浅析卫生健康行业流动人才人事档案管理工作_王辉.pdf

2962023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE浅析卫生健康行业流动人才人事档案管理工作王辉（辽宁省大连市卫生健康事业发展中心，辽宁 大连 116000）摘要：随着人才流动性的增强，卫生健康行业流动人才档案管理工作中存在的问题也逐渐暴露。针对现状，结合实际工作，全面分析现阶段卫生健康行业流动人才人事档案管理中存在的问题，提出合理化工作意见，改进相关工作流程，优化档案管理机制，全面提升档案管理现代化水平，为卫生健康行业流动人才人事档案的管理、转递、调配、使用提供更多便利，也为卫生健康行业流动人才管理提供指导性意见。关键词：卫生健康行业；人事档案；档案管理 随着人才流动性的增强，卫生健康行业流动人才人事档案管理工作也迎来了更加严峻的挑战。卫生健康行业流动人才人事档案具有渠道多样性、来源广泛性。因此，流动人才人事档案管理难度大、标准不统一，想要全面提升卫生健康行业流动人才人事档案管理有效性，更好的促进社会人才优化配置，完善和构建信息化档案管理机制，促进档案管理的数字化、现代化进程显得更加必要。一、卫生健康行业流动人才人事档案管理的特点在卫生健康行业中，针对流动人才开展人事档案管理工作，主要表现出以下三个管理特点：一是人事档案的分散易失性。流动人才的人事档案存在分割存放、异地管理的现状，如毕业生档案存放在生源地或者户籍所在地，未与现工作档案一并存放；流动人才人事档案在人员的流动过程中，经常发生档案不能与人同步流动的情形，尤其是在当前流动人才人事档案管理体制不健全，管理方法不科学的情况下，必然造成不同阶段个人档案材料的流动丢失。二是服务对象流动性强，管理难度大。卫生健康行业流动人才学历高专业多，专业技术职称种类多、分级细，人事档案材料分类较多，各类各项材料复杂繁多，加之人员的流动性强，时常会出现“死档”“弃档”等情况，给人事档案管理工作带来很大的难度。三是人事档案利用率增高，社会服务职能彰显。近几年，卫生健康行业人事档案电子化业务工作顺利开展、推进，电子化覆盖率达到 90%，加之服务对象对人事档案信息利用率不断提升，我们由传统的单一的人事档案管理向社会服务功能转变，挺进公共服务领域，突出社会公益性服务职能。二、卫生健康行业流动人才人事档案管理的新挑战（一）档案内容不断丰富目前，卫生健康行业流动人才学历高专业多，尤其临床专业的流动人才学历基本达到硕士及以上。随着时间的推移，卫生健康行业涉及的各专科专业人才越来越多，相关从业人员档案材料随着从业时间的增加也会越来越多。如每年的年度考核、职称评审、继续教育等材料，每位卫生健康行业流动人员的档案都在 100 页左右。现阶段，人事档案的受重视程度较之前提高，所以流动从业人员对个人档案材料的存放会持续增加，档案内容的不断丰富，也会给档案管理工作人员带来较大的工作量。（二）档案数量与日俱增随着经济水平的不断提升，广大群众对医疗服务的需求越来越高，卫生健康系统仍在持续不断地改革，医疗服务内容也在不断优化和完善，在医疗技术不断发展的背景下，卫生健康行业所需的专业人才、高端人才越来越多，流动人才的人事档案数量也会随之增加，档案数量的增加会给人事档案软管理带来新机遇新挑战，同时对档案硬件的配置和管理也提出了更高的要求。（三）档案载体多样化在信息时代，卫生健康行业中，对流动人才人事档案管理工作有着较高的要求，人事档案应该按照国家档案局的相关规定要求，进行现代化、规范化、标准化管理。针对档案的目录、分类、整理、装订、归档等工作，也要符合人事档案管理的相关规范，保证电子档案和纸质档案的图像清晰准确。2972023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE当前档案的形式载体比较多样，所以在保管时，对档案的存储环境和保管要求有着较高的要求。