《档案馆指南编制规范》的主要内容及相关问题探讨.pdf

2023年第6期法规标准摘要：本文系统介绍和分析了 档案馆指南编制规范 的内容，说明了其主要特点，明确了其理论价值与实践意义，并对“年代”和“年度”的区分问题、修订完善问题、档案行业“推荐性标准”能否作为司法裁定依据等问题提出了相应的建议。关键词：档案馆指南编制规范体例结构编制要求司法裁定依据Abstract：This paper systematically introduces andanalyzes the content of theCompilation Standard of Archives Guide,explains its main characteristics,clarifiesits theoretical value and practical significance,and putsforward corresponding suggestions on the distinctionbetween years and year,the revision and improvement,and whether the recommended standards of archives industry can be used as the basis for judicial adjudication.Keywords：Archives guide；Compilation standard；Stylistic structure；Compilation requirement；Basis for judicial adjudication1992年7月20日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T3-92 档案馆指南编制规范（以下简称 编制规范）。编制组依据我国档案馆的实际，借鉴了 国家档案馆通用指南编制准则 和 亚洲史料指南 的编制经验，确定了编制规范 的体例结构。档案馆指南作为一种介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献的档案检索工具，在引导档案用户有效利用馆藏档案信息资源方面，具有非常重要的参考价值。本文在介绍 编制规范 内容的同时，进一步分析其主要特点与理论价值和实践意义，并对其中需要改进的问题，提出改进建议。一、编制规范 的主要内容及其说明除前言外，编制规范 的内容主要包括6个部分，即主题内容与适用范围、档案馆指南的编制原则、档案馆指南的结构、提示部分、正文部分、补充部分。（一）“前言”的内容编制规范 的前言说明了该推荐标准的版式样式及思想来源，并对档案馆指南的基本概念做了解释。标准起草人采用了联合国教科文组织的 国家档案馆通用指南编制准则 和亚洲史料指南地区协调会 亚洲史料指南 的版式样式，并结合我国档案馆工作实际情况，编制了 编制规范。亚洲史料指南 是联合国教科文组织以合同形式委托国际档案理事会亚洲成员国编写的一套介绍亚洲各国档案史料的工具书，为国际社会各界研究亚洲问题提供方便条件。我国在20世纪80年代正式加入了国际档案理事会，并派代表参加了第九届国际档案大会和 亚洲史料指南 的编写工作。档案馆指南是全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料的工具书。（二）“主题内容与适用范围”的内容编制规范 的第一章“主题内容与适用范围”，包括两个条款，分别说明了标准的规定事项与适用对象。编制规范 明确了该标准的规定事项包括档案馆指南的编制原则、结构、编写细则等方面的内容。各级各类档案馆在编制档案馆指南时，都可以从自身实际出发，参照执行 编制规范。（三）“档案馆指南的编制原则”的内容编制规范 的第二章简明地规定了档案馆指南的编制原则是“应做到内容全面、系统、准确、实用、文字简洁”。所谓“内容全面”是要求档案馆指南的编写者应当通过对馆藏档案实际情况的全方位了解，为读者或利用者呈现出档案馆所藏档案资源和资料资源的概貌，不能挂一漏万，仅仅展现档案馆的部分资源情况，尤其是馆藏特色资源的介绍更是必不可少，以便为广大读者或利用者提供切实的查阅利用馆藏资源的工具书。