浅析地质档案数字化建设_刘钧.pdf

1882023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE浅析地质档案数字化建设刘钧（陕西省一九四煤田地质有限公司，陕西 铜川 727000）摘要：数字化时代的到来，带给许多行业数字化发展的新机遇。提升地质档案管理效率，解决存在的问题，需要对地质档案管理进行相应的数字化改革。本文概述数字化管理内容，在此基础上阐明地质档案数字化管理的必要性，并提供相应的建设路径，以便于更好地帮助相关行业从业者。关键词：地质档案；档案管理；数字化建设档案作为地质行业发展的重要参考依据，其重要性是不言而喻的。为了顺应当前数字化时代的发展需求，对传统纸质档案管理模式进行数字化改革是地质行业创新发展的必然趋势。一、地质档案数字化建设概述地质档案数字化管理是指采取计算机、扫描、摄影、储存、读取等技术形式将原有不同载体的地质档案进行数字化的转化，使其可以转化成数字化形式的档案。让地质档案以数字化的形式进行储存，同时采用网络化的形式使得各种数字化档案可以相互进行连接，通过建设计算机管理系统形成完善的档案信息库，可以实时进行地质档案资源的共享。只有将原有传统档案管理模式进行数字化改造，进行高效、便捷的数字化档案管理，实现数字化档案的共享，才能发挥出地质档案数字化建设的积极作用。二、地质档案数字化建设的意义（一）提升管理效率地质档案数字化管理，可以直接在网络上对相应的数据进行查询，对不同的数据资料进行统计，从而有效提升地质工作人员的效率。若查找某一档案，只需记得档案的关键字或其对应的编码就可以及时调取。当地质工作人员在野外作业时，可以从随身携带的电子设备中获取所需资料，有效提升查询的效率。（二）方便资源共享数字化档案可以将原本的文字档案优化改良，将纸质档案转换成相应的图片，方便工作人员调取。随着网络的不断发展，数字化档案还可以让众多地质爱好者轻松获取第一手的地质资料。数字化档案不受时间以及空间的限制，可以被不同的使用者在不同的地点同时使用。原本不能移动的档案可以超越时空进行流动，有效丰富了地质档案的内容，实现了对地质档案资料的共享。（三）有效保护原件在地质工作中对地质资料的使用具有较高的重复性。一些年代久远的地质资料，即使使用时倍加小心，但由于地质工作的环境偏远，资料在运输和使用时也会有损坏的情况。因此，对地质档案原始资料的保护是有困难的。如果对地质档案原始资料进行数字化处理，就可以在有效保证档案资料利用率的前提下，确保地质档案资料原件不受破坏，这对档案的反复利用至关重要。（四）传播方便可再生相比于传统地质档案管理，信息化管理方式具有很强的即时性，相距千里的两个人也可以通过网络进行档案传递。这对于长期进行地质研究的工作人员来说十分方便。同时，由于一些老旧档案纸张经过长年累月的借阅，脆性严重，并不方便携带。若采取信息化的手段对其进行改造，可以对原有资料无限复制，方便地质人员充分研究。三、传统地质档案管理模式存在的问题（一）档案老旧某些地质档案的形成时间往往都在上世纪八十年代以前，由于当时的科技发展水平有限，导致各种类型的档案并不能很好的进行分类。不同版本的档案都在一起进行储存。这些档案之中不仅有老一辈管理人员手抄的版本还有油印的版本。经过几十年中的反复借阅，档案的字迹已变得模糊。档案中一些重要的地质图原貌不全，导致技术人员无法对原有资料进行判断。因此，如果不抓紧时间对现有的档案进行归类汇总并进行数字化处理，就会使得地质档案管理出现巨大的漏洞。1892023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE（二）频繁借阅在传统档案管理的程序中，地质人员在对档案进行借阅时需要将纸质档案按照规定的期限归还，各个项目组把数字化信息储存在自己的数字化档案库中，无法互通。其他项目组需要信息资料时，再申请借阅过程复杂，无法提升管理效率。地质工作者在野外开展项目时，一旦需要纸质版的档案资料，就需要返回档案馆进行档案的调取，工作流程繁琐，影响项目进度。