（四）档案利用率提高随着公众对社会服务需求的不断提升，档案的利用需求越来越大，利用信息化技术，实现流动人才人事档案科学管理势在必行，借助信息化技术完成档案的整合、分析、存档等工作，可以提高档案的查询效率，人事档案各项数据可以在卫生健康行业的人力资源管理中得到应用，可以最大程度满足人事档案的社会化利用需求。三、卫生健康行业流动人才人事档案管理存在的问题目前，流动人才人事档案管理中存在的问题，主要表现在以下三方面：一是缺乏对人事档案重要性的宣传。档案管理工作人员明白这项工作的重要性，但非档案管理部门的工作人员对这项工作的重要性没有明确的认识，由于档案管理人员缺乏对档案重要性的宣传，所以部分用人单位和存档人并没有认识到档案的重要性。再加上档案收集、整理、存储的流程不规范，会使得档案的安全受到影响。二是人事档案管理工作人员配备不足。档案管理工作是一项长期持续的复杂工作，卫生健康行业流动人才人事档案管理部门应配备充足的专职档案管理工作人员但实际根本无法达到上述人员配比，明显存在档案管理人员不足的问题。三是档案信息资源服务力度不够。流动人才人事档案管理过程中，过度关注档案的管理工作，对档案的利用并没有给与充分的重视，使得档案管理过程中，只做好了前端的收集、整理、归档等工作，人事档案资源的开发利用效率低，没有真正挖掘档案的潜在价值，没有充分利用档案的社会价值，不能为卫生健康行业的人才发展规划提供参考数据。四、卫生健康行业流动人才人事档案管理的优化策略（一）宣传普及档案政策、知识卫生健康行业，应该利用现代多种媒体平台和渠道，组织各类流动人才人事档案管理知识的宣传活动，介绍人事档案材料的内容、相关功能，加大各医疗单位和流动人才对人事档案管理的认识，树立档案资料收集保存意识。同时，利用宣传手段对一些重点人群进行指导，尤其是应届高校毕学生，引导广大学生做好存档工作。（二）强化人事档案管理服务理念卫生健康行业应该完善流动人才人事档案管理机制，使其可以适应新是时代档案工作的发展要求，结合工作实际，按照人事档案管理制度，规范档案管理的流程，档案管理工作人员结合岗位职责，遵循档案管理流程，做好档案服务工作。（三）加强人事档案信息资源开发利用当前人事档案管理工作的开展，不仅是用于查询档案资料，更是为了充分开发和利用档案信息资源。现代信息技术不断发展，利用信息技术开展卫生健康行业流动人才人事档案管理工作，可以提高档案的管理效率，保证档案信息的安全，为行业人力资源管理提供数据支持。同时，档案开发利用过程中，还要做好档案的安全防护工作，保证档案资源的安全性。（四）完善流动人才人事档案管理机制1.建立积极的流动人才人事档案接收制度。卫生健康行业可以定期在高校中为广大高校学生进行档案管理政策指导，向学生宣传人事档案管理的重要性，将人事档案的特点和管理优势讲解出来，不断培养高校毕业生的档案管理意识，为就业后的人事档案转递和管理工作奠定基础。另外，还应增强行业内各医疗机构之间人事档案管理工作的交流，使得流动人才人事档案接管率大大提升，保证档案有序流动。同时，还应和非公医疗机构开展合作，鼓励其就业流动人才主动办理档案存档，构建完善的人事档案接受制度，避免“弃档”行为的出现。2.健全完善流动人才人事档案制度。卫生健康行业流动人才人事档案材料的收集、补充是一项基础性工作，也是提高档案管理效果的重要方式。在实际开展流动人才人事档案收集工作时，应不断创新收集方式，探索适合人才交流服务部、医疗机构、流动人员三者的人事档案收集机制，使得流动人才人事档案可以全面完整的归档。在做好基本信息收集的前提，还要包括一些重要内容：一是加强专长能力补充。针对流动人才的学历水平、资格考试等材料进行详细记载。二是突出实绩。记录流动人才的工作业绩、相关成就等材料信息，作为聘用人才的重要依据。三是突出诚信材料。包括各项廉政、审计、诚信、奖惩方面的材料，丰富人事档案内容，提供流动人才人事档案的全面信息。（五）加强人事档案管理人员的业务培训重视人事档案管理业务培训工作，提升档案管理工作人员的综合能力。卫生健康行业流动人才人事档案管理工作人员应具备相应资格，更需要自身不断学习、探讨，不能故步自封、闭门造车，增加新知识的补充学习，提高业务水平，优化知识机构，顺应时代要求和行业发展规律。