所谓“内容系统”是要求档案馆指南的编写者在介绍馆藏资源时，应注意按照规范的体例结构和逻辑顺序，有条理地介绍馆藏档案和资料等资源的内容。所谓“内容准确”是要求档案馆指南的编写者应当实事求是地介绍和说明馆藏资源的实际状况，不能胡编乱造，更不能把尚未进馆的档案和资料纳入介绍的内容之中，也不能忽略对相关档案开放情况、利用条件的介绍。所谓“内容实用”是指档案馆指南的编写者，应当切实考虑到读者和利用者的需要，不能搞“千书一面”的笼统介绍，更不能让读者或利用者读了指南后依然不清楚档案馆中究竟有什么档案资源、有哪些在图书馆等单位看不到的资料。所谓“文字简洁”是指档案馆指南的编写者，应在语言文字、逻辑规范的运用上下足功夫，细致推敲，尤其是由多人参加编写工作时，主编应当在通稿方面多做协调工档案馆指南编制规范 的主要内容及相关问题探讨李晨光1王英玮2（栏目编辑：胡菡）242023年第6期作，及时发现和纠正一些编写人员的烦琐语言表达习惯。（四）“档案馆指南的结构”的内容编制规范 的第三章，概要地提示了编写档案馆指南的体例架构。档案馆指南通常应包括：“提示部分”，该部分主要由封面、扉页、前言和目录等4项内容构成；“正文部分”，该部分主要由档案馆的概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍等三项内容构成；“补充部分”，由索引、附录、插图等辅助查找和理解档案馆指南的内容构成。通过第三章对档案馆指南结构的说明，为该标准后面各章内容的展开，提供了一个相对完整的基本内容框架。同时，通过这一章的内容也为编写者在档案馆指南的编写大纲或方案的制定方面，提供了一个总体框架。（五）“提示部分”的内容编制规范 的第四章，对档案馆指南“提示部分”应包含的具体内容事项，做出了详细的说明。档案馆指南的提示部分主要包括“封面”“扉页”“前言”和“目次”等4项。“封面”应包括的提示要素有档案馆指南的题名、编著者、出版社；如果档案馆指南的厚度超过6厘米，则应在书脊上同时标示指南的题名和出版社的名称。“扉页”的提示要素有档案馆指南的题名、编著者、出版社、版本、出版时间等。“前言”的提示要素有编制档案馆指南的目的与作用、框架结构、使用方法、编著的简要过程、参编工作人员，以及其他需要说明的问题等。编写“前言”要言简意赅，尤其是对编著过程的说明更应点到为止。“目次”主要起提示和辅助检索、查找指南正文内容的作用，应准确展示“指南各章节的题目及其所在的页号”。目次要另起一页排版印制，不能紧接“前言”排印，并“单计页号”（就是单独对多页目次进行编号，如可采用罗马数字、来编目次的页号）。（六）“正文部分”的内容编制规范 的第五章明确了档案馆指南正文部分应包括的内容，共分3节，其中包括“档案馆概况”“馆藏档案介绍”和“馆藏资料介绍”。1.档案馆概况档案馆指南的“档案馆概况”应包括五个方面的内容，即档案馆基本情况介绍，“馆藏档案综述”“馆藏资料综述”“汇编出版档案资料情况”“利用工作综述”等，如表1所示。2.馆藏档案介绍编制规范 要求“馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。”介绍的一般方法是：“按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类别为单位介绍”。这里需要注意的是，这两种介绍方法不能交叉使用，即对于一个立档单位的全宗档案既按照全宗介绍又按照全宗内档案所属的类别，把不同全宗的档案中相同类别或相似类别的档案，依其“共同的类别”进行重复性介绍。对于那些进馆时不是按照全宗接收的，而是按照类别、项目接收的档案“集合体”（编制规范 称为“非全宗形式档案”），可以采用按类别、项目介绍的方法。如果档案馆指南的编写者想要利用者集中查找到相关类别或重要活动、突发事件、重大项目或事件的全部档案信息线索，可通过编制“索引”（专题索引）的方式予以解决，并在档案馆指南的“补充部分”中呈现。