（三）档案数量不足由于某些老档案的数量不足，如果需要进行借阅的人数过多，那么一旦相应的档案被借走，就会对后面需要使用的人员造成不便。只能排队等待，别无他法，这严重降低了档案管理的工作效率。由于档案无法及时借阅，很可能会延缓有价值的地质挖掘工作进度。而十分宝贵的档案资料，如果在借阅的过程中丢失，可能产生难以估量的损失。（四）安全事故地质档案都具有很大的价值，一些档案的形成需要国家付出大量的资源。每一位地质工作人员付出巨大努力所获得的档案数据，需要档案管理部门进行细致的保管与开发利用。虽然地质档案管理部门都具有一套完整的保管流程，但是在进行实际的查阅时往往会出现一些意外情况。突发的自然灾害或人为事故可能会导致珍贵的地质档案资料出现损毁，造成无法复原的损害。（五）空间利用率不高传统纸质档案管理储存需要大量的空间，随着时间推移，档案的数量会越来越多，对于传统纸质档案的管理就显得更加困难。地质单位的不断发展势必会对档案室进行扩容或进行搬迁。而在搬迁的过程之中，就有可能使现有的档案受到破坏，容易产生档案的丢失以及损害的情况。这对于档案馆后续的发展来说十分不利。四、地质档案数字化建设的工作流程（一）拆卷修整在地质档案之中，原有的纸质档案数量极多。因此，若想要对其进行数字化改革，首先需要对所有档案数量进行统计，再对档案的结构进行针对性的分析，以此来有所侧重地进行档案的数字化改革。例如，档案管理人员可以对档案进行针对性的分级，从档案的轻重缓急程度再到档案保存价值的高低进行评估，充分做到有侧重性的数字化。同时，档案使用次数的多少也是评判档案进行数字化的重要因素。档案管理人员可以在不断的分析以及调查过程中制定相应的数字化改革计划，再依照计划对原有的老旧档案分批进行数字化。为了最大限度地对档案的原貌进行呈现，尽量提升扫描的质量，这就需要在进行扫描时从原件出发，不能对原件进行破坏，不进行拆卷。如果在扫描的过程中发现不进行拆卷可能会有遗漏产生，那么在拆卷之前就需要对卷内细致查看，确保卷内没有破损、虫洞、断裂等无法进行扫描的情况，对损坏档案进行充分修补之后再进行拆卷。此外，还要对卷内文件进行查看，判断其有无页码存在。如果出现没有页码或是缺少页码的情况，那么应该在缺少页码的相应页数用铅笔进行书写。进行拆卷操作以后的档案应该按照顺序进行排列，对其进行整齐的摆放。如果在扫描的过程中发现褶皱而影响扫描质量的，应该对其进行去皱操作，压平相应的纸张，保证接下来的扫描工作可以顺利进行。（二）数字化扫描对于纸质档案的扫描来说，其原理就是采用专业的扫描仪将当前的纸质档案向数字化信息进行有效的转化。将档案原件先进行完整扫描，设置的页面范围与原件保持一致。在数字化扫描的过程中，需要保持原始资料的完整，在数字化技术的支持下提升档案扫描品质，最大程度保证彩色图片等的呈现。同时，数字化扫描可以在原稿的基础上处理一些照片与实际情形不相符或者出入较大的问题，利用多种扫描处理方式充分发挥地质档案文件的参考价值。首先，在扫描工作之前要根据纸质档案的大小、材质选择相应的扫描仪。要对扫描模式进行有效的确定，扫描模式有黑白、彩色、灰度等方式，彩色和灰度扫描方式具有较高的还原度。在进行分辨率扫描时，需要对格式文件的清晰度进行判断，不影响对图像的利用效果。其次，在扫描后期制作阶段，需要对光学字符识别的精度进行提升，打印机的分辨率不能低于 300dpi。如果原件的清晰度不能够达到要求，那么就需要根据实际情况调整分辨率，并对相应的扫描参数进行修改。在选择消蓝方式时，由于一部分纸张的保存年限较为久远，图件的背景色也比较深，因此在进行图纸输入时，需要对相应的对比度、亮度等扫描参数进行有效的消蓝处理，这样才可以使档案资料更加清晰的呈现。最后，在对储存格式进行选择时，应该在三种常见的图片形式中进行选择，提升图片文件的通用性，保证借阅1902023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE人员可以很快打开数字化档案。（三）影像处理在对地质档案进行细致的扫描后，要想使扫描后的信息化档案更加清晰，就应该对处理后的图像进行去污、旋转、拼接等不同的操作，让图像可以非常清晰。