2023年第6期（栏目编辑：苗明玉）工作交流清华大学档案馆保管着学校在教学、科研、管理和基建等各职能活动中形成的原始记录，其中学籍档案记录了清华学子从入学登记、选课学习、课程考核、学籍变动、获奖受惩、学术科研、社会实践，到学位申请、论文答辩、毕业离校的全过程信息，是学校信息资产的重要组成部分。为解决校友对学籍档案利用频率高与手工服务效率低的矛盾，更好地保护纸质档案原件和服务学校全局工作，清华大学档案馆研究和实践了一条从学籍档案数字化加工、数据化建库，到电子学籍可信归档与安全管理的信息化建设之路，为校友、学校和社会提供更人性化、更精准、更高效的档案信息服务。一、数字化处理，再现校友青春清华大学档案信息化工作是从几十万张学籍卡的数字化开始的。此项工作任务繁重、耗时费力，需要解决诸如选择外包加工还是自主扫描，经费筹措和安全保障，标准制定和质量管控等一系列问题。清华大学档案馆从行政管理、业务开展、技术实现和管理治理等方面进行研究，确定了馆藏数字化的思路策略、技术路线、管理机制和实现方法，保障数字化工作的有效开展。1.明确思路策略。依据学校科研工作管理机制，以项目化方式获得学校科研经费的支持；在大量行业调研、方法研究和经验分析的基础上，明确学籍卡数字化加工的工作思路和实施策略，委托专业档案数字化服务公司协同开展工作。2.建立管理机制。依据国家档案行业信息化建设法规制度和标准规范，制定数字化管理制度，明确馆藏档案数字化加工的先后顺序，确定工作流程，建立专门的数字化加工场所和运行管理机制，保障数字化工作顺利开展。3.强化安全责任。学籍档案涉及学生个人信息保护，清华大学档案馆制定了安全保密管理制度，强化过程监督、检查和控制，加强保密检查，与数字化加工公司签订档案信息安全保密协议，确保档案信息安全。4.确定规范标准。在研究学籍卡信息著录标准与业务规范、数字图像处理技术参数与存储格式、扫描加工设备选型和使用、扫描图像质量标准和处理方法的基础上，制定了清华大学学籍卡档案目录数据结构和信息著录、标引规则，确定了数字化的质量要求、工序流程、业务过程和质量控制方法，保障数字化成果及其管理的合规与有效。5.融合管理利用。为满足档案科学管理和多元化利用的双诉求，清华大学档案馆确定了馆藏档案数字化成果的分类组织、存储形式和使用原则，设计、开发学籍卡档案管理系统和校友信息触摸屏服务系统，提升了档案管理工作效率和服...