“馆藏档案介绍”的主要内容由两部分组成，其中包括“全宗介绍”和“非全宗形式档案介绍”。全宗介绍是档案馆指南的核心部分。编制规范 明确了全宗介绍的编制方法，即“重要全宗一般要逐个介绍，非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍；一些案卷数量少、利用率不高的小全宗，可只列入附录中的全宗名册，不做具体介绍。”在实际工作中，有的编写者主观地认为“职能就是职责”“职能分类法就等同于职责分类法”，所以在进行馆藏档案介绍时，把一个立档单位的“职责”当成“职能”划分标准来设置“类目”，造成“类目”数量繁杂、相关职能活动档案信息分散等不良后果。其实，“职能”是指立档单位或档案形成者依法依规“能做什么”（能力）的资格和能力；“职责”是指立档单位内部各个部门或从业者“应该做什么”的职务责任。通俗地讲，“职能”就是说哪些事立档单位“可以管，可以做”；“职责”就是“职务责任”（包括部门职责和个人职责），是从事职务行为应该承担的责任，哪些事是必须做的，不做就会受到处罚。所以，在编写“馆藏档案介绍”时，编写者要通过分析有关机关、团体及其他组织的设立依据文件，来厘清其主要工作职能和辅助工作职能，而不能简单地将立档单位各个部门和人员承担的具体职责作为类目。如果搞不清设置什么类目，或对类目的命名出现分歧时，编写者可以查阅 中国档案分类法 来统一思想和认识。最后关于“档案的来源”如何撰写，编制规范 中应简要说明“立档单位机构沿革及职能任务”及其档案的形成和流转情况。（1）全宗介绍的内容编制规范 对“全宗介绍的内容”给出了明确指向，如表2所示。（2）非全宗形式档案介绍编制规范 对“非全宗形式档案介绍”的要求内容包括：非全宗形式档案的名称、档号，档案集中的简要说明、主要档案形成者（或主持单位）、职能，档案数量与形成时间情况，非汉语文字和特殊载体档案的情况，档案分类、排列及检索工具编制情况，档案内容介绍的方法等。“非全宗形式档案介绍的排列”方法，一般可按时序、重要程度，或参照 中国档案分类法 的相关类目的排列方法进行。3.馆藏资料介绍这部分包括：介绍要求，即逐类介绍对馆藏档案有重要补充作用的资料，一般性资料不做具体介绍；介绍内容，即资料的类目名称与分类号，资料数量、起止时间及重要资料的编撰者；介绍方法，即一般可按资料的实际分类体系，结合资料涉及的问题（主题）等，介绍档案馆所藏资料情况。252023年第6期法规标准（七）补充部分编制规范 的第六章明确了档案馆指南的补充部分应编写的内容项目和编制方法。具体内容包括以下三个部分。1.索引档案馆指南中的“索引”是帮助利用者查找和利用馆藏档案、资料资源的一种辅助检索工具，通常是对档案馆指南正文中“馆藏档案介绍”“馆藏资料介绍”中重复出现的，但未集中呈现的历史事件、人名、机构名、地名及专题名目等，予以集中的一种检索工具。编制规范 要求，在必要时可以按事件、人名、机构等编制索引。常见的档案馆指南中的索引种类包括：（1）人名索引，以人名为主线，采用姓氏笔画或汉语拼音顺序排列方式，分别指出其在指南中对应的页码；（2）机构索引，以机构名为主线，采用机构名首字的笔画或拼音顺序排列方式，分别指出其在档案馆指南中对应的页码；（3）事件索引，以事件名为主线，采用事件名首字笔画或拼音顺序排列方式，分别指出其在档案馆指南中对应的页码。2.附录档案馆指南中的“附录”是帮助利用者进一步了解馆藏档案全宗整体情况、档案资料出版情况、馆藏档案形成单位相互关系情况、档案开放利用的制度、历史上各单位职官设置概貌、历史纪年知识等，而提供的一种参考资料，通常是指附在档案馆指南正文之外与正文内容有关的文字、一览表、对照表等参考性材料。编制规范 明确了档案馆指南的主要附录种类及其内容。其中包括：全宗名册、档案资料出版情况一览表、馆藏档案形成单位一览表、开放利用档案规章制度、历史纪年与公元纪年对照表、直观图（表）等。3.插图用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑及档案馆工作或重要活动场景的照片、图形等，可以根据增强档案馆指南正文内容传播力和感染力的需要，以插图的形