浅析提升高校档案管理工作水...—以上海市高校档案工作为例_付婧娇.pdf

第 155 页2023/6 （下）总第413期浅析提升高校档案管理工作水平的创新路径以上海市高校档案工作为例文/上海电力大学付婧娇百年以来，上海一直是中国高校数多量高的地区。当前，在上海40多所高校的管理工作中，档案管理依然是非常重要的一环。档案见证了高校建校、成长及发展的全过程，贯穿学校教育、科研及管理的方方面面，是高校的宝贵财富。从客观实际出发，管理和利用好档案资源，能够提升学校的整体水平。但在实际工作中，学校档案工作仍然不受重视，档案管理的现代化水平与智慧校园建设仍然存在较大差距。一、上海市高校档案工作的特色亮点目前，上海的48所高校成立了档案馆（室），并配备了专职的档案管理人员，这些档案馆（室）也先后加入了1986年12月26日成立的上海市档案学会高校专业委员会。具体名单见表1。上海的48所建立档案馆（室）的高校中，档案管理水平和社会影响力因各校的历史原因和重视程度，在硬件条件、人员管理的综合水平和对外影响力上表现不一。其中上海交通大学、上海大学、华东师范大学、上海理工大学的档案馆成为近年来走在各高校前列的排头兵和先行者。这些高校档案馆在市教委、市档案局的关心指导下，一方面举行上海高校档案工作协作组会议，互通有无，屡获佳绩；一方面在各高校领导和各部门的大力支持下，围绕大局，开拓创新，服务中心，与时俱进，坚持依法治档，坚持科学发展，不断推动高校档案事业取得新突破，涌现出一批先进集体和先进个人。这些档案馆在传播大学文化、建设和谐社会等方面充分利用档案，做了很多工作。一是建立了充分展示学校文化底蕴的和存史育人的一批校史馆；二是各高校档案馆共同编辑出版上海高校英烈谱，分别编辑出版上海交通大学史大夏大学与赤水栋梁气贯大世界上海理工大学工程教育百年沪江大学学术讲演录等校史专著；三是举办各种名人实物捐赠仪式；四是开办线下和网上展览。这些档案服务利用工作得到了社会各界的充分肯定。【摘要】本文针对上海市高校档案工作中存在的一些问题，从人才队伍建设、机制体制建设、信息化建设、档案利用服务创新等方面，提出高校档案管理模式改进的路径，以促进高校档案事业健康持续发展。【关键词】上海市高校；档案管理；现代化；人才队伍；信息化建设表1上海市档案学会高校档案专业委员会单位会员复旦大学上海交通大学同济大学华东师范大学华东理工大学上海外国语大学东华大学上海财经大学上海理工大学上海海事大学第二军医大学上海音乐学院上海戏剧学院上海体育学院上海海洋大学上海电力大学上海大学上海中医药大学上海师范大学上海对外贸易学院上海工程技术大学上海应用技术学院上海第二工业大学上海立信会计学院上海商学院上海电视大学上海电子信息职技学院上海东方文化职业学院上海海事职业技术学院上海行健职业学院上海中侨职业技术学院华东政法大学上海金融学院上海政法学院上海电机学院综合档案室上海杉达学院上海海关高等专科学校上海民远职业技术学院上海欧华职业技术学院上海思博职业技术学院上海立达职业技术学院上海电影艺术职业学院上海中华职业技术学院上海工艺美术职业学院上海托普信息技术职业上海东海职业技术学院上海新侨职业技术学院上海城市管理职业技术上海交通职业技术学院上海济光职业技术学院上海建桥学院上海工商外国语职业学上海科学技术职业学院上海农林职业技术学院上海建峰职业技术学院上海邦德职业技术学院复旦大学太平洋金融学复旦大学上海视觉艺术档案工作archives work第 156 页2023/6 （下）总第413期二、沪上高校档案工作存在的问题（一）学校对档案工作的重视程度需要提高。当前，一些高校领导对档案管理工作的重视程度不够，使得档案管理经费不足，相关软硬件设施不够完善，物质条件无法满足实际管理工作的需要。此外，由于高校对档案管理工作不够重视，内部管理人员工作态度存在消极乃至躺平现象，严重者还存在档案资料流失现象，这些现状，既严重阻碍了高校档案管理工作的开展，也与国家和地方法规相违背。比如有的高校档案工作尚未纳入年度考核范围，做好做坏对于部门和个人的考核没有关系，因为缺乏制度的约束，所以各部门的归档积极性不高。