浅谈事业单位档案信息化管理_鲍冠斌.pdf

2992023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE浅谈事业单位档案信息化管理鲍冠斌（莱州市检验检测中心，山东 烟台 261400）摘要：依托档案信息化管理，能够实现对事业单位日常工作的全面反馈，有利于内部管理的强化，更好地服务于单位决策的制定及工作效率的提升。随着电子信息技术的快速发展和广泛应用，促进了事业单位档案管理工作模式及工作体制的改革和创新。基于此，本文对档案信息化管理中存在问题和解决对策进行了相关研究，希望能对相关单位有所借鉴和帮助。关键词：事业单位；档案管理；信息化随着社会信息化的不断发展，社会对档案管理提出了更高的要求和标准。在事业单位发展进程中，档案管理属于一种无形资产，其对于单位实现可持续发展有着重要作用。当前，事业单位档案信息化管理管理已逐渐替代了传统的纸质化档案管理工作模式，并在整个行业中已经占有越来越重要的主导位置，加强档案信息化管理的管理势在必行。一、开展档案信息化管理的意义随着信息技术的不断发展，促进了事业单位开展档案信息管理体制的改革和创新，事业单位在进行档案管理时，为了确保整体工作质量，需要管理人员充分意识到运用电子信息技术的意义，并结合实际情况，应对档案管理工作进行有效创新。事业单位采用了电子化、信息化档案管理工作模式，极大地减少了单位从事档案管理工作部门的人力劳务量，降低了档案管理的岗位任务强度，提高了档案管理工作效率。（一）是保证档案真实性的重要手段事业单位通过传统方式实施档案管理时，档案信息容易出现虚假情况，这就对档案信息的真实性造成了严重的影响。大数据信息技术运用以来，极大地保障档案信息的真实性，避免纸质档案被篡改或者伪造的情况出现。通过在线档案管理更加能够保障档案信息的完整性，避免纸质文件由于年份过长导致的受潮、损坏、字迹不清的问题。事业单位档案管理具有较强的公共服务性及保密性，在开展档案管理工作的基础上，可以使事业单位为人们提供更便捷的服务，在实现档案管理创新的基础上，可以使服务更加高效。事业单位档案管理与单位及职工的利益存在密切关系。对于事业单位内部的岗位，其内容中详细记录了在事业单位实际发展中各个阶段的重要信息及有关材料，在事业单位实施改革、评价及工作回顾方面是重要的依据。事业单位档案也对单位职工信息进行详细记录，其中包含职工升迁调动、培训及评优评先等相关信息，在单位对职工实行考核、评价及选拔方面属于重要的参考资料。档案信息对事业单位档案管理实行创新，可以实现这些档案信息的更好利用，使事业单位职工的利用及单位整体利益得到有效保证。（二）是丰富档案信息的重要工具大数据及信息技术的出现并运用，扩大了事业单位档案信息的来源和保存类别。事业单位档案管理的种类除文件、人员、科研、地图、信息外，还可以借助大数据技术将事业单位的各种报告和专项研究进展等重要信息作为档案内容统筹归并管理。事业单位档案管理还有利于单位服务质量提升。需要使事业单位的档案管理更加规范化，通过对档案管理工作实行有效创新，可以使档案管理的规范性得以进一步提升，实现更有效的档案管理，更好为人们群众提供服务，提升单位的服务质量。（三）是发挥档案资源价值的重要途径事业单位领域档案信息主要涵盖了本系统内相关的工作及研究成果，具有较广的开发利用及共享价值，有针对性的开发也会对本单位未来的工作开展提供丰富的信息资源支撑，更是重要的有价资源基础。事业单位在工作和发展过程中的会形成并积累大量的档案信息资源，要充分利用大数据及信息技术，助力事业单位更好的开发利用已产生的档案3002023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE信息，实现信息资料查找的精准度和高效性，充分发挥出档案信息的实用性。事业单位信息资源的开发利用及价值实现还要综合考虑多个制约因素，要学习借鉴档案信息资源利用及共享的先进成功经验，不断拓展档案信息的价值实现路径。二、事业单位档案信息化管理存在的问题随着信息技术的不断发展，事业单位需要存储的档案信息数量和种类也在不断增加和扩充。