成，施工作业往往呈现出交叉性、多样性。4.综合性是指建设工程项目施工属于综合性的系统工程，需要市政、土建、电气、消防、给排水等多个专业共同完成。因此，档案资料建设也会设计多个专业，由不同单位、不同专业人员记录并汇总而成。5.成套性是指只有一套完整的建设工程档案才具有利用价值，缺少了任意环节都有可能导致档案价值打折，无法给质量检测提供依据。6.随机性是指每一个建设工程项目档案资料都是随着施工进度一步步产生的，虽有一定规律可循，但仍旧有突发或变动的施工事件。因此，并不是完全相同的。二、建设工程档案管理的作用（一）有助于促进工程质量提高城市建设档案管理规定中有明确规定：“在工程竣工后的三个月内要形成完整的档案资料。”这是一项具有行政强制性的规定。从中我们可以看到，尽管该项规定并没有直接针对工程质量，但却通过对档案资料的要求来间接起到监管工程质量的作用，通过约束档案管理确保建设工程项目的整个施工过程符合国家相关规定。因此，做好建设工程档案管理工作有助于提高工程质量。（二）有助于积累工程管理经验档案资料是建设工程项目的最终成果之一，是对整个施工全过程的真实积累。因此，通过记录档案并整理各种资料内容有助于工程管理人员逐步积累经验并掌握更多的施工技术，将其运用于之后的工程项目中，以实现管理水平、技术技能的不断提升，最终达到提高工程质量的效果。（三）有助于为工程建设后期运行提供重要的技术支持在工程竣工后的工程维修、改建、扩建等工作中，需要用到档案资料中的大量质量证明文件、施2432023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE工技术应用详情以及管理资料等，这也是档案管理工作的主要目的。（四）能够为项目单位维护合法权益提供有力保障由于建设工程项目有较长的周期性且参与单位、人员较多，常常会发生一些纠纷事件，或因为某个环节的失误导致最终工程质量不高，这时只要档案资料的记录具有完整性和真实性，便可以此为依据很快找到责任主体并追责，进而保护其他参与单位及人员的合法权益。这一作用尤其体现在工程竣工后，因为所有参与部门和人员都已离开，要想准确找到责任方需要依靠档案资料的记录。三、新时代建设工程档案信息化管理存在的问题（一）档案信息化管理不足当前城市化建设进程加快，各地建设工程项目数量增多、规模增大，档案管理压力也越来越大，逐渐暴露出传统档案管理的不足。当前大多数的建设工程档案管理仍旧采用纸质化的资料存储方式，信息化管理不足。传统档案管理方式不仅对存储环境要求较高，还需要花费大量的人力、财力和物力打造安全的存储环境，否则容易受潮、虫蛀。多次反复的查阅还容易导致原件受损，需要花费额外的修复、完善及整理费用。因此，急需要将档案资料进行信息化处理，以顺应现代社会信息化发展需求，紧跟建筑行业发展步伐。（二）档案基础设施落后基础设施主要指的是档案信息化管理所需要的硬件及软件设施。目前，多数大中型城市已经初步具备自主开发或市场引进建设档案文件信息系统的条件，可以实现对传统纸质建设工程档案资料的信息化管理。但对于绝大多数小城镇或县城来说，建设工程档案管理基础设施相对落后，无法为档案管理信息化提供保障。尽管近年来计算机技术发展步伐加快对这一现象有所改善，但仍旧无法真正保障档案管理信息化的完整实施。另外，我们通过调查走访发现，能够建立独立门户网站的档案机构不足全部档案机构的十分之一，只有大部分地级市和极少数县级城建档案馆具备建立独立门户网站的条件。（三）档案信息化质量有待提高建设工程项目涉及多个部门，档案资料的来源较为复杂，原始资料的真实性、完整性无法得到很好的保障，加之管理效率较低，给建设工程档案管理信息化带来了阻碍。档案信息化主要包括目录和全文的信息化，要求目录编排整齐且与全文意义对应，符合实际信息。只有这样，才能体现出信息化管理的优势，否则即便是得到计算机信息技术的支持，也无法切实有效提高档案管理质量和效率。现阶段，我国尚未形成规范化的建设工程档案信息化管理，信息化质量有待提高。（四）档案使用效率较低建设工程档案管理除了起到记录施工全过程的作用之外，还应当便于查阅。但当前多数建设工程档案资料在归档前会经过多次流转，导致归档时存在不完整性，且每次查阅需要先到当地的城建档案管理部门提供证件并核查，而后才能到档案管理室查阅，不仅降低了档案的使用效率，也会导致部分需要查阅档案的人员无法查找到自己所需要的档案资料。四、加强建设工程档案信息化管理的有效对策（一）加强建设工程档案信息化管理要想加强建设工程档案信息化管理，第一步便需要提升档案管理人员的信息化意识。只有档案管理人员有明确的信息化管理意识，才能真正认识到新时代下建设工程档案信息化管理的重要性和必要性，进而主动提升自身的档案管理能力并应用现代信息管理技术，积极探索档案信息管理的方法，逐渐产生对建设工程档案信息化管理的责任感和使命感，实现日常档案信息管理工作的有序推进，为促进建筑行业现代化建设发展贡献自己的力量。另外，加强建设工程档案信息化管理离不开硬件和软件投入。例如，购置计算机、服务器、交换机、扫描仪、打印机等硬件设备及信息管理系统软件等。