另外，有的部门比如教务处、学生处、研究生院，归档工作量大，加上部门领导对归档工作不重视，任务分配不均，兼职档案员工作任务繁重，影响归档工作按时按质完成。还有的部门如财务、设备、科研等部门，由于财务凭证、合同档案的量很大，部门无法存放，所以不进行鉴定就全部都移交档案馆保管，有的甚至是已经到报废年限的财务凭证或者金额一两千的企业合作项目合同等。在缺乏制度约束的情况下，档案室作为科级单位人微言轻，有保存价值的档案收不上来，没有保存价值的材料堆积如山，档案收集工作难以有序推进。（二）档案管理人员的配置和专业技能需要提高。目前，一些高校的档案管理人员专业素质不高，在档案收集工作实施方面，收集内容缺少全面性和系统性。学校虽然制定了归档范围，但是在收集过程中，随意性行为仍然比较常见，有时甚至以个人喜好来收集。在收集的档案载体类型方面也存在重文书、轻声像和实物的现象。再加上部分档案工作人员对档案收集整理工作的态度不严谨，有时不能保证案卷的齐全完整、真实有效。（三）档案管理信息化水平有待提升。上海市大部分高校开展了数字校园、智慧校园建设，但是相比学校整体建设的现代化水平，档案管理工作的手段并不先进。目前沪上部分高校在档案管理过程中运用了信息化管理手段，但是档案信息资源无法实现跨部门在线共享。有的高校档案信息数据库中仅有目录数据，没有全文数据，这对有效便捷地利用档案信息是极大的阻碍。（四）档案利用服务理念有待提升。在高校档案工作中仍然存在“重保管轻利用”的思想，缺乏主动作为、善于作为的服务意识。档案部门该如何开发利用档案，用哪些档案，用什么方式来服务学校，尚无系统可循的规章制度，所以这在一定程度上无法保证档案管理工作的服务质量，档案利用服务理念有待提升。三、对沪上高校提升档案工作水平的建议（一）以制度建设推动档案工作规范发展。新修订的档案法把党管档案工作的领导体制具体化，党要管档是第一原则，档案是党和人民的宝贵财富，这就明确要求各单位“一把手”这个“关键少数”不管是不是中共党员，都要对档案工作高度重视，其根本目的是，推动档案工作围绕中心服务大局的意识要加强、抓落实的能力要提高。一是要以档案工作相关法律法规为工作依据，把完善档案工作规章制度建设作为一条主线贯穿于高校档案工作全过程，通过对标相关政策法规和标准，提高档案管理水平。二是要增强高校各立档单位和广大师生的档案意识，采取有效的激励措施，提升全员归档的积极性。通过继续教育培训，增强档案工作者的大局意识、服务意识和创新意识，以制度建设为保障，实现档案工作的有序、持续发展。三是上级主管单位应当加强对下属单位档案工作的监督管理，定期进行执法检查或评先评优工作，以此促进高校档案工作的发展。（二）提升档案管理人员的专业技能。1.建立人才培养机制。高校应当打造一支思想道德素养和专业素养过硬的档案管理团队，建立档案管理人才的培养机制，制订系统化、科学化的培训计划，储备跨学科档案管理人才。树立人才可持续发展观，定期开展教育培训工作，鼓励档案管理人员积极学习政策、法规、标准，学习先进的管理知识和信息化管理技术，并将其灵活运用到日常工作中，提高人才培养的有效性，促使档案管理人员专业技能不断提升。2.完善人员绩效考核制度。高校应当完善档案管理人员工作标准，明确考核评价指标，建立一套行之有效的考核管理办法，对档案工作绩效进行客观全面地评价，充分调动档案工作人员的积极性和竞争意识，促使他们积极投入日常工作中，提升档案工作水平。3.制定科学合理的激励制度。档案工作相对来说是一项默默无闻的工作，档案工作人员往往有一种不被重视的感觉。为激发档案管理人员的工作热情，高校应当考虑为档案管理人员在职称评聘、提级晋升方面创造有利条件，提高档案管理人员在工作中的满足感、获得感，从而提高档案管理工作水平。4.确保队伍的稳定性和可持续发展。高校的立档部门在配备兼职档案员时，要充分考虑、尽可能配备对本单位工作了解比较全面的同志。兼职档案员工作变动，应办好档案工作交接手续，及时补充和调整人员，确保档案工作不出现因人变化而断线、断层的情况。比如兼职档案员岗位变动或离职的时候，应该在流程当中加入工作期间档案工作完成和移交情况的核对，以免造成应归档工作材料的流失和借阅的档案材料未归还就离岗的现状。