同时，要加强法制2982023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE教育，提高政治站位，清楚认识人事档案工作的神圣性，要保证人事档案材料的真实性和原始性，时刻铭记行业操守，遵守行业规则，坚决不触碰行业红线、不越行业底线。（六）提高流动人才人事档案服务水平卫生健康行业中流动人才人事档案管理工作在实际开展过程中，一定要遵守国家档案的相关规定，落实库房八防工作，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。档案存储的库房应该结合实际情况，设置防盗门窗，设置防光的窗帘，窗户应该选择双层的玻璃，库房内设置白炽灯，以免灯光对纸张档案带来损坏。另外，库房内还要配置除湿机、温度调节器和吸潮剂，根据档案的纸质材料，明确档案库房的防火制度，要求所有档案管理工作人员严格按照防火制度执行，同时档案室中应该配置防火器材，定期要更换防火器材。档案库房中应该保持干净整洁，避免出现一些昆虫和动物，以免损害档案。如果管理部门条件允许，还应该安装空调设备，使得室内的温度保持在档案适合的温度；同时要定期进行除虫操作，及时检查档案是否出现虫蛀问题。（七）推进流动人才人事档案数字化建设1.社会化管理。在“互联网+”背景下，应该不断利用信息技术来提高卫生健康行业流动人才人事档案管理水平，为行业流动人才、医疗机构提供更高水平的服务，可以高效开展卫生健康行业的人事档案管理工作，实现社会化管理，使得人事档案不在被用人单位所控制，充分推动人才流动、竞争，构建合理合规、健康有序的流动人才人事档案管理机制，进而不断促进行业人才良性发展。在实际开展人事档案管理过程中，首先应该打破地域限制、行业限制，使得档案社会化管理建设能够覆盖全国，真正实现“网络在手，查遍天下”，提升公共服务时效。2 个性化管理。在信息时代，为了充分实现卫生健康行业流动人才人事档案管理的目标，应结合人事档案的类型，进行个性化管理，使得人事档案内容能够变得丰富。在人事档案内容中要加入一些卫生健康行业流动人员的个人信用、家庭人员的信用等内容，使得人事档案管理工作可以有序开展，这样可以促进跨部门档案管理的有序推进。另外，针对部分低学历卫生健康后勤流动人员等无档案人员，可借助社保等基础功能，来不断完善人事档案的个性化管理工作，使得每个卫生健康行业流动人员，都有自己专属的人事档案。3.网络化管理。针对流动人员人事档案管理过程中，尤其是卫生健康系统，应充分利用网络优势，引入各类信息技术实现档案网络化管理。档案部门应明确档案管理工作网络化管理的重要性和必要性，利用网络可以高效管理档案资源，查询档案信息比较便捷。在实际人事档案网络化建设时，应该结合卫生健康行业特点及情况，设立明确的标准，构建统一的行业网络查询平台，使得全国所有卫生健康行业流动人才人事档案信息都可以通过一个网址进行查询，实现卫生健康行业流动人才人事档案网络化专业化管理。（八）加强特殊群体的人事档案管理工作针对卫生健康行业“援藏援疆”等特殊群体的人事档案，要完全按照相关的规定，做好档案管理工作。针对一些非公立医疗机构长期存档人群，要定期进行回访，保证档案的有效性，及时更新各项档案信息。针对存档人员长期联系不上，要对档案进行分类管理，并且进行整理登记，妥善保管。另外，还应采取各项手段，将“死档”变成“活档”。针对各医疗机构移送的辞职人员档案，要根据政策要求，完善档案的内容，并要和辞职人员建立档案保存关系通，确定档案的相关内容，保护个人权益。卫生健康行业从业人员数量多，人才流动性比较大，流动人才人事档案情况复杂、来源多样，为了更好地保障流动人才人事档案管理有效性、规范性，为行业人才的优化配置提供更加可靠的依据，要加强档案管理的顶层设计，构建人才建设格局新架构，全面推进信息化技术在流动人才人事档案管理中的落实和应用，促进卫生健康行业流动人才人事档案管理的现代化进程。参考文献 1 王菲.流动人员人事档案信息化管理路径 J.黑龙江档案,2022(02).2 流动人员人事档案管理服务规定(摘