只有借助计算机、云计算、大数据等现代技术才能真正实现档案管理的信息化。（二）提高档案管理人员的业务素质档案管理人员在档案管理信息化过程中拥有执行者和使用者的双重身份，加强档案管理人员的素质建设是提高建设工程档案信息化管理的重要环节。可以通过以下三个方面提升档案管理人员的专业管理知识积累和计算机系统软件应用。首先，要提升档案管理人员的服务意识。在全面网络环境中，要求档案管理人员需要具备较高的服务意识，积极主动为来访者提供档案信息录入和查询服务，满足服务对象的需求。其次，要提升档案管理人员的专业2442023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE技能。由于建设工程项目从组建到完成需要大量的人员参与，故多数建设工程单位不会专门设置档案管理部门，这就导致管理人员需要兼职完成项目中的其他工作，无法专心进行档案资料的全面细致录入及整理。对此，可以通过社会人才招聘、校招等方式加强档案管理人员的引进工作，组建高素质档案管理团队，定期开展档案管理专业知识与相关计算机技术培训，将考核结果纳入工资绩效。同时，制定相应的奖惩制度，以此来促进员工的学习积极性与工作热情，提高其档案信息化管理能力。最后，要提高档案管理人员的信息化素质。在档案信息化管理过程中，会出现各种网络问题。例如，网络病毒、垃圾邮件入侵等。档案管理人员应当具备基本的信息化系统操作能力，以切实保障档案资料数据的安全。要不断强化自身的计算机技术水平，以期能够在实际应用过程中为档案管理系统提供建设性意见，为档案信息资源开发和利用作出贡献。（三）完善档案管理制度档案管理制度的完善对于档案信息化建设非常重要，可以为档案信息化管理提供可靠依据。具体可以从以下几个角度入手：首先，地方建设单位应当根据自身实际工程项目管理情况、当前管理人员组织构架建立相适应的管理制度并融入档案管理系统，以此来作为基础与其他相关机构对接，注意充分结合国家政策、相关法律法规及地方相关要求，以确保档案管理制度的合理性与可行性。其次，当地政府机构应当对建设工程档案管理提供支持，以促进建筑企业的档案管理制度建设与完善，最大程度规避信息化管理过程中的安全问题。最后，对于在档案信息化管理过程中出现的突出问题，应当及时采取合理措施解决并根据发生的问题逐步优化制度。制定合理的激励与制裁机制并将其纳入专项考核，以确保档案管理人员对制度的执行力，激励其工作积极性，从而实现建设工程档案管理工作的长期良性发展。（四）建立档案资源数据库现阶段，建设工程纸质文件数量已经越来越少，而电子文件数量正在不断增加。因此，档案信息化管理系统应当建立更多的档案数据库，以满足越来越多的电子文件归档。档案数据库不需要额外占用土地资源，也不需要投入更多的人力、物力和资金，可以使档案信息管理工作更加便捷高效。（五）做好建设工程档案存量与增量信息化工作首先，将现有的纸质化档案资料进行信息化转变，统筹安排好现有的档案管理人员、资金及可用设备。同时，也要做好原始文件的储存，但仅仅是储存，不再提供原始文件查阅服务，以确保原始文件不受损。另外，还需要注意信息化后的档案资料管理，确保资料在转化过程中的完整保留，谨防丢失与泄露。其次，对于新增的档案资料，我们也要在保留纸质文件的基础上同步做好信息化工作，对于部门可以直接信息化的资料则直接存储于计算机管理系统即可，不需要额外保留纸质文件，这样可以全面提高建设工程档案管理效率，注意档案管理人员在接收文件资料时务必要检查其完整性，并按照档案资料信息化转变要求进行信息录入和整理。（六）确保档案信息化安全管理建设工程档案信息化管理具有极大的优势，但我们也要认识到信息化管理所带来的网络信息安全问题，要在信息化档案管理中确保电子档案资料文件的真实性、完整性、连续性、时效性、安全可控性及使用性。对此，我们可以采取以下措施来提升档案信息化安全管理。第一，要做好所有电子档案资料文件的数据备份，包括差异备份和增量备份，以防止计算机硬件发生故障后导致数据丢失。第二，要逐步增强网络设备安全建设工作。可以通过在档案管理系统上加装流量控制防火墙、轻量级病毒防护、轻量级入侵防御等构建多层防护体系，并利用大数据精准检测、分析潜在风险，维护档案管理系统的云服务器数据安全。另外，还可以利用云安全大数据防火墙阻挡非授权的核心资源访问以及常见的木马病毒，过滤掉大量的恶意攻击并降低数据泄露的概率，增强档案管理系统的安全性与使用性。第三，要逐步增强复杂的互联网环境中档案信息资料的防护工作，利用人脸识别技术、指纹识别技术、红外线报警技术等构建严格的系统访客人员身份核实体系，确保档案信息资料在存储和使用过程中不会外泄。参考文献 1 付菁燕.探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施 J.陕西档案,2019(02).2 江敏.基建工程档案信息化管理与建设研究 J.城建档案,2018(02).3 张篮月.新形势下建设工程档案信息化管理初探 J.城建档案,2018(01).4 张杰.档案信息化建设与地质工程档案管理 J.科学中国人,2018(21).责编：蒋立民