在选任档案管理人员时，首先要考查其政治意识，要任用政治意识坚定，有高度的责任意识和较高综合素质的同志，而且应优先考虑任职时间较长的同志，因为其对部门工作比较熟悉，了解部门工作重点，因此更具备全局观。而且一般任职时间较长的同志相对来说更耐得下性子来从事档案工作。遇到档案管理人员工作变动时，老同志应当发挥传帮带的作用，做好档案工作的交接，为新任档第 157 页2023/6 （下）总第413期案管理人员顺利进入工作状态提供帮助。（三）加强档案管理信息化建设。档案信息化建设是一项系统性工程，主要包含档案管理流程标准化建设、档案管理信息系统建设、库存资源数字化、增量档案电子化、档案利用网络化、档案信息安全等方面的内容。高校应当将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体框架中，积极构建统一数据平台，统筹推进、协调发展。对于电子档案应当实施“全周期”管理，其过程包括档案从产生、搜集、保管、利用一直到销毁的各个环节的全程管理。在信息化建设的过程中，尤其应当注重档案信息安全建设，在确保信息安全的前提下，实现档案信息资源共享。（四）强化利用和服务功能。一是要对领导决策加以服务。在档案资源储存过程中，档案管理人员要发挥出档案信息的资政建言功能，档案信息可以为学校领导的相关决策提供依据，为学校发展和改革提供动力。二是建立开放式、服务型的档案管理模式。作为国内高校的重镇，沪上高校的档案管理要加大开放力度，运用“互联网+”技术手段，建立安全可靠的档案信息管理平台，逐步实现档案信息资源共享。综上所述，高校应当积极探索档案管理新路径，通过重视档案管理，增强服务意识，提升档案管理现代化水平，完善档案管理制度，建立人才激励和培养机制，利用现代化的技术手段，创新档案管理利用模式，实现档案科学化、规范化管理，逐步实现档案信息资源共享，以此助力高校健康持续发展。【参考文献】1杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考J.办公室业务,2014(5):143-144.2何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略J.中国管理信息化,2018,21(5):172-173.3李建丽.“互联网+”下的中学生档案管理工作对策探讨J.中外企业家,2020(4):143-144.4姜霁纯.基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策J.兰台内外,2019(4):1-2.5庞晓敏.大数据时代高校档案管理工作问题探析J.成都师范学院学报,2019(06):120-124.6徐微微.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策分析J.吉林化工学院学报,2020(10):61-62.7王剑.大数据时代高校档案管理探析J.兰台内外,2020(11):17-18.8马晓芳,张颀.面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究J.今日财富,2019(21):180.9许丽媛.高校档案管理模式创新路径探索J.科技视界,2022(19).10赵东龙.高校档案管理工作的现状与对策探讨J.档案管理,2021(03).（上接第154页）警系统六大子系统构成。（一）实体档案管理系统。主要通过RFID产品，包括：档案标签、层架标签、手持机、电子标签、出入检测门、电子标签智能盘点书车、贵重档案管理柜，实现档案出入检测，以及上架、顺架、盘点、倒架等智能操作。（二）智能档案密集架系统。智能档案密集架固定列和移动列配有智能控制器，采用ARM嵌入式硬件架构，搭载Android操作系统。具备操作人员人脸识别、语音控制架体操作、屏幕手写输入、智能节能休眠唤醒、数据传输加密等智能功能。同时具备档案灯光定位、语音提示、列号灯指引等智能引导功能。（三）环境监控系统。智能监控档案存放环境，对档案库室内的温湿度、颗粒