例如，可以使用专业化的软件对相应的文字以及表格等进行光学字符识别，并将其格式进行转化，使其转变成文本文件的形式进行保存。而对于不能进行识别的档案则可以采取人工扫描的方式对其进行处理，通过人工打字的形式对相应的扫描件进行添加。这就可以让经过扫描以后的档案变为更加数字化的形式，使文件可以进行电子化保存。经过扫描的图件，还需要地质人员用专业地质软件对相应的图像进行校正，后期再对其采取矢量化处理的方式。从不同的地质内容角度出发，进行相应点、线、面文件的建立，以此来对单个的工程文件进行组成。地质软件可以选用 MapGIS 软件进行下一步操作步骤，以便于对空间数据进行采集、储存、检索、分析和相应的图形表示，借助软件的作用使地质档案管理人员工作变得更加便捷、高效。地质档案主要记录的是各种地质图片，就是运用相关的符号、色谱、花纹等元素将某部分的地质现象归档在案。主要包括构造纲要图、地质剖面图等。前者主要体现的是褶皱、断层、岩体等地质特征，一般而言，并不需要囊括所有的地层界线，只需要呈现出一些必须的不整合面、假整合面以及以此为依据的面理和线理等影响。因此，加强数字化建设可以美化地质档案管理中的图片以及影像等资料，最大程度地保障档案内容的完整性和清晰性。但是，在实际的档案管理工作中需要充分利用光学仪器来描绘出图片和影像的可视形象。（四）确定储存设备地质档案在进行数字化处理后，可以采取不同的储存方式对其进行相应的储存。储存的主要形式可以是光盘、硬盘、移动硬盘等不同的储存设备，可以实现数据的长久储存。而主要进行闪存的设备，如 U 盘等设备则不能作为数据的载体。另外，考虑到地质档案管理中包含的信息资讯是多样复杂的。因此，在高效储存设备的保障下，管理人员需要完善相关的检索数据库，也就是在后期查阅修正的时候可以根据大致的条目快速定位到准确的位置上，以此减少档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率。需要注意的是，地质档案检索数据库建设要结合本单位实际情况，按照地质资源部门地质资料档案著录细则中的各项规定进行。在对载体进行选择时需要明确以下步骤。首先，载体的表面应该光滑、干净，不能出现细微的划痕，同时载体也不能出现变形的问题。其次，在进行储存之前需要对载体进行有效的检查，防止病毒出现在载体之中，若发现病毒应该立即查杀。这样可以有效避免因为计算机病毒的入侵，而导致地质档案资料无法使用的情况出现。对文件进行重新打开操作，以此来对载体的储存效果进行判断。还要对载体在电子文件之中的安全性进行确认，保证所接受的文件可以在不同的设备中都能进行相应的读取。为了避免意外的情况发生，对档案数字化资料应该及时进行备份，将文件在不同的载体中进行储存，防止数据突然遗失造成不良后果。（五）档案装订在进行档案的拆卷扫描环节后，需要将所有的地质档案进行保存，并按照原先的排列顺序进行装订操作。在对档案进行装订时，需要对相应的流程进行熟悉，以便于可以细致地对档案进行装订，保护档案不受破坏。在完成档案装订过程中，需要提升管理人员的安全保护意识，加强对有关法律和法规的学习。设置档案数据库访问权限，根据中华人民共和国保守国家秘密法对数字化档案信息进行严密的管理和控制，依据相关档案管理人员的工作内容设置相应的权限级别，以便对需要查阅和修正的资料进行相应等级流程的处理，妥善处理好后续的保密和管理工作。在对地质档案进行装订时，档案管理人员要保证装订完成后的案卷没有出现明显的弯折现象，尽力将案卷恢复成原状。在页码空缺的页面有铅笔书写痕迹的，需要使用橡皮擦进行擦除操作。如果在装订卷中出现有问题的卷，则需要对其进行拆解操作，然后重新按照装订顺序进行整理装订。在对档案不造成破坏的前提下，应准确装订，最大程度复原原始资料。对于档案数字化后的版本，也需要将其按序排列，保证其可以与原始案卷保持高度一致。参考文献 1 魏巍.地质档案数字化的意义及安全保密措施分析 J.兰台内外,2018(02).2 刘瑞.纸质档案资料数字化分析提升