然而许多事业单位档案管理模式采用单一的手工管理方式，档案管理水平和效率低下，无法满足现代化档案管理工作的发展要求。事业单位档案管理工作具有复杂性和综合性的特点，信息资源量大，内容种类多样，相同类型的信息资源之间会有较长的时间间隔。要保证档案信息的完整，不能出现信息杂乱或丢失的情况，在信息功能管理过程中要根据事业单位发展的需求进行调节。（一）档案管理工作体系不健全事业单位档案管理最显著的问题是档案管理工作体系不健全，领导层对档案管理工作也缺乏重视，在单位内部档案管理体系建设方面缺乏资金支持。部分事业单位尽管有相应的档案管理制度，但是绝大多数都是形式上、流于表面的，没有真正将档案管理制度落到实处。档案的存储较为随意，网络档案信息的文件存储随意，容易导致文件丢失和损坏。就目前情况看，部分事业单位并没有建立科学高效的档案管理工作制度，或者档案管理制度不够完善，导致档案信息化管理管理数据库的建设一直存在着硬件上的不足，需要采取相应的措施来解决。（二）专业型档案管理人才短缺在档案信息化管理管理工作中，档案管理人员必须具有较高的业务素质和工作能力。在当前阶段，部分事业单位的档案管理人才存在年龄结构老龄化的问题，部分档案管理人员缺乏信息化意识，信息化技术掌握情况也不佳，制约了事业单位信息化档案管理目标的实现。大多数的事业单位的文件档案业务管理者日常工作量大，无法完全专心致志做好档案信息化管理的业务管理工作，同时各个事业岗位的管理人员结构流动性很强，频繁的岗位人事结构调整也对档案信息化管理管理工作产生不利影响。（三）档案基础设施配套不足档案信息化管理管理的专业化水平是推动事业单位持续开展工作的重要动力。多数事业单位工作重点仍然停留在经济效益的创造上，没有认识到档案规范化管理的重要性，认为档案管理不会创造经济效益，对档案管理工作不闻不问，事业单位领导对档案管理工作缺乏全面的认识和重视，只是简单地认为档案管理就是一项存档工作。档案信息化管理本身就是为了让事业单位的工作方式实现专业化转型而建立的一套独特的技术应用体系。由于事业单位对档案管理工作的认知程度不够，对档案管理的所需资金投入不足，导致档案管理的基础设备设施不完善，档案信息化管理工作难以顺利高效地开展，进而也对档案管理人才配备产生不利影响。（四）档案信息化管理不规范部分事业单位没有充分认识到如何正确处理电子文档过程中的重要物质信息载体，如 U 盘、光盘、移动硬盘等数据备份和大数据档案信息化管理的备份登记册中并不像一般的纸质档案那样真正包含了组件，在重要档案信息系统、数据、文档的数据备份和保存管理上，只是笼统地要求进行系统数据备份，没有清楚哪些系统数据、文档需要进行备份，用何种数字媒体和介质方式来进行备份或者进行保存。在应对危害档案信息安全的防范中缺乏及时有效的具体处理措施，也缺少有效防止电子拷贝档案信息非法传递的技术手段，产生了许多安全漏洞。三、事业单位档案管理工作的优化措施新时代事业单位档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化信息技术进行管理，这对于提升事业单位档案管理效率有着重要影响和意义。互联网信息技术已经在行政工作中大范围普及，信息技术在档案工作中也可以有效提升档案管理工作效率，进行信息化档案管理办公，促进事业单位档案管理创新要不断健全档案管理工作体系，借助创新思维完善档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式相融合，构建出高效且创新的档案管理工作体系。（一）建立健全档案信息化管理制度事业单位要从自身的发展情况出发制定符合自身的档案管理制度，正确了解事业单位发展内容，明确事业单位的发展目标，采取科学管理模式，建立高效的档案管理机制。要加快建立健全档案信息化管理管理的各种规章制度，构建规范化、科学性和高效化的档案管理工作机制。在制定档案管理制度的过程中，要用严谨的工作态度，充分掌握事业单位的具体情况，使得管理制度更加科学合理。