浅谈清华大学档案馆学籍档案信息化建设之路.pdf

2023年第6期（栏目编辑：苗明玉）工作交流清华大学档案馆保管着学校在教学、科研、管理和基建等各职能活动中形成的原始记录，其中学籍档案记录了清华学子从入学登记、选课学习、课程考核、学籍变动、获奖受惩、学术科研、社会实践，到学位申请、论文答辩、毕业离校的全过程信息，是学校信息资产的重要组成部分。为解决校友对学籍档案利用频率高与手工服务效率低的矛盾，更好地保护纸质档案原件和服务学校全局工作，清华大学档案馆研究和实践了一条从学籍档案数字化加工、数据化建库，到电子学籍可信归档与安全管理的信息化建设之路，为校友、学校和社会提供更人性化、更精准、更高效的档案信息服务。一、数字化处理，再现校友青春清华大学档案信息化工作是从几十万张学籍卡的数字化开始的。此项工作任务繁重、耗时费力，需要解决诸如选择外包加工还是自主扫描，经费筹措和安全保障，标准制定和质量管控等一系列问题。清华大学档案馆从行政管理、业务开展、技术实现和管理治理等方面进行研究，确定了馆藏数字化的思路策略、技术路线、管理机制和实现方法，保障数字化工作的有效开展。1.明确思路策略。依据学校科研工作管理机制，以项目化方式获得学校科研经费的支持；在大量行业调研、方法研究和经验分析的基础上，明确学籍卡数字化加工的工作思路和实施策略，委托专业档案数字化服务公司协同开展工作。2.建立管理机制。依据国家档案行业信息化建设法规制度和标准规范，制定数字化管理制度，明确馆藏档案数字化加工的先后顺序，确定工作流程，建立专门的数字化加工场所和运行管理机制，保障数字化工作顺利开展。3.强化安全责任。学籍档案涉及学生个人信息保护，清华大学档案馆制定了安全保密管理制度，强化过程监督、检查和控制，加强保密检查，与数字化加工公司签订档案信息安全保密协议，确保档案信息安全。4.确定规范标准。在研究学籍卡信息著录标准与业务规范、数字图像处理技术参数与存储格式、扫描加工设备选型和使用、扫描图像质量标准和处理方法的基础上，制定了清华大学学籍卡档案目录数据结构和信息著录、标引规则，确定了数字化的质量要求、工序流程、业务过程和质量控制方法，保障数字化成果及其管理的合规与有效。5.融合管理利用。为满足档案科学管理和多元化利用的双诉求，清华大学档案馆确定了馆藏档案数字化成果的分类组织、存储形式和使用原则，设计、开发学籍卡档案管理系统和校友信息触摸屏服务系统，提升了档案管理工作效率和服务能力，面向校友提供学号、姓名、班级、专业、入学照片、入学时间等基本信息的查询和浏览服务，面向学校相关部门提供学籍信息核实、学历认证等服务。6.集成一体管理。为服务学校全局工作，满足校友、社会对学籍档案的多元化需求，清华大学档案馆对馆藏学生成绩单、研究生论文、学位审批材料等学籍相关档案进行数字化。截至 2021 年底，清华大学档案馆已全部完成入库的纸质学籍卡和成绩单的数字化，并结合档案信息化系统建设的技术和方法，研究并提出了基于组件化、服务型架构的通用档案管理系统功能设计与建设方法，建成了学籍档案综合管理系统，实现了学籍卡、学生成绩单、研究生论文等多类档案的集成化管理。二、数据化建库，服务学校全局为解决传统纸质档案经过扫描转化成图片或各类版式格式文件的学籍信息互不相通难以关联等问浅谈清华大学档案馆学籍档案信息化建设之路薛四新412023年第6期工作交流题，清华大学档案馆研究了档案数据化处理的关键技术，采用档案数字资源的合理组织、科学分类、安全存储的技术路线和实施方法，提出构建“学籍人”档案数据库，将学籍档案信息进行融合关联。1.多维度著录档案信息。从各类学籍档案中提取个人基本信息、来校前单位、家庭信息、社会关系、入学登记、学籍变动、专业班级、学业成绩、奖惩信息、学历学位和毕业去向等多个维度，建设以“学籍人”为单位的学籍档案数据库，使同一学生的学籍卡、成绩单、研究生论文、学位审批材料等各类学籍档案在档案系统中实现了以人为单位的精细化管理，突破了纸质学籍档案查阅利用率低的瓶颈，使分散在各类学籍档案之中的同一学生的学籍信息得到整合、数据实现关联，解决了以“年级专业班级”分类并以卷册为单位管理的学籍档案查阅利用效率低等问题。