要建立合理的奖惩制度，明确奖惩原则，对表现突出3012023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE或做出重大贡献的人员要根据奖惩制度给予表扬和奖励；对于失职人员要追究责任，根据造成的影响程度给予合理的处罚，充分体现制度的公正公平。档案信息化管理制度的完善和健全，对于档案信息化管理文件的制作、审批、归档、档案资料收集、保存、梳理和开发利用等各个环节都应该有明确细致的规定，事业单位也应该根据本单位的主要功能和档案信息化管理的主要特点，对其进行及时更新或补充。（二）加快档案信息化建设步伐目标管理作为一种现代化的管理手段，在事业单位档案管理中具有普遍适用性。事业单位要根据单位的需求及特点制定科学的档案工作规划，要完善档案管理的数字化体系。在开展档案管理与服务模式改革的过程中，信息化技术十分重要，档案的数字化信息化管理模式，极大地提高了档案管理效率。要充分利用大数据信息技术，充分挖掘并开发利用各种丰富的信息资源，以专业的数字化网络体系与管理系统建设为重点，集中做好纸质档案向电子档案的转化。要加大对档案管理信息化技术的创新和探究力度，重视创新型技术的应用。要转变管理思路，摆脱传统观念的束缚，树立科学的档案管理理念，用发展的眼光看待档案管理工作。要对事业单位的档案管理工作目标和意义进行深入分析和理解，正确认识到当前档案管理工作中存在的不足之处，切实提高档案管理的科学化水平。（三）提高档案管理人员的专业能力水平一套完整且功能完备的档案信息管理系统，是档案现代化管理工作的最终成果，它实现了以信息化的方式处理大量繁杂的档案信息。当前从事档案信息化管理工作的人员，往往不能很好的适应信息化的档案管理模式，经常出现低层次失误，要把档案人才培养纳入到事业单位的各项业务培训工作当中去，提高档案管理人员的综合素质。档案管理工作人员的业务能力决定了档案信息化管理的成效。培养一批专业的档案管理人才，首先要把档案管理人员的流动控制在合理的范围内，应尽量避免档案管理人员流动过多过于频繁，保持档案信息化管理的长期性和连续性。要积极开展档案管理人员专业培训活动，对档案事业新知识进行系统学习，将信息技术作为重点，促使其能够对大数据形成正确与深入的认识，掌握档案行业以及信息技术发展动态，更要重视档案专业人才的引进，壮大档案管理队伍，提升整体管理水平。（四）提高档案信息资源的共享利用率事业单位档案管理工作必须从信息获取角度进行优化，单位管理层在决策时可以充分参考档案信息中的内容，促使事业单位的运行机制保持良性循环，从不同层面提高档案信息应用的工作思路。要强化服务意识，真正认识到档案管理的工作重视度，从工作层面上提高服务意识，转变从以往档案单纯记录资料转变为记录、供应、决策支持的服务模式。在推进档案管理的信息过过程时，各个项目要做到标准化，符合档案的各项标准化内容、案卷目录、编号及分类，一定要做到有法可依、有章可循，从收集、整理到归档存入电脑系统中，做到条理清晰、目的明确，进而确保档案更为完整，保证正确记录和存档，防止档案记载内容的遗失。要逐步搭建起档案信息资源共享平台，向平台上传档案的目录和全文，使档案信息真正实现共享，从而使以服务为主导的档案管理现代化体系成功建立。事业单位档案信息化发挥着越来越重要的作用。在信息化时代，档案在事业单位稳定发展中起到愈加明显的作用，要想有效利用档案信息就要不断推进档案管理工作的网络化和信息化发展，加强档案管理的信息化建设，加强对档案管理人员的培训力度，都将会对事业单位档案信息化管理的建设和发展起到很好的推动作用。参考文献 1 王淑云.新常态下事业单位会计电算化下档案管理现状 J.财会学习,2021(36).2 应晓红.事业单位人事档案管理创新与服务模式的改革研究 J.中国市场,2021(34).3 廖翠玲.问题导向视阈下提高人事档案质量和利用效率的策略以医疗事业单位为例 J.办公室业务,2021(22).4 庄菁.提升机关事业单位干部人事档案工作质量和水平的措施探讨 J.大众标准化,2021(21).5 王洋.机关事业单位档案信息化管理中的问题反思与优化对策研究 J.黑龙江档案,2021(05)