2.多库分离保信息安全。为保障学籍档案数据库的安全存储，清华大学档案馆将档案数据库划分为预归档库、长期保存库、管理库、利用库和备份库。预归档库中临时存储各立档单位提交的归档电子文件，这些电子文件在经过档案接收审核和质量检查认可后，归入长期保存库；长期保存库中存储归档电子文件的原件和电子档案长期保存件，完整保存库藏所有档案数字资源；管理库中存储电子档案的衍生件及其管理元数据，用于支撑档案各项业务工作的网络化开展；利用库中存储开放档案信息，是管理库的子集，也可以是根据用户使用需求而动态生成的个性化档案利用数据子集，在授权使用完成后可以删除；备份库则采用光盘和离线硬盘方式对档案的长期保存库、管理库和档案系统相关的数据与应用程序等进行备份，目的在于系统故障后的恢复处理。3.权限控制保利用安全。为保证档案保管和利用过程的安全，清华大学档案馆在档案管理系统中实现了对档案目录数据、档案原文的安全访问控制，按照元数据项、原文及部分内容进行授权，灵活生成利用数据库；采取数字权限控制方法实现对电子档案的阅读时长、阅后自焚、非授权访问审核、数据加密等在使用和传输过程中的安全控制。“学籍人”档案数据库在学校各项工作中起到重要的支撑作用，为校友数据库建设提供了数十万条校友基本信息，为教务处、研究生院、注册中心核实认证校友学籍、开具成绩证明等业务提供高效精准的数据支撑，为学校准确统计学生相关信息、院系创新教学课程提供了参考。三、电子化管理,助力可信认证档案电子化、单轨制全程可信管理已经成为档案现代化管理的一项重要任务。早在 2002 年，因实体库房空间有限，清华大学档案馆就开始研究并明确了基于光盘管理电子论文档案的方法和规范，只接收电子版硕士学位论文和纸质博士学位论文进馆，不再接收纸质硕士学位论文，在解决纸质库房存储空间不足的同时，开启了长达 20 余年的档案信息化建设方法体系的科学研究和实践探索。以科研带动业务发展，将现代技术、管理学理论与档案业务相融合，研究提出了电子文件可信归档和电子档案安全管理的方法体系，主持制定了电子文件（档案）管理相关的多项国家标准，以电子学籍管理为试点推动学校电子文件单轨制业务工作的有序开展。自 2017 年开始，清华大学档案馆协同教务管理相关部门，研究如何采用数字签名、电子签章、时间戳和安全加密等技术保障电子成绩单的来源可靠性、程序规范性和要素合规性，建立第三方 CA认证可信服务中心，在教务系统中增加电子学籍归档处理功能、生成具有数字签名和电子签章的可信电子成绩单，利用电子学籍归档接收平台和学校电子档案管理系统实现了电子学籍的电子化可信归档。2018年1月，清华大学在全国高校率先推出了具有法律效力的电子成绩单，得到了中国高等教育学生信息网的支持与认可，实现了可信电子成绩单的互信互认，这种“不见面”“全在线”“实时化”“可信化”的学生成绩单业务办理模式，为学生就业留学、单位选才聘人提供了基于电子凭证的可信服务，是学校服务校友、机构和社会的一项重要举措，不仅降低了管理成本，提高了服务效率，而且增强了社会的可信度。清华大学学籍档案信息化建设之路是我国档案信息化发展的一个缩影：从馆藏档案的数字化到电子化、从纸质档案到电子档案、从双套归档到单套归档的实践历程，体现了档案工作从关注自身建设转向增强服务民生能力建设的实践历程。“十四五”期间，清华档案人将秉持以建设电子档案库房、服务民生为核心的专业化、精细化和现代化发展新思维，扬帆起航，持续提升学校档案信息化综合管理与服务能力，以高质量、高效率、高可信的安全理念，秉承“行胜于言”的清华校风，做好档案管理与服务工作，为建立安全可信的数字社会建言献策，为更好地服务校友砥砺前行。作者单位：清华大学档案馆42